Si comincia: ti stai lanciando nella progettazione del tuo prossimo evento aziendale. Elenco dei partecipanti, scelta della location, messaggi chiave da trasmettere, attività da prevedere, ecc. Da dove iniziare?
La risposta sta in due parole: brief per eventi.
Sei nel posto giusto per iniziare con il piede giusto. Scopri qui tutto ciò di cui hai bisogno per realizzare il brief del tuo evento in modo efficace, senza tralasciare alcun dettaglio, e in tutta tranquillità.
Che cos'è un brief per eventi?
Un brief per eventi è un documento molto comprensibile che permette di presentare i dettagli dell'organizzazione di un evento.
Può essere utile tanto per un'agenzia di eventi (per presentare la propria proposta al cliente) quanto per il committente dell'evento direttamente (come supporto all'organizzazione dell'evento con i diversi soggetti da coinvolgere in azienda).
Serve per qualsiasi tipo di evento: fiere, seminari, team building, incentive, inaugurazioni, lancio di progetti, turismo d'affari, serate aziendali, ecc.
Perché creare un brief per il tuo evento?
Nell'organizzazione di un evento, nulla può essere lasciato al caso. I tuoi ospiti ti aspettano al varco, e il tuo brief per eventi è lì per aiutarti a prevedere tutto nei minimi dettagli.
Tra gli obiettivi di un buon brief evento, possiamo citare in particolare quello di:
- Descrivere chiaramente ciò che ci si aspetta dall'evento e i suoi obiettivi.
- Pianificare minuziosamente ogni fase della creazione dell'evento. Il tuo brief facilita l'organizzazione e la ripartizione dei compiti chiarendo le fasi, le risorse necessarie e le scadenze.
- Prevedere la tempistica da rispettare il giorno dell'evento, dettagliando lo svolgimento delle operazioni del tuo progetto.
- Allineare e coordinare i diversi soggetti (interni ed esterni all'azienda) coinvolti nell'evento. Il tuo brief per eventi permette di sincronizzare le aspettative di tutti i partecipanti e partner (clienti, team, fornitori) fornendo loro una visione chiara e dettagliata.
- Ridurre gli errori. Avendo tutte le informazioni essenziali su un documento centralizzato, eviti fraintendimenti ed errori costosi, soprattutto su dettagli logistici importanti. È anche possibile anticipare meglio gli imprevisti.
- Gestire in modo ottimale il budget del tuo evento. Specificando le priorità e dettagliando gli elementi del tuo evento, è più facile controllare i costi e fare scelte finanziarie consapevoli
- Rendere più fluida la comunicazione. Il tuo brief evento funge da punto di riferimento comune per team e partner, garantendo una comunicazione chiara e regolare per tutta la durata del progetto.
Inoltre, se sei project manager in un'agenzia di eventi e sei in concorrenza su un progetto, il tuo brief diventa uno strumento di presentazione commerciale al cliente. Ti permetterà di sostenere i tuoi scenari di evento e di offrire al cliente una visione d'insieme, così che possa fare una scelta consapevole.
Tutti buoni motivi per curare al meglio il tuo prossimo brief evento.
"Un brief evento ben progettato è il GPS del tuo progetto: ti guida in ogni fase, anticipa gli imprevisti e allinea tutti gli stakeholder. In Digitevent vediamo questo strumento come la chiave di un evento riuscito, dove ogni dettaglio è curato per offrire un'esperienza memorabile."
Thierry Ottavy, esperto di gestione eventi presso Digitevent.
9 passaggi per scrivere il tuo brief evento in modo efficace
Prenditi il tempo di leggere i nove passaggi seguenti per realizzare un brief evento efficace, completo e comprensibile per ciascuno dei soggetti coinvolti nel tuo progetto.
1. Presentare l'azienda e il pubblico di riferimento
Inizia il tuo brief evento con una presentazione completa della tua azienda (o di quella del tuo cliente, se sei un'agenzia). Chi legge deve capire esattamente chi è la tua organizzazione, cosa fa e come lo fa.
Pensa in particolare a dettagliare:
- La storia e la mission della tua azienda. Riassumi brevemente la storia, la mission e la vision della tua azienda per dare un contesto generale.
- I suoi valori chiave. Condividi i valori fondamentali dell'organizzazione (innovazione, ecoresponsabilità, qualità, ecc.) affinché siano integrati nella progettazione dell'evento.
- La voce e il tono del brand. Fornisci indicazioni sul tono che il tuo brand adotta nella comunicazione. È formale, amichevole, dirompente?
- I prodotti da mettere in evidenza, se organizzi un evento legato a uno o più prodotti dell'azienda (lancio o presentazione).
Ora puoi passare al pubblico di riferimento. Cura la descrizione degli elementi demografici legati ai tuoi ospiti: età, professione, luogo di residenza, interessi particolari, ecc. Ma soprattutto, non esitare a entrare nel dettaglio dei loro bisogni e aspettative. Che tipo di esperienza cerca il tuo pubblico di riferimento? Specifica le loro preferenze in termini di contenuto, formato o canali di comunicazione.
Il consiglio extra di Digitevent
Includi nel tuo brief evento le tue esperienze passate. Condividi alcuni esempi di eventi riusciti, spiegando cosa ha funzionato bene. Menziona anche le sfide o gli aggiustamenti desiderati per evitare gli errori del passato e per offrire spunti di miglioramento.
2. Definire gli obiettivi del tuo evento
In un secondo momento, occupati della parte "Perché?" del tuo brief evento. Chi legge deve capire perché lanci questo evento, grazie a obiettivi precisi ad esso associati: rafforzamento della notorietà, formazione, networking, unire i collaboratori, fidelizzazione dei clienti, ecc.
Pensa anche a chiarire qual è il messaggio principale, centrale, da comunicare durante il tuo evento. Ad esempio, potresti voler mettere in luce: l'innovazione tecnologica di cui la tua azienda dà prova, oppure la sua vicinanza al cliente.
Infine, includi in questa parte il modo in cui intendi misurare il successo del tuo evento. Per farlo, definisci i tuoi indicatori di performance: numero di partecipanti, tasso di soddisfazione, ROI, ecc.
Il consiglio extra di Digitevent
Se il tuo evento persegue più obiettivi, stabilisci delle priorità. L'idea: assegnare una priorità ai tuoi diversi obiettivi, in base a quelli che apportano più valore alla tua azienda o all'area interessata dall'evento. Per farlo, confrontati con i diversi reparti su cui il tuo evento avrà un impatto (HR per gli eventi interni, commerciale e marketing per gli eventi esterni, ecc.) e raccogli le loro esigenze. Potrai così definire le tue priorità in modo più solido, e quindi progettare un evento a partire da un brief orientato al ROI.
3. Definire il concept e il tema del tuo evento
È arrivato il momento di concentrarti sulle idee creative che hai per il tuo evento. Prima di tutto, descrivi semplicemente il suo tema centrale: si tratta di uno dei tuoi valori? Di un nuovo prodotto che desideri presentare in grande stile? Di un nuovo traguardo da festeggiare con i tuoi collaboratori?
Poi descrivi l'esperienza desiderata per il tuo evento. Quali messaggi ed emozioni vuoi trasmettere? Specifica l'atmosfera, la scenografia, lo stile e l'angolo creativo.
Il consiglio extra di Digitevent
In questa fase del tuo brief evento, pensa allo storytelling. Gli eventi più coinvolgenti sono quelli che ispirano i partecipanti, rafforzando il loro coinvolgimento. Gioca quindi su tematiche forti (come "la ricerca dell'eccellenza", o "la proiezione verso il futuro"), oppure semplicemente su una problematica del tuo target che il tuo evento permetterà di risolvere. Immagina i tuoi partecipanti come i protagonisti di una grande storia, che devi raccontare nel corso dell'evento.
4. Definire il budget stimato
Ogni buon brief integra un budget dell'evento previsionale. Metti quindi in evidenza le tue risorse finanziarie, grazie a un budget generale, oltre a una ripartizione in sottocategorie: location, catering, decorazioni, comunicazione, ecc.
Per un budget stimato efficace, elenca tutte le voci essenziali (affitto degli spazi, catering, attrezzature tecniche, intrattenimento, comunicazione, trasporto, alloggio, ecc.). Poi classifica ogni voce in ordine di priorità in base agli obiettivi del tuo evento. Questa gerarchia ti permette di adattarti in caso di necessità e di tenere a mente le voci più soggette a variazioni, come il catering, se il numero di partecipanti cambia.
Il consiglio extra di Digitevent
Non dimenticare di definire un budget di emergenza, ovvero una somma dedicata agli imprevisti. Si consiglia generalmente di destinare dal 10 al 15% del budget a queste urgenze (che non sono rare!).
5. Scegliere la location e le date del tuo evento
A questo punto, è il momento di redigere un capitolato relativo al luogo in cui si svolgerà l'evento.
Al suo interno, pensa in particolare a descrivere:
- La capienza della location ricercata, in base al numero di ospiti previsto. Se si tratta di un evento a distanza, indica la capacità del software di videoconferenza da prevedere.
- L'accessibilità dell'evento, in termini di posizione.
- I tipi di attrezzature necessarie: si tratta di un evento seduto? A tavola? In piedi?
Specifica poi la data e gli orari in cui si svolgerà il tuo evento, tenendo conto della disponibilità del tuo pubblico di riferimento e di eventuali eventi concorrenti.
Il consiglio extra di Digitevent
Dato che la responsabilità sociale d'impresa (RSI) è più che mai al centro delle preoccupazioni aziendali, non dimenticare di specificare in questa fase se desideri che il tuo evento si svolga in un luogo certificato RSI, oppure il più vicino possibile al tuo target per limitare gli spostamenti (e quindi l'impronta di carbonio del tuo evento).
6. Elaborare il programma e lo svolgimento del tuo evento
Cosa faranno i tuoi ospiti durante il tuo evento? È a questo che deve rispondere questa parte del tuo brief evento. Fai un elenco delle attività da proporre loro e, se possibile, pianifica lo svolgimento generale (sessioni, pause, intrattenimenti).
Dettaglia anche qui i relatori da inserire nel programma. Indica se possibile gli orari di intervento e il tipo di attività di cui si occuperanno (conferenze, workshop, tavole rotonde).
Il consiglio extra di Digitevent
Se non hai ancora un'idea precisa per lo svolgimento del tuo evento, parti da un filo conduttore che lo guiderà. Può trattarsi, ad esempio, della presentazione del tuo nuovo prodotto, o del networking tra i partecipanti. Poi organizza le tue diverse idee di attività lungo questo filo conduttore. Per essere incisivo e memorabile, il tuo evento deve essere strutturato in momenti chiave, partendo da un'apertura coinvolgente e concludendosi con una chiusura ispiratrice.
7. Descrivere le esigenze logistiche e tecniche
È il momento di entrare nei dettagli tecnici del tuo brief evento. Prenditi il tempo di elencarli uno a uno, per garantire l'organizzazione impeccabile di un evento.
Inserisci in particolare nel tuo brief evento:
- Le attrezzature di cui avrai bisogno. Stila un elenco delle attrezzature necessarie, in termini di audio, illuminazione o proiezione.
- L'infrastruttura ricercata. Individua le esigenze specifiche, come una buona connessione Internet, spazi espositivi, l'accessibilità per le persone a mobilità ridotta, impianti per la raccolta differenziata per un evento a zero rifiuti, oppure l'uso di materiali sostenibili per l'arredamento dell'evento.
Il consiglio extra di Digitevent
Prevedi in questa parte del tuo brief le misure di sicurezza da mettere in atto per il tuo evento.
- Per un evento in presenza, pensa ai piani di evacuazione, alla sorveglianza dell'evento, al controllo degli accessi, alla gestione della folla.
- Per un evento a distanza, indica le tue aspettative in materia di gestione dei dati personali o di RGPD.
E per mettere in sicurezza gli ingressi al tuo evento, cosa c'è di meglio di una piattaforma di gestione eventi come Digitevent? Il nostro software dispone di una funzionalità di check-in semplificato degli ospiti, il tutto accessibile da mobile e tablet, per la gioia dei tuoi addetti all'accoglienza.
8. Definire la strategia di comunicazione e promozione
È il momento di definire il piano di comunicazione che riguarda il tuo evento e che ne aumenterà la visibilità. Scegli i canali per raggiungere efficacemente il tuo pubblico, in base a dove si informa: social media, email, stampa, ecc.
Prevedi anche un calendario promozionale, che dettagli il tuo piano d'azione prima, durante e dopo l'evento per massimizzarne la visibilità.
Infine, specifica anche come intendi gestire le iscrizioni e gli inviti. Già in questa fase del brief evento puoi scegliere una piattaforma di iscrizione online. Prevedi anche i promemoria e le conferme per gli iscritti.
Il consiglio extra di Digitevent
Su Digitevent, gestisci facilmente l'elenco dei tuoi ospiti, su una piattaforma ergonomica e intuitiva. Automatizza i tuoi promemoria, per limitare i no-show e coinvolgere i partecipanti prima dell'evento.
9. Prevedere dei KPI per la valutazione post-evento
Ultima fase del tuo brief evento, non per questo meno importante: la preparazione della misurazione della performance del tuo evento. Questa deve basarsi sugli obiettivi dell'evento che hai definito nella seconda fase.
Pensa in particolare a includere:
- I sondaggi di soddisfazione, per raccogliere i feedback dei partecipanti dopo l'evento.
- Gli indicatori di performance da monitorare per misurare l'impatto e il successo dell'evento: numero di partecipanti, coinvolgimento, feedback e altro ancora.
Per farlo, non esitare ad affidarti a una piattaforma di gestione eventi, che mette a tua disposizione dashboard complete. Al loro interno potrai visualizzare tutti i KPI legati al tuo evento, come le iscrizioni, gli orari di maggiore affluenza, il coinvolgimento dei tuoi ospiti, o ancora il tasso di partecipazione.
Il consiglio extra di Digitevent
La responsabilità sociale d'impresa è al centro della tua comunicazione? Integrala nella tua valutazione post-evento. Ad esempio, indica nel tuo brief che desideri misurare l'impatto del tuo evento in termini di eco-responsabilità tramite un simulatore di impronta di carbonio.
Consigli extra per realizzare al meglio il tuo brief evento
Non andare via senza aver letto i seguenti consigli chiave, che ti aiuteranno a realizzare un brief evento ben rodato, e quindi a organizzare un evento di qualità.
Coinvolgere tutti gli stakeholder prima della creazione del brief
Da soli si va più veloci. Insieme si va più lontano. Raccogli gli input di tutti gli stakeholder del tuo evento. Confrontati con alcuni dei tuoi clienti, fornitori e partner per integrare le loro aspettative nel tuo brief evento. Questo crea coinvolgimento e riduce gli aggiustamenti successivi.
Chiarisci anche le responsabilità di ciascuno nell'organizzazione dell'evento. Indica chi è responsabile di ogni aspetto. Questo riduce la confusione e incoraggia il senso di responsabilità.
Co-costruire il brief evento tra committente e organizzatore
La buona pratica: creare un brief evento collaborativo, in cui ciascuno stakeholder può inserire le proprie esigenze e aspettative.
- Da un lato, il committente dell'evento (il cliente per un'agenzia, o il cliente interno per un organizzatore di eventi direttamente presso l'azienda) include i criteri e i requisiti attesi per l'evento, oltre alle proprie problematiche specifiche.
- Dall'altro, l'organizzatore (l'agenzia di eventi o l'organizzatore interno) include le informazioni necessarie al buon svolgimento del progetto, oltre alla propria competenza in materia di comunicazione degli eventi.
Così, il tuo brief evento risulta davvero completo.
Verificare che il tuo brief evento risponda al metodo delle 5W
Il metodo delle 5W è utile per assicurarti che il tuo brief evento risponda a tutte le domande fondamentali per organizzarlo.
Usalo come una checklist per verificare di aver incluso correttamente nel tuo brief:
- Il "What" (cosa), ovvero il formato del tuo evento
- Il "Why" (perché), ovvero gli obiettivi del tuo evento e le problematiche a cui deve rispondere
- Il "Where" (dove), ovvero il luogo del tuo evento
- Il "When" (quando), ovvero le date e gli orari del tuo evento
- Il "Who" (chi), ovvero il target dei tuoi eventi
Usare un formato semplice
Più il tuo brief evento sarà semplice, più sarà comprensibile per tutti i tuoi stakeholder, e quindi efficace. Vai quindi all'essenziale. Sii diretto nelle descrizioni. Usa frasi semplici e limita il gergo tecnico per evitare fraintendimenti.
Inoltre, organizza il tuo brief in sezioni. Struttura il documento in rubriche chiare per facilitare la lettura, ciascuna corrispondente alle 9 fasi descritte in questo articolo.
Infine, semplifica il linguaggio utilizzato. Scrivi in uno stile accessibile affinché ogni persona coinvolta comprenda bene le tue aspettative e idee.
Usare elementi visivi per semplificare la comprensione del tuo brief
Cosa c'è di meglio per rendere un documento più comprensibile degli elementi visivi? Includine nel tuo brief evento: permetteranno a chi legge di capire bene cosa ti aspetti.
Pensa in particolare a integrare:
- Dei moodboard e immagini di riferimento (foto o schizzi) per illustrare il tema e l'atmosfera visiva desiderati
- Delle tabelle per elencare le informazioni di budget o logistiche
- Dei diagrammi di Gantt per illustrare le scadenze
- Degli organigrammi per presentare i membri del tuo team
E non dimenticare che la gestione di un evento richiede di pensare a una moltitudine di dettagli, tutti ugualmente importanti nell'esperienza complessiva vissuta dai tuoi partecipanti. Usa quindi una piattaforma di gestione eventi completa, che ti semplifichi la vita dall'inizio alla fine.
Scopri Digitevent, il software per eventi che ti permette di gestire magistralmente tutti i tuoi eventi aziendali, dagli inviti fino al coinvolgimento dei partecipanti il giorno dell'evento.
