Com a aceleração dos eventos digitais causada pela pandemia, novas soluções de interação digital estão surgindo. Mas, ao focar tanto no sucesso dos eventos digitais, o aspecto humano e relacional do evento pode acabar sendo deixado de lado. No entanto, é essencial, ainda mais nesse momento difícil, colocar o participante no centro do evento, seja qual for o tipo de evento realizado.
A importância de humanizar os eventos digitais
Manter o vínculo com parceiros, clientes e colaboradores é mais indispensável do que nunca. Estando fisicamente distantes uns dos outros, tendemos a nos sentir mais sozinhos, menos engajados, menos valorizados e menos produtivos. E quando as empresas fazem eventos digitais, isso muitas vezes se limita a uma simples reunião por vídeo, sem nenhuma magia.
Por isso, é muito importante propor soluções criativas, personalizadas, acolhedoras, dinâmicas, até mesmo com um toque de humor!
Resgatar o lado humano dos eventos digitais passa, principalmente, pela ideia de engajamento. E esse engajamento precisa estar presente em tudo.
O convidado no centro do evento digital
Depois de dominar a organização técnica (explicamos aqui todas as boas práticas para organizar um bom evento virtual), acompanhar o participante durante a experiência do evento é fundamental.
Por isso, diversas soluções ajudam a manter o convidado engajado, entretido e interessado durante todo o evento digital:
1. Cuidar de cada etapa da jornada do usuário
2. Criar pequenos gestos que vão diferenciar o seu evento
3. Personalize cada aspecto do seu evento para uma experiência ideal
Cuidar de cada etapa da jornada do usuário
Recomendamos verificar se todo o processo de inscrição é fluido, "user friendly", se o horário do evento é adequado, se todos têm acesso às mesmas informações e se o processo de inscrição não apresenta nenhuma falha.
Lembre-se de testar bem a sua plataforma em vários navegadores e, pelo menos uma vez, no celular, tanto o site do evento quanto o e-mail de convite, para garantir que tudo esteja de acordo com as suas expectativas.
Outro ponto importante: verifique se as webcams têm boa qualidade e se a conexão de internet é rápida. Assim, participantes e palestrantes transmitem em HD e a experiência fica ainda mais agradável.
Não hesite em fazer um balanço ou encerrar o evento todos juntos, com um café na mão, de um jeito um pouco menos formal, terminando com um toque de leveza.
Criar pequenos gestos que vão diferenciar o seu evento
É preciso, acima de tudo, ser atencioso e se colocar no lugar do participante em cada etapa do evento digital.
É preciso acompanhá-los e, principalmente, cuidar da experiência de um evento virtual.
Nessa lógica, é importante cuidar ao máximo dos seus convidados e não negligenciar o prazer que eles terão com a experiência! Garanta que eles passem um bom momento, do qual vão se lembrar e que vai dar vontade de participar dos seus próximos eventos.
Se o evento permitir, você pode acrescentar elementos tangíveis, "fora do digital". As ideias não faltam nesse sentido:
· Caixas de presente para enviar;
· Refeições enviadas para casa;
· QR Codes para escanear e ter acesso a outros conteúdos;
· Mensagens personalizadas, etc.
Quanto mais concreto, sincero e autêntico, mais certeza você tem de demonstrar atenção e agradar! Nos seus team buildings e seminários, mas também nos seus eventos externos, vale sempre fazer esse esforço de autenticidade.
Essa busca por autenticidade também deve estar presente na sua apresentação: o formato virtual permite reduzir a distância entre você e o seu público. Em mil palavras, assim como em uma imagem:
Personalize cada aspecto do seu evento para uma experiência ideal
Cada detalhe do seu evento digital deve ser personalizado! Começando pela plataforma utilizada. Você pode pedir ao seu especialista em eventos digitais para personalizar a aparência, integrar módulos de conversa, enquetes, documentos, quizzes e até as gravações do evento de acordo com o interesse específico de cada convidado.
Para ir além, você também pode segmentar o seu evento em mini-workshops específicos para determinados subtemas, para que as pessoas entrem diretamente nas salas virtuais que realmente interessam a elas. Complete essa ideia com a criação de reuniões 1 a 1 para que os seus participantes possam fazer networking e criar conexões humanas.
Seus participantes devem passar menos tempo recebendo informações de cima para baixo e mais tempo em ação, um pouco como acontece na rede social Clubhouse. A organização do seu evento e as atividades propostas devem ser pensadas nesse sentido, ao máximo, especialmente online.
Outra forma de personalizar a experiência é não esquecer de usar tags variáveis nos seus e-mails de convite. Isso permite personalizá-los de acordo com as informações dos seus participantes (exemplo: Olá {nome}, convidamos você para {evento} no dia {data}).
As ferramentas digitais contribuem muito para recolocar o convidado no centro do evento, quando se sabe aproveitar bem esses canais de comunicação. Isso ajuda a tornar as comunicações digitais mais humanas e a experiência geral mais agradável.
Conclusão
Resgatar o lado humano dos eventos digitais não é tão simples assim.
Isso exige, claramente, um domínio completo da área de eventos e um bom conhecimento do público.
Esperamos também que este artigo ajude você a humanizar ainda mais os seus eventos digitais.
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