Angesichts der pandemiebedingten Zunahme digitaler Veranstaltungen entstehen neue Lösungen für digitale Interaktion. Doch bei der Konzentration auf den Erfolg digitaler Events kann der menschliche und zwischenmenschliche Aspekt der Veranstaltung vernachlässigt werden. Dabei ist es essenziell, gerade in dieser schwierigen Situation, den Teilnehmer wieder in den Mittelpunkt der Veranstaltung zu stellen, unabhängig von der Art des Events.
Die Bedeutung, digitale Veranstaltungen menschlicher zu gestalten
Die Verbindung zu Partnern, Kunden und Mitarbeitenden aufrechtzuerhalten, ist wichtiger denn je. Wenn wir räumlich voneinander getrennt sind, neigen wir dazu, uns einsamer zu fühlen, weniger engagiert, weniger wertgeschätzt und weniger produktiv zu sein. Und wenn Unternehmen digitale Events veranstalten, bleibt es oft bei einem einfachen Videocall, ohne jede Magie.
Deshalb ist es sehr wichtig, kreative, personalisierte, gesellige, dynamische und sogar humorvolle Lösungen anzubieten!
Mehr Menschlichkeit in digitale Veranstaltungen zu bringen, drückt sich vor allem im Konzept des Engagements aus. Und dieses muss überall spürbar sein.
Der Gast im Mittelpunkt der digitalen Veranstaltung
Sobald die technische Organisation im Griff ist (hier erklären wir Ihnen alle Best Practices für die Organisation einer guten virtuellen Veranstaltung), ist es entscheidend, den Teilnehmer durch das Eventerlebnis zu begleiten.
Es gibt daher mehrere Möglichkeiten, den Gast während einer digitalen Veranstaltung engagiert, unterhalten und interessiert zu halten:
1. Jede Etappe der Nutzerreise sorgfältig gestalten
2. Kleine Aufmerksamkeiten schaffen, die Ihre Veranstaltung von anderen abheben
3. Personalisieren Sie jeden Aspekt Ihrer Veranstaltung für ein optimales Erlebnis
Jede Etappe der Nutzerreise sorgfältig gestalten
Wir empfehlen Ihnen zu überprüfen, dass der gesamte Anmeldeprozess reibungslos und benutzerfreundlich ist, dass die Uhrzeit der Veranstaltung passend gewählt ist, dass alle Zugang zu denselben Informationen haben und dass der Anmeldeprozess keine Fehler aufweist.
Denken Sie daran, Ihre Plattform mit mehreren Browsern zu testen und die Event-Website sowie die Einladungs-E-Mail mindestens einmal auf dem Smartphone zu prüfen, um sicherzustellen, dass alles Ihren Erwartungen entspricht.
Ein weiterer wichtiger Punkt: Prüfen Sie, dass die Webcams eine gute Qualität haben und die Internetverbindungen schnell sind. So senden Teilnehmer und Speaker in HD, und das Erlebnis wird noch angenehmer.
Zögern Sie nicht, die Veranstaltung gemeinsam, eine Tasse Kaffee in der Hand, etwas informeller zu besprechen oder abzuschließen, um mit einer leichten Note zu enden.
Kleine Aufmerksamkeiten schaffen, die Ihre Veranstaltung von anderen abheben
Vor allem gilt es, aufmerksam zu sein und sich bei jeder Etappe der digitalen Veranstaltung in die Lage des Teilnehmers zu versetzen.
Man muss die Teilnehmer begleiten und besonders auf das Erlebnis einer virtuellen Veranstaltung achten.
In diesem Sinne sollten Sie sich so gut wie möglich um Ihre Gäste kümmern und das Vergnügen, das sie aus dem Erlebnis ziehen, nicht vernachlässigen! Stellen Sie sicher, dass sie eine gute Zeit verbringen, an die sie sich erinnern werden und die ihnen Lust macht, an Ihren zukünftigen Veranstaltungen teilzunehmen.
Wenn es zur Veranstaltung passt, können Sie greifbare Elemente „abseits des Digitalen" hinzufügen. An Ideen mangelt es dabei nicht:
· Geschenkboxen zum Verschicken;
· Nach Hause gelieferte Mahlzeiten;
· QR-Codes zum Scannen für den Zugang zu weiteren Inhalten;
· Persönliche Botschaften und mehr.
Je konkreter, ehrlicher und authentischer, desto sicherer können Sie sein, Ihre Aufmerksamkeit zu zeigen und Freude zu bereiten! Bei Ihren Teambuildings und Seminaren, aber auch bei externen Veranstaltungen, sollten Sie sich immer um diese Authentizität bemühen.
Dieses Streben nach Authentizität sollte sich auch in Ihrer Präsentation widerspiegeln: Das Virtuelle ermöglicht es, weniger Distanz zwischen Ihnen und Ihrem Publikum zu schaffen. In tausend Worten, wie auch in einem Bild:
Personalisieren Sie jeden Aspekt Ihrer Veranstaltung für ein optimales Erlebnis
Jedes Detail Ihrer digitalen Veranstaltung sollte personalisiert sein! Angefangen bei der verwendeten Plattform. Sie können Ihren Experten für digitale Events bitten, das Erscheinungsbild anzupassen und Chatmodule, Umfragen, Dokumente, Quizze sowie sogar die Aufzeichnungen der Veranstaltung je nach individuellem Interesse des Gastes zu integrieren.
Um noch weiter zu gehen, sollten Sie Ihre Veranstaltung außerdem in Mini-Workshops zu bestimmten Unterthemen aufteilen, damit die Teilnehmer direkt in die virtuellen Räume gehen, die sie wirklich interessieren. Ergänzen Sie diese Idee durch 1-to-1-Termine, damit Ihre Teilnehmer netzwerken und menschliche Verbindungen aufbauen können.
Ihre Teilnehmer sollten weniger Zeit damit verbringen, Informationen passiv zu empfangen, und mehr Zeit aktiv handeln, ähnlich wie beim sozialen Netzwerk Clubhouse. Die Organisation Ihrer Veranstaltung und die angebotenen Programmpunkte sollten so weit wie möglich in diesem Sinne gestaltet sein, besonders online.
Eine weitere Möglichkeit, das Erlebnis zu personalisieren, besteht darin, Variablen-Tags in Ihren Einladungs-E-Mails zu verwenden. So können Sie diese anhand der Informationen Ihrer Teilnehmer personalisieren (Beispiel: Hallo {Vorname}, wir laden Sie zu {Event} am {Datum} ein).
Digitale Tools tragen erheblich dazu bei, den Gast wieder in den Mittelpunkt der Veranstaltung zu rücken, wenn man diese Kommunikationskanäle richtig zu nutzen weiß. Sie machen die digitale Kommunikation menschlicher und das gesamte Erlebnis angenehmer.
Fazit
Mehr Menschlichkeit in digitale Veranstaltungen zu bringen, ist nicht so einfach.
Das erfordert eindeutig umfassende Expertise im Eventbereich und eine genaue Kenntnis der eigenen Zielgruppe.
Wir hoffen außerdem, dass Ihnen dieser Artikel dabei hilft, Ihre digitalen Veranstaltungen menschlicher zu gestalten.
Brauchen Sie weitere Best Practices? Stöbern Sie gerne in unserem Blog, um zahlreiche Tipps für lebendigere Präsenz-, virtuelle oder hybride Veranstaltungen zu finden. Sie können sich außerdem unser 17-seitiges E-Book zur virtuellen Veranstaltung herunterladen.
