Angesichts der pandemiebedingten Zunahme digitaler Events entstehen neue Lösungen für digitale Interaktionen. Doch wenn man sich so sehr auf den Erfolg digitaler Events konzentriert, kann der menschliche und zwischenmenschliche Aspekt der Veranstaltung vernachlässigt werden. Dabei ist es essenziell, gerade in dieser schwierigen Situation, die Teilnehmer wieder in den Mittelpunkt der Veranstaltung zu stellen, unabhängig von der Art des Events.
Warum es wichtig ist, digitale Events menschlicher zu gestalten
Die Verbindung zu Partnern, Kunden und Mitarbeitenden aufrechtzuerhalten ist wichtiger denn je. Wenn wir räumlich voneinander getrennt sind, neigen wir dazu, uns einsamer zu fühlen, weniger engagiert, weniger wertgeschätzt und weniger produktiv zu sein. Und wenn Unternehmen digitale Events veranstalten, beschränkt sich das oft auf ein einfaches Videomeeting, ohne jede Magie.
Deshalb ist es sehr wichtig, kreative, personalisierte, gesellige, dynamische und sogar humorvolle Lösungen anzubieten!
Mehr Menschlichkeit in digitale Events zu bringen, drückt sich vor allem im Konzept des Engagements aus. Und dieses muss sich überall wiederfinden.
Der Gast im Mittelpunkt des digitalen Events
Sobald die technische Organisation im Griff ist (hier erklären wir Ihnen alle Best Practices für die Organisation einer guten virtuellen Veranstaltung), ist es entscheidend, die Teilnehmer durch das Erlebnis der Veranstaltung zu begleiten.
Daher gibt es mehrere Lösungen, um die Gäste während eines digitalen Events engagiert, unterhalten und interessiert zu halten:
1. Jede Phase der User Journey sorgfältig gestalten
2. Kleine Aufmerksamkeiten schaffen, die Ihre Veranstaltung hervorheben
3. Personalisieren Sie jeden Aspekt Ihrer Veranstaltung für ein optimales Erlebnis
Jede Phase der User Journey sorgfältig gestalten
Wir empfehlen Ihnen zu prüfen, dass der gesamte Anmeldeprozess reibungslos und benutzerfreundlich ist, dass die Uhrzeit der Veranstaltung passend ist, dass alle Zugang zu denselben Informationen haben und dass der Anmeldeprozess keinerlei Mängel aufweist.
Denken Sie daran, Ihre Plattform mit mehreren Browsern zu testen und die Event-Website sowie die Einladungs-E-Mail mindestens einmal auf dem Smartphone zu prüfen, um sicherzustellen, dass alles Ihren Erwartungen entspricht.
Ein weiterer wichtiger Punkt: Achten Sie darauf, dass die Webcams eine gute Qualität haben und die Internetverbindungen schnell sind. So senden Teilnehmer und Referenten in HD, und das Erlebnis wird angenehmer.
Zögern Sie nicht, die Veranstaltung gemeinsam, mit einer Tasse Kaffee in der Hand, etwas weniger formell zu besprechen oder abzuschließen, um mit einer leichten Note zu enden.
Kleine Aufmerksamkeiten schaffen, die Ihre Veranstaltung hervorheben
Vor allem sollten Sie wohlwollend sein und sich bei jeder Phase des digitalen Events in die Teilnehmer hineinversetzen.
Sie müssen die Teilnehmer begleiten und besonders auf das Erlebnis einer virtuellen Veranstaltung achten.
In diesem Sinne sollten Sie sich so gut wie möglich um Ihre Gäste kümmern und die Freude, die sie aus dem Erlebnis ziehen, nicht vernachlässigen! Sorgen Sie dafür, dass sie eine schöne Zeit verbringen, an die sie sich erinnern werden und die ihnen Lust macht, auch an Ihren zukünftigen Veranstaltungen teilzunehmen.
Wenn es die Veranstaltung zulässt, können Sie greifbare Elemente „abseits des Digitalen" hinzufügen. An Ideen mangelt es dabei nicht:
· Geschenkboxen zum Verschicken;
· Nach Hause geschickte Mahlzeiten;
· QR-Codes zum Scannen für den Zugang zu weiteren Inhalten;
· Persönliche Worte usw.
Je konkreter, ehrlicher und authentischer es ist, desto sicherer können Sie sein, Ihre Aufmerksamkeit zu zeigen und Freude zu bereiten! Bei Ihren Teambuilding-Events und Seminaren, aber auch bei externen Veranstaltungen sollten Sie sich immer um diese Authentizität bemühen.
Dieses Streben nach Authentizität sollte auch in Ihrer Präsentation zum Ausdruck kommen: Das Virtuelle ermöglicht es, weniger Distanz zwischen Ihnen und Ihrem Publikum zu schaffen. In tausend Worten, wie auch in einem Bild:
Personalisieren Sie jeden Aspekt Ihrer Veranstaltung für ein optimales Erlebnis
Jedes Detail Ihres digitalen Events sollte personalisiert sein! Angefangen bei der verwendeten Plattform. Sie können Ihren Experten für digitale Events bitten, das Erscheinungsbild anzupassen und Chatmodule, Umfragen, Dokumente, Quiz sowie sogar die Aufzeichnungen der Veranstaltung entsprechend dem spezifischen Interesse der Gäste zu integrieren.
Um noch einen Schritt weiterzugehen, sollten Sie Ihre Veranstaltung außerdem in kleine Workshops zu bestimmten Unterthemen unterteilen, damit die Teilnehmer direkt in die virtuellen Räume gehen, die sie wirklich interessieren. Ergänzen Sie diese Idee durch die Einrichtung von 1:1-Terminen, damit Ihre Teilnehmer netzwerken und menschliche Beziehungen aufbauen können.
Ihre Teilnehmer sollten weniger Zeit damit verbringen, Informationen passiv zu empfangen, und mehr Zeit aktiv handeln, ein wenig nach dem Vorbild des sozialen Netzwerks Clubhouse. Die Organisation Ihrer Veranstaltung und die angebotenen Aktivitäten sollten so weit wie möglich in diesem Sinne gedacht werden, besonders online.
Eine weitere Möglichkeit, das Erlebnis zu personalisieren, besteht darin, Variablen in Ihren Einladungs-E-Mails zu verwenden. So lassen sie sich je nach den Informationen Ihrer Teilnehmer personalisieren (Beispiel: Hallo {prénom}, wir laden dich zu {event} am {date} ein).
Digitale Tools tragen erheblich dazu bei, die Gäste wieder in den Mittelpunkt der Veranstaltung zu rücken, wenn man diese Kommunikationskanäle richtig zu nutzen weiß. Sie machen die digitale Kommunikation menschlicher und das gesamte Erlebnis angenehmer.
Fazit
Mehr Menschlichkeit in digitale Events zu bringen ist nicht so einfach.
Das erfordert eindeutig umfassende Expertise im Eventbereich und eine gute Kenntnis der eigenen Zielgruppe.
Wir hoffen außerdem, dass Ihnen dieser Artikel dabei hilft, Ihre digitalen Events noch menschlicher zu gestalten.
Benötigen Sie weitere Best Practices? Stöbern Sie gerne in unserem Blog, um eine Reihe von Tipps zu finden, mit denen Sie Ihre Präsenz-, virtuellen oder hybriden Veranstaltungen beleben können. Sie können auch unser E-Book mit 17 Seiten über virtuelle Events herunterladen.
