Per esperienza, lo sappiamo tutti: molte aziende faticano a ottenere i risultati attesi dai propri eventi. E spesso questo non ha nulla a che vedere con le competenze degli organizzatori, ma piuttosto con l'allineamento strategico dell'evento agli obiettivi di business.
È qui che devi sviluppare una competenza: quella di scegliere bene il tipo di evento in base a questi obiettivi. Ti diamo qui le chiavi per farlo, e ottenere finalmente il ROI evento che meriti.
Perché i tuoi obiettivi devono guidare la scelta del tipo di evento
Prima di lanciarti nell'organizzazione di un evento, qualunque esso sia, devi tenere a mente che ogni evento professionale è prima di tutto uno strumento di marketing e commerciale. In questo senso, i tuoi eventi devono inserirsi in una strategia globale, quindi in una logica di obiettivi e impatto sul business.
È qui che l'allineamento tra l'obiettivo principale del tuo evento e il suo formato diventa cruciale. Grazie a questo allineamento, ottieni:
- Un'organizzazione più mirata. La scelta del luogo, del tono, dei contenuti o dei relatori viene fatta in base al risultato atteso, e non a caso.
- KPI evento pertinenti. Ad esempio, se il tuo obiettivo principale è la conversione dei tuoi prospect, misurerai i lead generati; se invece si tratta di migliorare la comunicazione e la notorietà del tuo brand, monitorerai la reach o le menzioni sui social network.
- Un ritorno sull'investimento ottimizzato. Seguendo con precisione il tuo obiettivo principale, le tue risorse (budget, tempo, strumenti) vengono impiegate dove hanno il maggiore impatto.
- Un'esperienza coerente per i tuoi partecipanti. Come conseguenza di tutti i punti precedenti: il formato, il contenuto e il messaggio del tuo evento si rispondono a vicenda.
In sintesi: senza obiettivi definiti, è difficile costruire un'esperienza partecipante coerente, ed è impossibile misurare la performance e il ROI dell'evento. Da qui l'importanza di non saltare questa fase di definizione degli obiettivi!
Il prerequisito: definire i tuoi obiettivi di business
Prima ancora di scegliere il formato e il tipo di evento, inizia col porti questa domanda essenziale: perché lo stai organizzando? Ricorda: dietro ogni evento professionale c'è un'ambizione di business.
Ecco le principali categorie di obiettivi evento verso cui potresti orientarti:
- Awareness (notorietà): per far conoscere il tuo brand, valorizzare la tua expertise o lanciare un nuovo prodotto, ad esempio.
- Engagement / Interazione: per creare un legame con la tua community, i tuoi clienti o i tuoi partner attraverso un'esperienza memorabile.
- Conversione / Vendita: per generare lead qualificati, accelerare il tuo ciclo commerciale o concludere contratti.
- Fidelizzazione / Coesione: per creare legame tra i tuoi team e stimolare la loro motivazione (seminari, team building, eventi interni), o ancora creare attaccamento al brand da parte dei tuoi clienti (eventi clienti).
Ma tieni presente che il tuo obiettivo, per quanto pertinente, sarà utile solo se davvero chiaro. Usa quindi il metodo SMART per fissare obiettivi in modo strutturato: il tuo obiettivo deve essere:
- Specifico: definisci uno scopo preciso, come ad esempio “Rafforzare la notorietà del nostro brand presso i decision maker IT”
- Misurabile: associa al tuo obiettivo un indicatore concreto, ad esempio “Raggiungere 500 iscritti al webinar”
- Raggiungibile: punta a un risultato ambizioso, ma realistico, come “Convertire il 10% dei lead in opportunità commerciali”
- Realistico: adatta le tue ambizioni alle tue risorse e alla realtà della tua azienda, ad esempio “Organizzare un evento ibrido a budget controllato”
- Definito nel tempo, fissati un orizzonte temporale, come ad esempio “Entro la fine del trimestre”
In sintesi, devi fare dei tuoi obiettivi la bussola della tua strategia evento. Una volta chiarita questa fase, puoi concentrarti sul formato e sul tipo di evento da considerare.
💬 “Scegliere il tipo di evento giusto è una cosa. E il formato? È prima di tutto una questione di esperienza partecipante. Chiediti sempre dove il tuo pubblico vivrà al meglio il messaggio che vuoi trasmettere. Ricorda: il formato giusto per un evento è prima di tutto una questione di contesto. Sono i tuoi obiettivi, il tuo pubblico e le risorse disponibili a dover dettare la scelta tra presenza, digitale o ibrido. Per un lancio di prodotto o un'azione di notorietà, nulla sostituisce la forza della presenza fisica. Al contrario, per un contenuto esperto o un target internazionale, il digitale o l'ibrido si impongono naturalmente.”, Milla Breuil, Account Manager presso Digitevent
Per ispirarti, alla fine dell'articolo troverai il dettaglio di tutti i tipi di evento che puoi organizzare.
Quale tipo di evento per quale obiettivo di business?
Prima di lanciarti nello sviluppo e nella realizzazione del tuo evento, ecco come scegliere il tipo:
Quali altri criteri considerare per scegliere il formato e il tipo di evento giusti
Ora hai ben chiaro quanto sia importante collegare il tuo obiettivo di business al tipo di evento da organizzare. Ma attenzione: questo obiettivo non è l'unico elemento da considerare per scegliere il formato!
Per organizzare un evento coerente ed efficace, affidati anche ai quattro pilastri seguenti:
- Il tuo pubblico target. Cosa si aspettano i tuoi potenziali partecipanti da un momento come quello che stai organizzando? Quali temi specifici vorrebbero vedere trattati in un evento?
- Il tuo budget disponibile. La tua idea e il tuo portafoglio devono essere allineati, per ottenere un ROI massimo.
- La durata e la disponibilità dei partecipanti. Organizzare l'evento migliore non serve a nulla se i tuoi ospiti non possono parteciparvi!
- Il formato logistico del tuo evento. L'idea è scegliere tra presenza fisica, ibrido o 100% digitale, in base alle abitudini del tuo target, così come alla loro disponibilità sul posto.
Tenendo a mente questi diversi elementi, ti assicuri di rispondere sia alle esigenze della tua azienda sia a quelle del tuo target, per un'efficacia evento ottimale.
Panoramica dei principali tipi di eventi professionali
Che il tuo obiettivo principale sia trasmettere un messaggio specifico al tuo target, far conoscere un prodotto, oppure migliorare la tua immagine di brand, qui troverai tutti i tipi di evento che puoi organizzare.
Per gli eventi esterni
Conferenze, webinar e tavole rotonde
Eventi in cui professionisti condividono la propria expertise su temi chiave, spesso condotti da relatori o esperti.
I lanci di prodotto
Momenti chiave che permettono di presentare una novità per suscitare l'interesse dei clienti potenziali, generare buzz e favorire le prime vendite.
Le giornate stampa
Eventi professionali dedicati alla comunicazione e alle relazioni con i media. Sono ideali per presentare un nuovo prodotto, rafforzare la notorietà dell'azienda e creare un legame con giornalisti e influencer del tuo settore.
Gli eventi clienti
Incontri premium che hanno l'obiettivo di rafforzare la relazione con i clienti esistenti, valorizzare la loro fedeltà e incoraggiare il passaparola positivo intorno al tuo brand.
Gli eventi esclusivi
Formati privilegiati riservati a un target ristretto di clienti o partner strategici. L'obiettivo di questi eventi: sviluppare una relazione di business privilegiata con loro, e offrire loro un'esperienza memorabile, ad esempio: la privatizzazione di una mostra o di un backstage.
I roadshow
Serie di eventi itineranti organizzati in più città, che permettono di incontrare clienti o prospect direttamente sul territorio.
Le fiere e i saloni
Grandi eventi settoriali in cui le organizzazioni espongono i propri prodotti e servizi, per aumentare la propria visibilità e generare nuovi contatti.
I festival
Eventi popolari, festosi e culturali che riuniscono un ampio pubblico attorno a un tema forte. Questo tipo di evento rafforza la notorietà del brand e crea un'esperienza collettiva coinvolgente, a metà tra il professionale e il festoso.
Le community di utenti
Incontri regolari tra utenti di una soluzione per scambiare buone pratiche e favorire il supporto reciproco tra clienti.
Le attivazioni sul territorio e lo street marketing
Azioni evento realizzate direttamente sul territorio, per incontrare il pubblico in modo diretto. Si tratta di un ottimo modo per promuovere un prodotto, generare engagement e radicare il tuo brand nella quotidianità del target.
Le giornate promozionali o vendite private
Eventi commerciali incentrati sulla conversione e la fidelizzazione, che permettono ai clienti di scoprire, provare o acquistare prodotti in un contesto privilegiato e organizzato.
Per gli eventi interni
I team building
Attività aggreganti e collaborative pensate per rafforzare la coesione, la comunicazione e lo spirito di squadra all'interno di un'azienda. L'obiettivo: lavorare meglio insieme grazie al rafforzamento della coesione all'interno dello stesso team.
I seminari interni
Appuntamenti professionali dedicati all'allineamento strategico, alla formazione o alla motivazione dei collaboratori.
Le serate o eventi festivi
Momenti conviviali per celebrare un successo, un anniversario aziendale o unire i team in un contesto informale.
Le giornate di inserimento (onboarding)
Momenti chiave per accogliere i nuovi collaboratori, creare legami all'interno del team e favorire la coesione interna fin dai primi giorni di lavoro. Una fase essenziale per rafforzare la motivazione e lo spirito aziendale.
I viaggi o soggiorni aziendali
Vere e proprie esperienze di team building, questi formati orientati all'“incentive” combinano relax, scoperta e attività collettive. Rafforzano la coesione e la motivazione dei collaboratori fuori dal luogo di lavoro abituale.
Le assemblee generali interne
Momenti clou dell'anno lavorativo, queste riunioni strategiche permettono di condividere i risultati, i progetti e gli orientamenti chiave dell'azienda, coinvolgendo al tempo stesso i collaboratori nella visione collettiva.
Le cerimonie di premiazione e gli award interni
Eventi festosi e gratificanti pensati per celebrare i successi, premiare i team e rafforzare la coesione interna. Un ottimo formato per motivare i collaboratori e creare un legame unico tra loro e la cultura aziendale.
Le giornate a tema
Formati evento ludici e coinvolgenti che favoriscono la coesione di squadra attorno a un tema specifico. Perfetti per animare la vita interna, rafforzare il legame tra i collaboratori e creare un momento di condivisione conviviale.
I workshop e gli hackathon
Formati partecipativi che favoriscono la co-creazione, la riflessione collettiva e l'innovazione su una determinata problematica.
Per gli eventi interni o esterni
Gli eventi di networking
Occasioni per ampliare la propria rete professionale, incontrare potenziali partner o confrontarsi con colleghi dello stesso settore.
Gli eventi di formazione
Sessioni formative pensate per sviluppare le competenze dei collaboratori o dei clienti su un argomento specifico.
I laboratori partecipativi
Esperienze collaborative incentrate sullo scambio e la co-creazione. Questo tipo di evento professionale favorisce la partecipazione attiva dei partecipanti e permette di raggiungere un obiettivo comune, in un contesto stimolante e interattivo.
Gli eventi benefici o solidali
Momenti di condivisione e impegno collettivo che rafforzano il senso di comunità e i valori aziendali, sostenendo al tempo stesso una causa umanitaria o ambientale.
Hai bisogno di aiuto su questo tema? Prenota la tua demo Digitevent e approfitta dei consigli dei nostri esperti: ti aiuteranno a scegliere il formato di evento adatto alla tua situazione.
