Wir haben für Sie eine Liste mit 10 entscheidenden Aspekten zusammengestellt, die Sie bei der Nutzung Ihrer nächsten Anmeldeplattform beachten sollten.

1. Bestimmen Sie Ihre Anforderungen

Die Wahl Ihrer Anmeldeplattform sollte auf einem genauen Verständnis und einer klaren Antizipation Ihrer Anforderungen beruhen.

So können Sie Funktionen und Preise objektiv vergleichen.

Hier sind einige Punkte, die Ihre Entscheidung stark beeinflussen können:

  • Ist die Anmeldung zu meiner Veranstaltung kostenlos oder kostenpflichtig (Ticketing)?
  • Muss die Plattform Gruppenanmeldungen verwalten können?
  • Benötige ich zusätzliche Funktionen neben der Anmeldung: Check-in, Networking, Termine zwischen den Teilnehmern usw.?

2. Unterschätzen Sie Datenschutz und Sicherheit nicht!

Ein Vorteil der Nutzung einer Plattform ist, dass Sie Ihre Teilnehmerlisten nicht mehr per E-Mail teilen müssen und den Kreis der Zugriffsberechtigten einschränken können. Dafür muss die gewählte Plattform allerdings sicher sein. Um dies sicherzustellen:

  • Lesen Sie zumindest die wichtigsten Punkte der Datenschutzrichtlinie
  • Achten Sie darauf, dass die Plattform eine glaubwürdige Größe und Marktreife hat
  • Fragen Sie, ob Sicherheitsaudits durchgeführt wurden
  • Fragen Sie nach Details zur DSGVO-Konformität
  • Prüfen Sie, ob die Daten in der EU gespeichert werden. Ein französisches Unternehmen (z. B. Digitevent, Weezevent) unterliegt mit größerer Wahrscheinlichkeit einem ähnlichen rechtlichen Rahmen wie Sie.

3. Vergleichen Sie!

Ein Verkaufsversprechen und eine gute Präsentation allein reichen nicht aus. Fordern Sie eine Produktdemo und/oder einen Testzugang an. So können Sie sich ein Bild von der Nutzererfahrung machen, sowohl für Ihre künftigen Teilnehmer als auch für das Organisationsteam. Vergleichen Sie außerdem die Bewertungen auf Google. „Die gewählte Plattform muss benutzerfreundlich, schnell und vertrauenswürdig sein“, erklärt Lucien Derhy, Mitgründer von Digitevent. „Die Arbeit damit muss Ihnen Freude machen!“ Hinter dem Begriff „Anmeldeplattform“ können sich nämlich ganz unterschiedliche Realitäten verbergen, die keineswegs gleichwertig sind.

4. Stürzen Sie sich nicht überstürzt in die Konfiguration der Plattform

Die Plattform ist ein Mittel, um Ihren Veranstaltungsplan technisch umzusetzen. Dafür muss Ihre Strategie jedoch vorher klar definiert sein. Bevor Sie mit der Konfiguration beginnen, sollten Sie wissen, wer Ihre Zielgruppen sind und welche Motivation sie haben, an der Veranstaltung teilzunehmen. Fragen Sie sich immer, warum und wodurch Ihre Teilnehmer kommen. Auf dieser Basis können Sie einen optimalen Kommunikationsplan erstellen und die richtige Botschaft vermitteln, sowohl in den Kampagnen als auch auf der Anmeldeseite.

Setzen Sie sich klare Ziele, insbesondere hinsichtlich des Anmeldeverlaufs. Wenn Sie ein Ziel für die Teilnehmerzahl festlegen und eine Konversionsrate annehmen, wissen Sie, wie viele Interessenten Sie einladen müssen, und können bei Bedarf erkennen, ob Sie Ihre Marketingbemühungen verstärken sollten.

5. Importieren Sie Ihre Markenrichtlinien und setzen Sie sie gewissenhaft um!

Bleiben Sie Ihrem Markenimage treu, sowohl auf der Website als auch in Ihren Marketingkampagnen.

  • Importieren Sie ein aktuelles, gut freigestelltes Logo im PNG-Format
  • Bestimmen Sie die 4 bis 5 offiziellen Farben der Markenpalette. Verwenden Sie ausschließlich diese und improvisieren Sie keine Abwandlungen.
  • Bestimmen Sie die von der Marke verwendete Schriftart (manchmal unterschiedlich für Fließtext und Überschriften)
  • Bestimmen Sie den Grad der Abrundung, insbesondere bei Buttons. Die Marke Orange ist beispielsweise „eckig“, während Natixis deutlich „runder“ ist.
  • Verwenden Sie ausschließlich Bildmaterial der Marke!

Eine gute Plattform sollte es Ihnen ermöglichen, ansprechende, markengerechte Websites zu erstellen, ohne dass Sie selbst gestalterischen Aufwand betreiben müssen. Bei einer Plattform wie Digitevent beispielsweise ist Ihre Markenrichtlinie zentral hinterlegt, um eine einheitliche Gestaltung zu gewährleisten.

6. Achten Sie darauf, dass Ihre Event-Website ansprechend und vollständig ist

Organisatoren neigen dazu, sich beim Erstellen der Event-Website nicht in die Lage des Gastes zu versetzen. Für sie, die alle Details der Organisation kennen, sind manche Punkte selbstverständlich geworden. Nehmen Sie sich vor dem Start Zeit, verschiedene Personen zu befragen, und stellen Sie ihnen Fragen wie:

  • „Welche Argumente würden dich dazu bringen, dich für die Veranstaltung anzumelden?
  • „Wenn du dich anmelden müsstest, welche Informationen würdest du brauchen“?

Hier sind einige Beispiele für Punkte, auf die Ihre Website eingehen sollte:

  • Nutzen einer Teilnahme an der Veranstaltung
  • Adresse und Anfahrtsplan (Parkplätze, Mitfahrgelegenheiten, Shuttles usw.)
  • Preis und Stornobedingungen
  • Möglichkeit, in Begleitung zu kommen oder die Einladung an einen Kollegen weiterzugeben
  • Wie kann man seine Anmeldung ändern?

Planen Sie eine FAQ und eine Möglichkeit für die Teilnehmer ein, Sie direkt über die Anmeldeseite zu kontaktieren.

7. Gestalten Sie ein kurzes und klares Anmeldeformular

Das Anmeldeformular sollte einfach und klar sein. Je weniger Fragen Sie stellen, desto höher ist die Konversionsrate. Zwei Ansätze bieten sich an:

  • Segmentieren Sie Ihre Formulare so, dass jeder Gast nur die für ihn relevanten Fragen sieht (fragen Sie zum Beispiel nur diejenigen nach Ernährungseinschränkungen, die angegeben haben, am „Mittagessen der Veranstaltung“ teilzunehmen)
  • Versenden Sie nach der Anmeldung einen ergänzenden Fragebogen, um weitere, weniger wichtige Informationen zu erfragen.

8. Legen Sie Ihre Einladungs- und Erinnerungsstrategie fest

Gestalten Sie Ihre Einladungsnachrichten sorgfältig. Wählen Sie eine Plattform, mit der Sie Ihre Kampagnen segmentieren können, um je nach Gästetyp unterschiedliche Einladungssequenzen zu versenden. Sie sollten in der Lage sein, nur diejenigen zu erinnern, die sich noch nicht angemeldet haben. Legen Sie genau fest, wie viele Erinnerungen Sie versenden und zu welchen Terminen. Versenden Sie jede Erinnerung zu unterschiedlichen Uhrzeiten und Wochentagen, um die Chancen zu erhöhen, Ihre Zielgruppe zu erreichen, und verwenden Sie unterschiedliche Argumente, um sicherzugehen, dass sie wirken!

9. Testen, testen und durchführen!

Seien Sie Perfektionist und behalten Sie den Überblick. Testen Sie den gesamten Anmeldeprozess. Ein guter Weg, um Fehler zu finden, ist es, den Prozess einigen Kollegen vollständig vorzuführen. Decken Sie dabei jedes Mal einen anderen Fall ab (z. B. den Ablauf auf dem Smartphone, den Ablauf für einen VIP-Teilnehmer usw.).

10. Erstellen Sie einen Leistungsbericht und optimieren Sie kontinuierlich!

Bemühen Sie sich während und nach der Veranstaltung, einen schriftlichen Bericht über Ihre Erfahrungen mit der Plattform zu erstellen. Halten Sie fest, was gut funktioniert hat und was gefehlt hat (oder was Sie Zeit gekostet hat). Geben Sie diesen Bericht an Ihr Team und Ihren Ansprechpartner bei der Plattform weiter, um daraus Lehren zu ziehen und die Organisation künftiger Veranstaltungen zu verbessern.