Sie haben eine schöne Einladung für Ihre Veranstaltung gestaltet, den Betreff verfeinert, Ihre Kontaktdatenbank segmentiert und auf „Senden" geklickt. Mission erfüllt? Nicht ganz.

Laut einer 2022 von Campaign Monitor durchgeführten Studie liegt die durchschnittliche Öffnungsrate bei etwa 21,5 %. Doch zwischen dem Versand und dem tatsächlichen Empfang einer E-Mail verbirgt sich ein oft unterschätzter Faktor: die Zustellbarkeit.

Das ist einer der stärksten und am meisten unterschätzten Hebel für die Marketingperformance.

In diesem Artikel erklären wir Ihnen, was Zustellbarkeit ist, welche Faktoren sie beeinflussen und vor allem, wie Sie sie konkret verbessern können.

Definition der E-Mail-Zustellbarkeit

Die Zustellbarkeit bezeichnet die Fähigkeit Ihrer E-Mail, den Posteingang des Empfängers zu erreichen, ohne von Spamfiltern blockiert oder von Servern abgelehnt zu werden.

Entgegen einer weit verbreiteten Annahme bedeutet das Klicken auf „Senden" nicht, dass die E-Mail auch empfangen wurde.

Wie berechnet man sie?

Sie können die Zustellbarkeit anhand eines einfachen Indikators messen: die Zustellbarkeitsrate. Diese wird wie folgt berechnet:
Zustellbarkeitsrate = (Anzahl zugestellter E-Mails / Anzahl gesendeter E-Mails) x 100

Wenn Sie beispielsweise 300 Einladungen versenden und 288 davon ankommen, liegt Ihre Zustellbarkeitsrate bei 96 %. Ein guter Wert liegt schätzungsweise über 95 %.

Unterschied zur Öffnungsrate

Sie sollten unbedingt zwischen Zustellbarkeitsrate und Öffnungsrate unterscheiden.

Die Zustellbarkeitsrate zeigt an, ob die E-Mail den Posteingang erreicht hat, während die Öffnungsrate angibt, ob der Empfänger die E-Mail geöffnet hat.

Denken Sie daran, dass eine gute Öffnungsrate ohne zuvor eine gute Zustellbarkeit nicht möglich ist : Sie ist die erste Voraussetzung für eine wirksame E-Mail.

Die wichtigsten Versandstatus im Überblick

Eine Plattform für den Einladungsversand wie Digitevent liefert detaillierte Versandstatus, mit denen Sie nachvollziehen können, was nach dem Klick auf „Senden" passiert:

  • Wird gesendet: Die Nachricht ist unterwegs. Sie hat die Plattform verlassen, wurde aber vom Server des Empfängers noch nicht angenommen.
  • Versendet: Die E-Mail wurde vom empfangenden Server angenommen. Sie kann nun im Posteingang oder im Spam-Ordner erscheinen.
  • Verzögerter Versand: Der Server des Empfängers ist vorübergehend nicht erreichbar. Der Versand wird 72 Stunden lang erneut versucht.
  • Geöffnet / Geklickt: Die E-Mail wurde angesehen oder ein Link wurde angeklickt. Das sind Interaktionssignale, die bestätigen, dass die Nachricht tatsächlich zugestellt wurde.
  • Abgebrochen: Die E-Mail wurde nicht versendet, da die Adresse bekanntermaßen ungültig ist.
  • Endgültiger Bounce: Die E-Mail wurde abgelehnt, da die Adresse des Empfängers fehlerhaft ist oder nicht mehr existiert.

Ein hoher Anteil an Bounces oder Abbrüchen kann beispielsweise einen Rückgang Ihrer Zustellbarkeitsrate erklären.

Denken Sie daran, dass die Analyse der Versandstatus Ihrer Einladungen unerlässlich ist, um die Qualität Ihrer Kontaktdatenbank zu bewerten.

💬 Das Zitat des Digitevent-Experten:

„Die Zustellbarkeit ist der Reisepass Ihrer E-Mails: Ohne die richtigen technischen Stempel und einen soliden Ruf gelangen Ihre Nachrichten niemals in den Posteingang." - Damien Remise, Account Manager bei Digitevent

Welche Faktoren beeinflussen die Zustellbarkeit von E-Mails?

Die Zustellbarkeit hängt nicht von einem einzigen Parameter ab, sondern von einer Vielzahl technischer, verhaltensbezogener und kontextueller Faktoren. Hier sind die 4 wichtigsten:

Der Ruf des Absenders: Ihr Ruf wird direkt von Ihren Versandpraktiken beeinflusst. Jedes Mal, wenn Sie eine E-Mail versenden, bewerten die Mailserver Ihr Verhalten anhand mehrerer Kriterien:

  • Die Beschwerdequote: Wie viele Empfänger markieren Ihre E-Mails als unerwünscht?
  • Die Bounce-Rate: Wie viele E-Mails werden aufgrund einer ungültigen Adresse zurückgesendet?
  • Die Interaktionsrate: Werden Ihre E-Mails geöffnet, angeklickt oder ungelesen gelöscht?

Der Inhalt der Nachricht: Der Ton, die Schlüsselwörter und die Formatierung können Spamfilter auslösen.

Die technische Konfiguration: Um zuverlässig als vertrauenswürdiger Absender erkannt zu werden, muss Ihre IT-Abteilung drei zentrale Protokolle konfigurieren, die als digitale Ausweise Ihrer E-Mails fungieren und eine zentrale Rolle für deren Glaubwürdigkeit spielen:

  • SPF (Sender Policy Framework), das überprüft, ob die E-Mail tatsächlich von einem für Ihre Domain autorisierten Server gesendet wurde.
  • DKIM (DomainKeys Identified Mail), das eine digitale Signatur anbringt, die garantiert, dass die Nachricht nicht verändert wurde.
  • DMARC, das diese beiden Protokolle koordiniert und den empfangenden Servern mitteilt, was zu tun ist, wenn die Authentifizierung fehlschlägt (durchlassen, unter Quarantäne stellen oder ablehnen).

Das Versandvolumen und die Versandhäufigkeit: Plötzliche Spitzen oder ein zu hohes Tempo können als verdächtig eingestuft werden.

Zahlreiche Faktoren beeinflussen, ob Ihre Einladungen ihr Ziel erreichen. Zum Glück können ein paar einfache und konkrete Regeln Ihre Zustellbarkeitsrate erheblich verbessern.

Hier sind zum Beispiel fünf Symptome, mit denen Sie den Gesundheitszustand Ihrer Kontaktdatenbank diagnostizieren und entsprechend handeln können:

  • Hohe Bounce-Rate: deutet auf eine veraltete oder schlecht qualifizierte Datenbank hin → bereinigen Sie Ihre Datenbank oder überarbeiten Sie die Segmentierung
  • Plötzlicher Rückgang der Öffnungsrate: weist auf ein wahrscheinliches Zustellbarkeitsproblem hin → analysieren Sie die Inhalte und überprüfen Sie die SPF/DKIM-Protokolle, bei Bedarf mit Unterstützung eines technischen Experten
  • Anstieg der Abmeldungen: zeugt von einer unpassenden Botschaft oder einer zu hohen Versandfrequenz → überarbeiten Sie Ihre redaktionelle Strategie
  • Keine Interaktion seit 6 Monaten: deutet auf inaktive Kontakte mit dem Risiko einer endgültigen Abwendung hin → starten Sie eine gezielte Reaktivierungskampagne
  • Fehlender Mehrwert-Inhalt: begleiten Sie die Reaktivierungskampagne, um die Aufmerksamkeit erneut zu gewinnen

8 bewährte Praktiken zur Verbesserung der Zustellbarkeit Ihrer Einladungen

Die Faktoren der E-Mail-Zustellbarkeit zu verstehen, ist gut. Sie in die Praxis umzusetzen, ist besser. Wir zeigen Ihnen einfache und wirksame Maßnahmen, um die Performance Ihrer Kampagnen zu steigern.

1. Bereinigen Sie regelmäßig Ihre Kontaktdatenbank

Denken Sie daran, dass eine saubere Datenbank unerlässlich ist, um einen guten Ruf als Absender zu bewahren. Inaktive, fehlerhafte oder veraltete Adressen führen zu Versandfehlern oder automatischen Abbrüchen.

Um eine effiziente Kontaktdatenbank zu erhalten:

  • Überprüfen oder löschen Sie Kontakte, die seit mehr als 6 Monaten inaktiv sind.
  • Vermeiden Sie gekaufte Datenbanken oder wenden Sie sich an vertrauenswürdige Anbieter.
  • Verwenden Sie Tools zur Validierung von E-Mail-Adressen.

Eine hohe Bounce-Rate ist oft ein Zeichen für eine unqualifizierte Kontaktdatenbank. Langfristig kann dies Ihrem Ruf als Absender ernsthaft schaden und sogar dazu führen, dass Ihre Domain systematisch als Spam eingestuft wird.

Zögern Sie nicht, Online-Tools wie Kickbox zu verwenden, um die Qualität Ihrer Datenbank zu testen.

2. Identifizieren Sie Ihre Domain korrekt

E-Mail-Dienste wie Gmail oder Outlook prüfen, ob Ihre Einladungen tatsächlich von Ihnen versendet werden. Wenden Sie sich an Ihre IT-Abteilung, um sicherzustellen, dass Ihr Domainname korrekt authentifiziert ist und dass die Protokolle SPF, DKIM und DMARC richtig konfiguriert sind.

Wenn die Mehrheit der Empfänger derselben Organisation angehört, beziehen Sie die IT-Abteilung dieser Organisation ein, damit sie eine bestimmte IP-Adresse anerkennt: Das ist das Whitelisting. Bei dieser Praxis wird ein Absender oder eine IP-Adresse zu einer Vertrauensliste hinzugefügt, um zu verhindern, dass E-Mails blockiert werden.
Stellen Sie außerdem sicher, dass Ihre Absenderadresse stimmig und professionell ist.

3. Achten Sie auf den Inhalt Ihrer Einladungen

Der Ton, der Stil und die Struktur Ihrer E-Mail beeinflussen direkt, ob sie im Posteingang oder im Spam-Ordner landet.

Spamfilter analysieren sowohl den Inhalt als auch die Form Ihrer E-Mails:

  • Vermeiden Sie zu werbliche Formulierungen, die berühmten „Spam-Wörter" : „Kostenlos!!!", Erstattet, Geschenk, 100 % gratis, Keine Gebühren, Gewonnen!, usw.
  • Beschränken Sie Großbuchstaben und Ausrufezeichen.
  • Achten Sie auf das Gleichgewicht zwischen Bildern und Texten in Ihren Einladungen.
  • Verfassen Sie Inhalte, die auch ohne Bilder lesbar sind.
  • Fügen Sie Personalisierungselemente hinzu (Vorname, Unternehmen usw.).

4. Halten Sie einen guten Versandrhythmus ein

Wenn Sie zu viele E-Mails auf einmal oder zu häufig versenden, können Sie bei E-Mail-Anbietern Warnungen auslösen. Deshalb sollten Sie:

  • Ihre Versände aufteilen, um Traffic-Spitzen zu vermeiden.
  • Eine konsistente Frequenz wählen, die zu Ihrer Zielgruppe passt.
  • Massenversände an Tausende von Empfängern auf einmal vermeiden.

Manche Server verzögern oder verweigern Sendungen, die als „plötzlich" oder zu massiv eingestuft werden. Beachten Sie, dass eine gute E-Mail-Versandplattform diese Praktiken standardmäßig in ihre Funktionen integriert.

5. Bieten Sie immer eine einfache Abmeldemöglichkeit

Gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist ein Abmeldelink verpflichtend.

Denken Sie daran, einen gut sichtbaren Link in der Fußzeile zu platzieren, und verkomplizieren Sie den Vorgang nicht (keine mehrfachen Klicks, kein angeforderter Nachweis).

Ein Nutzer, der sich nicht einfach abmelden kann, meldet Ihre E-Mail mit größerer Wahrscheinlichkeit als unerwünscht.

Eine einfache Abmeldemöglichkeit zu gewährleisten ist ein Zeichen von Vertrauen und kommt somit Ihrem Ruf zugute.

6. Testen Sie Ihre E-Mails

Eine gut verfasste E-Mail kann trotzdem im Spam landen, wenn sie nicht richtig getestet wird.

Jeder E-Mail-Dienst kann Ihre E-Mail unterschiedlich interpretieren.

  • Führen Sie einen Zustellbarkeitstest an mehrere Anbieter durch (Gmail, Outlook, Yahoo usw.).
  • Analysieren Sie das Layout, die Lesbarkeit und die Platzierung im Posteingang, sowohl am Computer als auch auf dem Smartphone, um ein optimales Erlebnis auf jedem Gerät zu gewährleisten.

Keine Panik: Es gibt Tools wie Mail-tester, um die Zustellbarkeit Ihrer E-Mails zu testen.

7. Analysieren Sie die Ergebnisse und passen Sie sie an

Statistiken sind Ihre besten Verbündeten, um zu verstehen und zu korrigieren, was nicht funktioniert. Behalten Sie diese Kennzahlen im Blick:

  • Die Versandstatus (versendet, in Bearbeitung, verzögert usw.).
  • Die Zustellbarkeitsrate (Anzahl zugestellter E-Mails / Anzahl gesendeter E-Mails) x 100
  • Die Bounce-Rate (Anzahl nicht zugestellter E-Mails / Anzahl gesendeter E-Mails) × 100.
  • Die Öffnungsrate (Anzahl geöffneter E-Mails / Anzahl zugestellter E-Mails) × 100.
  • Die Klickrate (Anzahl der Klicks auf einen Link / Anzahl zugestellter E-Mails) × 100.
  • Abmeldungen und Spam-Beschwerden.

Anomalien schnell zu erkennen ermöglicht es Ihnen, zu reagieren, bevor sie sich auf Ihre nächsten Kampagnen auswirken.

8. Verwenden Sie eine zuverlässige Versandplattform

Die Lösung, die Sie für den Versand Ihrer Einladungen nutzen, spielt eine entscheidende Rolle für deren Zustellbarkeit. Nicht alle Plattformen sind gleichwertig: Manche setzen strenge Regeln um, um Blockaden zu vermeiden, andere nicht.

Setzen Sie auf eine zuverlässige Plattform für den Einladungsversand wie Digitevent, die bewährte technische Praktiken standardmäßig integriert und Ihnen eine klare Analyse der Statistiken Ihrer Kampagnen ermöglicht.

Wie Sie sehen, ist Zustellbarkeit keine reine technische Angelegenheit: Sie ist ein echter Leistungshebel für Ihre Veranstaltungen. Eine nicht zugestellte Einladung ist eine Nachricht, die nie gelesen wird, ein Teilnehmer weniger und eine verpasste Chance.

Lassen Sie Ihre Einladungen nicht in Vergessenheit geraten. Testen Sie jetzt Digitevent , damit Ihre E-Mails ihr Ziel mühelos erreichen.