A chegada das vacinas contra a Covid e seus resultados positivos reacenderam as esperanças dos organizadores de eventos. Agora já é possível ser otimista quanto ao futuro dos eventos. Apesar de todos os cuidados exigidos por um tema tão sensível quanto a saúde, deveríamos conseguir retomar os convites para eventos presenciais já no verão de 2021.
Nesse contexto, como se preparar para o retorno desses eventos com responsabilidade e nas melhores condições possíveis?
1. Faça um brainstorming com seus fornecedores e parceiros
É sempre muito enriquecedor ver como as outras empresas do setor se preparam. Todos têm o mesmo objetivo, mas as reflexões precisam se complementar.
Por que não se reunir, primeiro entre organizadores de eventos e, em uma escala maior, com seus fornecedores habituais e empresas do setor de eventos, para refletir em conjunto sobre as boas práticas a adotar e os diferentes formatos de evento?
Cada um certamente terá algo a contribuir para o grupo, enquanto todos se beneficiarão da comunicação e das trocas criadas. Essas experiências simultâneas ajudarão você a conhecer todo o espectro de problemas que o retorno ao presencial envolve (desde o respeito às distâncias de segurança até a previsão de testes rápidos no local, etc.).
Prepare perguntas precisas sobre cada etapa do evento, para fazê-las a seus parceiros e reunir todas as boas práticas, tanto antes quanto depois do evento. Essa comunicação multidirecional só pode resultar em boas ideias, que cada um poderá depois adaptar à sua própria realidade.
2. Defina um protocolo sanitário do evento
O protocolo sanitário do evento permite tranquilizar seus participantes e, ao mesmo tempo, garantir a conformidade com as normas sanitárias exigidas. É, portanto, uma etapa obrigatória para quem quer retomar a organização de eventos presenciais!
Não se esqueça de que o passaporte sanitário se tornou indispensável no setor de eventos. Prepare uma forma de escaneá-los rapidamente, com totens ou equipe de recepção e equipamentos digitais.
Seja por meio da distribuição de álcool em gel, máscaras, sinalizações de distanciamento e linhas no chão, ou de cartazes lembrando os cuidados básicos, todas essas medidas são necessárias (mesmo que óbvias) quando você precisa tranquilizar seu público. Isso vale também para os eventos híbridos!
Para ir além, não hesite em medir a temperatura dos convidados com um termômetro na entrada do evento, ou em pedir ao seu fornecedor de catering um serviço individual para evitar aglomerações nos bares e balcões de alimentação. Todas essas recomendações valem ainda mais se você organiza um grande evento, como um seminário ou uma feira B2B. Não perca de vista seu objetivo de tranquilizar o público quanto à segurança do evento.
Priorize, claro, espaços amplos e bem arejados para recepção e alimentação, sempre que possível.
Aqui está um documento para ajudar você a entender melhor e organizar corretamente seu protocolo.
3. Comece o quanto antes com eventos essenciais em pequeno formato
Os primeiros eventos provavelmente serão pequenos. Grandes eventos exigem muitos recursos, muita organização e tempo de preparação. Eles também são menos flexíveis e, portanto, menos propícios a mudanças.
Em um contexto que ainda permanece incerto até que se possa observar a evolução da situação, é ainda mais importante segmentar e personalizar bem seus futuros (pequenos) eventos, enquanto, de forma gradual, os grandes eventos voltam a acontecer.
Comece pequeno, observe como a situação evolui e depois aumente gradualmente.
Quando esse vírus finalmente ceder, como acontece com toda epidemia, a retomada será repentina. Por isso, é preciso antecipar desde já os fornecedores de que você vai precisar no futuro, antes que tudo se destrave e eles fiquem sobrecarregados de pedidos. Não hesite em negociar preços com antecedência e reservar disponibilidades enquanto você ainda tem poder de negociação.
Esses formatos menores ajudarão a reacostumar um público que não participa de eventos presenciais há mais de um ano (!) a voltar a confiar nesse formato e a redescobrir seu maior ponto forte: o contato humano.
4. Considere todos os aspectos da tranquilização...
Em primeiro lugar, será importante comunicar ao máximo sobre seu protocolo sanitário, a fim de tranquilizar quanto ao aspecto de segurança do seu evento.
Não se esqueça de se colocar no lugar de um participante: quais argumentos, quais formatos fariam você participar de um evento? Para que você fosse a um evento neste período, quais medidas deveriam estar em vigor? Medição de temperatura na entrada, controle de capacidade, desinfecção, etc.
Pergunte-se como criar um clima agradável sem deixar de lado o aspecto de segurança. Não se esqueça de que os participantes vão se deslocar menos, então você precisa oferecer eventos que respondam às suas necessidades mais profundas: temas-chave que afetam diretamente a continuidade dos seus negócios.
E não apenas o cumprimento das normas sanitárias que já são esperadas no retorno dos eventos.
Pense no benefício emocional que seu evento vai transmitir: quais emoções você quer que seus participantes sintam? Quais medidas e atividades você vai implementar para alcançar essas sensações?
É importante que seus participantes não sintam mais a "pressão" de estar cercados por outras pessoas, ou que essa pressão seja reduzida ao máximo.
Com antecedência, preveja diferentes cenários e as ações adequadas para cada um: se o cenário 2 acontecer (por exemplo: um dos convidados com temperatura muito alta), quais medidas devem ser tomadas? Depois, compartilhe esses procedimentos com os responsáveis pela segurança sanitária.
Designe um responsável pela segurança sanitária, que garantirá o cumprimento das obrigações e recomendações das autoridades e tomará as medidas adequadas no dia do evento. Esses responsáveis podem fazer parte diretamente da equipe organizadora. Essa pessoa deverá, em especial, garantir que a equipe de recepção siga corretamente o protocolo.
Conclusão
- Faça um brainstorming com seus parceiros e fornecedores para ter uma visão alinhada e ideias em comum sobre as boas práticas a adotar.
- Defina um protocolo sanitário e comunique-o amplamente
- Comece pequeno, para não correr riscos demais, aprenda com seus erros e vá aumentando o porte dos seus eventos à medida que ganhar experiência e visão suficientes para tomar boas decisões.
- Crie uma jornada a menos estressante possível para seus participantes ao longo de todo o evento, prevendo ao mesmo tempo normas suficientes. Antecipe diferentes cenários e prepare suas equipes para conhecer o procedimento de cada um deles.
