Die Ankunft der Covid-Impfstoffe und ihre positiven Ergebnisse haben die Hoffnungen der Veranstaltungsorganisatoren wiederbelebt. Man erlaubt sich nun, für die Zukunft der Veranstaltungen optimistisch zu sein. Trotz aller Vorsichtsmaßnahmen bei einem so sensiblen Thema wie der Gesundheit sollten wir in der Lage sein, Einladungen zu physischen Veranstaltungen bereits ab Sommer 2021 wieder aufzunehmen.
Wie bereitet man sich in einem solchen Kontext verantwortungsvoll und unter bestmöglichen Bedingungen auf die Rückkehr dieser Veranstaltungen vor?
1. Brainstormen Sie mit Ihren Dienstleistern und Partnern
Es ist immer sehr aufschlussreich zu sehen, wie sich die anderen Unternehmen der Branche vorbereiten. Alle verfolgen das gleiche Ziel, aber die Überlegungen müssen sich gegenseitig ergänzen.
Warum nicht zunächst unter den Veranstaltungsorganisatoren zusammenkommen und in größerem Rahmen mit Ihren üblichen Dienstleistern und Unternehmen der Eventbranche, um gemeinsam über die einzuführenden Best Practices und die verschiedenen Veranstaltungsformate nachzudenken?
Jeder wird sicherlich etwas zur Gruppe beitragen können, während alle von der entstehenden Kommunikation und dem Austausch profitieren. Diese parallelen Erfahrungen helfen Ihnen dabei, das gesamte Spektrum der Probleme zu erkennen, die die Rückkehr zu physischen Veranstaltungen mit sich bringt (von der Einhaltung der Sicherheitsabstände bis zur Planung von Schnelltests vor Ort usw.).
Bereiten Sie präzise Fragen zu jedem Schritt der Veranstaltung vor, um sie Ihren Partnern zu stellen und alle Best Practices vor und nach der Veranstaltung zu sammeln. Diese mehrseitige Kommunikation kann nur zu guten Ideen führen, die jeder anschließend an seine eigene Problemstellung anpassen kann.
2. Legen Sie ein Hygieneprotokoll für Ihre Veranstaltung fest
Das Hygieneprotokoll für Veranstaltungen ermöglicht es Ihnen, Ihre Teilnehmer zu beruhigen und gleichzeitig die Einhaltung der vorgeschriebenen Hygienestandards sicherzustellen. Es ist also ein obligatorischer Schritt für alle, die wieder physische Veranstaltungen organisieren möchten!
Vergessen Sie nicht, dass der Gesundheitspass zu einem Muss im Eventbereich wird. Bereiten Sie eine Möglichkeit vor, ihn schnell zu scannen, mit Terminals oder Empfangspersonal und digitalem Equipment.
Ob durch die Verteilung von Desinfektionsgel und Masken, Abstandshinweise und Bodenmarkierungen oder Plakate mit den Hygieneregeln: All diese Maßnahmen sind notwendig (auch wenn sie selbstverständlich erscheinen), wenn Sie Ihr Publikum beruhigen wollen. Das gilt auch für hybride Veranstaltungen!
Um noch weiter zu gehen, zögern Sie nicht, Ihre Gäste am Eingang der Veranstaltung mit einem Thermometer zu testen, oder bitten Sie Ihren Caterer um individuellen Service, um Ansammlungen an Bars und Verpflegungsständen zu vermeiden. All diese Hinweise gelten umso mehr, wenn Sie eine große Veranstaltung wie ein Seminar oder eine B2B-Messe organisieren. Verlieren Sie Ihr Ziel nicht aus den Augen, Sicherheit und Vertrauen rund um die Veranstaltung zu vermitteln.
Bevorzugen Sie natürlich, so weit wie möglich, große und gut belüftete Empfangs- und Verpflegungsbereiche.
Hier ist ein Dokument, das Ihnen hilft, mehr Klarheit zu gewinnen und Ihr Protokoll richtig zu organisieren.
3. Beginnen Sie so früh wie möglich mit wesentlichen Veranstaltungen im kleinen Format
Die ersten Veranstaltungen werden sicherlich klein sein. Große Veranstaltungen erfordern viele Ressourcen, viel Organisation und Vorbereitungszeit. Sie sind zudem weniger flexibel und daher weniger anpassungsfähig an Veränderungen.
In einem Kontext, der noch unsicher bleibt, solange die Entwicklung der Lage nicht klar erkennbar ist, ist es umso wichtiger, Ihre zukünftigen (kleinen) Veranstaltungen gut zu segmentieren und zu personalisieren, während die großen Veranstaltungen schrittweise zurückkehren.
Fangen Sie klein an, beobachten Sie, wie sich die Lage entwickelt, und steigern Sie dann schrittweise.
Wenn dieses Virus, wie jede Epidemie, zum Stillstand kommt, wird der Aufschwung plötzlich einsetzen. Man sollte daher schon heute die Dienstleister im Blick haben, die man künftig benötigen wird, bevor sich alles löst und sie mit Aufträgen überhäuft werden. Zögern Sie nicht, Preise im Voraus zu verhandeln und Verfügbarkeiten zu reservieren, solange Sie in einer starken Verhandlungsposition sind.
Diese kleinen Formate helfen Ihnen dabei, ein Publikum, das seit über einem Jahr (!) nicht mehr zu einer Veranstaltung gereist ist, wieder an dieses Format zu gewöhnen und Vertrauen aufzubauen, und dabei die Stärken wiederzuentdecken: den menschlichen Kontakt.
4. Berücksichtigen Sie alle Aspekte, die für Vertrauen sorgen...
Zunächst sollten Sie so viel wie möglich über Ihr Hygieneprotokoll kommunizieren, um hinsichtlich der Sicherheit Ihrer Veranstaltung zu beruhigen.
Vergessen Sie nicht, sich in die Lage eines Teilnehmers zu versetzen: Welche Argumente, welche Formate würden Sie dazu bringen, an einer Veranstaltung teilzunehmen? Welche Maßnahmen müssten umgesetzt werden, damit Sie in dieser Zeit zu einer Veranstaltung gehen würden? Temperaturmessung am Eingang, Besucherobergrenze, Desinfektion usw.
Fragen Sie sich, wie Sie eine angenehme Atmosphäre schaffen können, ohne den Sicherheitsaspekt zu vernachlässigen. Denken Sie daran, dass die Teilnehmer seltener reisen werden. Sie müssen ihnen daher Veranstaltungen bieten, die ihren tiefergehenden Anliegen entsprechen: zentrale Themen, die direkt mit dem Fortbestand ihres Geschäfts zu tun haben.
Und nicht nur die Einhaltung der Hygienestandards, die man bei der Rückkehr der Veranstaltungen erwarten kann.
Denken Sie an den emotionalen Nutzen, den Ihre Veranstaltung vermitteln wird: Welche Emotionen sollen Ihre Teilnehmer empfinden? Welche Maßnahmen und Aktivitäten werden Sie umsetzen, um diese Gefühle zu erreichen?
Es ist wichtig, dass Ihre Teilnehmer den „Druck“, von anderen Personen umgeben zu sein, nicht mehr spüren, oder dass dieser Druck so weit wie möglich verringert wird.
Bereiten Sie im Vorfeld verschiedene Szenarien und die passenden Handlungshebel vor: Wenn Szenario 2 eintritt (zum Beispiel ein Gast mit erhöhter Temperatur), welche Maßnahmen ergreifen Sie dann? Verteilen Sie diese Vorgehensweisen anschließend an Ihre Hygienebeauftragten.
Bestimmen Sie einen Hygienebeauftragten, der für die Einhaltung der behördlichen Vorgaben und Empfehlungen verantwortlich ist und am Veranstaltungstag die entsprechenden Maßnahmen ergreift. Diese Verantwortlichen können direkt Teil des Organisationsteams sein. Diese Person muss insbesondere sicherstellen, dass die Hostessen und Hosts das Protokoll korrekt einhalten.
Fazit
- Führen Sie ein Brainstorming mit Ihren Partnern und Dienstleistern durch, um eine gemeinsame Sicht und gemeinsame Ideen zu den umzusetzenden Best Practices zu entwickeln.
- Legen Sie ein Hygieneprotokoll fest und kommunizieren Sie darüber
- Fangen Sie klein an, um nicht zu viele Risiken einzugehen, lernen Sie aus Ihren Fehlern und erweitern Sie den Umfang Ihrer Veranstaltungen nach und nach, sobald Sie genug Erfahrung und Distanz gesammelt haben, um gute Entscheidungen zu treffen.
- Gestalten Sie den gesamten Ablauf der Veranstaltung für Ihre Teilnehmer so wenig beängstigend wie möglich, während Sie ausreichende Standards vorsehen. Antizipieren Sie verschiedene Szenarien und bereiten Sie Ihre Teams darauf vor, das Vorgehen für jedes davon zu kennen.
