Seit einem Jahr passen Veranstalter ihre Events mit bemerkenswerter Resilienz weiterhin an die von den Hygienevorschriften geforderten Formate an.

Zunächst haben wir eine einfache Übertragung physischer Veranstaltungen ins virtuelle Format beobachtet, was angesichts des Verbots jeglicher physischer Zusammenkünfte das kleinere Übel war. Wir sind der Meinung, dass dieser einfache Wechsel nicht ausreicht.

Seit der Lockerung der Hygienevorschriften hört man überall von hybriden Formaten. Auf den ersten Blick scheint dies das Beste aus beiden Welten zu sein: Verbindungen schaffen und gleichzeitig Kosten senken sowie möglichst viele Teilnehmer erreichen und dabei den CO2-Fußabdruck der Veranstaltung reduzieren.

Wir schwimmen damit vielleicht gegen den Strom, aber bei Digitevent sind wir der Ansicht, dass sich das hybride Format nur für bestimmte, ganz spezifische Arten von Veranstaltungen eignet (die wir im Folgenden näher erläutern).

Wir müssen die Grundlagen neu betrachten und verstehen, welche Formate welchen Veranstaltungszielen am besten gerecht werden.

1. 😅 Warum das hybride Format nicht zu jeder Veranstaltung passt

  • Die Kannibalisierung

Die Kannibalisierung ist eines der größten Probleme hybrider Veranstaltungen: Manche Teilnehmer, die eigentlich vor Ort gekommen wären, bleiben lieber zu Hause. Dadurch lässt sich die Zahl der tatsächlichen Vor-Ort-Teilnehmer schwerer genau vorhersagen, und man beobachtet bei hybriden Veranstaltungen mehr No-Shows.

  • Eine hybride Veranstaltung ist eigentlich zwei Veranstaltungen.

Bei der Organisation einer hybriden Veranstaltung müssen Sie natürlich eine Vielzahl von Faktoren berücksichtigen.

Auf der virtuellen Seite: die Regie vor Ort, die Live-Übertragung und Aufzeichnung, die Moderation der Interaktionsplattform, die Umsetzung. Manche Videokonferenz-Tools verlangen beispielsweise von den Moderatoren, Teilnehmer erst "zuzulassen", was bei zu langer Wartezeit für einen Teil der Gäste frustrierend sein kann!

Auf der physischen Seite: der Veranstaltungsort, der Caterer, das Organisations- und Empfangspersonal, die Veranstaltungslogistik usw.

Man geht daher davon aus, dass eine hybride Veranstaltung im Durchschnitt etwa 1,5- bis 2-mal so teuer ist wie eine rein physische Veranstaltung. Zusätzlich zu diesen budgetären und logistischen Einschränkungen kommt ein deutlicher Zeitfaktor hinzu, da neben dem physischen Projekt auch der virtuelle technologische Teil organisiert und sorgfältig umgesetzt werden muss.

  • Die Schwierigkeit, ein einheitliches Erlebnis zu schaffen

Ihre hybride Veranstaltung muss allen Teilnehmertypen ein stimmiges und angenehmes Erlebnis bieten. Es ist jedoch schwierig, ein einheitliches und über zwei unterschiedliche Veranstaltungsformate hinweg synchronisiertes Erlebnis zu schaffen. Zudem kann es schwierig sein, die Interaktionen zwischen dem Publikum vor Ort und dem virtuellen Publikum zu synchronisieren.

2. 🎥 Welche Formate für welche Ziele?

Ziele, die NICHT mit dem hybriden Format kompatibel sind.

Man kann nicht immer alles haben. Für manche Ziele ist es besser, einem Format den Vorzug zu geben statt einem anderen. Diese Formate zu mischen, ist nicht unbedingt die passendste Lösung.

  • Teambuilding

Kann man wirklich behaupten, dass eine Online-Aktivität oder ein virtueller Feierabend-Umtrunk einem Teambuilding vor Ort gleichkommt? Diese Art von Veranstaltung soll Verbindungen schaffen und ist damit per Definition für das virtuelle Format ungeeignet (und noch weniger für das hybride Format, da sonst eine der beiden Gruppen benachteiligt wird: die virtuellen oder die vor Ort anwesenden Teilnehmer!)

  • Geschäftsessen mit Kunden

Geschäftsessen mit Kunden dienen dazu, eine enge Bindung zu Ihren Kunden aufzubauen und einen menschlichen Kontakt herzustellen, der weit über eine rein geschäftliche Beziehung hinausgeht. Diese Art von Veranstaltung wird es daher deutlich schwerer haben, virtuell oder hybrid ihre Wirkung zu entfalten, und ist in diesen Formaten entsprechend weniger effektiv.

  • VIP-Meetings und VIP-Veranstaltungen

Die verschiedenen VIP-Gruppen (Partner, wichtige Kunden, Lieferanten usw.) werden sich mit einer virtuellen Veranstaltung nicht zufriedengeben, und das sollten Sie auch nicht von ihnen erwarten. Die Schönheit eines Ortes, die vor Ort servierten Buffets, das Servicepersonal und all die anderen Leistungen, die eine VIP-Veranstaltung so angenehm machen, lassen sich virtuell nicht reproduzieren und können daher auch bei einer hybriden Veranstaltung nicht optimal umgesetzt werden.

Ziele, die mit dem hybriden Format kompatibel sind.

  • Bekanntheitsveranstaltungen

Nichts eignet sich besser, um bekannt zu werden, als von möglichst vielen Menschen gesehen zu werden. Warum also nicht den persönlichen Kontakt vor Ort mit der grenzenlosen Reichweite des virtuellen Formats kombinieren? Bekanntheitsveranstaltungen sind das perfekte Beispiel für Veranstaltungen, die vom hybriden Format profitieren.

  • Das Networking

Networking kann vom hybriden Format profitieren: Während Treffen vor Ort punktuell stattfinden, wäre ein virtuelles Verzeichnis eine gute Ergänzung zu diesen B2B-Begegnungen.

  • Deal-Abschlüsse

Um Ihre Interessenten in Kunden umzuwandeln oder um Leads zu generieren, erzielen beide Formate (vor Ort und virtuell) ein ähnliches Ergebnis. Das hybride Format eignet sich daher hervorragend für diese Art von Event.

Meist wird das virtuelle Format genutzt, um

Informationen an Interessenten bereitzustellen oder von ihnen einzuholen (Top of Funnel), während das Format vor Ort genutzt wird, um zu überzeugen (Bottom of Funnel).

  • Der Wissensaustausch

Für alle Veranstaltungen, die dem Wissensaustausch dienen (Verbände, Dachverbände, Kongresse usw.), eignen sich beide Formate. Sowohl vor Ort als auch virtuell lassen sich Informationen wirkungsvoll vermitteln. Zudem sorgt das virtuelle Format dafür, dass Ihre Präsentationsmaterialien (PowerPoint, Videos, Grafiken usw.) garantiert von allen Zuschauern gut zu sehen sind.

🤓 Fazit

Die beste Option ist nicht immer die mit den meisten Verbreitungskanälen: Man sollte das Beste aus dem herausholen, was jedes Format zu bieten hat, sich klar auf das jeweilige Ziel der Veranstaltung konzentrieren und nicht grundsätzlich auf Omnichannel-Strategien setzen, die kontraproduktiv sein können.