Wir haben für Sie eine Liste mit 10 entscheidenden Aspekten zusammengestellt, die Sie bei der Nutzung Ihrer nächsten Anmeldeplattform berücksichtigen sollten.

1. Ermitteln Sie Ihre Anforderungen

Die Wahl Ihrer Anmeldeplattform sollte auf einem genauen Verständnis und einer vorausschauenden Einschätzung Ihrer Anforderungen beruhen.

So können Sie Funktionen und Preise objektiv vergleichen.

Hier sind einige Aspekte, die Ihre Wahl stark beeinflussen können:

  • Ist die Anmeldung zu meiner Veranstaltung kostenlos oder kostenpflichtig (Ticketing)?
  • Muss die Plattform Gruppenanmeldungen verwalten können?
  • Benötige ich zusätzliche Funktionen neben der Anmeldung: Check-in, Networking, Termine zwischen den Teilnehmern usw.

2. Unterschätzen Sie Datenschutz und Sicherheit nicht!

Ein Vorteil der Nutzung einer Plattform besteht darin, dass Sie Ihre Listen nicht mehr per E-Mail teilen müssen und den Kreis der Zugriffsberechtigten einschränken können. Allerdings muss die gewählte Plattform auch sicher sein. Um sich davon zu überzeugen:

  • Lesen Sie die wichtigsten Punkte ihrer Datenschutzrichtlinie
  • Vergewissern Sie sich, dass die Plattform eine glaubwürdige Größe und Erfahrung vorweisen kann
  • Fragen Sie nach, ob Sicherheitsaudits durchgeführt wurden
  • Fragen Sie nach Details zur DSGVO-Konformität
  • Prüfen Sie, ob die Daten in der EU gespeichert werden. Ein europäisches Unternehmen (z. B. Digitevent, Weezevent) hat größere Chancen, einem ähnlichen regulatorischen Rahmen wie Ihrem eigenen zu unterliegen.

3. Vergleichen Sie!

Ein Versprechen und eine Präsentation eines Vertriebsmitarbeiters sagen nicht alles aus. Fordern Sie eine Produktdemo und/oder ein Testkonto an. So können Sie sich ein Bild von der Nutzererfahrung machen, sowohl für Ihre zukünftigen Teilnehmer als auch für das Organisationsteam. Vergleichen Sie auch die Bewertungen auf Google. "Die gewählte Plattform muss benutzerfreundlich, schnell und vertrauenswürdig sein", erklärt Lucien Derhy, Mitgründer von Digitevent. "Sie müssen gerne damit arbeiten!" Hinter dem Begriff "Anmeldeplattform" können sich nämlich ganz unterschiedliche Realitäten verbergen, die alles andere als gleichwertig sind.

4. Überstürzen Sie die Konfiguration der Plattform nicht

Die Plattform ist ein Mittel, um Ihren Veranstaltungsplan technisch umzusetzen. Damit das gelingt, muss Ihre Strategie jedoch vorab klar definiert sein. Bevor Sie mit der Konfiguration beginnen, sollten Sie wissen, wer Ihre Stakeholder sind und welche Beweggründe sie haben, an der Veranstaltung teilzunehmen. Fragen Sie sich stets, warum und wodurch Ihre Teilnehmer kommen werden. Auf dieser Grundlage können Sie einen optimalen Kommunikationsplan erstellen und die richtige Botschaft vermitteln, sowohl in den Kampagnen als auch auf der Anmeldeseite.

Legen Sie klare Ziele fest, insbesondere in Bezug auf den Verlauf der Anmeldungen. Indem Sie ein Ziel für die Teilnehmerzahl festlegen und eine Konversionsrate annehmen, wissen Sie, wie viele Interessenten Sie einladen müssen, und erkennen gegebenenfalls, ob der Marketingaufwand erhöht werden sollte.

5. Importieren Sie Ihre Markenrichtlinien und setzen Sie sie gewissenhaft um!

Bleiben Sie Ihrem Markenbild treu, sowohl auf der Website als auch in Ihren Marketingkampagnen.

  • Importieren Sie ein aktuelles PNG-Logo mit sauberem Freistellen
  • Bestimmen Sie die 4-5 offiziellen Farben der Markenpalette. Verwenden Sie ausschließlich diese und improvisieren Sie keine Abweichungen.
  • Bestimmen Sie die von der Marke verwendete Schriftart (manchmal unterschiedlich für Fließtext und Überschriften)
  • identifizieren Sie den Grad der Abrundung, insbesondere bei Buttons. Die Marke Orange ist beispielsweise "eckig", während Natixis deutlich "runder" ist.
  • Verwenden Sie ausschließlich Bildmaterial der Marke!

Eine gute Plattform sollte es Ihnen ermöglichen, ansprechende, markenkonforme Websites zu erstellen, ohne dass Sie selbst gestalterischen Aufwand betreiben müssen. Bei einer Plattform wie Digitevent ist Ihr Styleguide beispielsweise zentral hinterlegt, um durchgängige Stile zu gewährleisten.

6. Achten Sie darauf, dass Ihre Veranstaltungswebsite ansprechend und vollständig ist

Veranstalter neigen dazu, sich beim Erstellen der Event-Website nicht in die Lage der Gäste zu versetzen. Für sie, die alle Details der Organisation kennen, sind manche Dinge selbstverständlich geworden. Nehmen Sie sich vor dem Start Zeit, verschiedene Personen zu befragen, und stellen Sie ihnen Fragen wie:

  • "Welche Argumente würden dich dazu bringen, dich für die Veranstaltung anzumelden?
  • "Wenn du dich anmelden müsstest, welche Informationen würdest du benötigen" ?

Hier sind Beispiele für Punkte, die Ihre Website beantworten sollte:

  • Der Mehrwert einer Teilnahme an der Veranstaltung
  • Adresse und Anfahrtsplan (Parkplätze, Fahrgemeinschaften, Shuttles usw.)
  • Preis und Stornobedingungen
  • Möglichkeit, in Begleitung zu kommen oder die Einladung an einen Kollegen weiterzugeben
  • Wie kann man seine Anmeldung ändern?

Planen Sie eine FAQ und eine Möglichkeit für die Teilnehmer ein, Sie über die Anmeldeseite zu kontaktieren.

7. Gestalten Sie ein prägnantes und klares Anmeldeformular

Das Anmeldeformular sollte einfach und klar sein. Je weniger Fragen Sie stellen, desto höher die Konversionsrate. Zwei Kniffe können hier helfen:

  • Segmentieren Sie Ihre Formulare so, dass jeder Gast nur die für ihn relevanten Fragen sieht (fragen Sie zum Beispiel nur diejenigen nach Ernährungseinschränkungen, die angegeben haben, am "Mittagessen der Veranstaltung" teilzunehmen)
  • Verschicken Sie nach der Anmeldung einen ergänzenden Fragebogen, um weitere, weniger wichtige Informationen abzufragen.

8. Legen Sie die Einladungs- und Erinnerungsstrategie fest

Gestalten Sie Ihre Einladungsnachrichten sorgfältig. Wählen Sie eine Plattform, mit der Sie Ihre Kampagnen segmentieren können, um je nach Gästetyp unterschiedliche Einladungssequenzen zu versenden. Sie sollten in der Lage sein, nur diejenigen zu erinnern, die sich noch nicht angemeldet haben. Planen Sie genau, wie viele Erinnerungen es geben soll und an welchen Terminen. Verschicken Sie jede Erinnerung zu unterschiedlichen Uhrzeiten und Wochentagen, um die Chancen zu erhöhen, Ihre Zielgruppe zu erreichen, und verwenden Sie unterschiedliche Argumente, um sicher ins Schwarze zu treffen!

9. Testen, testen und dann umsetzen!

Seien Sie perfektionistisch und nehmen Sie Abstand. Testen Sie den gesamten Anmeldeprozess. Ein guter Weg, um Fehler zu finden, ist es, den kompletten Ablauf einigen Kollegen vorzuführen. Decken Sie dabei jedes Mal einen anderen Fall ab (z. B. den Ablauf auf dem Smartphone, den Ablauf für einen VIP-Teilnehmer usw.).

10. Erstellen Sie einen Leistungsbericht und optimieren Sie iterativ!

Bemühen Sie sich während und nach der Veranstaltung, einen schriftlichen Bericht über Ihre Erfahrung mit der Plattform zu erstellen. Halten Sie fest, was gut funktioniert hat und was gefehlt hat (oder was Zeit gekostet hat). Geben Sie diesen Bericht an Ihr Team und Ihren Ansprechpartner bei der Plattform weiter, um daraus Lehren zu ziehen und die Organisation künftiger Veranstaltungen zu verbessern.