Die Teilnahmequote bei virtuellen und hybriden Veranstaltungen steigern

Auch 2021 bleibt die Teilnahmequote die wichtigste Kennzahl für Erfolg oder Misserfolg einer virtuellen Veranstaltung, selbst bei einem sehr guten Thema (und in zweiter Linie die Zufriedenheit).

Es gibt einige Techniken, um Ihre Teilnahmequote zu steigern, und diese entscheiden sich natürlich schon im Vorfeld der Veranstaltung:

• Die Übereinstimmung zwischen den angebotenen Inhalten und Ihren Zielgruppen
• Die Weiterverbreitung der Informationen durch alle Beteiligten
• Die verschiedenen "Geschenk"-Strategien und Rabattcodes bis hin zu den aus dem Digitalmarketing stammenden "FOMO"-Strategien
• Digitale Werbung für gezielte Zielgruppen
• A/B-Tests, E-Mail-Marketing und kontinuierliche Optimierung
• Das Timing virtueller Veranstaltungen
• Bringen Sie Spaß in Ihre virtuellen und phygitalen Veranstaltungen: ÜBERRASCHEN Sie Ihre Teilnehmer
• Das Design der Event-Website
• Networking: eine der besten Möglichkeiten, Ihre Teilnehmer aktiv einzubinden
• Die Zeit nach der Veranstaltung vorbereiten: Feedback und nächste Schritte

Die Übereinstimmung zwischen den angebotenen Inhalten und Ihren Zielgruppen

So wie ein Ganzes die Summe seiner Teile ist, ist auch Ihre potenzielle Zielgruppe die Summe verschiedener kleinerer Zielgruppen (sogenannter Segmente).

Diese Segmente interessieren sich naturgemäß für unterschiedliche Themen (und sogar, genauer gesagt, für unterschiedliche Aspekte innerhalb dieser Themen). Vergessen Sie bei Ihren Veranstaltungen, ob phygital oder vollständig virtuell, niemals den Zusammenhang zwischen Ihren Inhalten und Ihrer Zielgruppe.

Aus diesem Grund sollte Ihre Veranstaltung die Summe mehrerer kleinerer Themen sein. Je klarer eine Veranstaltung definiert ist, mit einer Struktur und einem Plan, desto sicherer und zuversichtlicher sind Ihre Teilnehmer, dass sie nützliche Informationen mitnehmen werden.

Sie können außerdem (und das ist der große Vorteil virtueller Webinare) Experten aus der ganzen Welt einbinden, um Videokonferenzen von außergewöhnlicher Qualität zu organisieren und Ihre Bekanntheit zu steigern.

Wenn Sie wirklich sichergehen möchten, dass Sie Ihr Publikum interessieren, erstellen Sie außerdem ein Umfrageformular, um Ihre Teilnehmer direkt zu fragen, welche Themen sie behandelt sehen möchten.

Die Weiterverbreitung der Informationen durch alle Beteiligten

Ihre eigenen Social-Media-Kanäle und die Ihrer Referenten und Sponsoren bieten viel potenzielle Sichtbarkeit, ein weiterer Grund für Sponsoring. Wenn Sie einen Blog oder ein Unternehmens-Intranet haben, teilen Sie gerne alle relevanten Informationen (welchen Nutzen haben Ihre Teilnehmer davon, an Ihrer virtuellen bzw. hybriden Veranstaltung teilzunehmen, wann sie stattfindet, wo man sich anmeldet, welche Themen behandelt werden, welche Referenten dabei sind).

Nutzen Sie außerdem die Bekanntheit externer Beteiligter: Je bekannter Ihre Sponsoren oder Referenten sind, desto größer ist die potenzielle Reichweite Ihres Events und desto wirksamer das Co-Branding.

Feilen Sie zunächst an der Beschreibung Ihrer Ankündigung in den sozialen Netzwerken: dem visuellen Element (fragen Sie Ihren Grafikdesigner oder nutzen Sie Programme wie Adobe Illustrator, Canva oder Figma).

Schreiben Sie anschließend eine Beschreibung, die zum Ton Ihres Unternehmens passt und beim Leser Lust macht, mehr zu erfahren. Wir empfehlen Ihnen, Ihren Text nach der im Marketing bekannten AIDA-Struktur aufzubauen:

• Das A für Attention (Aufmerksamkeit): Erregen Sie die Aufmerksamkeit Ihres Lesers in den ersten Zeilen, oft indem Sie ein wiederkehrendes Problem ansprechen, mit dem er häufig konfrontiert ist
• Das I für Interest (Interesse): Zeigen Sie, wie Ihre Veranstaltung sein Problem lösen wird und welchen Nutzen der Leser von einer Anmeldung hat
• Das D für Desire (Wunsch): Schreiben Sie mit einer originellen Note, etwas Emotionalem oder Ungewöhnlichem zu Ihrem Thema, um sich in Ihrer Kommunikation abzuheben
• Das A für Action (Handlung): Fordern Sie Ihren Leser abschließend zum Handeln auf, meist mit einem Link zu Ihrer Event-Website.

Dieser logische Aufbau, der auf die Probleme Ihrer Teilnehmer eingeht und zugleich eine Lösung bietet (Ihre Veranstaltung), hilft dabei, mehr Leser in Teilnehmer zu verwandeln.

Sobald Ihr Beitrag verfasst und veröffentlicht ist, bitten Sie ruhig Ihre Sponsoren und Referenten, Ihre Botschaft zu teilen. In der Regel tun sie das gern ohne Gegenleistung, da es auch für sie kostengünstige Werbung ist.

Die verschiedenen "Geschenk"-Strategien und das FOMO-Prinzip

Marketing und Verhaltenspsychologie sind in vielen Bereichen nützlich, besonders wenn es darum geht, Menschen zum Handeln zu bewegen.

Eine dieser Marketingstrategien besteht darin, Geschenke in Form von Gewinnspielen anzubieten, um die Verbreitung Ihrer Kommunikation zu erhöhen. Wenn Sie etwas Budget haben, bieten Sie gerne attraktive Geschenke oder direkt Rabattgutscheine für Ihre Produkte und Dienstleistungen an.

Veranstalten Sie während Ihres Events eine Verlosung, um die Teilnahme und das Durchhalten der Teilnehmer zu fördern.

FOMO, abgeleitet vom englischen "Fear Of Missing Out" (die Angst, etwas zu verpassen), bedeutet, eine Dringlichkeit zu schaffen, etwa durch eine Gültigkeitsfrist für einen Rabattcode oder eine Anmeldefrist für Ihre Veranstaltung.

Diese Technik kann Ihre potenziellen Teilnehmer dazu bewegen, aktiv zu werden und sich einen Platz für Ihre Veranstaltung zu sichern (übrigens haben Sie nur bis zum 28. Februar Zeit, unseren Newsletter zu abonnieren).

Digitale Werbung für gezielte Zielgruppen

Wenn Sie ein Kommunikationsbudget für eine größere Veranstaltung haben, besteht eine Möglichkeit, neue Interessenten anzuziehen, einfach darin, im Rahmen einer Werbekampagne Keywords rund um Ihre Veranstaltung zu bewerben.

• Google Ads bietet beispielsweise die Möglichkeit, je nach Budget Anzeigen in Suchmaschinen zu platzieren.

Diese Technik wird Ihnen zweifellos Reichweite bringen und möglicherweise Leads generieren, aber es liegt an Ihnen, die richtigen Keywords zu wählen, um die Qualität der Zielgruppe sicherzustellen, die Ihre Anzeigen sieht.

• Sie können auch berufliche Netzwerke wie LinkedIn nutzen, die relevanter sein können, wenn Ihre Veranstaltung ein berufliches Thema behandelt.

Auch auf LinkedIn können Sie einen gesponserten Beitrag zu Ihrer Veranstaltung erstellen: Sie können ihn so einstellen, dass er nur bestimmte Personen in bestimmten Positionen und Branchen erreicht.

• Auch auf Facebook und Instagram gibt es entsprechende Möglichkeiten, die eine recht präzise Auswahl der Zielgruppen erlauben.

Erkunden Sie ruhig den Kanal, auf dem Ihre Zielgruppe am aktivsten ist, verzetteln Sie sich dabei aber nicht mit dem Anspruch, "überall präsent zu sein".

A/B-Tests, E-Mail-Marketing und kontinuierliche Optimierung

A/B-Tests sind eine Methode zur Optimierung Ihrer Kommunikation: Sie testen zwei Ansätze (A und B) und behalten nur den, der am besten funktioniert.

Es gibt mehrere Möglichkeiten, A/B-Tests bei Ihren Event-Maßnahmen einzusetzen: Bilden Sie mehrere Zielgruppengruppen und senden Sie jeder eine andere E-Mail (unterschiedliche Betreffzeile, unterschiedlicher Ansatz, unterschiedliches Bild). Beobachten Sie anschließend die Ergebnisse und versenden Sie die E-Mail mit den besten Statistiken an das gesamte Segment.

Mit dieser Technik können Sie Ihre Kommunikation an kleineren Teilen Ihrer Zielgruppe testen und so das Risiko eines "Flops" verringern.

Im Laufe Ihrer verschiedenen Veranstaltungen werden Sie ganz natürlich immer effektiver in Ihrer Kommunikation, was sich deutlich auf Ihre Teilnahmequote auswirkt.

Ihre Ankündigungs-E-Mail sollte, wie bereits erläutert, einem A/B-Test-Plan folgen. Aber wie schreibt man eine Einladungs-E-Mail, die Ihre Teilnahmequote maximiert?

Stellen Sie sich vor, jede E-Mail, die Sie versenden, ist ein kleiner Verkäufer, der für Ihre Veranstaltung wirbt: Wie würde sein Anreißersatz lauten? Die Betreffzeile Ihrer E-Mail sollte zu diesem Satz passen: Sie muss Lust machen, die E-Mail zu öffnen.

Testen Sie die Betreffzeile an Ihren Kollegen und an kleinen Segmenten Ihrer Zielgruppe. Machen Sie dasselbe mit dem Bild: Wenn Sie keines haben, versuchen Sie eines zu erstellen, zum Beispiel mit Canva, das ist immer besser.

Der Haupttext muss unbedingt den Zweck der Veranstaltung enthalten, das Problem, das Ihre virtuelle Veranstaltung für Ihre Teilnehmer löst, das Programm, die Referenten und einen Call-to-Action, zum Beispiel einen Anmeldebutton. Fügen Sie hin und wieder eine geheimnisvolle Note hinzu, etwa einen Überraschungsgast, den Sie erst bei der Veranstaltung enthüllen, um die Neugier Ihres Lesers zu wecken.

Wenn Sie befürchten, in Ihrer E-Mail Fehler zu machen, prüfen Sie, ob sie einen der 14 E-Mail-Marketing-Fehler enthält, die wir für Sie aufgelistet haben.

Denken Sie daran: Je durchdachter Ihre E-Mail ist, desto mehr Besucher melden sich an.

Das Timing virtueller Veranstaltungen

An welchem Tag und zu welcher Uhrzeit sollte man seine virtuelle Veranstaltung ansetzen?

Das ist eine große Herausforderung, die jeder Event-Organisator kennt.

Um diese Frage zu beantworten, die Ihre Teilnahmequote komplett verändern kann, haben wir mehrere Empfehlungen:

1. Führen Sie eine Umfrage unter Ihren Zielgruppen durch und fragen Sie, welche Uhrzeit sie bevorzugen würden, und geben Sie ihnen zwei oder drei Möglichkeiten zur Auswahl.
   
2. Sie sollten auch die Verfügbarkeit der Menschen berücksichtigen, die Sie ansprechen: Erfahrene Unternehmer haben nicht dieselben Zeitfenster wie zum Beispiel junge Eltern. Denken Sie also "wie" Ihre Zielgruppe und handeln Sie stets in deren Interesse.
   
3. Denken Sie an die Zeitverschiebung und priorisieren Sie das späte Tageszeitfenster der Zielgruppe, die für Sie am wichtigsten ist.
   
4. Planen Sie Ihre Veranstaltungen wenn möglich zu Beginn oder am Ende der Woche, um Tage zu vermeiden, an denen sich bei Ihren Kunden die Aufgaben stapeln und Ihre Veranstaltung gegenüber dringenden Angelegenheiten in den Hintergrund rückt.

Bringen Sie Spaß in Ihre virtuelle oder phygitale Veranstaltung: ÜBERRASCHEN Sie.

Wir können es nicht oft genug sagen: Spaß in eine virtuelle oder hybride Veranstaltung zu bringen, sorgt dafür, dass die Teilnehmer aufmerksamer und engagierter sind.

Hier sind ein paar Tipps. Die vollständige Liste, um Ihre Teilnehmer bei Ihren Veranstaltungen engagiert zu halten, finden Sie an anderer Stelle:

1. Gewinnen Sie Speaker außerhalb des gewohnten Rahmens: Zögern Sie nie, einen Referenten einzuladen, der nichts mit dem Bereich Ihres Unternehmens zu tun hat. Er kann seine eigene Sicht auf das Thema Ihrer virtuellen Veranstaltung einbringen.
2. Organisieren Sie Rollenspiele, auch virtuell: Nutzen Sie ruhig interaktive Lösungen, Spiele und Quiz zu den Inhalten Ihrer Veranstaltung. Der Vorteil ist doppelt: Ihre Teilnehmer fühlen sich eingebunden und wollen nicht "außen vor bleiben", während alle anderen mitmachen. Niemand mag es, Letzter zu sein!
   Gleichzeitig können Sie live überprüfen, wie aufmerksam Ihre Teilnehmer sind und wie gut sie Ihre Inhalte verstehen, und sich zudem einen besseren Ruf für die Qualität Ihrer Veranstaltungen aufbauen.
3. Laden Sie einen Comedian für einen kurzen Sketch zu Ihrem Thema ein (auch per Video sind gute Komiker lustig und wissen, über jedes Thema zu scherzen). Es gibt sogar angloamerikanische Comedians, die sich auf die Auflockerung von Firmenveranstaltungen spezialisiert haben.

Das Design der Event-Website

Ihre Event-Website ist der letzte Schritt im Prozess. Sie dient dazu, Ihre Veranstaltung zu hosten, aber auch darüber zu informieren. Die Website ist das eigentliche virtuelle Schaufenster Ihrer Veranstaltung, der zentrale Informationspunkt.

Deshalb sollten Sie besonders darauf achten, ihr ein durchdachtes Design zu geben, oft durch eine künstlerische Leitung oder Grafikdesigner. Außerdem sollte sie vollständig mit den verschiedenen Bildschirmgrößen kompatibel sein, vom Smartphone bis zum großen 15-Zoll-Bildschirm.

Mit Digitevent können Sie all diese Aspekte sicherstellen. Lassen Sie Ihre Website in jedem Fall von Kollegen testen, um zu prüfen, dass die Nutzererfahrung angenehm ist und die Inhalte nützlich sind.

Ihre Website sollte außerdem ein Menü mit klaren und nützlichen Rubriken enthalten, etwa das Programm, die Speaker, den Link zum Anmeldeformular oder praktische Informationen.

Wenn Sie sich technisch nicht sehr sicher fühlen: Wir haben ein intuitives Website-Erstellungstool entwickelt, mit dem Sie ganz einfach die Event-Website Ihrer Träume erstellen können.

Networking: eine der besten Möglichkeiten, Ihre Teilnehmer aktiv einzubinden

Ihre Besucher melden sich aus einem der beiden folgenden Gründe für Ihre Veranstaltung an:

1. Sie denken, dass sie dabei etwas gewinnen: relevante Inhalte, einen neuen Ansatz, Werkzeuge, mit denen sie ihre Probleme lösen können
   
2. Sie können ihr Netzwerk erweitern und neue berufliche Kontakte knüpfen, die ihnen geschäftliche Chancen eröffnen können.

Dieser zweite Punkt ist für Ihre Veranstaltung ganz entscheidend. Wenn Ihre Veranstaltung genau dieses zweite Anliegen erfüllen soll, sollten Sie eine Matchmaking-Lösung für Ihre Teilnehmer vorsehen.

So sorgen Sie dafür, dass sie nicht mehr nur Zuschauer Ihrer Veranstaltung sind, sondern eine wirklich aktive Rolle einnehmen!

Dieses Terminplanungsmodul ist bei Dutzenden unterschiedlicher Veranstaltungsarten nützlich, macht Ihre Teilnehmer eigenständig und erhöht den Mehrwert Ihrer digitalen Veranstaltung.

Die Zeit nach der Veranstaltung vorbereiten: Feedback und nächste Termine

Schon vor Ihrer virtuellen oder hybriden/phygitalen Veranstaltung können Sie sich Gedanken machen, wie Sie Feedback und Daten erfassen wollen.

Sie können einige Stunden nach der Veranstaltung eine E-Mail einplanen, um zu erfahren, was Ihre Gäste davon hielten und was sie sich für die nächsten Veranstaltungen wünschen.

Es ist zudem üblich (sofern Sie über ausreichende Reichweite verfügen), Ihre nächsten Veranstaltungstermine oder die aktuellen Neuigkeiten Ihres Unternehmens zu kommunizieren.

Wir hoffen, dass dieser Leitfaden Ihnen hilft, die Best Practices für Ihre nächsten Veranstaltungen klarer zu sehen.

Wir hoffen aufrichtig, dass er Ihnen hilft, bei Ihren virtuellen und hybriden Veranstaltungen noch mehr Besucher in Teilnehmer zu verwandeln.