Eine gute E-Mail zu schreiben ist keine leichte Aufgabe.

Für alle, die nicht besonders viel Freude am Schreiben oder Marketing haben, kann die Situation schnell zum Kopfzerbrechen werden.

Verlieren Sie aber das Ziel Ihrer E-Mail nicht aus den Augen: Als Veranstalter geht es darum, dass Ihre Gäste JA oder NEIN zu ihrer Teilnahme sagen. Behalten Sie diesen Gedanken während des gesamten Schreibprozesses im Kopf.

Damit Ihre Gäste Ihre Einladungs-E-Mail lesen und beantworten, ist es wichtig, beide Bestandteile einer guten E-Mail sorgfältig auszuarbeiten:

1) Die Form

Die Form einer E-Mail ist ihr Erscheinungsbild. Ein Element, das beim Emailing viel zu oft vernachlässigt wird, aber entscheidend ist: Viele Veranstalter machen eher Fehler bei der Form ihrer Kommunikation als beim Inhalt. Gäste klicken eher auf E-Mails mit durchdachtem Design als auf einen Textkörper ohne jede „Seele".

Für Ihre Teilnehmer muss alles angenehm fürs Auge sein, damit kein Störfaktor (eine kleine Irritation, etwas Unangenehmes) die Person beim Lesen Ihrer E-Mail stört. Der Aufbau Ihrer E-Mail muss stimmig sein und Lust machen, sie vollständig zu lesen.

Mit diesem Ziel vor Augen können Sie mit Ihrem eigenen HTML-Editor arbeiten oder auf Drag & Drop setzen: So können Sie jedes Detail individuell anpassen. Sie können auch einen Drag-&-Drop-Editor verwenden, wie ihn Digitevent anbietet:

Schlechte E-Mail vs. gute E-Mail

  • Zögern Sie nicht, Bilder, Banner Ihres Unternehmens, das Logo oder andere vertrauensbildende grafische Elemente einzufügen. Denken Sie auch daran, den Namen des Absenders anzupassen und dort den Namen Ihres Unternehmens einzutragen (auch das ist mit Digitevent möglich).

  • Auch die Abstände in Ihrer E-Mail sind ein Detail, das Sie nicht auf die leichte Schulter nehmen sollten: Vermeiden Sie den Fehler „Textblöcke" ebenso wie das Gegenteil, zu luftige E-Mails mit zwei Zeilenumbrüchen nach jedem Satz. Vermeiden Sie außerdem endlose Listen.

  • Versuchen Sie, wenn möglich, Ihre E-Mail mit einem humorvollen Einstieg, einer Anekdote zu aktuellen Neuigkeiten Ihres Unternehmens oder einem anderen bemerkenswerten Ereignis zu beginnen (sogar ein GIF oder Emojis sind möglich).

  • Außerdem liegt es auf der Hand, dass Rechtschreibfehler zunächst die Glaubwürdigkeit Ihrer E-Mail und in der Folge auch Ihre gesamte Veranstaltung erheblich beeinträchtigen können. Denken Sie daran, dass Ihre Anmeldemail oft die erste Verbindung zwischen Ihrer Veranstaltung und Ihrem Publikum ist. Vernachlässigen Sie also Rechtschreibung und Grammatik nicht, denn sie könnten die gesamte Vorarbeit zunichtemachen. Wir empfehlen Ihnen, Ihre E-Mail vorab in Google Docs zu verfassen oder sie durch Software zur Fehlererkennung zu prüfen.

  • Schließlich müssen die Anmeldebuttons für Ihre Veranstaltung (oft am Ende der E-Mail, auch Call to Action genannt) einen ausreichenden Kontrast haben, damit die Antwortmöglichkeiten leicht lesbar sind (vermeiden Sie also blaue Schrift auf rotem Hintergrund: Dieses Tool hilft dabei, angenehme Kontraste festzulegen). Versuchen Sie, einen einheitlichen Stil anzuwenden (alle Buttons haben eckige/runde Ecken, alle nutzen dieselbe Schriftart usw.), damit sich Ihr Leser nicht in zu vielen unterschiedlichen grafischen Stilen verliert. Digitevent bietet in seinem E-Mail-Editor eine Themenfunktion, um auf natürliche Weise ein stimmiges Erscheinungsbild zu erzeugen.

  • Testen und überprüfen Sie Ihre E-Mail in allen gängigen Browsern sowie auf Smartphone und Tablet, um sicherzustellen, dass sie responsiv ist.

  • Stimmen Sie die Zustellbarkeit Ihrer E-Mail mit Ihrer IT-Abteilung ab (bei einer internen Veranstaltung) und setzen Sie die Domain auf die „Whitelist" (das ist mit Digitevent möglich), um eine hervorragende Zustellrate zu erreichen.

  • Segmentieren Sie die Empfänger, an die Sie Ihre Kommunikation senden? So können Sie personalisierte Nachrichten an unterschiedliche Zielgruppen innerhalb derselben Kontaktdatenbank richten und Ihre Klickraten optimieren.
  • Achten Sie darauf, keine Einladungen an bereits registrierte Kontakte zu senden! Nutzen Sie dafür eine Software, die Fehler und Duplikate vermeidet (bei Digitevent erkennt die Software automatisch doppelte E-Mail-Adressen und vermeidet sie).

2) Der Inhalt

Ihre E-Mail sollte nicht nur schön und ansprechend aussehen. Tatsächlich ist Teil 1 zur Form heute eine grundlegende Voraussetzung für gute Emailing-Ergebnisse. Der zweite Teil, der Inhalt, sollte so weit wie möglich personalisiert sein, damit Ihre Empfänger einen echten Mehrwert aus Ihren E-Mails ziehen. Der digitale Inhalt, den Sie in Ihre E-Mails einbinden, sollte Ihren Teilnehmern etwas Nützliches und Interessantes vermitteln und ihr Interesse wecken.

Ihre Kommunikationsstrategie sollte unbedingt über einen guten E-Mail-Versanddienst laufen, um hohe Bounce-Raten zu vermeiden und eine optimale Zustellbarkeit zu gewährleisten.

Ihre Botschaft muss mit Ihren Zielen übereinstimmen. Im Eventbereich hat alles ein Ziel, auch Ihre Einladungskampagnen per E-Mail! Und denken Sie nicht nur ans Emailing: Bewerben Sie Ihre Veranstaltung auch über Ihre Kommunikation, soziale Netzwerke und die zahlreichen anderen digitalen Tools, die Ihnen zur Verfügung stehen.

Kurz gesagt geht es bei Ihrer E-Mail darum, mit einem wirkungsvollen und möglichst personalisierten Textkörper Lust aufs Klicken zu machen (dafür nutzt man die Variablen der Kontaktdatenbank).

Was in Ihrer Kommunikation also wirklich den Unterschied macht, ist der Inhalt:

  • Hat Ihre Event-E-Mail wirklich eine klare Botschaft?
  • Erklären Sie, was der Gast von seiner Teilnahme hat, damit sich Ihr Publikum eingebunden fühlt?
  • Machen Sie Ihren Lesern Lust, zu Ihrer Veranstaltung zu kommen: Verwenden Sie Aktionsverben, schreiben Sie mit einem dynamischen Ton und wandeln Sie negative Formulierungen wie „Zögern Sie nicht vorbeizuschauen!" in positive Formulierungen um, zum Beispiel „Kommen Sie vorbei und sagen Sie Hallo".
  • Erläutern Sie kurz das Programm?
  • Sind Ihre Termine im Textkörper und auf Ihrer Landingpage (der Seite, die zur Anmeldung zur Veranstaltung führt) klar und leicht verständlich?

Wenn das der Fall ist, sollten Ihr Emailing und Ihre Anmeldequote für Ihre Veranstaltungen sehr (sehr) gut ausfallen (eine gute Anmeldequote liegt bei 50 %).

Fazit:

Damit Ihre E-Mail wirkungsvoll ist, schaffen Sie mit Ihrem Corporate Design Vertrauen bei Ihren Kontakten, lassen Sie Ihre E-Mail von Kollegen gegenlesen und erläutern Sie klar den Nutzen Ihrer Veranstaltung für Ihre Kontakte sowie Ort und Datum der Veranstaltung.

Ein kleiner Pluspunkt, wenn es sich um eine interne Veranstaltung handelt: Sie haben täglich mit Ihren Kollegen zu tun, und diese öffnen Ihre E-Mails ohnehin regelmäßig. Sie müssen also keine niedrige Öffnungsrate befürchten.

Damit sind Sie bestens gerüstet, um eine ansprechende Einladungs-E-Mail für Ihre Firmenveranstaltung zu versenden! Nutzen Sie dafür gerne das E-Mail-Versand-Tool von Digitevent für noch mehr Einfachheit.