O contato humano (presencial ou virtual) é um componente fundamental de um evento bem-sucedido. Os representantes do seu evento incluem os recepcionistas, que são o ponto de contato com o seu público. Por isso, é fundamental cuidar ao máximo desse aspecto, além de diversificar as funções atribuídas a eles.
Valorize o fator humano
O recepcionista de hoje não é um vaso de flores, nem um figurante. Aliás, essas práticas de “fazer bonito” são cada vez mais criticadas.
Seus recepcionistas representam um valor real em cada evento, tornando toda a produção agradável, fluida e humana ⇒ Eles cuidam dos seus convidados, então cuide deles também:
- Garanta diversidade de perfis na sua contratação, além de paridade entre homens e mulheres: transmita mensagens alinhadas com a sua marca.
- Prefira prestadores de serviço qualificados a freelancers, contratando por meio de uma agência de recepcionistas comprometida com o bem-estar da equipe. Para Nelson Moncorgé, da agência La Belle Equipe: a agência é responsável pela felicidade dos seus funcionários no trabalho, o que também é do seu interesse, já que ajuda a manter uma equipe experiente e fiel, verdadeiros embaixadores da marca!
- Não esqueça das pausas: seus recepcionistas não conseguem ficar 100% operacionais durante todo o evento se não tiverem um momento para descansar (sem falar que isso é uma obrigação legal!). Providencie também refeições, lanches e horários razoáveis.
- Não reprima as personalidades e confie que seus recepcionistas conseguem ser eles mesmos e, ao mesmo tempo, profissionais. Inove nos figurinos e uniformes para destacar a sua marca.
Assim, em 2020, proatividade, antecipação e capacidade de propor soluções são palavras-chave que definem o trabalho de um recepcionista.
As funções específicas do contexto sanitário de 2020
A Covid transformou o mundo dos eventos, e especialmente o da recepção e das funções dos recepcionistas (com a transição para os eventos virtuais e híbridos, entre outros fatores).
Ainda assim, com a metodologia certa, a recepção dos eventos soube se adaptar. Veja a seguir o desafio e as novas funções dos seus recepcionistas:
- Criação de uma recepção com placas de acrílico, filas organizadas, distanciamento de segurança respeitado e sinalização clara.
- Distribuição de máscaras nas cores da marca ou do organizador do evento.
- Distribuição de álcool em gel no momento do check-in dos convidados.
- Aferição de temperatura no check-in
- Gerenciamento do vestiário com capas de proteção para cada peça de roupa
- Verificação constante das normas sanitárias durante todo o evento, uso de máscara e distanciamento de segurança.
- Check-in por escaneamento e registro das chegadas, para permitir rastrear possíveis contatos ou clusters, por horário de chegada.
- Controle de capacidade de acordo com o limite de público, garantindo uma entrada gradual e o cumprimento das normas sanitárias.
As outras funções durante o evento
Existem inúmeras outras tarefas que podem ser atribuídas aos seus recepcionistas durante o evento:
- Distribuição e impressão de crachás
- A gestão do vestiário, um ponto decisivo: se um convidado não consegue recuperar o casaco ou a fila está longa demais, ele sairá insatisfeito. Por mais relevante que seja o seu evento, o público terá uma experiência ruim e vai associá-la a todo o evento. Pergunte à sua agência de confiança: ela provavelmente pode oferecer um serviço completo, com gestão de tickets, caixa e cabides.
- A orientação dos convidados: sentir-se perdido em um evento é uma sensação desagradável, por isso seus recepcionistas devem ser os anjos da guarda do seu público e oferecer ajuda de forma proativa. Não é bem um serviço de concierge, mas chegar perto disso também é muito bom :). Se você tem um auditório ou organiza um evento com lugares marcados, deixe o posicionamento dos convidados a cargo da equipe de recepção.
- A distribuição de brindes e materiais úteis : esse novo ponto de contato “mais humano” traz uma experiência personalizada extra para os seus convidados. Aproveite para pedir aos recepcionistas uma palavra calorosa para cada convidado.
- A preparação de pequenas tarefas operacionais para facilitar a produção do evento: dobrar guardanapos para um jantar de gala, organizar a disposição do buffet ou das cadeiras no salão, ajudar a montar e desmontar o evento. São pequenos detalhes que os recepcionistas podem assumir e que facilitam bastante o trabalho de produção.
- A passagem do microfone: não é raro ver convidados que querem falar de um lado a outro do salão, com um único microfone, levando um tempo enorme entre cada pergunta. Como o papel dos recepcionistas é tornar a experiência do evento mais fluida, cabe a eles preparar vários microfones em diferentes pontos do salão. Assim, o evento fica mais rico, porque melhor organizado. Também recomendamos oferecer uma solução de interação ao vivo para os participantes, para facilitar ainda mais a troca de ideias.
- As pesquisas de satisfação pós-evento : graças aos tablets digitais, a opinião dos seus convidados sobre o evento pode ser coletada em poucos segundos com pesquisas eficientes. Andres Arbelaez, diretor comercial da Handyamo, nos conta: "Oferecemos kits prontos para uso, que podem ser utilizados pelos recepcionistas para coletar a satisfação dos participantes rapidamente após cada sessão. Hoje, os organizadores de eventos medem, com razão, o desempenho dos eventos em uma lógica de melhoria contínua. Nossas soluções servem a essa causa, e temos orgulho de ajudar na organização de eventos melhores".
Conclusão
O recepcionista não é uma peça decorativa nem está ali “para fazer figuração”. É importante colocá-lo nas melhores condições para que possa trabalhar adequadamente.
Como diz Nelson Moncorgé, fundador da La Belle Equipe: "O recepcionista precisa atuar em um ambiente de trabalho saudável e agradável para oferecer um serviço de qualidade, por isso dedicamos toda a nossa energia para criar uma relação de proximidade e confiança com cada um deles.”
E você, quais soft skills espera de um recepcionista?
