Die Teilnahmequote bei Ihren virtuellen und hybriden Veranstaltungen steigern

2021 bleibt, selbst bei einem sehr guten Veranstaltungsthema, die Teilnahmequote die wichtigste Kennzahl für Erfolg oder Misserfolg einer Remote-Veranstaltung (und an zweiter Stelle die Zufriedenheit).

Es gibt einige Techniken, um Ihre Teilnahmequote zu steigern, und das entscheidet sich natürlich im Vorfeld der Veranstaltung:

• Die Übereinstimmung zwischen den angebotenen Inhalten und Ihren Zielgruppen
• Die Weitergabe von Informationen durch alle Beteiligten
• Die verschiedenen Strategien rund um "Geschenke" und Promo-Codes bis hin zu den aus dem digitalen Marketing stammenden "FOMO"-Strategien
• Digitale Werbung für gezielte Zielgruppen
• A/B-Testing, E-Mail-Marketing und kontinuierliche Optimierung
• Das Timing virtueller Veranstaltungen
• Bringen Sie Spaß in Ihre virtuellen und phygitalen Veranstaltungen: ÜBERRASCHEN Sie Ihre Teilnehmer
• Das Design der Veranstaltungswebsite
• Networking: eine der besten Möglichkeiten, Ihre Teilnehmer aktiv einzubinden
• Die Zeit nach der Veranstaltung vorbereiten: Feedback und nächste Schritte

Die Übereinstimmung zwischen den angebotenen Inhalten und Ihren Zielgruppen

So wie ein Ganzes die Summe seiner Teile ist, ist Ihre potenzielle Zielgruppe die Summe verschiedener kleinerer Zielgruppen (sogenannter Segmente).

Diese Segmente interessieren sich naturgemäß für unterschiedliche Themen (und sogar für unterschiedliche Aspekte innerhalb dieser Themen). Vergessen Sie bei Ihren Veranstaltungen, ob phygital oder vollständig virtuell, nie den Zusammenhang zwischen Ihrem Inhalt und Ihrer Zielgruppe.

Aus diesem Grund sollte Ihre Veranstaltung die Summe verschiedener kleinerer Themen sein. Je klarer eine Veranstaltung definiert ist, mit einer Struktur und einem Plan, desto sicherer und zuversichtlicher sind Ihre Teilnehmer, dass sie nützliche Informationen mitnehmen werden.

Sie können außerdem (und das ist der große Vorteil virtueller Webinare) Experten aus aller Welt einbinden, um Videokonferenzen von außergewöhnlicher Qualität zu organisieren und Ihre Bekanntheit zu steigern.

Wenn Sie zudem wirklich sicher sein möchten, dass Sie Ihr Publikum interessieren, erstellen Sie ein Umfrageformular, um Ihre Teilnehmer direkt zu fragen, welche Themen sie behandelt sehen möchten.

Die Weitergabe von Informationen durch alle Beteiligten

Ihre sozialen Netzwerke und die Ihrer Referenten und Sponsoren bieten viel potenzielle Sichtbarkeit, ein weiterer Grund für Sponsoring! Wenn Sie über einen Blog oder ein Unternehmens-Intranet verfügen, kommunizieren Sie ruhig alle relevanten Informationen (welchen Nutzen haben Ihre Teilnehmer davon, an Ihrer virtuellen/hybriden Veranstaltung teilzunehmen, wann findet sie statt, wo kann man sich anmelden, welche Themen werden behandelt, welche Referenten sind dabei etc.)

Nutzen Sie außerdem die Bekanntheit der externen Beteiligten Ihres Unternehmens: Je bekannter Ihre Sponsoren oder Referenten sind, desto größer ist die potenzielle Sichtbarkeit Ihres Events und desto wirksamer das Co-Branding.

Beginnen Sie damit, die Beschreibung Ihrer Ankündigung der Veranstaltung in den sozialen Netzwerken zu verfeinern: das Visual (fragen Sie Ihren Grafikdesigner oder nutzen Sie Programme wie Adobe Illustrator, Canva, Figma etc.).

Schreiben Sie anschließend eine Beschreibung, die zum Ton Ihres Unternehmens passt und dem Leser gleichzeitig Lust macht, mehr zu erfahren. Wir empfehlen Ihnen, Ihren Text nach der im Marketing bekannten AIDA-Struktur zu verfassen:

• Das A für Attention (Aufmerksamkeit): Fesseln Sie die Aufmerksamkeit Ihres Lesers in den ersten Zeilen (oft, indem Sie ein wiederkehrendes Problem ansprechen, dem er häufig begegnet)
• Das I für Interest (Interesse): Zeigen Sie, wie Ihre Veranstaltung sein Problem lösen wird und welchen Nutzen Ihr Leser von einer Anmeldung hätte
• Das D für Desire (Verlangen): Schreiben Sie mit einer originellen Note, etwas Emotionalem oder Ungewöhnlichem zu Ihrem Thema, um sich in Ihrer Kommunikation abzuheben
• Das A für Action (Handlung): Fordern Sie Ihren Leser zum Abschluss zum Handeln auf, meist mit einem Link zu Ihrer Veranstaltungswebsite.

Dieser logische Aufbau, der die Probleme Ihrer Teilnehmer aufgreift und gleichzeitig eine Lösung bietet (Ihre Veranstaltung), hilft dabei, mehr Leser in Teilnehmer zu verwandeln.

Sobald Ihr Beitrag verfasst und veröffentlicht ist, bitten Sie ruhig Ihre Sponsoren und Referenten, Ihre Botschaft weiterzuverbreiten. Sie tun dies in der Regel gerne ohne Gegenleistung, da es auch für sie eine kostengünstige Werbung ist.

Die verschiedenen Strategien rund um "Geschenke" und den "FOMO"

Marketing und Verhaltenspsychologie sind in vielen Bereichen nützlich, besonders wenn es darum geht, Menschen zum Handeln zu bewegen.

Eine dieser Marketingstrategien besteht darin, Geschenke in Form von Gewinnspielen anzubieten, um die Reichweite Ihrer Kommunikation zu erhöhen. Wenn Sie über etwas Budget verfügen, bieten Sie ruhig attraktive Geschenke oder direkt Rabattgutscheine auf Ihre Produkte und Dienstleistungen an.

Veranstalten Sie während Ihrer Veranstaltung eine Verlosung, um die Teilnahme und das Durchhaltevermögen der Teilnehmer zu steigern.

FOMO, aus dem Englischen "Fear Of Missing Out" beziehungsweise "die Angst, etwas zu verpassen", bedeutet, Dringlichkeit zu erzeugen: etwa durch ein Ablaufdatum für einen Promo-Code, eine Anmeldefrist für Ihre Veranstaltung usw.

Diese Technik kann Ihre Interessenten dazu bewegen, aktiv zu werden und sich ihre Plätze für Ihre Veranstaltung zu sichern (übrigens haben Sie nur bis zum 28. Februar Zeit, um unseren Newsletter zu abonnieren)

Digitale Werbung für gezielte Zielgruppen

Wenn Sie ein Kommunikationsbudget für eine größere Veranstaltung haben, besteht eine Möglichkeit, neue Interessenten zu gewinnen, ganz einfach darin, im Rahmen einer Werbekampagne Keywords rund um Ihre Veranstaltung zu sponsern.

• Google Ads bietet Ihnen beispielsweise die Möglichkeit, je nach Budget Anzeigen in Suchmaschinen zu platzieren.

Diese Technik bringt Ihnen zweifellos Reichweite und kann Leads generieren, aber es liegt an Ihnen, die richtigen Keywords auszuwählen, um die Qualität der Zielgruppe zu sichern, die Ihre Anzeigen sieht.

• Sie können auch berufliche Netzwerke wie LinkedIn nutzen, die relevanter sein können, wenn Ihre Veranstaltung ein berufliches Thema behandelt.

Auch auf LinkedIn gibt es Möglichkeiten, einen gesponserten Beitrag zu Ihrer Veranstaltung zu erstellen: Sie können ihn so einstellen, dass er nur bestimmte Personen in bestimmten Führungspositionen und bestimmten Branchen erreicht.

• Auch auf Facebook und Instagram gibt es entsprechende Möglichkeiten (die eine recht präzise Auswahl der Zielgruppen erlauben).

Erkunden Sie ruhig den Kanal, auf dem Ihre Zielgruppe am aktivsten ist, verzetteln Sie sich dabei aber nicht mit dem Anspruch, "überall präsent" zu sein.

A/B-Testing, E-Mail-Marketing und kontinuierliche Optimierung

A/B-Testing bezeichnet eine Methode zur Optimierung Ihrer Kommunikation, bei der zwei Ansätze (A und B) ausprobiert werden und nur der leistungsstärkere beibehalten wird.

Es gibt mehrere Möglichkeiten, A/B-Testing bei Ihren Veranstaltungsaktivitäten einzusetzen: Bilden Sie mehrere Zielgruppengruppen und senden Sie jeder eine andere E-Mail (mit unterschiedlichem Betreff, unterschiedlichem Ansatz, unterschiedlichem Bild usw.). Beobachten Sie anschließend die Ergebnisse und senden Sie dann die E-Mail mit den besten Statistiken an Ihr gesamtes Segment.

Mit dieser Technik können Sie Ihre Kommunikation an kleineren Teilen Ihrer Zielgruppe testen und so das Risiko eines "Flops" begrenzen.

Im Laufe der verschiedenen Veranstaltungen, die Sie durchführen, werden Sie ganz natürlich immer effizienter in Ihrer Kommunikation, was sich deutlich auf Ihre Teilnahmequote auswirken wird.

Ihre Ankündigungs-E-Mail sollte, wie bereits erwähnt, einem A/B-Testing-Plan folgen. Aber wie schreibt man eine gute Einladungs-E-Mail, um die Teilnahmequote zu maximieren?

Stellen Sie sich vor, jede E-Mail, die Sie versenden, ist ein kleiner Vertriebler, der für Ihre Veranstaltung wirbt: Wie würde sein Aufhänger lauten? Der Betreff Ihrer E-Mail sollte zu diesem Aufhänger passen: Er muss Lust machen, auf die E-Mail zu klicken.

Testen Sie den Betreff der E-Mail an Ihren Kollegen und an einigen kleinen Segmenten Ihrer Zielgruppe. Machen Sie dasselbe mit dem Bild (wenn Sie noch keines haben, versuchen Sie, eines zu erstellen: zum Beispiel mit Canva, das ist immer besser).

Der eigentliche Text muss unbedingt den Zweck der Veranstaltung enthalten, das Problem, das Ihre virtuelle Veranstaltung für Ihre Teilnehmer lösen wird, das Programm, die Referenten und einen Call-to-Action (zum Beispiel einen Anmeldebutton). Fügen Sie hin und wieder einen Hauch von Geheimnis hinzu, etwa einen Überraschungsgast, den Sie erst während der Veranstaltung enthüllen, um die Neugier Ihres Lesers zu wecken.

Wenn Sie befürchten, in Ihrer E-Mail Fehler zu machen, prüfen Sie, ob sie nicht eine dieser 14 Fehler beim E-Mail-Marketing enthält, die wir für Sie zusammengestellt haben.

Denken Sie daran: Je durchdachter Ihre E-Mail ist, desto mehr Besucher melden sich an.

Das Timing virtueller Veranstaltungen

An welchem Tag und zu welcher Uhrzeit sollte man seine virtuelle Veranstaltung ansetzen?

Das ist ein großes Problem, das jeder Veranstaltungsorganisator kennt.

Um diese Frage zu beantworten, die Ihre Teilnahmequote grundlegend verändern kann, haben wir mehrere Empfehlungen:

1. Führen Sie eine Umfrage bei Ihren Zielgruppen durch und fragen Sie sie, welche Uhrzeit sie bevorzugen würden, indem Sie ihnen zwei oder drei Möglichkeiten vorgeben.
   
2. Sie sollten auch über die Verfügbarkeit der Personengruppen nachdenken, die Sie ansprechen: Erfahrene Unternehmer haben beispielsweise andere Zeitfenster zur Verfügung als junge Eltern. Denken Sie also "wie" Ihre Zielgruppe und handeln Sie stets in ihrem Interesse.
   
3. Denken Sie an die Zeitverschiebung und priorisieren Sie die späte Tageszeit der Zielgruppe, die Sie vorrangig ansprechen möchten.
   
4. Planen Sie Ihre Veranstaltungen wenn möglich zu Beginn oder am Ende der Woche, um Tage zu vermeiden, an denen sich bei Ihren Kunden die Aufgaben häufen und Ihre Veranstaltung gegenüber dringenden Angelegenheiten zweitrangig wird.

Bringen Sie Spaß in Ihre virtuelle oder phygitale Veranstaltung: ÜBERRASCHEN SIE.

Wir können es nicht oft genug betonen: Spaß in eine virtuelle oder hybride Veranstaltung zu bringen bedeutet, dass die Teilnehmer aufmerksamer und engagierter sind.

Hier sind ein paar Tipps, unsere vollständige Liste, um Ihre Teilnehmer engagiert zu halten finden Sie hier:

1. Gewinnen Sie Speaker, die außerhalb des üblichen Rahmens liegen: Laden Sie ruhig einen Referenten ein, der nichts mit dem Tätigkeitsbereich Ihres Unternehmens zu tun hat. Er kann seine eigene Sichtweise auf das Thema Ihrer virtuellen Veranstaltung einbringen.
2. Organisieren Sie Rollenspiele, auch virtuell: Nutzen Sie ruhig interaktive Lösungen, Spiele und Quizze zum Inhalt Ihrer Veranstaltung. Der Vorteil ist doppelt: Ihre Teilnehmer fühlen sich eingebunden und wollen nicht "außen vor bleiben", während alle anderen mitmachen. Niemand möchte Letzter werden!
   Auf Ihrer Seite können Sie live die Aufmerksamkeit Ihrer Teilnehmer und ihr Verständnis Ihres Inhalts überprüfen und sich zugleich einen besseren Ruf für die Qualität Ihrer Veranstaltungen erarbeiten.
3. Laden Sie einen Comedian für einen kurzen Sketch zu Ihrem Thema ein (auch per Video bleiben gute Komiker witzig und können über jedes Thema lachen). Es gibt sogar angelsächsische Komiker, die auf die Auflockerung von Corporate-Events spezialisiert sind.

Das Design der Veranstaltungswebsite

Ihre Veranstaltungswebsite ist der letzte Schritt im Prozess. Sie dient dazu, Ihre Veranstaltung zu hosten, aber auch darüber zu informieren. Die Website ist das eigentliche virtuelle Schaufenster Ihrer Veranstaltung, der zentrale Ort für alle Informationen.

Achten Sie deshalb besonders darauf, ihr ein durchdachtes Design zu geben (oft durch eine künstlerische Leitung, Grafikdesigner usw.). Achten Sie auch darauf, dass sie vollständig mit den verschiedenen Bildschirmgrößen kompatibel ist: vom Smartphone bis zum großen 15-Zoll-Bildschirm.

Mit Digitevent können Sie all diese Aspekte sicherstellen, aber lassen Sie Ihre Website in jedem Fall von Kollegen testen, um zu prüfen, ob die Erfahrung angenehm und die inhaltlichen Informationen nützlich sind.

Ihre Website sollte außerdem ein Menü mit klaren und nützlichen Rubriken enthalten, wie das Programm, die Speaker, den Link zum Anmeldeformular oder praktische Informationen.

Wenn Sie sich technisch nicht sehr sicher fühlen, haben wir ein intuitives Tool zur Website-Erstellung entwickelt, mit dem Sie ganz einfach die Veranstaltungswebsite Ihrer Träume erstellen können.

Networking: eine der besten Möglichkeiten, Ihre Teilnehmer aktiv einzubinden

Ihre Besucher melden sich aus einem der beiden folgenden Gründe für Ihre Veranstaltung an:

1. Sie glauben, dass sie dabei etwas gewinnen: relevante Inhalte, einen neuen Ansatz, Tools, mit denen sie ihre Probleme lösen können
   
2. Sie können ihr Netzwerk erweitern und neue berufliche Kontakte knüpfen, die ihnen geschäftliche Chancen eröffnen können.

Dieser zweite Punkt ist für Ihre Veranstaltung ausgesprochen entscheidend. Wenn Ihre Veranstaltung genau diese zweite Herausforderung adressieren soll, sollten Sie eine Matchmaking-Lösung zwischen Ihren Teilnehmern einplanen.

So ermöglichen Sie ihnen, nicht mehr nur einfache Zuschauer Ihrer Veranstaltung zu sein, sondern eine wirklich aktive Rolle einzunehmen!

Dieses Modul zur Terminvereinbarung, nützlich in Dutzenden unterschiedlicher Veranstaltungstypen, macht Ihre Teilnehmer eigenständig und vervielfacht den Mehrwert Ihrer digitalen Veranstaltung.

Die Zeit nach der Veranstaltung vorbereiten: Feedback und kommende Termine

Schon vor Ihrer virtuellen oder hybriden/phygitalen Veranstaltung können Sie sich Gedanken darüber machen, wie Sie Feedback und Daten erfassen werden.

Sie können einige Stunden nach der Veranstaltung eine E-Mail einplanen, um zu erfahren, was Ihre Gäste davon hielten und was sie sich für die nächsten Veranstaltungen wünschen.

Es ist auch üblich (sofern Sie über ausreichend Reichweite verfügen), Ihre kommenden Veranstaltungstermine oder die neuesten Nachrichten Ihres Unternehmens mitzuteilen.

Wir hoffen, dass Ihnen dieser Leitfaden mehr Klarheit über die Best Practices für Ihre nächsten Veranstaltungen verschafft.

Wir hoffen von Herzen, dass er Ihnen dabei hilft, bei Ihren virtuellen und hybriden Veranstaltungen mehr Besucher in Teilnehmer zu verwandeln.