Der menschliche Kontakt (physisch oder virtuell) ist ein grundlegender Bestandteil einer erfolgreichen Veranstaltung. Zu den Repräsentanten Ihrer Veranstaltung gehören unter anderem Ihre Empfangshosts, die den Kontaktpunkt zu Ihrem Publikum darstellen. Es ist daher entscheidend, diesen Aspekt bestmöglich zu pflegen und gleichzeitig die den Hosts anvertrauten Aufgaben zu diversifizieren.

Geben Sie dem Menschlichen einen Wert

Der Host/die Hostess von heute ist keine Dekoration und kein Statist. Diese Praxis des "hübsch Aussehens" wird zudem immer stärker kritisiert.

Ihre Hosts stellen bei jeder Leistung einen echten Mehrwert dar, um die gesamte Veranstaltungsproduktion angenehm, reibungslos und menschlich zu gestalten ⇒ Ihre Hosts kümmern sich um Ihre Gäste, kümmern Sie sich um sie:

  • Achten Sie bei der Rekrutierung auf eine Vielfalt an Profilen sowie auf eine ausgewogene Verteilung von Männern und Frauen: Vermitteln Sie Botschaften, die zu Ihrer Marke passen.
  • Setzen Sie auf qualifizierte Dienstleister statt auf Freelancer, indem Sie eine fürsorgliche Host- und Hostessen-Agentur beauftragen. Für Nelson Moncorgé von der Agentur La Belle Equipe gilt: Die Agentur garantiert das Wohlbefinden ihrer Mitarbeiter am Arbeitsplatz, was auch in ihrem eigenen Interesse liegt, um die Bindung erfahrener Mitarbeiter zu optimieren, die echte Markenbotschafter sind!
  • Vergessen Sie die Pausen nicht: Ihre Hosts können nicht während der gesamten Dauer der Veranstaltung zu 100 % einsatzbereit sein, wenn sie sich nicht einen Moment ausruhen können (ganz zu schweigen davon, dass dies gesetzlich vorgeschrieben ist!). Sorgen Sie außerdem für Mahlzeiten und Snacks sowie für angemessene Arbeitszeiten.

  • Zügeln Sie nicht die Persönlichkeiten und vertrauen Sie darauf, dass Ihre Hosts sie selbst sein können, während sie professionell bleiben. Seien Sie innovativ bei Kostümen und Outfits, um Ihre Marke hervorzuheben.

So sind im Jahr 2020 Proaktivität, Vorausschau und Eigeninitiative Schlüsselbegriffe, die den Job eines Hosts bzw. einer Hostess definieren.

Die besonderen Aufgaben im Gesundheitskontext von 2020

Covid hat die Eventbranche und insbesondere den Empfang und die Aufgaben der Hosts durcheinandergebracht (unter anderem durch den Übergang zu virtuellen und hybriden Veranstaltungen).

Mit der richtigen Methodik konnte der Veranstaltungsempfang dennoch reagieren. Hier sind die Herausforderung und die neuen Aufgaben Ihrer Hosts:

  • Einrichtung eines Empfangs mit Plexiglas, organisierten Warteschlangen, eingehaltenen Sicherheitsabständen und klarer Beschilderung.
  • Verteilung von Masken in den Farben der Marke oder des Veranstalters.
  • Verteilung von Desinfektionsgel bei der Registrierung der Gäste.
  • Temperaturmessung beim Einchecken
  • Verwaltung der Garderobe mit Schutzhüllen für jedes Kleidungsstück
  • Ständige Überprüfung der Hygienevorschriften während der gesamten Veranstaltung, Tragen der Maske und Einhaltung des Sicherheitsabstands.
  • Check-in per Scan und Erfassung der Ankünfte nach Ankunftszeit, um mögliche Kontaktpersonen oder Cluster zurückverfolgen zu können.
  • Personenzähler entsprechend der zulässigen Kapazität, um den Einlass dosiert zu steuern und die Einhaltung der Hygienevorschriften zu gewährleisten.

Die weiteren Aufgaben während der Veranstaltung

Es gibt eine Vielzahl weiterer Aufgaben, die Sie Ihren Hosts während der Veranstaltung übertragen können:

  • Verteilung und Ausdruck von Badges

  • Die Verwaltung der Garderobe, entscheidend: Wenn ein Gast seinen Mantel nicht zurückbekommt oder die Warteschlange zu lang ist, geht er unzufrieden. So relevant Ihre Veranstaltung auch sein mag, Ihr Publikum wird mit einer schlechten Erfahrung herausgehen und diese mit der gesamten Veranstaltung verbinden. Fragen Sie Ihre bevorzugte Agentur, sie kann Ihnen wahrscheinlich ein Rundum-Paket anbieten, mit Verwaltung der Tickets, der Kasse und der Kleiderständer.

  • Die Orientierung der Gäste: Denn sich bei einer Veranstaltung verloren zu fühlen, ist ein unangenehmes Gefühl. Ihre Hosts sollten die Schutzengel Ihres Publikums sein und proaktiv ihre Hilfe anbieten. Das ist kein Concierge-Service, aber wenn es dem nahekommt, ist das auch gut :). Wenn Sie ein Auditorium haben oder eine Veranstaltung mit Sitzordnung organisieren, überlassen Sie die Platzierung dem Empfangspersonal.

  • Die Verteilung von Goodies und nützlichen Ressourcen: Dieser neue, "menschlichere" Kontaktpunkt ermöglicht es, Ihren Gästen ein zusätzliches, personalisiertes Erlebnis zu bieten. Nutzen Sie die Gelegenheit, um von den Hosts ein paar herzliche Worte für jeden Ihrer Gäste zu verlangen.

  • Die Vorbereitung von kleinen operativen Aufgaben, um die Veranstaltungsproduktion zu erleichtern: Servietten für eine Gala falten, das Buffet oder die Bestuhlung im Saal arrangieren, beim Auf- und Abbau der Veranstaltung beim Aufstellen und Abräumen helfen. All diese kleinen Details können von den Hosts übernommen werden und erleichtern Ihnen die Produktionsarbeit.

  • Die Weitergabe des Mikrofons: Es kommt nicht selten vor, dass Gäste von einem Ende des Saals zum anderen das Wort ergreifen möchten, mit nur einem Mikrofon, und dazwischen vergeht viel Zeit. Da die Aufgabe Ihrer Hosts darin besteht, das Erlebnis Ihrer Veranstaltung reibungslos zu gestalten, liegt es an ihnen, mehrere Mikrofone an verschiedenen Stellen im Saal bereitzustellen. So wird Ihre Veranstaltung bereichert, da sie besser organisiert ist. Wir empfehlen Ihnen außerdem, um das Wort freier fließen zu lassen, eine Live-Interaktionslösung für Ihre Teilnehmer anzubieten.

Mikrofone

  • Zufriedenheitsumfragen nach der Veranstaltung: Dank digitaler Tablets kann die Meinung Ihrer Gäste zur Veranstaltung in wenigen Sekunden mit effizienten Umfragen erfasst werden. Andres Arbelaez, Vertriebsleiter von Handyamo, erzählt uns davon: "Wir bieten einsatzbereite Kits an, die von den Empfangshosts genutzt werden können, um die Zufriedenheit der Teilnehmer im Handumdrehen nach den verschiedenen Sessions zu erfassen. Heute messen Veranstalter zu Recht die Leistung ihrer Events im Sinne einer kontinuierlichen Verbesserung. Unsere Lösungen dienen dieser Sache, und wir sind stolz darauf, zur Organisation besserer Veranstaltungen beizutragen".

Fazit

Der Host/die Hostess ist weder eine Empfangsfigur noch nur da, "um zu figurieren". Es ist wichtig, dem Host/der Hostess die besten Rahmenbedingungen zu bieten, damit er/sie ordentlich arbeiten kann.

Wie Nelson Moncorgé, Gründer von La Belle Equipe, sagt: "Der Host/die Hostess muss in einem gesunden und angenehmen Arbeitsumfeld tätig sein, um eine qualitativ hochwertige Leistung zu erbringen. Deshalb setzen wir unsere ganze Energie ein, um zu jedem Host/jeder Hostess eine Nähe und Vertrauensbeziehung aufzubauen."

Und Sie, welche Soft Skills erwarten Sie von einem Host bzw. einer Hostess?