La guida per promuovere il tuo evento in modo efficace

Come promuovere un evento oggi, in un mondo saturo di informazioni e inviti?

Creare un evento è già una sfida. Ma farlo conoscere è il momento decisivo. Promuovere un evento è un'arte strategica, molto più di una semplice campagna sui social media.

Obiettivi chiari, messaggi incisivi, canali adatti: usa questo articolo come una checklist per riuscire nella promozione del tuo evento professionale, e far sentire i tuoi messaggi chiave nel rumore di fondo.

4 prerequisiti per promuovere il tuo evento in modo efficace

Prima di tutto, è impossibile promuovere un evento professionale senza mettere in atto questi prerequisiti.

Definire gli obiettivi della promozione del tuo evento

Ogni progetto di evento inizia necessariamente con la definizione dei tuoi obiettivi.

Qualunque sia il tipo di evento, decidi se il tuo obiettivo è piuttosto:

• Massimizzare le iscrizioni o la vendita di biglietti
• Rafforzare la notorietà del tuo marchio o dell'evento stesso, per esempio se si tratta di una prima edizione
• Generare engagement e interazioni sui social media
• Attirare un tipo di pubblico specifico: decision maker, partner, prospect qualificati, ecc.
• Raggiungere una quota di sponsor o di espositori

Stabilisci le priorità dei tuoi obiettivi. Vuoi aumentare la tua visibilità o favorire la conversione? Attirare un pubblico qualificato o piuttosto il grande pubblico?

Studiare nel dettaglio il tuo pubblico target

Costruire la tua strategia di comunicazione e promozione dell'evento richiede di conoscere a fondo il tuo pubblico. L'obiettivo: tenere conto delle sue caratteristiche e aspettative per raggiungere i partecipanti potenziali.

Ecco alcune domande da porti per analizzare il tuo pubblico target:

• Chi sono i tuoi partecipanti ideali? Definisci il loro profilo in base a criteri socio-demografici, aree geografiche, settore di attività nel caso di un evento B2B, ecc.
• Quali sono i loro bisogni e aspettative durante un evento professionale? Fare networking, trovare partner, formarsi, vivere un'esperienza differenziante, ecc.?
• Quali canali usano per informarsi sugli eventi a loro disposizione? Social media, newsletter, passaparola, media professionali, ecc.? Più avanti nell'articolo scoprirai nel dettaglio i diversi canali da considerare, e le tattiche innovative per utilizzarli.

Crea due o tre persona di pubblico rappresentativi, che guideranno la tua strategia.

Definire i messaggi chiave da promuovere

La pianificazione della tua promozione ruota attorno a messaggi chiave, che diffonderai su diversi canali. Se il tuo evento è già pianificato internamente, dovresti già averli in mente.

Mettili per iscritto, per essere sicuro di declinarli correttamente nel tuo piano di promozione:

• Qual è la proposta di valore del tuo evento? Ovvero: cosa ne ricaveranno i tuoi partecipanti?
• Quali sono gli elementi distintivi del tuo evento? Relatori esclusivi, un formato innovativo, l'accesso a risorse preziose, ecc.?
• Che tono deve avere la tua comunicazione? Istituzionale, o piuttosto informale? Ispirante o piuttosto formale?

Definire la cronologia della promozione

L'idea qui è: costruire un retroplanning di comunicazione per l'evento, con delle tappe, per comunicare bene lungo tutto il progetto.

Puoi per esempio suddividere il tuo piano di comunicazione in cinque fasi, come segue:

• Una fase di pre-lancio: teaser e notorietà, campagna "save the date".
• Una fase di conversione: prima la diffusione di tariffe early bird (ovvero la vendita di biglietti a prezzo competitivo in anticipo), poi un annuncio dei nomi di punta e dei grandi elementi.
• Una fase di intensificazione: call to action più incisive ("ultimi posti", conto alla rovescia), annunci complementari, e tariffe vantaggiose per gli ultimi iscritti.
• Una fase di comunicazione il giorno dell'evento, per coinvolgere gli invitati e massimizzare i risultati in termini di notorietà.
• Una fase di promozione post-evento, per far risplendere il tuo evento anche dopo la sua conclusione.

"L'esperienza dei tuoi partecipanti inizia molto prima del giorno dell'evento. Un sito web dell'evento fluido, email personalizzate, un'area di iscrizione chiara. Questi dettagli, gestiti da una piattaforma dedicata, cambiano radicalmente la percezione del tuo evento. E usare una piattaforma di gestione eventi significa anche guadagnare in efficienza in ogni fase: promozione, iscrizione, solleciti. Così puoi concentrarti sull'essenziale (l'esperienza del partecipante), migliorando al contempo il tuo ROI.", Joy Grand, Responsabile Marketing di Digitevent

Quali canali di comunicazione usare per la promozione del tuo evento?

Passiamo ora alla scelta dei tuoi diversi canali promozionali, e ai consigli per sfruttarli al meglio per far conoscere il tuo evento su larga scala, e massimizzare il tuo tasso di partecipazione.

I canali organici

Ecco le principali leve organiche da attivare, con gli indicatori da monitorare per ciascuna:

• Sito web dell'evento: traffico, tasso di conversione, durata delle sessioni, frequenza di rimbalzo
• Social media organici: impression, engagement, clic, follower
• Relazioni con la stampa: menzioni sui media, traffico web generato, rassegna stampa
• Email marketing / newsletter: tasso di apertura, clic, conversioni
• Partnership strategiche: lead generati, traffico dai partner, tasso di iscrizione indiretto
• Concorsi a premi (senza budget): engagement, condivisioni, traffico web
• Video teaser: visualizzazioni, tasso di completamento, clic
• Programma di referral: iscrizioni, condivisioni, tasso di conversione

1 - Crea un sito web per il tuo evento

Un sito web dell'evento ben progettato ti permette di comunicare tutte le informazioni chiave sul tuo evento, ma anche di convertire il tuo pubblico facendogli acquistare i biglietti online.

Ottimizza il tuo sito per la SEO intorno alle parole chiave che il tuo pubblico target cerca. Deve inoltre essere ottimizzato per la consultazione su tutti i dispositivi (desktop, mobile e tablet). Assicurati che abbia un design che valorizzi la tua immagine di marca, la proposta di valore dell'evento e il suo programma dettagliato.

Per quanto riguarda i contenuti, assicurati di aggiungerne di nuovi regolarmente e di verificare l'indicizzazione delle pagine del tuo sito, in modo che compaia bene nei motori di ricerca.

Le tattiche innovative per favorire la conversione:

• Includere un conto alla rovescia che indica la fine delle iscrizioni, oppure il numero di posti ancora disponibili.
• Mettere in evidenza sul sito contenuti delle edizioni precedenti (foto, video, citazioni dei partecipanti, ecc.), per stuzzicare la curiosità dei visitatori.
• Proporre opzioni di pagamento flessibili, come il pagamento a rate.

Buone notizie! Con Digitevent non serve essere un esperto di sviluppo web per creare un sito accattivante per il tuo evento. Integra facilmente nella piattaforma i tuoi contenuti e la tua identità visiva, per ottenere un sito web personalizzato in white label.

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2 - Usa i social media

I social media sono rapidamente diventati un canale essenziale per promuovere un evento. Scegli le piattaforme social in base a quelle usate dal tuo pubblico target: Facebook, Instagram, X, LinkedIn, ecc.

Varia i formati dei contenuti condivisi nella tua strategia social. Alterna immagini statiche, caroselli, video in motion design e video con persone reali. Crea anche un hashtag ufficiale per il tuo evento, per raccogliere tutti i post pubblicati dalla tua azienda e dai partecipanti.

Le tattiche innovative:

• Puntare sull'autenticità. Mostra ad esempio il dietro le quinte della preparazione dell'evento, per creare un legame emotivo con il tuo evento.
• Puntare sulla serializzazione dei contenuti. Crea una serie di ritratti dei tuoi relatori, oppure svela progressivamente i temi e le attività che proporrai.
• Pubblicare formati interattivi. I sondaggi o i quiz nelle storie, e i live per presentare il tuo team o i tuoi relatori prima dell'evento, sono ottimi modi per creare engagement con il tuo pubblico.
• Creare e animare una community pre-evento, dove i partecipanti possono confrontarsi tra loro sul tema dell'evento.

3 - Sviluppa le relazioni con la stampa

Le relazioni con la stampa possono dare una forte credibilità al tuo evento, ampliare la portata della tua comunicazione e raggiungere pubblici qualificati attraverso canali riconosciuti.

Le tattiche efficaci:

• Redigere una cartella stampa chiara e coinvolgente. Metti in evidenza il contesto dell'evento, i momenti salienti previsti, gli organizzatori e i partner, e indica un contatto stampa dedicato.
• Inviare un comunicato stampa con il giusto tempismo. Invialo almeno 4-6 settimane prima dell'evento, e fai dei solleciti mettendo in luce notizie rilevanti (come il numero di iscritti raggiunto).
• Puntare sui media di settore consultati dal tuo pubblico target, soprattutto per i tuoi eventi B2B.
• Personalizzare i contatti con i giornalisti. Perché non invitare i giornalisti locali al tuo evento?

4 - Promuovi il tuo evento con email e newsletter

L'email marketing e la newsletter sono canali di conversione potenti per promuovere un evento, soprattutto verso un pubblico già qualificato.

Le tattiche efficaci:

• Segmentare il tuo pubblico per affinare il messaggio in ciascuna delle tue email, e renderle più convincenti.
• Impostare una sequenza di email automatizzata. Inizia con un annuncio o un teaser, poi un invito ufficiale, per proseguire con dei solleciti, e infine usa l'email per la comunicazione post-evento.
• Curare gli oggetti delle tue email, per aumentare il tasso di apertura. Metti in evidenza i vantaggi dell'evento per il pubblico target, oppure una call-to-action forte.

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5 - Punta sulle tue partnership strategiche

L'attivazione di partnership strategiche permette di aumentare la tua visibilità presso pubblici già coinvolti, e di condividere i mezzi di comunicazione. Può trattarsi ad esempio di creare un articolo su blog partner, oppure di promuovere l'evento sui social media di un'altra marca.

Le tattiche pratiche:

• Individuare i partner giusti. Si tratta di quelli che hanno un pubblico complementare al tuo, e che condividono i tuoi valori o il tema del tuo evento. Possono essere associazioni di categoria, media specializzati, reti di esperti, scuole, marchi partner o fornitori.
• Proporre uno scambio vantaggioso per entrambi. Ad esempio, offri un'ampia esposizione del loro marchio durante l'evento, oppure dati condivisi post-evento (prospect, insight e tendenze, ecc.).

6 - Lancia dei concorsi a premi

I concorsi a premi puntano su l'aspetto gamificato della comunicazione, e permettono di generare visibilità per il tuo evento. Fai attenzione a indicare chiaramente le condizioni legali del concorso: data di inizio e fine, modalità, funzionamento, premio in palio, metodo di selezione del vincitore, ecc.

Le tattiche innovative:

• Lanciare una campagna di User Generated Content (contenuto generato dagli utenti) associata a un hashtag del marchio. I partecipanti al concorso devono pubblicare un post legato al tema dell'evento per vincere il proprio posto.
• Far promuovere il concorso e scegliere il vincitore da parte di un influencer del tuo settore.

7 - Crea e diffondi video teaser

Diffondi video teaser sui tuoi diversi canali: il formato è dinamico e cattura facilmente l'attenzione del pubblico target. Assicurati di mettere in evidenza le informazioni chiave legate all'evento: la data, il luogo, il modo per iscriversi. Per farlo, usa del testo in overlay sul video, per renderle ben visibili.

Le tattiche innovative:

• Dare un volto al messaggio chiave del tuo evento. Fallo interpretare dai tuoi relatori, dai tuoi partner, dal tuo dirigente, o perché no dallo stagista che si occupa della preparazione dell'evento con te? Così crei un legame emotivo con l'evento.
• Creare un video teaser con uno “speaker a sorpresa”. Lo speaker di punta del tuo evento, prima dell'annuncio della sua presenza, realizza un video teaser con il volto coperto o sfocato.

8 - Attiva un programma di referral

L'idea è questa: trasformare i tuoi partecipanti, partner o clienti in ambasciatori, stimolando al contempo le iscrizioni grazie all'effetto rete.

Le tecniche efficaci:

• Offrire una ricompensa interessante per entrambe le parti: gadget, regali, biglietto VIP o sconto su una futura edizione per chi invita, e uno sconto sul biglietto o l'accesso a un contenuto bonus per chi viene invitato.
• Rendere il referral il più semplice possibile. Diffondi un link di referral unico o un codice da usare, oltre a contenuti pronti da condividere, per incoraggiare la condivisione.
• Valorizzare chi partecipa al programma di referral. Personalizza la tua comunicazione con loro valorizzando il loro impegno, e ringraziandoli calorosamente.

I canali a pagamento

Ecco le principali leve a pagamento da attivare, con gli indicatori da monitorare per ciascuna:

• Pubblicità Meta / LinkedIn / X Ads: CTR, CPL, conversioni, ROI
• Google Ads: CPC, conversioni, qualità del traffico
• Influencer marketing: portata, engagement, traffico tracciato, notorietà
• Concorsi a premi sponsorizzati: partecipanti, reach, lead o conversioni

1 - Lancia campagne pubblicitarie a pagamento

La pubblicità a pagamento (su Google Ads, LinkedIn Ads, Meta Ads, ecc.) è un'ottima leva per accelerare la visibilità del tuo evento, generare iscrizioni qualificate e ricontattare i visitatori indecisi. Lavora sul tuo messaggio pubblicitario affinché sia allo stesso tempo accattivante e informativo.

Attenzione: la pubblicità a pagamento può essere piuttosto tecnica, e richiede una certa esperienza per ottenere un buon ROI. Fatti affiancare da uno specialista, oppure segui dei corsi di formazione, per imparare a investire il tuo budget nel modo più redditizio possibile su questa leva.

Le tattiche efficaci:

• Definire bene il tuo obiettivo pubblicitario. Si tratta piuttosto di notorietà? Di conversione? Di retargeting (per ricontattare i visitatori del tuo sito che non si sono iscritti)?
• Segmentare il tuo pubblico secondo i criteri di targeting di ciascuna piattaforma pubblicitaria: criteri socio-demografici, criteri geografici, criteri legati al loro comportamento (follower della tua pagina social, visitatori del tuo sito web, ecc.).
• Utilizzare le funzionalità di pubblico personalizzato o simile, che ti permettono di sfruttare il profilo di chi si è già iscritto al tuo evento.

2 - Sviluppa una strategia di marketing con i tuoi influencer

L'influencer marketing è un modo fantastico per promuovere il tuo evento. Moltiplica la portata della tua comunicazione, sfruttando il legame emotivo delle relazioni parasociali che gli influencer sviluppano con il loro pubblico.

Le tattiche efficaci:

• Puntare piuttosto sui micro e nano-influencer del tuo settore. Richiedono meno budget da investire, e generano più engagement da parte della loro community, quindi più risultati potenziali per promuovere il tuo evento.
• Condividere la proposta di valore dell'evento con gli influencer, senza però limitare la loro libertà creativa. Devono promuoverlo nel modo più autentico possibile rispetto alla loro linea editoriale abituale.

Come misurare il successo della promozione del tuo evento?

Una volta costruito il tuo piano di promozione dell'evento, prenditi il tempo di creare una dashboard che misuri le performance della tua strategia. Questo ti permetterà di sapere cosa ha funzionato bene o meno, e di fare meglio la prossima volta se necessario.

Per farlo, monitora KPI precisi, legati agli obiettivi della tua promozione dell'evento, per misurarne l'impatto.

Può trattarsi di:

• KPI legati alla conversione: numero totale di iscrizioni o tasso di conversione per canale. Ad esempio, la percentuale di visitatori del sito che si sono iscritti tramite la tua landing page.
• KPI legati alla visibilità dell'evento: portata ed engagement sui social media, tasso di apertura e di clic nelle email, traffico sul sito web dell'evento, menzioni dell'evento sulla stampa o sui social media, ecc.

Per approfondire l'argomento, scopri il nostro articolo sui KPI della comunicazione eventi.

Scegli gli strumenti giusti per garantire un monitoraggio efficace di queste metriche. Google Analytics ti permette di misurare il traffico, gli strumenti social le tue performance sui social media, uno strumento di monitoraggio media la copertura stampa dell'evento, ecc.

Effettua anche un'analisi a posteriori al termine della tua campagna di promozione. Quali canali hanno convertito meglio? Quali contenuti hanno generato più visibilità ed engagement? Quali momenti della campagna hanno prodotto più risultati? Qual è il ritorno sull'investimento della tua campagna promozionale?

Infine, non esitare a raccogliere feedback dai tuoi ospiti stessi. Diffondi un questionario di soddisfazione a ogni persona presente all'evento, e chiedi loro come hanno saputo dell'evento. L'obiettivo: ottenere degli insight da decodificare internamente, per promuovere la tua prossima manifestazione in modo ancora più efficace.

Ora sei pronto a promuovere il tuo evento come si deve, o quasi! Scopri Digitevent, la piattaforma di gestione eventi che ti permette di promuovere il tuo evento in anticipo, ma anche di coinvolgere i partecipanti durante l'evento, e di misurare le performance dell'evento in seguito. Tutto ciò che ti serve per organizzare un evento riuscito e memorabile!