Schon lange vor Covid war das virtuelle Format originell und vielversprechend. Die Covid-Krise hat nur unterstrichen, wie notwendig es ist, dem Veranstaltungswesen eine virtuelle Ebene hinzuzufügen.
Hier ist also unser Erfahrungsbericht sowie die Best Practices (und die Fallstricke, die es zu vermeiden gilt), die wir unseren Kunden mitgeben, nachdem wir Dutzende digitale Veranstaltungen erfolgreich begleitet haben.
Es gibt drei Faktoren, die den Erfolg Ihrer virtuellen Veranstaltung sicherstellen: Dynamik, Unterhaltung und Interaktion.
Dieser Artikel entstand dank der fundierten Ratschläge von Félix, dem Leiter des Customer-Success-Teams bei Digitevent.
Die Gewohnheiten, die Sie sich für Ihre virtuellen Veranstaltungen aneignen sollten:
Hier sind 5 Best Practices, die wir in unseren Projekten des vergangenen Jahres identifiziert haben und die Ihnen garantieren, im virtuellen Format nichts falsch zu machen:
1 - Lassen Sie sich von denen inspirieren, die es am besten können: dem Fernsehen
Wenn man darüber nachdenkt, sind Fernseh- und Radiosender nach Jahrzehnten der Feinabstimmung dieses Formats zu Experten für Unterhaltung und Information geworden. Sie schaffen es, stundenlang die Aufmerksamkeit vor dem Bildschirm zu halten, und lehren uns dabei einige wichtige Best Practices:
Zunächst gilt es, kurze Formate zu schaffen: TV-Sendungen dauern zwischen 20 Minuten und maximal 90 Minuten für die längsten. Der Durchschnitt liegt bei 45 Minuten. Das ist auch die Dauer, die Sie für ein Thema anstreben sollten, das als „Kapsel" eines längeren Programms verstanden werden kann. Entscheidend ist, wie im Fernsehen, die Dinge nicht unnötig in die Länge zu ziehen.
Man vergisst es leicht, aber ein Teilnehmer, der Ihre Veranstaltung verlassen möchte, kann das sehr leicht tun (mit einem Klick) und wird nicht zurückkehren. Man muss bedenken, dass es anstrengend ist, vor einem Bildschirm zu bleiben, und mehr Aufmerksamkeitsvermögen erfordert als bei einer Präsenzveranstaltung.
2 - Dynamik schaffen, direkt vor der Veranstaltung
Bereits vor der Veranstaltung Dynamik zu schaffen, ist entscheidend für einen guten Start. Wir haben bereits erwähnt, dass der Beginn Ihrer digitalen Veranstaltung sehr wichtig ist, um den Ton anzugeben und Ihren Gästen Lust zu machen, die gesamte Dauer über zu bleiben.
Wenn Ihr Unternehmen also eine digitale Veranstaltung mit integriertem Chat-Modul anbietet (was wir sehr empfehlen), kann es nur von Vorteil sein, wenn sich die Teilnehmer schon vor Beginn der Veranstaltung begrüßen und miteinander ins Gespräch kommen.
Das hat zwei Vorteile:
- Die Zuschauer werden zu aktiven Teilnehmern. Sie sind nicht mehr allein vor ihren Bildschirmen.
- Das hilft dabei, auch die schüchternsten Gäste zu „entfesseln", die sich dadurch eher trauen, sich vorzustellen, sich auszutauschen und im weiteren Verlauf der Veranstaltung Fragen zu stellen, ohne dabei zwangsläufig per Video erscheinen zu müssen.
Damit das funktioniert, müssen zunächst ein paar Nachrichten ausgetauscht werden. Manchmal fällt es Teilnehmern schwer, den ersten Schritt zu machen. Versuchen Sie daher, Ihre Stammgäste anzusprechen (oft die engagiertesten). Rechnen Sie mit dem Risiko (gering, aber vorhanden), dass niemand das Wort ergreifen möchte, und bitten Sie Ihre eigenen Kollegen, Ihnen zu helfen, indem sie sich im Chat vorstellen.
3 - Unterhaltung schaffen
Unterhaltung lässt die Teilnehmer sich als aktive Akteure Ihrer Veranstaltung fühlen und Freude an der Teilnahme haben.
Mehrere Tipps zur Unterhaltung für Ihre digitalen Veranstaltungen:
Zunächst können Sie ruhig einige Minuten vor Beginn Ihrer Firmenveranstaltung eine Hintergrundmusik einspielen. So können Ihre Teilnehmer ihre Lautstärke anpassen und hören, dass die Veranstaltung sich vorbereitet.
In diesem Sinne können Sie einen Ice-Breaker einsetzen, etwa eine Wortwolken-Umfrage, an der jeder gerne teilnehmen möchte. Ein sehr gutes Beispiel:
Ein weiterer wichtiger Punkt: Machen Sie Pausen! Niemand wird Ihrer Business-Veranstaltung ohne Unterbrechung von Anfang bis Ende zuhören, wenn es keine Pausen gibt. Schon allein für Ihre Speaker: Geben Sie ihnen Zeit, wieder zu Atem zu kommen. Machen Sie, wie in der Werbung, Unterbrechungen zwischen den Programmpunkten (die Werbung im TV-Format ist dafür ein gutes Beispiel).
Zeigen Sie während der Pause einen Bildschirm mit der verbleibenden Pausenzeit an, wie auf dieser Website.
Wenn Sie während Ihrer Videokonferenz zufällig jemanden auswählen möchten, der oder die sich zu einem Thema äußert oder seine bzw. ihre Meinung dazu gibt, können Sie das Namensrad verwenden.
4 - Interaktion schaffen
Versuchen Sie, Ihr Publikum etwa alle 10 bis 15 Minuten mit einem Quiz, einer Umfrage oder etwas anderem, das eine kleine Überlegung oder Aktion erfordert, erneut einzubinden. Die Aufmerksamkeitsspanne eines Menschen vor einem Bildschirm liegt bei etwa 3 Minuten, aber wenn er aktiv an einer Aktion teilnimmt, lässt sich diese Aufmerksamkeitsspanne natürlich vervielfachen. In jedem Fall folgen die Teilnehmer eher dem, was Sie sagen, nachdem sie an der Diskussion teilgenommen haben.
Ein weiterer Tipp, um Ihre Business-Veranstaltungen zu beleben, direkt aus der menschlichen Natur: Niemand mag es, Letzter zu sein. Nutzen Sie diesen Wettbewerbsgeist und erstellen Sie Quiz, entweder mit direkt integrierten Tools oder mit externen Tools (wie Kahoot oder Mural).
Die Teilnehmer sind stets bestrebt, die richtigen Antworten zu geben. Planen Sie für jede Frage genügend Reaktionszeit ein, um Ihr Publikum nicht zu frustrieren.
Sie werden sehen, am Ende lässt sich jeder auf das Spiel ein. Es entsteht eine Art Ping-Pong zwischen Ihren Sprechern und den verschiedenen Antworten des Publikums, oft mit viel Gelächter und einer entspannten, sehr angenehmen Atmosphäre für alle Gäste.
5 - Beherrschen Sie die Vorausplanung und lassen Sie Ihr Programm gelassen ablaufen
Die Vorbereitung ist ein entscheidender Schritt jeder Veranstaltung. Die Strategie ebenso.
Wenn sich einer Ihrer Speaker während der Veranstaltung in einem Raum mit starkem Hall befindet, wird die Tonqualität mittelmäßig sein. Prüfen Sie die tatsächlichen Aufnahmebedingungen genau (Hall zum Beispiel hört man am Telefon nicht), das Fehlen von Rückkopplungseffekten und jedes andere technische Problem.
Bitten Sie Ihre Speaker ausdrücklich, das Mikrofon nicht im letzten Moment zu wechseln, kein Headset anzuschließen (was einen automatischen Mikrofonwechsel auslösen könnte), und sich so genau wie möglich an die Proben zu halten.
Wenn Sie frühzeitig mit dem Aufbau beginnen, verringern Sie zudem deutlich die Risiken. Wir empfehlen, eine Stunde vor Beginn der Veranstaltung startklar und einsatzbereit zu sein. Bei phygitalen oder hybriden Veranstaltungen entspannt das die Redner, die Regie und das gesamte Aufnahmestudio.
Technische Schwierigkeiten mit Hardware und Software (verwendete Geräte oder Browser) können Ihre Teilnehmer auch daran hindern, Ihrer Veranstaltung angemessen zu folgen. Zögern Sie nicht, einen technischen Support per Telefon oder Chat-Modul bereitzustellen, damit keiner Ihrer Gäste zurückbleibt.
Falls mehrere Ihrer Redner am selben Ort sind und gefilmt werden, holen Sie sich die Unterstützung eines auf Videoaufnahmen spezialisierten Dienstleisters, um ein professionelles Ergebnis zu erzielen. Videoaufnahme und Regie sind ein eigenständiger Beruf. Das virtuelle Format ist relativ neu, daher ist es normal, am Anfang auf einige Stolpersteine zu stoßen.
Setzen Sie schließlich immer auf Qualität statt Dauer, und vermeiden Sie es, an bestimmten Gewohnheiten festzuhalten, die Ihnen schaden.
Apropos Gewohnheiten, die Ihnen schaden werden:
Die Gewohnheiten, die Sie bei Ihren nächsten virtuellen Veranstaltungen ablegen sollten
Im Gegenteil, manche Gewohnheiten aus dem „traditionellen" Veranstaltungswesen sollten beim digitalen Format vermieden werden.
Hier einige Beispiele:
1 - Eine Präsenzveranstaltung eins zu eins in ein Webinar übertragen wollen
8:30 > 9:00 Uhr = Kaffee und Begegnungen
9:00 > 10:00 Uhr = Vorstellung der Speaker und Präsentation
10:00 > 10:30 Uhr = Fragen-und-Antworten-Runde
Diese Art von Programm, die bei Präsenzveranstaltungen eher üblich ist, sollte bei virtuellen Veranstaltungen unbedingt vermieden werden, besonders bei Webinaren. Der Grund ist einfach: Sie verleiht dem Beginn Ihrer digitalen Veranstaltung keine Dynamik und keine Wirkung, man kommt nicht direkt zur Sache. Es ist daher sehr wahrscheinlich, dass die Teilnehmer Ihre digitale Veranstaltung schnell verlassen, wenn sie ein solches Programm hat.
Bei den Präsenzveranstaltungen, wie wir sie kannten, war der schwierigste Schritt, die Teilnehmer vor Ort zu bekommen. Bei virtuellen Veranstaltungen und Webinaren ist es genau umgekehrt: Die größte Herausforderung ist es, Ihr Publikum während der gesamten Veranstaltung zu halten. Bieten Sie Mehrwert, nützliche Tipps, Erfahrungsberichte aus realen Fällen, die Sie erlebt haben, und branchenspezifische Ratschläge.
Sie müssen also das Ziel Ihrer Veranstaltungen neu überdenken: Eine virtuelle Veranstaltung braucht deutlich relevantere Inhalte als eine Präsenzveranstaltung, um diesen fehlenden persönlichen Kontakt zu „kompensieren". Sie müssen Ihr Publikum herzlich ansprechen und ihm ein Höchstmaß an Mehrwert und Einblick in die kommenden Branchentrends bieten. Zu bedenken ist auch: Je besser die Online-Kommunikation rund um die Veranstaltung, desto besser das Ergebnis bei Teilnehmerzahl und Bindung während der gesamten Veranstaltung.
Kurz gesagt: Überdenken Sie Ihr Erlebnis unter Berücksichtigung Ihres Mediums (das Medium ist der Weg, über den Ihr Publikum Informationen erhält). Seien Sie der Wegbegleiter Ihrer Gäste während der gesamten Dauer Ihres Webinars, Ihrer virtuellen Konferenz oder eines anderen Formats, ganz gleich welches. Seien Sie ein Profi, der einen fundierten Expertenblick auf ein bestimmtes Thema bietet.
2 - Denken, dass es wegen des virtuellen Formats weniger Teilnehmer geben wird
Sie sollten die virtuelle Veranstaltung als Herausforderung begreifen, der Sie sich mit Begeisterung stellen. Oder sogar als etwas Neues.
Sie haben die einmalige Chance, kreativ zu sein und Ihren Interessenten viel Mehrwert zu bieten, nutzen Sie sie!
Wenn Sie selbst nicht daran glauben, werden Sie alle Vorbereitungsaufgaben aus Notwendigkeit und nicht aus Lust erledigen. Das hat zur Folge, in einer Art Teufelskreis, dass es Ihre Kreativität und Ihre Fähigkeit bremst, ein Veranstaltungserlebnis zu schaffen, das sich abhebt.
Zeigen Sie, warum Ihre digitale Veranstaltung attraktiv sein wird und welchen unmittelbaren Nutzen Ihre Gäste daraus ziehen werden. Beweisen Sie, dass Sie Mehrwert bieten, indem Sie Ihre Speaker hervorheben und die Best Practices anwenden, um Ihre Teilnahmequote zu erhöhen. Kurz gesagt: Nutzen Sie ein paar Kommunikations- und Marketingtechniken, um Ihre Gäste zur Teilnahme an Ihrer Online-Veranstaltung zu bewegen.
Fazit
Die erfolgreichsten Veranstaltungen sind die, bei denen man bewusst weniger, dafür aber Besseres bietet, ohne in die zuvor genannten Fallen zu tappen.
Virtuelle oder hybride Veranstaltungen sind komplexe Formate, die eine andere Sorgfalt und komplexere technische Besonderheiten erfordern als eine Präsenzveranstaltung. Da man das Thema anfangs noch nicht gut beherrscht, erfordert es beim ersten Mal mehr Aufwand (so wie beim ersten Mal Fahrradfahren).
Keine Sorge, Sie werden sich mit der Zeit verbessern.
Wir hoffen, dass Ihnen diese nicht abschließende Liste geholfen hat, bei der Organisation Ihrer nächsten virtuellen und hybriden Veranstaltungen klarer zu sehen.
PS: Wenn Sie mehr über digitale Veranstaltungen erfahren möchten, haben wir dazu ein 17-seitiges E-Book erstellt :)
