Come promuovere un evento oggi, in un mondo saturo di informazioni e inviti?
Creare un evento è già una sfida. Ma farlo conoscere è il momento decisivo. Promuovere un evento è un'arte strategica, molto più di una semplice campagna sui social media.
Obiettivi chiari, messaggi incisivi, canali adatti: usa questo articolo come una checklist per riuscire nella promozione del tuo evento professionale, e far sentire i tuoi messaggi chiave nel rumore di fondo.
4 prerequisiti per promuovere il tuo evento in modo efficace
Prima di tutto, è impossibile promuovere un evento professionale senza mettere in atto questi prerequisiti.
Definire gli obiettivi della promozione del tuo evento
Ogni progetto di evento inizia necessariamente con la definizione dei tuoi obiettivi.
Qualunque sia il tipo di evento, decidi se il tuo obiettivo è piuttosto:
- Massimizzare le iscrizioni o la vendita di biglietti
- Rafforzare la notorietà del tuo marchio o dell'evento stesso, per esempio se si tratta di una prima edizione
- Generare engagement e interazioni sui social media
- Attirare un tipo di pubblico specifico: decision maker, partner, prospect qualificati, ecc.
- Raggiungere una quota di sponsor o di espositori
Stabilisci le priorità dei tuoi obiettivi. Vuoi aumentare la tua visibilità o favorire la conversione? Attirare un pubblico qualificato o piuttosto il grande pubblico?
Studiare nel dettaglio il tuo pubblico target
Costruire la tua strategia di comunicazione e promozione dell'evento richiede di conoscere a fondo il tuo pubblico. L'obiettivo: tenere conto delle sue caratteristiche e aspettative per raggiungere i partecipanti potenziali.
Ecco alcune domande da porti per analizzare il tuo pubblico target:
- Chi sono i tuoi partecipanti ideali? Definisci il loro profilo in base a criteri socio-demografici, aree geografiche, settore di attività nel caso di un evento B2B, ecc.
- Quali sono i loro bisogni e aspettative durante un evento professionale? Fare networking, trovare partner, formarsi, vivere un'esperienza differenziante, ecc.?
- Quali canali usano per informarsi sugli eventi a loro disposizione? Social media, newsletter, passaparola, media professionali, ecc.? Più avanti nell'articolo scoprirai nel dettaglio i diversi canali da considerare, e le tattiche innovative per utilizzarli.
Crea due o tre persona di pubblico rappresentativi, che guideranno la tua strategia.
Definire i messaggi chiave da promuovere
La pianificazione della tua promozione ruota attorno a messaggi chiave, che diffonderai su diversi canali. Se il tuo evento è già pianificato internamente, dovresti già averli in mente.
Mettili per iscritto, per essere sicuro di declinarli correttamente nel tuo piano di promozione:
- Qual è la proposta di valore del tuo evento? Ovvero: cosa ne ricaveranno i tuoi partecipanti?
- Quali sono gli elementi distintivi del tuo evento? Relatori esclusivi, un formato innovativo, l'accesso a risorse preziose, ecc.?
- Che tono deve avere la tua comunicazione? Istituzionale, o piuttosto informale? Ispirante o piuttosto formale?
Definire la cronologia della promozione
L'idea qui è: costruire un retroplanning di comunicazione per l'evento, con delle tappe, per comunicare bene lungo tutto il progetto.
Puoi per esempio suddividere il tuo piano di comunicazione in cinque fasi, come segue:
- Una fase di pre-lancio: teaser e notorietà, campagna "save the date".
- Una fase di conversione: prima la diffusione di tariffe early bird (ovvero la vendita di biglietti a prezzo competitivo in anticipo), poi un annuncio dei nomi di punta e dei grandi elementi.
- Una fase di intensificazione: call to action più incisive ("ultimi posti", conto alla rovescia), annunci complementari, e tariffe vantaggiose per gli ultimi iscritti.
- Una fase di comunicazione il giorno dell'evento, per coinvolgere gli invitati e massimizzare i risultati in termini di notorietà.
- Una fase di promozione post-evento, per far risplendere il tuo evento anche dopo la sua conclusione.
"L'esperienza dei tuoi partecipanti inizia molto prima del giorno dell'evento. Un sito web dell'evento fluido, email personalizzate, un'area di iscrizione chiara. Questi dettagli, gestiti da una piattaforma dedicata, cambiano radicalmente la percezione del tuo evento. E usare una piattaforma di gestione eventi significa anche guadagnare in efficienza in ogni fase: promozione, iscrizione, solleciti. Così puoi concentrarti sull'essenziale (l'esperienza del partecipante), migliorando al contempo il tuo ROI.", Joy Grand, Responsabile Marketing di Digitevent
Quali canali di comunicazione usare per la promozione del tuo evento?
Passiamo ora alla scelta dei tuoi diversi canali promozionali, e ai consigli per sfruttarli al meglio per far conoscere il tuo evento su larga scala, e massimizzare il tuo tasso di partecipazione.
I canali organici
1 - Crea un sito web per l'evento
Un sito web dell'evento ben progettato ti permette di diffondere tutte le informazioni chiave sul tuo evento, ma anche di convertire il tuo pubblico facendogli acquistare i biglietti online.
Ottimizza il tuo sito per la SEO attorno alle parole chiave che il tuo pubblico target cerca. Deve anche essere ottimizzato per la consultazione su tutti i dispositivi (computer, mobile e tablet). Assicurati che abbia un design che valorizzi la tua immagine di marca, la proposta di valore dell'evento e il suo programma dettagliato.
Per quanto riguarda i contenuti, aggiungine di nuovi regolarmente, e verifica l'indicizzazione delle pagine del tuo sito, in modo che si posizioni bene nei motori di ricerca.
Le tattiche innovative per incentivare la conversione:
- Inserire un conto alla rovescia che indica la fine delle iscrizioni, o il numero di posti ancora disponibili.
- Mettere in evidenza sul sito contenuti delle edizioni precedenti (foto, video, citazioni di partecipanti, ecc.), per stuzzicare la curiosità dei visitatori.
- Proporre opzioni di pagamento flessibili, come il pagamento a rate.
Buona notizia! Con Digitevent, non serve essere un esperto di sviluppo web per creare un sito web accattivante per il tuo evento. Integra facilmente nella piattaforma i tuoi contenuti e la tua identità visiva, per ottenere un sito web personalizzato in white label.
Scopri il nostro strumento per creare siti web per eventi.
2 - Usa i social media
I social media sono rapidamente diventati un canale essenziale per promuovere un evento. Scegli le piattaforme social in base a quelle usate dal tuo pubblico target: Facebook, Instagram, X, LinkedIn, ecc.
Varia i formati dei contenuti condivisi nella tua strategia social. Alterna tra visual statici, caroselli, video in motion design e video con persone reali. Crea anche un hashtag ufficiale per il tuo evento, per raccogliere tutti i post fatti dalla tua azienda e dai tuoi partecipanti.
Le tattiche innovative:
- Puntare sull'autenticità. Mostra per esempio i dietro le quinte della preparazione dell'evento, per creare un legame emotivo con il tuo evento.
- Giocare sulla serializzazione dei contenuti. Crea una serie di ritratti dei tuoi relatori, oppure rivela progressivamente i temi e le attività che proporrai.
- Pubblicare formati interattivi. I sondaggi o i quiz nelle storie, e le dirette per presentare il tuo team o i tuoi relatori prima dell'evento, sono ottimi modi per creare engagement con il tuo pubblico.
- Creare e animare una community pre-evento, dove i partecipanti possono confrontarsi tra loro sul tema dell'evento.
3 - Sviluppa le relazioni con la stampa
Le relazioni con la stampa possono dare una forte credibilità al tuo evento, ampliare la portata della tua comunicazione e raggiungere pubblici qualificati attraverso canali riconosciuti.
Le tattiche efficaci:
- Redigere una cartella stampa chiara e coinvolgente. Metti in evidenza il contesto dell'evento, i momenti salienti previsti, gli organizzatori e i partner, e indica un contatto stampa dedicato.
- Inviare un comunicato stampa con il giusto tempismo. Invialo almeno 4-6 settimane prima dell'evento, e fai dei solleciti mettendo in luce notizie rilevanti (come il numero di iscritti raggiunto).
- Puntare sui media professionali consultati dal tuo pubblico target, soprattutto per i tuoi eventi B2B.
- Personalizzare i contatti con i giornalisti. Perché non invitare giornalisti locali al tuo evento?
4 - Promuovi il tuo evento con email e newsletter
L'email marketing e la newsletter sono canali di conversione potenti per promuovere un evento, soprattutto verso un pubblico già qualificato.
Le tattiche efficaci:
- Segmentare il tuo pubblico per affinare il messaggio in ciascuna delle tue email, e renderle più convincenti.
- Impostare una sequenza di email automatizzata. Inizia con un annuncio o un teaser, poi un invito ufficiale, per proseguire con i solleciti, e infine usa l'email per la tua comunicazione post-evento.
- Curare l'oggetto delle tue email, per aumentare il tasso di apertura. Metti in evidenza i benefici dell'evento per il pubblico target, oppure una call-to-action forte.
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5 - Punta sulle tue partnership strategiche
La creazione di partnership strategiche permette di aumentare la tua visibilità presso pubblici già coinvolti, e di condividere le risorse di comunicazione. Può trattarsi di creare un articolo su blog partner, oppure di promuovere l'evento sui social media di un altro brand, per esempio.
Le tattiche pratiche:
- Individuare i partner giusti. Si tratta di quelli che hanno un pubblico complementare al tuo, e che condividono i tuoi valori o il tema del tuo evento. Possono essere associazioni professionali, media specializzati, reti di esperti, scuole, brand partner o fornitori.
- Proporre uno scambio vantaggioso per entrambi. Per esempio, proponi un'ampia esposizione del loro brand durante l'evento, o dati condivisi post-evento (prospect, insight e tendenze, ecc.).
6 - Lancia concorsi a premi
I concorsi a premi puntano su l'aspetto gamificato della comunicazione, e permettono di generare visibilità per il tuo evento. Attenzione a mettere bene in evidenza le condizioni legali legate al concorso: data di inizio e fine, modalità, funzionamento, premio in palio, metodo di selezione del vincitore, ecc.
Le tattiche innovative:
- Lanciare una campagna di User Generated Content (contenuto generato dagli utenti) associata a un hashtag di marca. I partecipanti al concorso devono fare un post legato al tema dell'evento per vincere il proprio posto.
- Far promuovere il concorso e scegliere il vincitore da un influencer del tuo settore.
7 - Crea e diffondi video teaser
Diffondi video teaser sui tuoi diversi canali: il formato è dinamico e cattura facilmente l'attenzione del pubblico target. Assicurati di mettere bene in evidenza le informazioni chiave legate all'evento: la data, il luogo, il modo per iscriversi. Per farlo, usa del testo in overlay sul video, per renderle ben visibili.
Le tattiche innovative:
- Dare un volto al messaggio chiave del tuo evento. Fallo interpretare dai tuoi relatori, dai tuoi partner, dal tuo dirigente, o perché no dallo stagista che si occupa della preparazione dell'evento con te? Così crei un legame emotivo con l'evento.
- Creare un video teaser con uno "speaker a sorpresa". Lo speaker di punta del tuo evento, prima dell'annuncio della sua presenza, gira un video teaser a volto coperto o sfocato.
8 - Metti in atto un programma di referral
L'idea qui è: trasformare i tuoi partecipanti, partner o clienti in ambassador, stimolando al contempo le iscrizioni grazie all'effetto rete.
Le tecniche efficaci:
- Proporre una ricompensa interessante per entrambe le parti: gadget, regali, biglietto VIP o sconto su una futura edizione per chi presenta, e sconto sul biglietto o accesso a un contenuto bonus per chi viene presentato.
- Facilitare al massimo il referral. Diffondi un link di referral unico o un codice da usare, oltre a contenuti pronti da condividere per chi presenta, per incoraggiare la condivisione.
- Valorizzare chi partecipa al referral. Personalizza la tua comunicazione con loro valorizzando il loro impegno, e ringraziandoli calorosamente.
I canali a pagamento
1 - Lancia campagne pubblicitarie a pagamento
La pubblicità a pagamento (su Google Ads, LinkedIn Ads, Meta Ads, ecc.) è una leva eccellente per accelerare la visibilità del tuo evento, generare iscrizioni qualificate e ricontattare i visitatori indecisi. Lavora il tuo messaggio pubblicitario affinché sia allo stesso tempo accattivante e informativo.
Attenzione: la pubblicità a pagamento può essere piuttosto tecnica, e richiede una certa competenza per ottenere un buon ROI. Fatti affiancare da uno specialista, oppure segui dei corsi di formazione, per imparare a impiegare il tuo budget nel modo più redditizio possibile su questa leva.
Le tattiche efficaci:
- Definire bene il tuo obiettivo pubblicitario. È piuttosto la notorietà? La conversione? Il retargeting (per ricontattare i visitatori del tuo sito che non si sono iscritti)?
- Segmentare il tuo pubblico secondo i criteri di targeting di ciascuna piattaforma pubblicitaria: criteri socio-demografici, criteri geografici, criteri legati al loro comportamento (follower della tua pagina social, visitatori del tuo sito web, ecc.).
- Utilizzare le funzionalità di pubblico personalizzato o simile, che ti permettono di capitalizzare sul profilo di chi è già iscritto al tuo evento.
2 - Sviluppa una strategia di marketing con i tuoi influencer
L'influencer marketing è un modo fantastico per promuovere il tuo evento. Moltiplica la portata della tua comunicazione, sfruttando il legame affettivo delle relazioni parasociali che gli influencer sviluppano con il proprio pubblico.
Le tattiche efficaci:
- Puntare piuttosto sui micro e nano-influencer del tuo settore di attività. Richiedono meno budget da impiegare, e generano più engagement da parte della loro community, quindi più risultati potenziali per promuovere il tuo evento.
- Condividere la proposta di valore dell'evento con gli influencer, senza per questo limitare la loro libertà creativa. Devono promuoverlo nel modo più autentico possibile rispetto alla loro linea editoriale abituale.
Come misurare il successo della tua promozione dell'evento?
Una volta costruito il tuo piano di promozione dell'evento, prenditi il tempo di creare una dashboard che misuri le performance della tua strategia. Questa ti permetterà di sapere cosa ha funzionato bene o meno, e di fare meglio la prossima volta se necessario.
Per farlo, monitora KPI precisi, legati agli obiettivi della tua promozione dell'evento, per misurarne l'impatto.
Può trattarsi di:
- KPI legati alla conversione: numero totale di iscrizioni o tasso di conversione per canale. Per esempio, la percentuale dei visitatori del sito che si sono iscritti tramite la tua landing page.
- KPI legati alla visibilità dell'evento: copertura ed engagement sui social media, tasso di apertura e di clic delle email, traffico sul sito web dell'evento, menzioni dell'evento sulla stampa o sui social media, ecc.
Per approfondire l'argomento, leggi il nostro articolo sui KPI della comunicazione per eventi.
Scegli gli strumenti giusti per garantire un monitoraggio efficace di queste metriche. Google Analytics ti permette di misurare il traffico, gli strumenti social media le tue performance sui social, uno strumento di monitoraggio dei media quella della copertura mediatica dell'evento, ecc.
Fai anche un'analisi a posteriori al termine della tua campagna di promozione. Quali canali hanno convertito meglio? Quali contenuti hanno generato più visibilità ed engagement? Quali momenti della campagna hanno prodotto più risultati? Qual è il ritorno sull'investimento che ottieni dalla tua campagna promozionale?
Infine, non esitare a raccogliere feedback direttamente dai tuoi invitati. Invia un questionario di soddisfazione a ogni persona presente all'evento, e chiedi loro come sono venuti a conoscenza dell'evento. L'obiettivo: ottenere degli insight da analizzare internamente, per promuovere la tua prossima manifestazione in modo ancora più efficace.
Ora sei pronto a promuovere il tuo evento come si deve, o quasi! Scopri Digitevent, la piattaforma di gestione eventi che ti permette di promuovere il tuo evento a monte, ma anche di coinvolgere i partecipanti durante l'evento, e di misurare le performance dell'evento a valle. Tutto ciò che ti serve per organizzare un evento riuscito e memorabile!
