Seit einem Jahr passen Veranstalter ihre Events mit viel Durchhaltevermögen weiterhin an die von den Hygienevorschriften geforderten Formate an.

Zunächst haben wir eine einfache Übertragung physischer Events ins virtuelle Format beobachtet, was angesichts des Verbots jeglicher physischer Zusammenkünfte das kleinere Übel war. Wir sind der Meinung, dass dieser einfache Wechsel nicht ausreicht.

Seit der Lockerung der Hygienevorschriften ist überall von hybriden Formaten die Rede. Auf den ersten Blick scheint das die beste aller Welten zu sein: Kontakte knüpfen und gleichzeitig Kosten senken, eine möglichst große Zahl an Teilnehmern erreichen und dabei den CO2-Fußabdruck der Veranstaltung reduzieren.

Wir schwimmen damit vielleicht gegen den Strom, aber bei Digitevent sind wir der Ansicht, dass sich das hybride Format nur für ganz bestimmte Veranstaltungsarten eignet (im Folgenden näher erläutert).

Wir müssen die Grundlagen neu betrachten und verstehen, welches Format welchen Veranstaltungszielen am besten entspricht.

1. 😅 Warum das hybride Format nicht zu jeder Veranstaltung passt

  • Die Kannibalisierung

Die Kannibalisierung ist eines der größten Probleme hybrider Veranstaltungen: Manche Teilnehmer, die eigentlich vor Ort gekommen wären, bleiben lieber zu Hause. Dadurch lässt sich die Zahl der Vor-Ort-Anmeldungen schwerer genau beziffern, und bei hybriden Veranstaltungen gibt es mehr No-Shows.

  • Eine hybride Veranstaltung ist zwei Veranstaltungen.

Bei der Organisation einer hybriden Veranstaltung müssen Sie natürlich eine Vielzahl von Faktoren berücksichtigen.

Auf der virtuellen Seite: die Regie vor Ort, die Live-Übertragung und Aufzeichnung, die Moderation der Interaktionsplattform, die Umsetzung. Manche Videokonferenz-Tools verlangen zum Beispiel, dass Moderatoren die Teilnehmer erst „annehmen" müssen, was bei zu langer Wartezeit für einen Teil der Gäste frustrierend sein kann!

Auf der physischen Seite: der Veranstaltungsort, der Caterer, das Organisations- und Empfangspersonal, die Eventlogistik.

Man schätzt daher, dass eine hybride Veranstaltung im Durchschnitt etwa 1,5- bis 2-mal so teuer ist wie eine rein physische Veranstaltung. Zu diesen budgetären und logistischen Einschränkungen kommt noch ein klarer Zeitfaktor hinzu, da der virtuelle, technische Teil zusätzlich zum physischen Projekt organisiert und betreut werden muss.

  • Die Schwierigkeit, ein einheitliches Erlebnis zu schaffen

Ihre hybride Veranstaltung muss allen Teilnehmertypen ein stimmiges und angenehmes Erlebnis bieten. Es ist jedoch schwierig, über zwei unterschiedliche Veranstaltungsformate hinweg ein einheitliches und synchronisiertes Event-Erlebnis zu schaffen. Zudem kann es schwierig sein, die Interaktionen zwischen dem Publikum vor Ort und dem virtuellen Publikum zu synchronisieren.

2. 🎥 Welches Format für welches Ziel?

Ziele, die NICHT mit dem hybriden Format kompatibel sind.

Man kann nicht immer alles haben. Bei manchen Zielen ist es besser, ein Format dem anderen vorzuziehen. Diese Formate zu vermischen, ist nicht zwangsläufig die passendste Lösung.

  • Teambuilding-Events

Kann man wirklich behaupten, dass eine Online-Animation oder ein virtueller Feierabenddrink einem Teambuilding vor Ort gleichkommt? Diese Art von Veranstaltung soll Beziehungen stärken und ist damit per Definition für das virtuelle Format ungeeignet (und noch weniger für das hybride, mit dem Risiko, eine der beiden Gruppen zu benachteiligen: die virtuellen oder die physisch anwesenden Teilnehmer!)

  • Kunden-Mittagessen

Kunden-Mittagessen dienen dazu, eine starke Bindung zu Ihren Kunden aufzubauen und einen menschlichen Kontakt herzustellen, der weit über eine rein geschäftliche Beziehung hinausgeht. Diese Art von Veranstaltung wird es daher deutlich schwerer haben, virtuell oder hybrid wirkungsvoll zu sein, und ist in diesen Formaten entsprechend weniger effektiv.

  • VIP-Meetings und -Events

Die verschiedenen VIP-Typen (Partner, wichtige Kunden, Lieferanten und Ähnliche) werden sich mit einer virtuellen Veranstaltung nicht zufriedengeben, und das sollten Sie auch nicht von ihnen erwarten. Die Schönheit eines Ortes, das Buffet vor Ort, das Servicepersonal und all die anderen Leistungen, die ein VIP-Event so angenehm machen, lassen sich virtuell nicht nachbilden und können daher auch bei einer hybriden Veranstaltung nicht optimal umgesetzt werden.

Ziele, die mit dem hybriden Format kompatibel sind.

  • Bekanntheits-Events

Es gibt nichts Besseres, um bekannt zu werden, als von möglichst vielen Menschen gesehen zu werden. Warum also nicht den persönlichen Kontakt vor Ort mit der grenzenlosen Reichweite des virtuellen Formats kombinieren? Bekanntheits-Events sind das perfekte Beispiel für Veranstaltungen, die vom hybriden Format profitieren.

  • Networking

Networking kann vom hybriden Format profitieren: Während persönliche Treffen punktuell stattfinden, wäre ein virtuelles Verzeichnis eine gute Ergänzung zu diesen B2B-Begegnungen.

  • Der Abschluss von Deals

Um Interessenten in Kunden umzuwandeln (oder um Leads zu sammeln), liefern beide Formate, physisch und virtuell, ein ähnliches Ergebnis. Das hybride Format eignet sich daher sehr gut für diese Art von Event.

Meistens nutzt man das virtuelle Format, um Informationen zu sammeln oder bereitzustellen

für die eigenen Interessenten (oberer Trichterbereich), und das Präsenzformat nutzt man, um zu überzeugen (unterer Trichterbereich).

  • Wissensaustausch

Für alle Veranstaltungen mit dem Ziel des Wissensaustauschs (Verbände, Dachverbände, Kongresse und Ähnliches) eignen sich beide Formate. Sowohl das Präsenz- als auch das virtuelle Format ermöglichen es, Informationen effizient zu vermitteln. Zudem gibt das virtuelle Format die Gewissheit, dass Ihre Unterlagen (PowerPoint, Videos, Grafiken und Ähnliches) von allen Zuschauern gut gesehen werden.

🤓 Fazit

Die beste Option ist nicht immer die, die die meisten Verbreitungskanäle bietet: Man sollte das Beste aus dem herausholen, was jedes Format zu bieten hat, sich klar auf das jeweilige Ziel der Veranstaltung konzentrieren und nicht immer auf Omnichannel-Strategien setzen, die kontraproduktiv sein können.