O contato humano (físico ou virtual) é um componente fundamental de um evento bem-sucedido. Os representantes do seu evento incluem seus recepcionistas, que são o ponto de contato com o seu público. Por isso, é fundamental cuidar ao máximo desse aspecto, além de diversificar as missões atribuídas a eles.
Dê valor ao ser humano
O(a) recepcionista de hoje não é um vaso de flores, nem um(a) figurante. Aliás, essas práticas de “ficar só de bonito” são cada vez mais criticadas.
Seus recepcionistas representam um valor real em cada prestação para tornar toda a produção do evento agradável, fluida e humana ⇒ Seus recepcionistas cuidam dos seus convidados, cuide deles também:
- Garanta diversidade de perfis na sua contratação, assim como uma paridade entre homens e mulheres: transmita mensagens alinhadas com a sua marca.
- Utilize prestadores de serviço qualificados em vez de freelancers, contratando por meio de uma agência de recepcionistas atenciosa. Segundo Nelson Moncorgé, da agência La Belle Equipe: a agência é responsável pelo bem-estar no trabalho de seus colaboradores, e isso também é do seu interesse, pois ajuda a fidelizar profissionais experientes, que são verdadeiros embaixadores da marca!
- Não se esqueça das pausas: seus recepcionistas não conseguem ficar 100% operacionais durante todo o evento se não tiverem um momento para descansar (sem falar que isso é uma obrigação legal!). Preveja também refeições, lanches e horários razoáveis.
- Não reprima as personalidades e confie nos seus recepcionistas para serem eles mesmos, mantendo o profissionalismo. Inove nos figurinos e uniformes para destacar a sua marca.
Assim, em 2020, proatividade, antecipação e capacidade de propor soluções são palavras-chave que definem o trabalho de um(a) recepcionista.
As missões específicas do contexto sanitário de 2020
A Covid transformou o mundo dos eventos e, em especial, o setor de recepção e as missões dos recepcionistas (com a transição para eventos virtuais e híbridos, entre outros fatores).
Mesmo assim, com a metodologia certa, a recepção de eventos conseguiu se adaptar. Veja a seguir o desafio e as novas missões dos seus recepcionistas:
- Criação de uma recepção com placas de acrílico, filas organizadas, distâncias de segurança respeitadas e sinalização clara.
- Distribuição de máscaras nas cores da marca ou do organizador do evento.
- Distribuição de álcool em gel no registro dos convidados.
- Medição de temperatura no check-in
- Gestão do vestiário com capas de proteção para cada peça de roupa
- Verificação constante das regras sanitárias durante todo o evento, uso de máscara e distanciamento de segurança.
- Check-in por escaneamento e registro das chegadas, permitindo rastrear possíveis casos de contato ou aglomerações, por horário de chegada.
- Contador de capacidade de acordo com o limite de presença, para um fluxo controlado que garante o respeito às normas sanitárias.
As outras missões durante o evento
Existem muitas outras tarefas que podem ser confiadas aos seus recepcionistas durante o evento:
- Distribuição e impressão de crachás
- A gestão do vestiário é decisiva: se um convidado não conseguir recuperar seu casaco ou a fila estiver muito longa, ele saíra insatisfeito. Por mais relevante que seja o seu evento, o público terá uma experiência ruim e associará isso ao evento como um todo. Pergunte à sua agência de confiança, ela provavelmente pode oferecer um serviço completo, com gestão de tickets, caixa e cabides.
- A orientação dos convidados: sentir-se perdido em um evento é uma sensação desagradável, por isso seus recepcionistas devem ser os anjos da guarda do seu público e oferecer ajuda de forma proativa. Não é um serviço de concierge, mas se lembrar um pouco, ainda melhor :). Se você tem um auditório ou organiza um evento com lugares marcados, deixe a equipe de recepção responsável por isso.
- A distribuição de brindes e materiais úteis: esse novo ponto de contato “mais humano” permite oferecer uma experiência personalizada extra aos seus convidados. Aproveite para pedir aos recepcionistas uma palavra gentil para cada convidado.
- A preparação de pequenas tarefas operacionais para facilitar a produção do evento: dobrar guardanapos para uma gala, organizar a disposição do buffet ou das cadeiras na sala, ajudar a montar e desmontar durante a preparação e a desmontagem do evento. São pequenos detalhes que os recepcionistas podem assumir e que facilitam bastante o trabalho de produção.
- A passagem do microfone: não é raro ver convidados que querem falar de um lado a outro da sala, com apenas um microfone, e um tempo enorme entre cada pergunta. Como o papel dos seus recepcionistas é tornar a experiência do evento mais fluida, cabe a eles preparar vários microfones em diferentes pontos da sala. Assim, o seu evento fica mais rico, porque melhor organizado. Também recomendamos, para facilitar a participação, oferecer uma solução de interação em tempo real para os seus participantes.
- As pesquisas de satisfação pós-evento: graças aos tablets digitais, a opinião dos seus convidados sobre o evento pode ser coletada em poucos segundos com pesquisas eficazes. Andres Arbelaez, diretor comercial da Handyamo, nos conta: "Oferecemos kits prontos para uso, utilizáveis pelos recepcionistas para coletar a satisfação dos participantes rapidamente após as diferentes sessões. Hoje, os organizadores de eventos medem, com razão, o desempenho dos eventos em uma lógica de melhoria contínua. Nossas soluções atendem a essa causa e temos orgulho de ajudar a organizar eventos melhores".
Conclusão
O(a) recepcionista não é uma peça de recepção nem está ali “para figurar”. É importante colocar o(a) recepcionista nas melhores condições para que ele(a) possa trabalhar adequadamente.
Como diz Nelson Moncorgé, fundador da La Belle Equipe: "O(a) recepcionista precisa atuar em um ambiente de trabalho saudável e agradável para entregar um serviço de qualidade, por isso dedicamos toda a nossa energia a criar uma relação de proximidade e confiança com cada recepcionista.”
E você, quais soft skills espera de um(a) recepcionista?
