Die Ankunft der Covid-Impfstoffe und ihre positiven Ergebnisse haben die Hoffnungen der Veranstaltungsorganisatoren wiederbelebt. Man erlaubt sich inzwischen wieder, für die kommenden Veranstaltungen optimistisch zu sein. Trotz aller Vorsicht, die das sehr sensible Thema Gesundheit erfordert, sollten wir in der Lage sein, ab Sommer 2021 wieder zu physischen Veranstaltungen einzuladen.

In einem solchen Kontext: Wie bereitet man sich verantwortungsvoll und unter den bestmöglichen Bedingungen auf die Rückkehr dieser Veranstaltungen vor?

1. Tauschen Sie sich mit Ihren Dienstleistern und Partnern aus

Es ist immer sehr bereichernd zu sehen, wie sich andere Unternehmen der Branche vorbereiten. Alle haben dasselbe Ziel, aber die Überlegungen müssen sich gegenseitig ergänzen.

Warum nicht schon einmal mit anderen Veranstaltungsorganisatoren zusammenkommen, und darüber hinaus mit Ihren gewohnten Dienstleistern und Unternehmen aus der Eventbranche, um gemeinsam über die richtigen Maßnahmen und die verschiedenen Veranstaltungsformate nachzudenken?

Jeder wird sicher etwas zur Gruppe beitragen können, während alle von der entstehenden Kommunikation und dem Austausch profitieren. Diese parallelen Erfahrungen helfen Ihnen, das gesamte Spektrum der Herausforderungen zu kennen, die die Rückkehr zu Präsenzveranstaltungen mit sich bringt (von der Einhaltung der Sicherheitsabstände bis zur Planung von Schnelltests vor Ort usw.).

Bereiten Sie präzise Fragen zu jedem Schritt der Veranstaltung vor, um sie Ihren Partnern zu stellen und alle bewährten Verfahren vor und nach der Veranstaltung zu sammeln. Dieser mehrseitige Austausch kann nur zu guten Ideen führen, die jeder anschließend an seine eigene Problemstellung anpassen kann.

2. Definieren Sie ein Hygieneprotokoll für Ihre Veranstaltung

Das Hygieneprotokoll für Veranstaltungen ermöglicht es Ihnen, Ihre Teilnehmer zu beruhigen und gleichzeitig die Einhaltung der vorgeschriebenen Hygienestandards sicherzustellen. Es ist also ein obligatorischer Schritt für alle, die wieder physische Veranstaltungen organisieren möchten!

Vergessen Sie nicht, dass der Gesundheitspass zu einem Muss im Eventbereich wird. Bereiten Sie eine Möglichkeit vor, ihn schnell zu scannen, etwa über Terminals oder Empfangsmitarbeiter und entsprechendes digitales Equipment.

Ob es sich um die Verteilung von Desinfektionsgel, Masken, Abstandshinweisen und Bodenmarkierungen oder um Plakate mit den Hygieneregeln handelt, all diese Maßnahmen sind notwendig (auch wenn sie selbstverständlich erscheinen), wenn Sie Ihr Publikum beruhigen wollen. Das gilt auch für hybride Veranstaltungen!

Um noch weiter zu gehen, zögern Sie nicht, Ihre Gäste am Eingang der Veranstaltung mit einem Fieberthermometer zu testen, oder Ihren Caterer um einen individuellen Service zu bitten, um Ansammlungen an Bars und Verpflegungstheken zu vermeiden. All diese Hinweise gelten umso mehr, wenn Sie eine große Veranstaltung wie ein Seminar oder eine B2B-Messe organisieren. Verlieren Sie dabei nicht Ihr Ziel aus den Augen, Vertrauen in die Sicherheit der Veranstaltung zu schaffen.

Bevorzugen Sie natürlich große, gut belüftete Empfangs- und Verpflegungsbereiche, so weit es geht.

Hier finden Sie ein Dokument das Ihnen hilft, klarer zu sehen und Ihr Protokoll richtig zu organisieren.

3. Beginnen Sie so früh wie möglich mit kleinen, essenziellen Veranstaltungen

Die ersten Veranstaltungen werden sicherlich klein ausfallen. Große Veranstaltungen erfordern viele Ressourcen, viel Organisation und Vorbereitungszeit. Sie sind zudem weniger flexibel und daher weniger geeignet für Änderungen.

In einem Kontext, der so lange unsicher bleibt, bis sich die Entwicklung der Lage zeigt, ist es umso wichtiger, Ihre zukünftigen (kleinen) Veranstaltungen gut zu segmentieren und zu personalisieren, während die großen Veranstaltungen schrittweise zurückkehren.

Fangen Sie klein an, beobachten Sie, wie sich die Lage entwickelt, und steigern Sie dann schrittweise.

Wenn dieses Virus, wie jede Epidemie, zum Stillstand kommt, wird der Aufschwung plötzlich einsetzen. Man muss also schon heute die Dienstleister einplanen, die man künftig benötigen wird, bevor sich alles wieder öffnet und sie mit Aufträgen überhäuft werden. Zögern Sie nicht, frühzeitig Preise zu verhandeln und Verfügbarkeiten zu blockieren, solange Sie in einer starken Verhandlungsposition sind.

Diese kleinen Formate helfen Ihnen dabei, ein Publikum, das seit über einem Jahr (!) nicht mehr an Veranstaltungen teilgenommen hat, wieder an dieses Format zu gewöhnen und seine größte Stärke wiederzuentdecken: den menschlichen Kontakt.

4. Berücksichtigen Sie alle Aspekte der Vertrauensbildung...

Zunächst sollten Sie so viel wie möglich über Ihr Hygieneprotokoll kommunizieren, um hinsichtlich der Sicherheit Ihrer Veranstaltung zu beruhigen.

Versetzen Sie sich in die Lage eines Teilnehmers: Welche Argumente, welche Formate würden Sie dazu bewegen, an einer Veranstaltung teilzunehmen? Damit Sie in dieser Zeit zu einer Veranstaltung gehen, welche Maßnahmen sollten umgesetzt werden? Temperaturmessung am Eingang, Kapazitätsbegrenzung, Desinfektion usw.

Fragen Sie sich, wie Sie eine angenehme Atmosphäre schaffen können, ohne dabei den Sicherheitsaspekt zu vernachlässigen. Vergessen Sie nicht, dass die Teilnehmer sich seltener bewegen werden, Sie müssen ihnen also Veranstaltungen anbieten, die ihren tieferen Anliegen entsprechen: Schlüsselthemen, die direkt den Fortbestand ihres Geschäfts betreffen.

Und nicht nur die Einhaltung der Hygienestandards, die man bei der Rückkehr der Veranstaltungen ohnehin erwarten kann.

Denken Sie an den emotionalen Nutzen, den Ihre Veranstaltung vermitteln wird, welche Emotionen sollen Ihre Teilnehmer empfinden? Welche Maßnahmen und Aktivitäten werden Sie umsetzen, um diese Gefühle zu erreichen?

Es ist wichtig, dass Ihre Teilnehmer den „Druck“, von anderen Personen umgeben zu sein, nicht mehr spüren, oder dass dieser Druck so weit wie möglich abgemildert wird.

Bereiten Sie im Voraus verschiedene Szenarien und die passenden Handlungsmöglichkeiten vor: Sollte Szenario 2 eintreten (zum Beispiel ein Gast mit zu hoher Temperatur), welche Maßnahmen greifen dann? Geben Sie diese Ablaufpläne anschließend an Ihre Hygieneverantwortlichen weiter.

Benennen Sie einen Hygieneverantwortlichen, der für die Einhaltung der behördlichen Vorgaben und Empfehlungen sorgt und am Tag selbst die passenden Maßnahmen ergreift. Diese Verantwortlichen können direkt Teil des Organisationsteams sein. Diese Person muss insbesondere sicherstellen, dass die Hostessen und Hosts das Protokoll einhalten.

Fazit

  1. Führen Sie ein Brainstorming mit Ihren Partnern und Dienstleistern durch, um eine gemeinsame Sicht und gemeinsame Ideen zu den umzusetzenden bewährten Verfahren zu entwickeln.
  2. Definieren Sie ein Hygieneprotokoll und kommunizieren Sie darüber
  3. Fangen Sie klein an, um nicht zu viele Risiken einzugehen, lernen Sie aus Ihren Fehlern und steigern Sie den Umfang Ihrer Veranstaltungen schrittweise, sobald Sie genügend Erfahrung und Abstand haben, um gute Entscheidungen zu treffen.
  4. Gestalten Sie für Ihre Teilnehmer einen möglichst wenig angstauslösenden Ablauf während der gesamten Veranstaltung, während Sie gleichzeitig ausreichende Standards vorsehen. Antizipieren Sie verschiedene Szenarien und bereiten Sie Ihre Teams darauf vor, das Vorgehen für jedes davon zu kennen.