Le luci si spengono, i partecipanti se ne sono andati, gli stand vengono smontati. Finalmente tiri un sospiro di sollievo. Ma il tuo lavoro di organizzatore è lontano dall'essere finito! Perché è nelle ore e nei giorni successivi all'evento che si gioca gran parte del successo del tuo progetto.
Il post-evento, questo momento spesso relegato in fondo alla to-do list, è invece decisivo: è qui che prolunghi l'esperienza, misuri i tuoi risultati e poni le basi per i tuoi futuri successi
Questa fase di analisi, comunicazione e fidelizzazione è una miniera d'oro troppo spesso sottovalutata.
In questo articolo, scopri come trasformare questo "dopo" in una vera e propria leva strategica per massimizzare il coinvolgimento dei partecipanti, il ROI dei tuoi eventi e l'impatto delle tue prossime edizioni.
Perché è importante curare la tua fase post-evento?
Troppo spesso trascurata, la fase di post-evento fa invece parte a pieno titolo di qualsiasi strategia eventi. Permette di trasformare un momento puntuale in una leva duratura al servizio dei tuoi obiettivi.
La fase post-evento deve quindi far parte integrante della tua gestione degli eventi, poiché è cruciale per:
- Fidelizzare e nutrire i tuoi partecipanti. Il percorso dei tuoi partecipanti con la tua organizzazione non si ferma alla fine dell'evento. È il caso in particolare dei tuoi lead, con cui devi rafforzare le tue potenziali relazioni commerciali.
- Valorizzare l'esperienza proposta e il lavoro svolto. La comunicazione post-evento ti permette di trasformare il tuo evento in contenuti e dati utili per la tua organizzazione.
- Misurare le performance, per puntare a un ritorno sull'investimento massimo.
- Avviare un processo di miglioramento continuo della tua strategia eventi, per migliorare i tuoi prossimi eventi.
Tutti buoni motivi per pianificare come prolungare gli effetti positivi del tuo evento sui tuoi partecipanti e sulla tua azienda.
"Per i tuoi partecipanti, le 48 ore successive all'evento sono cruciali: è lì che la loro emozione è ancora viva. Una comunicazione rapida, personalizzata e ben mirata può trasformare un partecipante soddisfatto in un vero ambassador. Per te, un evento riuscito non è solo quello che si svolge bene, ma quello da cui si traggono insegnamenti per fare ancora meglio la prossima volta. La fase post-evento è il punto di partenza del tuo prossimo successo. È qui che una piattaforma di gestione eventi fa la differenza: ti permette di mantenere il controllo sull'esperienza dopo l'evento, nutrendoti al contempo di insight preziosi per le tue prossime edizioni.", Clara Weber, Account Manager presso Digitevent.
Come gestire efficacemente la logistica post-evento?
Una buona gestione post-evento richiede innanzitutto un'attenzione particolare in termini di logistica. Ecco gli elementi da non trascurare da questo punto di vista.
Assicura lo smontaggio e il riordino del luogo
Innanzitutto, devi assicurarti di anticipare bene lo smontaggio del tuo evento fin dalla sua preparazione. Per farlo, prevedi una pianificazione precisa, in linea con i vincoli del luogo.
Non dimenticare di controllare il materiale. Fai un inventario del materiale noleggiato e una verifica visiva degli elementi tecnici, e riponi le attrezzature interne per un riutilizzo futuro.
Gestisci le consegne e i rifiuti
Assicurati di raccogliere gli elementi non utilizzati (come i gadget o le stampe in eccesso) per il loro stoccaggio o la loro ridistribuzione.
Inoltre, oggi un evento di successo non può prescindere da un'organizzazione eco-responsabile.
Post-evento, pensa in particolare a:
- Organizzare la raccolta differenziata dei rifiuti (carta, plastica, elementi tecnici, alimenti, ecc.) secondo le norme locali.
- Pensare all'ecodesign. Durante la creazione del tuo brief evento, privilegia i materiali riutilizzabili, valuta di noleggiare piuttosto che acquistare, e limita al massimo le stampe.
- Stabilisci un bilancio ambientale semplificato se possibile, che includa in particolare la quantità di rifiuti e le emissioni di CO2 stimate, per valorizzare un approccio di responsabilità sociale nelle tue comunicazioni.
Per approfondire, scopri le nostre 12 azioni concrete da mettere in atto per un evento eco-responsabile.
Paga i tuoi fornitori ed effettua la chiusura di bilancio e amministrativa
La fine di un evento è anche l'occasione per mantenere buoni rapporti con i tuoi fornitori, soprattutto quelli locali o ricorrenti. Per farlo, assicurati di rispettare i loro termini di pagamento.
Occupati anche della chiusura di bilancio del tuo evento:
- Finalizza il budget reale del tuo evento, confrontando le spese sostenute con le previsioni che avevi fatto.
- Conduci un'analisi degli scarti: hai sforato il budget o, al contrario, hai risparmiato? Quali sono le voci che sono state sottoutilizzate o mal dimensionate?
- Aggiorna le tue dashboard per trarne insegnamenti per i tuoi progetti futuri.
Fai un debrief con i tuoi team
Un evento di successo è anche un evento in cui i tuoi collaboratori e i fornitori esterni si sono coordinati bene, senza attriti. Da qui l'interesse di organizzare una riunione di chiusura logistica con i team, per fare il punto a caldo e raccogliere i loro feedback in un resoconto.
Quali buone pratiche per la tua comunicazione post-evento?
Massimizza il ritorno sull'investimento del tuo evento creando contenuti ad alto valore aggiunto. Per farlo, suddividi il tuo piano di comunicazione post-evento in più fasi: a caldo, poi a freddo.
Condividi contenuti a caldo
Per moltiplicare l'impatto del tuo evento, è essenziale comunicare rapidamente dopo l'evento.
Per farlo, pensa a utilizzare:
- Email di ringraziamento personalizzate. Queste possono contenere un riepilogo dell'evento, un link ai replay o ai tuoi materiali di presentazione. Questa email permette di ringraziare e mantenere il legame con il tuo pubblico rapidamente dopo la fine dell'evento.
- Un video best-of, diffuso sui social media e via email.
- Video vox-pop, girati durante il tuo evento, che mettono in risalto i feedback dei tuoi ospiti.
- Post sui social che riprendono i momenti salienti, le citazioni più significative, o foto dietro le quinte del giorno stesso.
- Un annuncio dei risultati di un concorso condotto durante il tuo evento, per continuare a creare emulazione.
Pensa anche ad aggiornare il tuo sito web, con una pagina post-evento che presenti il tuo video riassuntivo, foto dell'evento, o ancora i momenti salienti vissuti il giorno stesso.
Crea contenuti a freddo
Dopo un evento recente, non lasciare che il tuo pubblico lo dimentichi: sta a te condividere contenuti a freddo che estendono ancora più a lungo l'esperienza vissuta.
Per farlo, puoi creare:
- Articoli di blog, che presentano ad esempio gli insegnamenti chiave del tuo evento, o che fanno il bilancio di un keynote particolarmente interessante.
- Interviste post-evento ai tuoi relatori o ai tuoi partecipanti.
- Un podcast in cui intervisti i tuoi relatori o alcuni dei tuoi ospiti.
- Infografiche o visualizzazioni dei dati delle cifre chiave del tuo evento.
- Un white paper che contiene tutti gli apprendimenti rivelati il giorno stesso dai tuoi relatori.
- Un comunicato stampa di bilancio dell'evento, che presenta cifre, i grandi annunci, alcune testimonianze, e la data del prossimo appuntamento legato al tuo evento.
Fai attenzione ad adattare i formati dei tuoi contenuti in base ai canali utilizzati (email, social media, sito web, stampa, ecc.). Il tuo obiettivo: ottimizzare la loro visibilità presso il tuo pubblico, e generare coinvolgimento post-evento.
Quali strategie per mantenere il coinvolgimento dopo un evento?
L'idea qui è rafforzare le relazioni costruite durante il tuo evento con i tuoi partecipanti, proseguendo la loro esperienza con la tua organizzazione. Ecco alcune chiavi per potenziare il loro coinvolgimento e la loro fidelizzazione.
Avvia una strategia di contenuti generati dagli utenti (UGC)
Prima e durante il tuo evento, suscita la voglia dei tuoi partecipanti di condividere foto e video sui social media, taggando la tua organizzazione, l'account del tuo evento, o ancora l'hashtag del tuo evento.
E perché non lanciare anche un concorso di feedback o storytelling? Ad esempio, incoraggia i partecipanti a condividere il loro momento preferito dell'evento sui social.
Potrai poi chiedere loro l'autorizzazione per riutilizzare i loro post nel tuo piano di comunicazione.
Metti in atto un percorso di nurturing personalizzato
Se il tuo evento ti ha permesso di generare lead, ora devi assicurarne il follow-up.
Per farlo, inizia segmentando i tuoi partecipanti, in base al fatto che siano tuoi clienti, prospect caldi o freddi, o ancora tuoi partner. Poi invia loro via email contenuti che stimolino la voglia di proseguire il loro percorso con il tuo brand.
Puoi preparare in anticipo una serie di email automatizzate post-evento, ad esempio:
- A G+1: invia i tuoi ringraziamenti, ed eventualmente condividi i replay
- A G+5: concentrati su un contenuto o una citazione ispiratrice
- A G+10: proponi loro un appuntamento o un'offerta promozionale sui tuoi prodotti o servizi
Buona notizia: sulla nostra piattaforma di gestione eventi Digitevent, niente di più semplice! Il nostro strumento di email marketing integrato ti permette di inviare email post-evento personalizzate, e di monitorare le tue campagne di nurturing in modo semplice.
Incoraggia il coinvolgimento della community
Se i tuoi partecipanti vanno agli eventi, è spesso per sentirsi parte di una vera community. Il tuo ruolo, come organizzatore, è creare questa emulazione di community.
Hai diverse opzioni per farlo:
- Crea o gestisci un gruppo dedicato. Può trattarsi di un gruppo LinkedIn, di un Discord, o di un canale Slack, incentrato sul tema del tuo evento.
- Incoraggia i partecipanti a condividere i loro contenuti con un hashtag dedicato sui social media: è il principio dell'UGC, che hai visto in precedenza, e che stimola il loro coinvolgimento.
- Menziona o ricondividi i post social dei partecipanti per valorizzarli.
- Proponi durante l'evento un'app di networking ai tuoi partecipanti, affinché possano creare relazioni interpersonali. Così crei un'emulazione post-evento duratura.
Su quest'ultimo punto, Digitevent ti accompagna, grazie alla sua funzionalità Networking. Il principio? Progetti un'app di networking con cui i tuoi partecipanti possono consultare un elenco fotografico interattivo, oppure scansionare i loro QR Code, per recuperare i rispettivi contatti.
Come valutare il successo del tuo evento?
La fase post-evento è anche il periodo per misurare il successo del tuo evento, e identificare i problemi che potresti risolvere nelle tue prossime edizioni.
Seleziona gli indicatori da monitorare
Chi dice misurazione delle performance, dice necessariamente KPI.
Per sapere se hai organizzato un evento efficace, monitora in particolare:
- I tuoi dati di partecipazione: tasso di presenza, no-show, durata media di connessione (se il tuo evento era digitale).
- I KPI legati al coinvolgimento dei partecipanti: interazioni, condivisioni (in particolare condivisioni con l'hashtag del tuo evento), reazioni, visite al tuo sito web o alla tua app evento, ecc.
- La performance dei tuoi contenuti post-evento: visualizzazioni, download, clic, ecc.
- Le ricadute stampa o mediatiche dell'evento.
- La misurazione del ROI: costo per partecipante, tasso di conversione dei lead generati, fatturato generato durante l'evento o post-evento tramite la firma di nuovi contratti, ecc.
Se non l'hai già fatto, analizza anche i feedback qualitativi che i tuoi ospiti ti hanno trasmesso. Monitora la soddisfazione dei tuoi partecipanti, e analizza i verbatim provenienti dai loro questionari.
Raccogli e sfrutta i feedback dei partecipanti
La raccolta di feedback è uno dei pilastri della fase post-evento. Ti permette non solo di misurare il successo del tuo evento, ma anche di continuare a coinvolgere i tuoi partecipanti nella loro esperienza.
Innanzitutto, rispetta il timing ideale per inviare il tuo questionario di soddisfazione post-evento. Si consiglia di inviarlo tra le 12 e le 72 ore dopo l'evento, quando l'esperienza è ancora fresca nella mente dei partecipanti. Ricordati di inviarlo in un'email personalizzata, e di sollecitare chi non ha risposto qualche giorno dopo.
Non dimenticare che il tempo dei tuoi ospiti è prezioso. Un buon modulo post-evento deve quindi essere breve (da cinque a dieci domande al massimo), strutturato e facile da compilare da mobile.
Puoi in particolare includere domande su:
- La qualità dell'esperienza complessiva vissuta
- La pertinenza dei contenuti e degli interventi proposti
- L'organizzazione e la logistica
- I suggerimenti dei partecipanti per la prossima edizione
Proponi una ricompensa simbolica (come un'estrazione a sorte, uno sconto, o contenuti esclusivi) per incentivare a rispondere al tuo sondaggio di soddisfazione.
E naturalmente, in seguito, sfrutta i risultati del tuo sondaggio. Trasforma questi feedback in azioni concrete annotando i miglioramenti da apportare al tuo prossimo evento. Ad esempio, se un tema ha attirato più attenzione degli altri, potrai utilizzarlo in un futuro evento o contenuto.
Valorizza le testimonianze dei tuoi partecipanti, trasformando i feedback positivi in citazioni da integrare nella tua strategia di marketing, sempre assicurandoti di chiedere il consenso a pubblicare senza anonimizzare.
Infine, non esitare a segmentare le tue risposte, per analizzarle in base alle tipologie di partecipanti. Questo può orientare la tua strategia di contenuti o di targeting per le tue prossime edizioni.
Hai bisogno di un software per raccogliere il feedback dei tuoi partecipanti? Digitevent mette a disposizione uno strumento di questionari di soddisfazione semplice ed efficace per tutti i tuoi eventi!
Crea un reporting chiaro e attuabile
Grazie ai dati che hai raccolto, un'analisi precisa, e struttura un rapporto sintetico da condividere con tutte le tue parti interessate. All'interno, includi cifre chiave, feedback dei partecipanti, punti di miglioramento, e le opportunità identificate per le prossime edizioni.
Non esitare inoltre a utilizzare questi dati per giustificare i tuoi budget previsionali e i tuoi assi strategici eventi futuri.
Per aiutarti, Digitevent mette a tua disposizione funzionalità analitiche avanzate, che ti permettono di misurare le ricadute del tuo evento. Tasso di partecipazione e di no-show, coinvolgimento sulle tue app e sul tuo sito web, monitoraggio dei lead generati. Niente ci sfugge sulla piattaforma!
Pronto a chiudere la tua fase post-evento? Non resta che capitalizzare sui punti di forza e lavorare sui punti da migliorare per i tuoi prossimi eventi. Aggiorna le tue checklist organizzative, ed eventualmente riutilizza i tuoi contenuti in una strategia di comunicazione a medio termine, ad esempio nelle tue newsletter o nei tuoi articoli.
Bravo: hai prolungato la tua esperienza partecipante, e massimizzato il ROI del tuo evento!
