Eine gute E-Mail zu schreiben ist keine leichte Aufgabe.

Für alle, die keine besondere Vorliebe fürs Schreiben oder Marketing haben, kann die Situation schnell zum Kopfzerbrechen werden.

Aber verlieren Sie das Ziel Ihrer E-Mail nicht aus den Augen: Es geht darum, dass Ihre Gäste als Veranstalter erklären, ob sie JA oder NEIN teilnehmen werden. Behalten Sie diesen Gedanken beim Verfassen Ihrer E-Mail stets im Hinterkopf.

Damit Ihre Gäste Ihre Einladungs-E-Mail lesen und beantworten, ist es wichtig, die beiden Bestandteile einer guten E-Mail gründlich auszuarbeiten:

1) Die Form

Die Form einer E-Mail ist ihr äußeres Erscheinungsbild. Sie wird beim E-Mail-Marketing oft stark vernachlässigt, ist aber entscheidend: Viele Veranstalter machen eher bei der Form ihrer Kommunikation Fehler als beim Inhalt. Gäste klicken eher auf E-Mails mit durchdachtem Design als auf einen Text ohne jede „Seele“.

Alles muss für Ihre Teilnehmer angenehm anzusehen sein, damit kein Störfaktor (eine kleine Verärgerung, etwas Unangenehmes) die Person stört, die Ihre E-Mail liest. Der Aufbau Ihrer E-Mail muss stimmig sein und Lust machen, sie ganz zu lesen.

Mit diesem Ziel vor Augen können Sie mit Ihrem eigenen HTML-Editor arbeiten oder auf Drag & Drop zurückgreifen: So können Sie jedes Detail individuell gestalten. Sie können auch einen Drag-&-Drop-Editor wie den von Digitevent verwenden:

bad email vs good email

  • Zögern Sie nicht, Bilder, Banner Ihres Unternehmens, das Logo oder andere grafische Elemente zur Vertrauensbildung einzufügen. Denken Sie auch daran, den Absendernamen anzupassen und den Namen Ihres Unternehmens einzutragen (auch das ist mit Digitevent möglich).
  • Auch der Zeilenabstand Ihrer E-Mail ist ein Detail, das nicht auf die leichte Schulter genommen werden sollte: Vermeiden Sie den Fehler zu „dichter“ E-Mails ebenso wie das Gegenteil, zu luftige E-Mails mit zwei Zeilenumbrüchen nach jedem Satz. Vermeiden Sie außerdem endlose Listen.
  • Wenn möglich, versuchen Sie, Ihre E-Mail mit einer humorvollen Bemerkung, einer Anekdote zu aktuellen Ereignissen in Ihrem Unternehmen oder einer anderen bemerkenswerten Neuigkeit zu beginnen (sogar ein GIF oder Emojis sind möglich).
  • Außerdem ist es offensichtlich, dass Rechtschreibfehler zunächst der Glaubwürdigkeit Ihrer E-Mail und in der Folge Ihrer gesamten Veranstaltung erheblich schaden können. Denken Sie daran, dass Ihre Anmeldemail oft das erste Bindeglied zwischen Ihrer Veranstaltung und Ihrem Publikum ist. Vernachlässigen Sie deshalb nicht Rechtschreibung oder Grammatik, die die gesamte im Vorfeld geleistete Arbeit beeinträchtigen könnten. Wir empfehlen Ihnen, Ihre E-Mail zunächst in Google Docs zu verfassen oder sie durch Software zur Fehlererkennung laufen zu lassen.
  • Schließlich müssen die Anmeldebuttons (meist am Ende der E-Mail, auch Call to Action oder Handlungsaufforderung genannt) für Ihre Veranstaltung ausreichend Kontrast bieten, damit die Antwortmöglichkeiten leicht lesbar sind (vermeiden Sie also blaue Schrift auf rotem Hintergrund: Dieses Tool hilft dabei, angenehme Kontraste zu bestimmen). Versuchen Sie, einen einheitlichen Stil anzuwenden (alle Buttons haben eckige/runde Ecken, alle die gleiche Schriftart usw.), damit Ihr Leser nicht von zu vielen unterschiedlichen grafischen Stilen abgelenkt wird. Digitevent bietet in seinem E-Mail-Editor eine Themenfunktion, um auf natürliche Weise ein stimmiges Erscheinungsbild zu erzeugen.
  • Testen und prüfen Sie Ihre E-Mail in allen Webbrowsern sowie auf Mobilgeräten und Tablets, um sich von ihrer responsiven Darstellung zu überzeugen.
  • Klären Sie mit Ihrer IT-Abteilung (bei einer internen Veranstaltung) die Zustellbarkeit Ihrer E-Mail und setzen Sie die Domain auf eine „Whitelist“ (dies ist mit Digitevent möglich), um eine hervorragende Zustellrate zu erreichen.
  • Segmentieren Sie die Empfänger, an die Sie Ihre Kommunikation senden? So können Sie personalisierte Nachrichten an verschiedene Zielgruppen innerhalb derselben Kontaktdatenbank richten und Ihre Klickraten optimieren.
  • Achten Sie darauf, keine Einladung an bereits angemeldete Kontakte zu senden! Nutzen Sie dafür eine Software, die Fehler und Duplikate vermeidet (bei Digitevent erkennt die Software doppelte E-Mail-Adressen automatisch und vermeidet sie).

2) Der Inhalt

Ihre E-Mail darf nicht nur schön und angenehm anzusehen sein. Tatsächlich ist Teil 1 zur Form heute eine grundlegende Voraussetzung für gute E-Mail-Ergebnisse. Der zweite Teil, der Inhalt, muss möglichst individuell gestaltet sein, damit Ihre Empfänger einen Mehrwert aus Ihren E-Mails ziehen. Der digitale Inhalt, den Sie in Ihre E-Mails einbinden, sollte Ihren Teilnehmern etwas Nützliches und Interessantes vermitteln und ihr Interesse wecken.

Ihre Kommunikationsstrategie muss zwangsläufig über einen guten E-Mail-Versender laufen, um hohe Bounce-Raten zu vermeiden und eine optimale Zustellbarkeit zu erreichen.

Ihre Botschaft muss mit Ihren Zielen übereinstimmen. Im Eventbereich hat alles ein Ziel, auch Ihre E-Mail-Einladungskampagnen! Und denken Sie nicht nur an E-Mails: Bewerben Sie Ihre Veranstaltung auch über Ihre Kommunikation, soziale Netzwerke und die zahlreichen weiteren digitalen Tools, die Ihnen zur Verfügung stehen.

Die Idee Ihrer E-Mail besteht kurz gesagt darin, Lust aufs Klicken zu machen, mit einem wirkungsvollen und möglichst personalisierten Text (dafür nutzt man die Variablen der Kontaktdatenbank).

Was in Ihrer Kommunikation den entscheidenden Unterschied macht, ist also der Inhalt:

  • Hat Ihre Event-E-Mail wirklich eine klare Botschaft?
  • Erklären Sie, was der Gast von seiner Teilnahme mitnehmen wird, damit sich Ihr Publikum eingebunden fühlt?
  • Machen Sie Ihren Lesern Lust, zu Veranstaltungen zu gehen: Verwenden Sie Aktionsverben, schreiben Sie in einem dynamischen Ton und verwandeln Sie negative Sätze wie „Zögern Sie nicht, vorbeizuschauen!“ in positive Sätze wie „Schauen Sie doch bei uns vorbei“ zum Beispiel.
  • Erklären Sie kurz das Programm?
  • Sind Ihre Termine in Ihrem Text und auf Ihrer Landingpage (Zielseite für die Anmeldung zur Veranstaltung) klar und leicht verständlich?

Wenn das der Fall ist, sollten Ihre E-Mail-Ergebnisse und Ihre Anmelderate zu Ihren Veranstaltungen sehr (sehr) gut ausfallen (eine gute Anmelderate liegt bei 50 %).

Fazit:

Damit Ihre E-Mail wirkungsvoll ist, schaffen Sie mit Ihrem grafischen Erscheinungsbild Vertrauen bei Ihren Kontakten, lassen Sie Ihre E-Mail von Kollegen gegenlesen und erläutern Sie klar den Nutzen Ihrer Veranstaltung für Ihre Kontakte sowie Ort und Datum der Veranstaltung.

Ein kleiner Bonus, wenn es sich um eine interne Veranstaltung handelt: Sie sehen Ihre Kollegen täglich, und diese öffnen Ihre E-Mails gewöhnlich regelmäßig. Sie müssen sich also keine Sorgen um eine niedrige Öffnungsrate machen.

So, jetzt sind Sie bereit, eine gelungene Einladungs-E-Mail für Ihre Firmenveranstaltung zu versenden! Nutzen Sie dafür gerne das E-Mail-Versandtool von Digitevent für noch mehr Einfachheit.