Sie haben eine schöne Einladung für Ihre Veranstaltung gestaltet, den Betreff verfeinert, Ihre Kontaktliste segmentiert und auf „Senden" geklickt. Mission erfüllt? Nicht ganz.
Laut einer 2022 von Campaign Monitor durchgeführten Studie liegt die durchschnittliche Öffnungsrate bei etwa 21,5 %. Zwischen dem Versand und dem tatsächlichen Empfang einer E-Mail verbirgt sich jedoch ein oft unterschätzter Faktor: die Zustellbarkeit.
Sie ist einer der stärksten und meist unterschätzten Hebel für die Marketingleistung.
In diesem Artikel erklären wir Ihnen, was Zustellbarkeit ist, welche Faktoren sie beeinflussen und vor allem, wie Sie sie konkret verbessern können.
Definition der E-Mail-Zustellbarkeit
Die Zustellbarkeit bezeichnet die Fähigkeit Ihrer E-Mail, den Posteingang des Empfängers zu erreichen, ohne von Spamfiltern blockiert oder von Servern abgelehnt zu werden.
Entgegen einem weit verbreiteten Irrtum bedeutet ein Klick auf „Senden" nicht, dass die E-Mail auch angekommen ist.
Wie wird sie berechnet?
Sie können die Zustellbarkeit mit einer einfachen Kennzahl messen: der Zustellrate. Diese berechnet sich wie folgt:
Zustellrate = (Anzahl zugestellter E-Mails / Anzahl gesendeter E-Mails) x 100
Wenn Sie beispielsweise 300 Einladungen versenden und 288 davon ankommen, liegt Ihre Zustellrate bei 96 %. Ein guter Wert wird allgemein mit über 95 % angesetzt.
Unterschied zur Öffnungsrate
Sie sollten klar zwischen Zustellrate und Öffnungsrate unterscheiden.
Die Zustellrate zeigt an, ob die E-Mail den Posteingang erreicht hat, während die Öffnungsrate angibt, ob der Empfänger die E-Mail geöffnet hat.
Denken Sie daran: Eine gute Öffnungsrate ist ohne eine gute Zustellbarkeit nicht möglich, sie ist die erste Voraussetzung für eine wirksame E-Mail.
Die wichtigsten Sendestatus
Eine Plattform für den Versand von Einladungen wie Digitevent liefert detaillierte Sendestatus, mit denen Sie nachvollziehen können, was nach dem Klick auf „Senden" passiert:
- Wird gesendet: Die Nachricht ist auf dem Weg. Sie hat die Plattform verlassen, wurde aber vom Server des Empfängers noch nicht angenommen.
- Versendet: Die E-Mail wurde vom empfangenden Server angenommen. Sie kann nun im Posteingang erscheinen oder im Spam-Ordner.
- Verzögert: Der Server des Empfängers ist vorübergehend nicht erreichbar. Der Versand wird 72 Stunden lang erneut versucht.
- Geöffnet / Angeklickt: Die E-Mail wurde angesehen oder ein Link wurde angeklickt. Das sind Interaktionssignale, die bestätigen, dass die Nachricht tatsächlich zugestellt wurde.
- Abgebrochen: Die E-Mail wurde nicht versendet, weil die Adresse als ungültig bekannt ist.
- Endgültiger Bounce: Die E-Mail wurde abgelehnt, weil die Adresse des Empfängers fehlerhaft ist oder nicht mehr existiert.
Ein hoher Anteil an Bounces oder Abbrüchen kann beispielsweise einen Rückgang Ihrer Zustellrate erklären.
Denken Sie daran, dass die Analyse der Sendestatus Ihrer Einladungen unerlässlich ist, um die Qualität Ihrer Kontaktdatenbank zu beurteilen.
💬 Das Zitat des Digitevent-Experten:
„Die Zustellbarkeit ist der Pass Ihrer E-Mails: Ohne die richtigen technischen Stempel und einen soliden Ruf werden Ihre Nachrichten niemals den Posteingang erreichen." - Damien Remise, Account Manager bei Digitevent
Welche Faktoren beeinflussen die Zustellbarkeit von E-Mails?
Die Zustellbarkeit hängt nicht von einem einzigen Parameter ab, sondern von einer Kombination technischer, verhaltensbezogener und kontextueller Faktoren. Hier sind die 4 wichtigsten:
Der Ruf des Absenders: Ihr Ruf wird direkt durch Ihre Versandpraktiken beeinflusst. Jedes Mal, wenn Sie eine E-Mail senden, bewerten die Mailserver Ihr Verhalten anhand mehrerer Kriterien:
- Die Beschwerderate: Wie viele Empfänger markieren Ihre E-Mails als unerwünscht?
- Die Bounce-Rate: Wie viele E-Mails werden wegen einer ungültigen Adresse zurückgesendet?
- Die Engagement-Rate: Werden Ihre E-Mails geöffnet, angeklickt oder ungelesen gelöscht?
Der Inhalt der Nachricht: Ton, Schlüsselwörter und Formatierung können Spamfilter auslösen.
Die technische Konfiguration: Um zuverlässig als vertrauenswürdiger Absender erkannt zu werden, muss Ihre IT-Abteilung drei zentrale Protokolle konfigurieren, die wie digitale Ausweise Ihrer E-Mails wirken und eine zentrale Rolle für deren Glaubwürdigkeit spielen:
- SPF (Sender Policy Framework), das überprüft, ob die E-Mail tatsächlich von einem für Ihre Domain autorisierten Server gesendet wurde.
- DKIM (DomainKeys Identified Mail), das eine digitale Signatur hinzufügt, die garantiert, dass die Nachricht nicht verändert wurde.
- DMARC, das diese beiden Protokolle koordiniert und den empfangenden Servern vorgibt, was bei einem fehlgeschlagenen Authentifizierungsversuch zu tun ist (durchlassen, in Quarantäne stellen oder ablehnen).
Versandvolumen und -häufigkeit: Plötzliche Spitzen oder ein zu hohes Tempo können als verdächtig eingestuft werden.
Viele Faktoren beeinflussen, ob Ihre Einladungen ihr Ziel erreichen. Glücklicherweise können einige einfache und konkrete Regeln Ihre Zustellrate erheblich verbessern.
8 bewährte Methoden zur Verbesserung der Zustellbarkeit Ihrer Einladungen
Die Faktoren der E-Mail-Zustellbarkeit zu verstehen, ist gut. Sie in die Praxis umzusetzen, ist besser. Wir zeigen Ihnen einfache und wirksame Maßnahmen, um die Leistung Ihrer Kampagnen zu steigern.
1. Pflegen Sie Ihre Kontaktdatenbank regelmäßig
Denken Sie daran, dass eine saubere Datenbank unerlässlich ist, um einen guten Absenderruf zu bewahren. Inaktive, fehlerhafte oder veraltete Adressen führen zu Versandfehlern oder automatischen Abbrüchen.
Um eine wirksame Kontaktdatenbank zu erhalten:
- Überprüfen oder entfernen Sie Kontakte, die seit mehr als 6 Monaten inaktiv sind.
- Vermeiden Sie gekaufte Datenbanken oder wenden Sie sich an vertrauenswürdige Anbieter.
- Nutzen Sie Tools zur Validierung von E-Mail-Adressen.
Eine hohe Bounce-Rate ist oft ein Zeichen für eine unqualifizierte Kontaktdatenbank. Langfristig kann das Ihrem Absenderruf ernsthaft schaden und sogar dazu führen, dass Ihre Domain systematisch als Spam eingestuft wird.
Nutzen Sie gerne Online-Tools wie Kickbox, um die Qualität Ihrer Datenbank zu testen.
2. Identifizieren Sie Ihre Domain korrekt
E-Mail-Dienste wie Gmail oder Outlook prüfen, ob Ihre Einladungen tatsächlich von Ihnen gesendet wurden. Wenden Sie sich an Ihre IT-Abteilung, um sicherzustellen, dass Ihre Domain ordnungsgemäß authentifiziert ist und die Protokolle SPF, DKIM und DMARC korrekt konfiguriert sind.
Wenn die Mehrheit der Empfänger zu derselben Organisation gehört, binden Sie deren IT-Abteilung ein, damit sie eine bestimmte IP-Adresse anerkennt: das sogenannte Whitelisting. Dabei wird ein Absender oder eine IP-Adresse zu einer Liste vertrauenswürdiger Quellen hinzugefügt, damit E-Mails nicht blockiert werden.
Stellen Sie außerdem sicher, dass Ihre Absenderadresse einheitlich und professionell ist.
3. Achten Sie auf den Inhalt Ihrer Einladungen
Der Ton, der Stil und der Aufbau Ihrer E-Mail beeinflussen direkt, ob sie im Posteingang landet oder im Spam-Ordner.
Spamfilter analysieren sowohl den Inhalt als auch die Form Ihrer E-Mails:
- Vermeiden Sie zu werbliche Formulierungen, die bekannten „Spam-Wörter": „Kostenlos!!!", Erstattet, Geschenk, 100 % kostenlos, Keine Kosten, Gewonnen!
- Beschränken Sie Großbuchstaben und Ausrufezeichen.
- Achten Sie auf ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Bildern und Text in Ihren Einladungen.
- Verfassen Sie Inhalte, die auch ohne Bilder lesbar sind.
- Fügen Sie personalisierte Elemente hinzu (Vorname, Unternehmen usw.).
4. Achten Sie auf einen angemessenen Versandrhythmus
Wenn Sie zu viele E-Mails auf einmal oder zu häufig versenden, können Sie bei den E-Mail-Anbietern Warnmeldungen auslösen. Deshalb sollten Sie:
- Ihre Versände aufteilen, um Trafficspitzen zu vermeiden.
- Eine konsistente und auf Ihre Zielgruppe abgestimmte Häufigkeit wählen.
- Massenversände an Tausende Empfänger auf einmal vermeiden.
Manche Server verzögern oder verweigern Versände, die als „plötzlich" oder zu massiv eingestuft werden. Beachten Sie, dass eine gute E-Mail-Versandplattform diese Praktiken standardmäßig in ihre Funktionen integriert.
5. Bieten Sie immer eine einfache Abmeldemöglichkeit
Gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist ein Abmeldelink Pflicht.
Denken Sie daran, einen gut sichtbaren Link in der Fußzeile zu platzieren, und machen Sie den Vorgang nicht unnötig kompliziert (keine mehrfachen Klicks, kein Nachweis erforderlich).
Ein Nutzer, der sich nicht einfach abmelden kann, meldet Ihre E-Mail eher als Spam.
Eine einfache Abmeldung schafft Vertrauen und wirkt sich dadurch positiv auf Ihren Ruf aus.
6. Testen Sie Ihre E-Mails
Eine gut geschriebene E-Mail kann trotzdem im Spam landen, wenn sie nicht richtig getestet wurde.
Jeder E-Mail-Dienst kann Ihre E-Mail unterschiedlich interpretieren.
- Führen Sie einen Zustellbarkeitstest bei mehreren Anbietern durch (Gmail, Outlook, Yahoo usw.).
- Prüfen Sie Layout, Lesbarkeit und Platzierung im Posteingang sowohl am Computer als auch auf dem Smartphone, um auf jedem Endgerät ein optimales Erlebnis zu gewährleisten.
Keine Sorge: Es gibt Tools wie Mail-tester, mit denen Sie die Zustellbarkeit Ihrer E-Mails testen können.
7. Analysieren Sie die Ergebnisse und passen Sie an
Statistiken sind Ihre besten Verbündeten, um zu verstehen und zu korrigieren, was nicht funktioniert. Behalten Sie diese Kennzahlen im Blick:
- Die Sendestatus (versendet, wird gesendet, verzögert usw.).
- Die Zustellrate (Anzahl zugestellter E-Mails / Anzahl gesendeter E-Mails) x 100
- Die Bounce-Rate (Anzahl nicht zugestellter E-Mails / Anzahl gesendeter E-Mails) × 100.
- Die Öffnungsrate (Anzahl geöffneter E-Mails / Anzahl zugestellter E-Mails) × 100.
- Die Klickrate (Anzahl der Klicks auf einen Link / Anzahl zugestellter E-Mails) × 100.
- Abmeldungen und Spam-Beschwerden.
Wenn Sie Auffälligkeiten frühzeitig erkennen, können Sie reagieren, bevor sie sich auf Ihre nächsten Kampagnen auswirken.
8. Nutzen Sie eine zuverlässige Versandplattform
Die Lösung, die Sie zum Versand Ihrer Einladungen verwenden, spielt eine entscheidende Rolle für deren Zustellbarkeit. Nicht alle Plattformen sind gleich: Manche wenden strenge Regeln an, um Blockierungen zu vermeiden, andere nicht.
Setzen Sie auf eine zuverlässige Plattform für den Versand von Einladungen wie Digitevent, die technische Best Practices standardmäßig integriert und Ihnen eine klare Analyse der Statistiken Ihrer Kampagnen ermöglicht.
Wie Sie sehen, ist Zustellbarkeit keine reine Technikfrage: Sie ist ein echter Leistungshebel für Ihre Veranstaltungen. Eine nicht zugestellte Einladung ist eine Nachricht, die niemals gelesen wird, ein Teilnehmer weniger und eine verpasste Chance.
Lassen Sie Ihre Einladungen nicht in Vergessenheit geraten. Testen Sie Digitevent jetzt und sorgen Sie mühelos dafür, dass Ihre E-Mails ihr Ziel erreichen.
