Der menschliche Kontakt (persönlich oder virtuell) ist ein wesentlicher Bestandteil einer erfolgreichen Veranstaltung. Zu den Repräsentanten Ihrer Veranstaltung zählen unter anderem Ihre Hosts und Hostessen, die den Kontaktpunkt zu Ihrem Publikum bilden. Es ist daher entscheidend, diesem Aspekt größte Sorgfalt zu widmen und gleichzeitig die Aufgaben der Hosts zu diversifizieren.

Den menschlichen Faktor wertschätzen

Der Host bzw. die Hostess von heute ist kein Blumentopf und keine Statistenfigur mehr. Solche rein dekorativen Praktiken werden zudem immer stärker kritisiert.

Ihre Hosts und Hostessen sind bei jedem Einsatz ein echter Mehrwert, damit die gesamte Veranstaltungsproduktion angenehm, reibungslos und menschlich abläuft ⇒ Ihre Hosts und Hostessen kümmern sich um Ihre Gäste, kümmern Sie sich also um sie:

  • Achten Sie bei der Rekrutierung auf vielfältige Profile sowie auf eine ausgewogene Verteilung von Frauen und Männern: Vermitteln Sie Botschaften, die zu Ihrer Marke passen.
  • Setzen Sie auf qualifizierte Dienstleister statt auf Freelancer, indem Sie mit einer fürsorglichen Agentur für Hosts und Hostessen zusammenarbeiten. Für Nelson Moncorgé von der Agentur La Belle Equipe ist die Agentur für das Wohlbefinden ihrer Mitarbeiter am Arbeitsplatz verantwortlich, was auch im eigenen Interesse liegt, um die Bindung erfahrenen Personals zu stärken, das echte Markenbotschafter ist!
  • Vergessen Sie die Pausen nicht: Ihre Hosts und Hostessen können während der gesamten Veranstaltung nicht zu 100 % einsatzbereit sein, wenn sie sich nicht kurz erholen können (ganz zu schweigen davon, dass dies gesetzlich vorgeschrieben ist!). Sorgen Sie außerdem für Mahlzeiten, Snacks und angemessene Arbeitszeiten.

  • Schränken Sie die Persönlichkeiten nicht ein und vertrauen Sie darauf, dass Ihre Hosts und Hostessen sich selbst bleiben können, während sie professionell auftreten. Seien Sie bei Kostümen und Outfits kreativ, um Ihre Marke in den Vordergrund zu stellen.

So sind Proaktivität, Vorausdenken und Eigeninitiative im Jahr 2020 die Schlüsselwörter, die den Job eines Hosts bzw. einer Hostess definieren.

Die besonderen Aufgaben im Gesundheitskontext von 2020

Covid hat die Eventwelt und insbesondere den Empfang und die Aufgaben der Hosts grundlegend verändert (unter anderem durch den Übergang zu virtuellen und hybriden Veranstaltungen).

Mit der richtigen Methodik konnte der Veranstaltungsempfang jedoch reagieren. Hier sind die Herausforderung und die neuen Aufgaben Ihrer Hosts und Hostessen:

  • Einrichtung eines Empfangs mit Plexiglas, organisierten Warteschlangen, eingehaltenen Sicherheitsabständen und einer klaren Beschilderung.
  • Verteilung von Masken in den Farben der Marke oder des Veranstalters.
  • Verteilung von Desinfektionsgel bei der Anmeldung der Gäste.
  • Temperaturmessung beim Check-in
  • Verwaltung der Garderobe mit Schutzhüllen für jedes Kleidungsstück
  • Ständige Kontrolle der Hygienevorschriften während der gesamten Veranstaltung, Maskenpflicht und Sicherheitsabstand.
  • Check-in per Scan und Erfassung der Ankünfte nach Ankunftszeit, um mögliche Kontaktfälle oder Cluster zurückverfolgen zu können.
  • Zähler für die Auslastung entsprechend der zulässigen Kapazität, um den Zutritt dosiert zu steuern und die Hygienevorschriften einzuhalten.

Die weiteren Aufgaben während der Veranstaltung

Es gibt eine Vielzahl weiterer Aufgaben, die Sie Ihren Hosts und Hostessen während der Veranstaltung übertragen können:

  • Ausgabe und Druck von Badges

  • Die Verwaltung der Garderobe ist entscheidend: Wenn ein Gast seinen Mantel nicht wiederfindet oder die Warteschlange zu lang ist, geht er unzufrieden nach Hause. Egal wie gelungen Ihre Veranstaltung war, Ihr Publikum wird sie mit einer schlechten Erfahrung verbinden und diese auf die gesamte Veranstaltung übertragen. Fragen Sie Ihre bevorzugte Agentur, sie kann Ihnen wahrscheinlich ein Rundum-Angebot mit Ticketverwaltung, Kasse und Kleiderständern anbieten.

  • Die Orientierung der Gäste: Sich bei einer Veranstaltung verloren zu fühlen, ist ein unangenehmes Gefühl. Ihre Hosts und Hostessen sollten daher die Schutzengel Ihres Publikums sein und proaktiv ihre Hilfe anbieten. Das ist kein Concierge-Service, aber wenn es dem nahekommt, ist das auch gut so :). Wenn Sie ein Auditorium haben oder eine Veranstaltung mit Sitzordnung organisieren, überlassen Sie die Platzierung dem Empfangspersonal.

  • Die Verteilung von Goodies und nützlichen Informationen: Dieser neue, „menschlichere“ Kontaktpunkt ermöglicht es, Ihren Gästen ein zusätzliches, persönliches Erlebnis zu bieten. Nutzen Sie die Gelegenheit und bitten Sie Ihre Hosts und Hostessen, jedem Gast ein paar herzliche Worte zu sagen.

  • Die Vorbereitung kleiner organisatorischer Aufgaben zur Erleichterung der Veranstaltungsproduktion: Servietten für eine Gala falten, die Anordnung des Buffets oder der Stühle im Saal arrangieren, beim Auf- und Abbau der Veranstaltung mit anpacken und aufräumen. All diese kleinen Details können die Hosts und Hostessen übernehmen und Ihnen so die Produktionsarbeit erleichtern.

  • Die Weitergabe des Mikrofons: Es kommt häufig vor, dass Gäste von einem Ende des Saals zum anderen sprechen möchten, aber nur ein einziges Mikrofon zur Verfügung steht, wodurch zwischen den Fragen viel Zeit verloren geht. Da es die Aufgabe Ihrer Hosts und Hostessen ist, den Ablauf Ihrer Veranstaltung zu erleichtern, sollten sie mehrere Mikrofone an verschiedenen Stellen im Saal bereithalten. So wird Ihre Veranstaltung durch eine bessere Organisation aufgewertet. Um den Austausch zusätzlich zu erleichtern, empfehlen wir Ihnen außerdem, eine Lösung für Live-Interaktion für Ihre Teilnehmer einzusetzen.

Mikrofone

  • Zufriedenheitsumfragen nach der Veranstaltung: Mit digitalen Tablets kann die Meinung Ihrer Gäste zur Veranstaltung in wenigen Sekunden durch effektive Umfragen erfasst werden. Andres Arbelaez, Vertriebsleiter von Handyamo, erklärt: „Wir bieten sofort einsatzbereite Kits an, die von den Hosts und Hostessen genutzt werden können, um die Zufriedenheit der Teilnehmer nach den einzelnen Sessions blitzschnell zu erfassen. Heute messen Eventveranstalter zu Recht die Leistung ihrer Veranstaltungen im Sinne einer kontinuierlichen Verbesserung. Unsere Lösungen dienen diesem Zweck, und wir sind stolz darauf, zur Organisation besserer Veranstaltungen beizutragen.“

Fazit

Der Host bzw. die Hostess ist weder eine Empfangsfigur noch dazu da, „nur schön auszusehen“. Es ist wichtig, dem Host bzw. der Hostess die besten Bedingungen zu bieten, damit er oder sie ordentlich arbeiten kann.

Wie Nelson Moncorgé, Gründer von La Belle Equipe, sagt: „Der Host bzw. die Hostess muss in einem gesunden und angenehmen Arbeitsumfeld tätig sein, um eine qualitativ hochwertige Leistung zu erbringen. Deshalb setzen wir unsere ganze Energie darin, zu jedem Host und jeder Hostess eine enge und vertrauensvolle Beziehung aufzubauen.“

Und Sie, welche Soft Skills erwarten Sie von einem Host bzw. einer Hostess?