Lo scopo degli eventi interni non è tanto acquisire clienti o guadagnare notorietà, quanto trasmettere informazioni e rafforzare il legame con i collaboratori.
Gli aspetti qualitativi sono quindi particolarmente rilevanti nella valutazione del loro successo.
Questi eventi hanno anche la caratteristica di poter essere molto diversi nei loro formati.
Possono essere ricorrenti (onboarding delle nuove risorse) o straordinari (anniversario dell'azienda), e possono coinvolgere tutte le funzioni dell'organizzazione. C'è di che perdersi!
Si possono delineare due grandi categorie:
- Le celebrazioni aziendali, ricorrenti o occasionali. Sono essenziali per "segnare il momento", comunicare e creare punti di riferimento nella memoria collettiva di un'azienda. Diventeranno spesso ricordi condivisi da tutti i dipendenti e contribuiscono così alla cultura aziendale.
- Gli eventi legati alle professioni o all'attività: lo scopo è la trasmissione di informazioni, valori e know-how (riunioni dei top manager, formazione, seminari, piano strategico, ecc.). Sono essenziali per far passare le informazioni (tra i decisori, i manager, il marketing, i team operativi, ecc.)
Per misurare la performance degli eventi interni si utilizza spesso un questionario (qualitativo o quantitativo) post-evento. Il coinvolgimento è più alto e i risultati permettono di ottenere indicatori più rilevanti
Conosci questo acronimo mnemonico per qualificare i tuoi obiettivi? Devono essere SMART:
Specifico: deve essere il meno vago possibile.
Misurabile: volere un tasso di soddisfazione dei dipendenti più alto va bene, volere il 90% di soddisfazione dei dipendenti è meglio.
Attuabile: non fissarti obiettivi fuori portata. Suddividi l'obiettivo in più fasi intermedie per garantirti una roadmap coerente.
Realistico: fai in modo di poter imparare da questo evento e di poterlo riorganizzare facilmente, per migliorarti. Crea un obiettivo che possa essere realizzato con le risorse a tua disposizione.
Temporizzato: un argomento è interessante solo per un certo periodo di tempo. Sfruttalo al massimo e gestisci bene la tempistica del tuo evento (ricorda: un webinar raramente dura più di 45 minuti).
Ecco alcuni esempi di KPI a cui potrai ispirarti.
💪 Misurare il rafforzamento della coesione:
Perché: che si tratti di un team building, un momento di svago o un'esperienza indimenticabile, la coesione è indispensabile per costruire un'azienda che funzioni bene nel tempo. Crea comunicazione tra i tuoi team e misura il coinvolgimento.
Come: buona notizia, hai almeno tre modi (complementari) per misurare la coesione di squadra!
Ti consigliamo innanzitutto di ascoltare i partecipanti e le diverse parti interessate durante l'evento per avere una sensazione generale sull'evento, presta attenzione ai segnali deboli! Questo feedback a caldo è un ottimo indicatore da non trascurare e che conviene formalizzare via email al termine dell'evento: prendi appunti!
Per strutturare meglio la raccolta di informazioni, puoi creare un modulo post-evento di soddisfazione (con le statistiche in tempo reale), composto da domande qualitative a risposta libera, che puoi inviare tramite Digitevent, come ad esempio:
- Ti sei sentito più vicino ai tuoi colleghi alla fine dell'evento?
- Hai visto i tuoi collaboratori sotto una nuova luce grazie a questo evento?
Altri metodi consistono nel proporre, tramite le hostess di accoglienza, un quiz su tablet direttamente all'uscita dell'evento.
Ricorda di utilizzare le scale di Likert per ottenere una risposta più netta e matematicamente precisa. I dati e gli indicatori saranno più esatti e il tuo ROI sarà più affinato.
Nota che la formulazione delle tue domande ha un forte impatto sulle risposte ottenute. A seconda del tuo obiettivo, potresti dover formulare le domande in modo diverso 🤫...
Per esempio, non porrai la stessa domanda se cerchi di conoscere le ragioni del turnover della tua azienda (e quindi ottenere risposte sincere su cosa non va) oppure se vuoi ottenere statistiche lusinghiere sulla soddisfazione dei dipendenti.
- Più una domanda è vaga, "Questo evento ti ha permesso di avvicinarti ai tuoi colleghi?" più lascerà il partecipante libero di interpretarla e, in generale, otterrai risultati più positivi, ma spesso meno facilmente utilizzabili.
- Più una domanda è precisa, "Hai avuto l'impressione di conoscere meglio i tuoi colleghi, in modo più personale e profondo?", più avrai risposte contrastanti, con meno risposte positive (ma più oneste).
Considera anche la possibilità per i partecipanti di rispondere in modo anonimo, il che può favorire la sincerità in un contesto aziendale dove le risposte nette sono a volte rischiose.
Per renderti conto dell'efficacia dei tuoi eventi, puoi anche fare dell'AB testing. Per esempio, fai un questionario prima del tuo evento, poi lo stesso questionario qualche tempo dopo: hai migliorato il tuo punteggio? Non hai bisogno di interrogare lo stesso pubblico per ottenere risultati utilizzabili, a condizione di avere una base di intervistati sufficientemente ampia e di mantenere le stesse modalità operative (tempo di risposta, tipo di pubblico, formulazione, ecc.).
💞 Misurare la trasmissione dei valori aziendali e l'attaccamento al brand
Perché: l'attaccamento al brand è la componente emotiva che lega la tua azienda ai collaboratori. Può essere creato attraverso i suoi valori, le sue azioni quotidiane (per esempio tramite la Responsabilità Sociale d'Impresa, RSI) o i suoi vantaggi (buoni regalo, weekend sulla neve, viaggi, incentive, ecc.).
Non esitare a scrivere un manifesto con le tue convinzioni profonde d'azienda, così come i valori che promuovi e come li applichi ogni giorno. Niente di meglio per aumentare il morale dei tuoi collaboratori che aderire a un progetto che ha senso e una visione.
Per suscitare questo desiderio, spiega il ruolo sociale dell'organizzazione, cosa porti, chi aiuti, come lo fai e soprattutto grazie a chi: sii riconoscente.
Come: l'eventistica aziendale interna contribuisce a creare attaccamento al brand, e puoi misurare questo dato durante il questionario post-evento con alcune domande come:
- "Ti senti più in linea con i valori dell'azienda dopo questo evento?"
- "La tua opinione sull'azienda (favorevole o sfavorevole) è stata rafforzata da questo evento?"
Non dimenticare di rendere anonimo il tuo questionario, per avere le risposte più oneste e oggettive possibili, e assicurati che i rispondenti siano a conoscenza dell'anonimato delle risposte!
🎓 Misurare la formazione e la trasmissione delle informazioni:
Perché: per misurare l'efficienza della trasmissione delle informazioni, è necessario un questionario con i principali temi affrontati durante l'evento.
Questo tipo di questionario online può essere creato automaticamente e inviato a una categoria precisa di partecipanti con Digitevent.
La formazione, sia essa virtuale o in presenza, prende spesso la forma di workshop (one to few) o conferenze (few to many) durante le quali i partecipanti ricevono molte informazioni in poco tempo.
Ottimo modo per mantenere i propri collaboratori aggiornati sulle novità, la formazione richiede comunque un certo monitoraggio, per assicurarsi che le conoscenze siano state trasmesse correttamente, che l'argomento fosse interessante, o che i relatori siano dinamici.
- (Rispondenti che hanno ottenuto più della metà dei punti / Totale dei rispondenti) x 100
Se noti che una grande maggioranza dei rispondenti ha ottenuto buoni punteggi, hai trasmesso bene le informazioni: la tua formazione è efficace.
☑️ Misurare l'efficacia logistica dell'evento:
Perché: che si tratti dei tuoi speaker, del tuo catering, dell'alloggio dei tuoi ospiti o persino dell'agenzia di hostess, tutti i fattori chiave di successo che ruotano attorno al tuo evento possono essere valutati (inclusa la tua agenzia eventi, ma anche il programma dell'evento, o la rapidità di stampa dei badge!)
Per esempio, in caso di trasmissione in diretta del tuo evento, fai attenzione a selezionare speaker a proprio agio davanti alla telecamera e capaci di dimostrare eloquenza (abbiamo realizzato una serie di video per aiutare gli speaker di eventi a migliorare i loro interventi, l'episodio 1).
Come: elenca i fattori chiave di successo e chiedi ai tuoi partecipanti di dare un voto a ciascuno di essi (una domanda per criterio, idealmente con un punteggio da 1 a 7 secondo la scala di Likert, per evitare il più possibile i pareri neutri), e fai il punto della situazione con chi ottiene punteggi mediocri o scarsi. È anche l'occasione per vigilare sul miglioramento continuo di questi fornitori, molto importante durante i tuoi eventi.
🧠 Sintetizzare e far emergere le idee nate dai brainstorming e dall'intelligenza collettiva:
Perché: l'intelligenza collettiva è spesso un vettore di innovazione nelle aziende. Qualunque sia la frequenza dei brainstorming, la messa in comune di idee con l'obiettivo di risolvere un problema comune permette spesso di arrivare a una soluzione condivisa e inaspettata.
Come: durante i tuoi eventi interni, per far emergere buone idee e stimolare la creatività dei tuoi collaboratori, puoi utilizzare strumenti come Mural per organizzare workshop di brainstorming interattivi.
Interroga poi i manager: cosa avrebbero cambiato in questa sessione a posteriori per generare più idee? Sono soddisfatti delle nuove idee raccolte? Pensano di ripetere queste sessioni? Se sì, di più o di meno, e con quale frequenza? Con quale campione di collaboratori?
🍃 Misurare l'accettazione del cambiamento:
Perché: nella stessa ottica, l'accettazione del cambiamento è un grande tema della strategia interna dell'azienda. È molto difficile far cambiare i processi (ancora di più nelle grandi aziende) e far accettare nuovi strumenti.
Come: per assicurarti che le direzioni intraprese vengano applicate, devi verificare che il tuo messaggio sia stato compreso correttamente.
Anche qui, puoi utilizzare uno strumento di questionario integrato nella tua soluzione di gestione eventi per verificare che le informazioni scendano correttamente e che i compiti siano stati compresi, per esempio:
- In seguito a questo evento, quali azioni intraprenderai per applicare le nuove strategie?
- Sei in linea con la nuova politica del gruppo?
- Approvi questi cambiamenti?
💰 Misurare il costo per partecipante:
Perché: per andare oltre, puoi misurare il costo della sessione e confrontarlo con il costo stimato dai manager: le idee emerse durante questa sessione valevano X euro? (corrispondenti ai costi diretti e indiretti del brainstorming).
Come: per un calcolo corretto, tieni conto delle tariffe orarie degli stipendi delle persone coinvolte, del luogo, del catering, ma anche dei costi opportunità e dei costi indiretti. Confronta poi questa somma con il valore approssimativo (e molto soggettivo) delle idee e degli altri KPI apportati dalla sessione.
🌱 Misurare l'impatto sociale e ambientale:
Perché: sempre più, il settore degli eventi deve evolversi e proporre modalità di funzionamento più rispettose dell'ambiente, con un vero approccio sociale dietro ogni fase del processo.
Come: hai diversi modi per calcolare il tuo contributo sociale: misurando la proporzione dei tuoi fornitori che hanno un approccio di responsabilità sociale d'impresa, misurando la tua stessa impronta di carbonio durante l'evento, chiedendo ai partecipanti la loro opinione su questo aspetto.
Per andare oltre, puoi anche decidere di rivolgerti a un ente di certificazione e ottenere la norma ISO20121, garantendoti un'immagine (e un investimento) come attore impegnato nelle questioni di miglioramento ambientale nel settore degli eventi.
Non esitare a dare un'occhiata al nostro articolo dedicato alle questioni ambientali nell'organizzazione di un evento!
Conclusione:
L'eventistica interna richiede spesso di misurare KPI più qualitativi.
Si cerca di comprendere il vissuto dei partecipanti, più che misurare statisticamente alcuni dati.
In aggiunta, la dashboard in tempo reale di Digitevent può fornirti informazioni di marketing e altri indicatori rilevanti sui tassi di presenza, il tasso di risposta o elementi molto oggettivi.
Servirà comunque molta interpretazione umana e manager esperti per poter analizzare con precisione le diverse risposte ai tuoi questionari. Chiedi ai tuoi manager quali sono stati gli ostacoli e i successi di questi eventi interni, cosa cambierebbero, cosa hanno apprezzato, e se pensano di ripeterli nel corso dell'anno.
Prenditi anche il tempo di fare un debriefing una volta ottenuti i risultati. I dati e la comprensione della performance sono fondamentali, ma devono restare al servizio della presa di decisione per migliorare nel tempo.
Per andare oltre nella strategia di definizione dei tuoi obiettivi, consulta questo articolo web sugli OKR.
E soprattutto, non dimenticare di aggiungere del divertimento ai tuoi eventi interni: saranno ancora più memorabili per i tuoi team :)
