Creare un brief per eventi: le fasi e le buone pratiche

Si comincia: ti stai lanciando nella progettazione del tuo prossimo evento aziendale. Elenco dei partecipanti, scelta della location, messaggi chiave da trasmettere, attività da prevedere, ecc. Da dove iniziare?

La risposta sta in due parole: brief per eventi.

Sei nel posto giusto per iniziare con il piede giusto. Scopri qui tutto ciò di cui hai bisogno per realizzare il brief del tuo evento in modo efficace, senza tralasciare alcun dettaglio, e in tutta tranquillità.

Che cos'è un brief per eventi?

Un brief per eventi è un documento molto comprensibile che permette di presentare i dettagli dell'organizzazione di un evento.

Può essere utile tanto per un'agenzia di eventi (per presentare la propria proposta al cliente) quanto per il committente dell'evento direttamente (come supporto all'organizzazione dell'evento con i diversi soggetti da coinvolgere in azienda).

Serve per qualsiasi tipo di evento: fiere, seminari, team building, incentive, inaugurazioni, lancio di progetti, turismo d'affari, serate aziendali, ecc.

Perché creare un brief per il tuo evento?

Nell'organizzazione di un evento, niente può essere lasciato al caso. I tuoi ospiti ti aspettano al varco: il tuo brief evento è lì per aiutarti a prevedere tutto nei minimi dettagli.

Tra gli obiettivi di un buon brief evento, possiamo citare in particolare quello di:

• Descrivere chiaramente cosa ci si aspetta dall'evento e i suoi obiettivi.
• Pianificare minuziosamente ogni fase della creazione dell'evento. Il tuo brief facilita l'organizzazione e la ripartizione dei compiti chiarendo le fasi, le risorse necessarie e le scadenze.
• Prevedere la tempistica da rispettare il giorno dell'evento, dettagliando lo svolgimento delle operazioni del tuo progetto evento.
• Allineare e coordinare i diversi attori (interni ed esterni all'azienda) dell'evento. Il tuo brief evento permette di sincronizzare le aspettative di tutti i tuoi partecipanti e partner (clienti, team, fornitori) fornendo loro una visione chiara e dettagliata.
• Ridurre gli errori. Avendo tutte le informazioni essenziali su un documento centralizzato, eviti fraintendimenti ed errori costosi, soprattutto su dettagli logistici importanti. È anche possibile anticipare meglio gli imprevisti.
• Gestire in modo ottimale il budget del tuo evento. Specificando le priorità e dettagliando gli elementi del tuo evento, è più facile controllare i costi e fare scelte finanziarie consapevoli
• Rendere più fluida la comunicazione. Il tuo brief evento funge da punto di riferimento comune per team e partner, garantendo una comunicazione chiara e regolare per tutta la durata del progetto.

Inoltre, se sei project manager in un'agenzia eventi e sei in competizione su un progetto, il tuo brief diventa uno strumento di presentazione commerciale per il cliente. Ti permetterà di sostenere i tuoi scenari di evento e di offrire al cliente una visione d'insieme, così che possa fare una scelta consapevole.

Tutti buoni motivi per curare al meglio il tuo prossimo brief evento.

"Un brief evento ben progettato è il GPS del tuo progetto: ti guida in ogni fase, anticipa gli imprevisti e allinea tutte le parti coinvolte. Da Digitevent vediamo questo strumento come la chiave di un evento di successo, dove ogni dettaglio è curato per offrire un'esperienza memorabile."

Thierry Ottavy, esperto di gestione eventi presso Digitevent.

9 fasi per scrivere il tuo brief evento in modo efficace

Prenditi il tempo di percorrere le nove fasi seguenti per progettare un brief evento efficace, completo e comprensibile per ciascuno degli attori del tuo progetto.

1. Presentare l'azienda e il pubblico di riferimento

Inizia il tuo brief evento con una presentazione completa della tua azienda (o di quella del tuo cliente, se sei un'agenzia). I tuoi lettori devono capire esattamente chi è la tua organizzazione, cosa fa e come lo fa.

Pensa in particolare a dettagliare:

• La storia e la missione della tua azienda. Riassumi brevemente la storia, la missione e la visione della tua azienda per dare un contesto generale.
• I suoi valori chiave. Condividi i valori fondamentali dell'organizzazione (innovazione, sostenibilità, qualità, ecc.) affinché siano integrati nella progettazione dell'evento.
• La voce e il tono del brand. Fornisci indicazioni sul tono che il tuo brand adotta nella comunicazione. È formale, amichevole, dirompente?
• I prodotti da mettere in evidenza, se organizzi un evento legato a uno o più prodotti dell'azienda (lancio o presentazione).

Ora puoi passare al pubblico di riferimento. Cura la descrizione degli elementi demografici legati ai tuoi ospiti: età, professione, luogo di residenza, interessi particolari, ecc. Ma soprattutto, non esitare a entrare nel dettaglio dei loro bisogni e delle loro aspettative. Che tipo di esperienza cerca il tuo pubblico di riferimento? Precisa le loro preferenze in termini di contenuti, formato o canali di comunicazione.

Il consiglio extra di Digitevent

Includi nel tuo brief evento le tue esperienze passate nel settore. Condividi alcuni esempi di eventi riusciti, spiegando cosa ha funzionato bene. Menziona anche le sfide o gli aggiustamenti desiderati per evitare gli errori del passato e per fornire spunti di miglioramento.

2. Definire gli obiettivi del tuo evento

In secondo luogo, affronta la parte "Perché?" del tuo brief evento. I tuoi lettori devono capire perché lanci questo evento, grazie a obiettivi precisi legati ad esso: rafforzamento della notorietà, formazione, networking, coesione tra i collaboratori, fidelizzazione dei clienti, ecc.

Pensa anche a esplicitare qual è il messaggio principale, centrale, da comunicare durante il tuo evento. Ad esempio, potresti voler mettere in luce: l'innovazione tecnologica dimostrata dalla tua azienda, oppure la sua vicinanza al cliente.

Infine, includi in questa parte il modo in cui intendi misurare il successo del tuo evento. Per farlo, definisci i tuoi indicatori di performance: numero di partecipanti, tasso di soddisfazione, ROI, ecc.

Il consiglio extra di Digitevent

Se il tuo evento persegue più obiettivi, stabilisci un ordine di priorità. L'idea: assegnare una priorità ai tuoi diversi obiettivi, in base a quelli che portano più valore alla tua azienda o al reparto interessato dall'evento. Per farlo, avvicinati ai diversi reparti su cui il tuo evento avrà un impatto (risorse umane per gli eventi interni, commerciale e marketing per gli eventi esterni, ecc.) e raccogli le loro esigenze. Potrai così definire le tue priorità per l'evento in modo più solido, e quindi progettare un evento partendo da un brief orientato al ROI.

3. Dettagliare il concept e il tema del tuo evento

È arrivato il momento di concentrarti sulle idee creative che hai per il tuo evento. Prima di tutto, descrivi semplicemente il suo tema centrale: si tratta di uno dei tuoi valori? Di un nuovo prodotto che vuoi presentare in grande stile? Di un nuovo traguardo da celebrare con i tuoi collaboratori?

Poi descrivi l'esperienza desiderata per il tuo evento. Quali messaggi ed emozioni vuoi trasmettere? Specifica l'atmosfera, la scenografia, lo stile e l'approccio creativo.

Il consiglio extra di Digitevent

In questa fase del tuo brief evento, pensa allo storytelling. Gli eventi più coinvolgenti sono quelli che ispirano i partecipanti, rafforzando il loro engagement. Punta quindi su temi forti (come "la ricerca dell'eccellenza", o "la proiezione verso il futuro"), oppure semplicemente su una problematica del tuo target che il tuo evento permetterà di risolvere. Immagina i tuoi partecipanti come i protagonisti di una grande storia, che devi raccontare nel corso dell'evento.

4. Stabilire il budget stimato

Ogni buon brief include un budget per l'evento previsionale. Metti quindi in evidenza le tue risorse finanziarie, grazie a un budget generale, oltre a una ripartizione in sottocategorie: location, catering, decorazione, comunicazione, ecc.

Per un budget stimato efficace, elenca tutte le voci essenziali (affitto location, catering, attrezzatura tecnica, intrattenimento, comunicazione, trasporti, alloggio, ecc.). Poi classifica ogni voce per ordine di priorità in base ai tuoi obiettivi per l'evento. Questa gerarchia ti permette di adattarti in caso di necessità e di tenere a mente le voci che potrebbero variare, come il catering, se il numero dei partecipanti cambia.

Il consiglio extra di Digitevent

Non dimenticare di definire un budget di emergenza, ossia un importo dedicato agli imprevisti. Di solito si consiglia di destinare il 10-15% del budget a queste emergenze legate all'evento (che non sono rare!).

5. Scegliere il luogo e le date del tuo evento

A questo punto, è il momento di redigere un capitolato relativo al luogo in cui si svolgerà l'evento.

Al suo interno, pensa in particolare a descrivere:

• La capienza del luogo ricercato, in base al numero di ospiti previsto. Se si tratta di un evento a distanza, indica la capacità del software di videoconferenza da prevedere.
• L'accessibilità dell'evento, in termini di posizione.
• I tipi di allestimenti necessari: si tratta di un evento seduto? A tavola? In piedi?

Specifica poi la data e gli orari in cui si svolgerà il tuo evento, tenendo conto delle disponibilità del tuo pubblico di riferimento ed eventuali eventi concorrenti.

Il consiglio extra di Digitevent

La responsabilità sociale d'impresa è più che mai al centro delle preoccupazioni delle aziende, quindi non dimenticare di specificare in questa fase se vuoi che il tuo evento si svolga in un luogo certificato per la sostenibilità, oppure il più vicino possibile al tuo target, per limitare i loro spostamenti (e quindi l'impronta di carbonio del tuo evento).

6. Elaborare il programma e lo svolgimento del tuo evento

Cosa faranno i tuoi ospiti durante il tuo evento? È a questo che deve rispondere questa parte del tuo brief evento. Fai un elenco delle attività da proporre loro e, se possibile, pianifica lo svolgimento generale (sessioni, pause, intrattenimenti).

Dettaglia anche qui i relatori da integrare nel programma. Indica se possibile gli orari degli interventi e il tipo di attività di cui si occuperanno (conferenze, workshop, tavole rotonde).

Il consiglio extra di Digitevent

Se non hai ancora un'idea precisa per lo svolgimento del tuo evento, parti da un filo conduttore che lo guiderà. Può trattarsi, ad esempio, della presentazione del tuo nuovo prodotto, oppure del networking tra i partecipanti. Poi organizza le tue diverse idee di attività attorno a questo filo conduttore. Per essere efficace e memorabile, il tuo evento deve essere strutturato in momenti forti: partendo da un'apertura coinvolgente e concludendosi con una chiusura ispiratrice.

7. Descrivere le tue esigenze logistiche e tecniche

È il momento di entrare nei dettagli tecnici del tuo brief evento. Prenditi il tempo di elencarli uno a uno, per garantire l'organizzazione impeccabile del tuo evento.

Inserisci in particolare nel tuo brief evento:

• Le attrezzature di cui avrai bisogno. Stila un elenco delle attrezzature necessarie, in termini di impianto audio, illuminazione o proiezione.
• L'infrastruttura ricercata. Individua le esigenze specifiche, come una buona connessione Internet, spazi espositivi, l'accessibilità per le persone con disabilità, impianti per la raccolta differenziata per un evento a rifiuti zero, oppure l'uso di materiali sostenibili per l'arredamento del tuo evento.

Il consiglio extra di Digitevent

Prevedi in questa parte del tuo brief le misure di sicurezza da attuare per il tuo evento.

• Per un evento in presenza, pensa ai piani di evacuazione, alla sorveglianza dell'evento, al controllo degli accessi, alla gestione della folla.
• Per un evento a distanza, indica le tue aspettative in materia di gestione dei dati personali o di GDPR.

E per rendere sicuri gli accessi al tuo evento, cosa c'è di meglio di una piattaforma di gestione eventi come Digitevent? Il nostro software dispone di una funzionalità di check-in semplificato degli ospiti, il tutto accessibile da mobile e tablet, con grande soddisfazione del tuo staff di accoglienza.

8. Definire la strategia di comunicazione e promozione

È il momento di definire il piano di comunicazione che riguarda il tuo evento e che ne aumenterà la visibilità. Scegli i canali per raggiungere efficacemente il tuo pubblico, in base a dove si informa: social network, email, stampa, ecc.

Prevedi anche un calendario promozionale, che dettagli il tuo piano d'azione prima, durante e dopo l'evento per massimizzarne la visibilità.

Infine, specifica anche come intendi gestire le iscrizioni e gli inviti. Già in questa fase del brief evento puoi scegliere una piattaforma di iscrizione online. Prevedi anche i promemoria e le conferme per gli iscritti.

Il consiglio extra di Digitevent

Con Digitevent, gestisci semplicemente l'elenco dei tuoi ospiti, su una piattaforma ergonomica e intuitiva. Automatizza i promemoria, per limitare i no-show e coinvolgere i tuoi partecipanti prima dell'evento.

9. Prevedere dei KPI per la valutazione post-evento

Ultima fase del tuo brief evento, e non delle meno importanti: la preparazione della misurazione della performance del tuo evento. Questa deve basarsi sugli obiettivi dell'evento che ti sei posto nella seconda fase.

Pensa in particolare a includere:

• I sondaggi di soddisfazione, per raccogliere i feedback dei partecipanti dopo l'evento.
• Gli indicatori di performance da monitorare per misurare l'impatto e il successo dell'evento: numero di partecipanti, coinvolgimento, feedback, ecc.

Per farlo, non esitare ad affidarti a una piattaforma di gestione eventi, che mette a tua disposizione dashboard complete. Su di esse potrai visualizzare tutti i KPI legati al tuo evento, come le iscrizioni, gli orari di afflusso, il coinvolgimento dei tuoi ospiti, oppure il tuo tasso di partecipazione.

Il consiglio extra di Digitevent

La responsabilità sociale d'impresa è al centro della tua comunicazione? Integrala nella tua valutazione post-evento. Ad esempio, indica nel tuo brief che vuoi misurare l'impatto del tuo evento in termini di sostenibilità tramite un simulatore di impronta di carbonio.

Consigli extra per realizzare al meglio il tuo brief evento

Non andare via senza aver letto i seguenti consigli chiave, che ti aiuteranno a progettare un brief evento ben collaudato, e quindi a organizzare un evento di qualità.

Coinvolgere tutte le parti interessate prima della creazione del brief

Da soli si va più veloci. Insieme si va più lontano. Raccogli gli input di tutte le parti interessate del tuo evento. Parla con alcuni dei tuoi clienti, fornitori e partner per integrare le loro aspettative nel tuo brief evento. Questo crea coinvolgimento e riduce gli aggiustamenti successivi.

Chiarisci anche le responsabilità di ciascuno nell'organizzazione dell'evento. Indica chi è responsabile di ogni aspetto. In questo modo riduci la confusione e incoraggi l'assunzione di responsabilità.

Costruire insieme il brief evento tra committente e organizzatore

La buona pratica: creare un brief evento collaborativo, in cui ciascuna delle parti interessate può includere le proprie esigenze e aspettative.

• Da un lato, il committente dell'evento (il cliente per un'agenzia, o il cliente interno per un organizzatore di eventi che lavora direttamente presso l'azienda) include i criteri e i requisiti attesi per l'evento, oltre alle sue problematiche specifiche.
• Dall'altro lato, l'organizzatore (l'agenzia eventi o l'organizzatore interno) include le informazioni necessarie al buon svolgimento del progetto dell'evento, oltre alla propria competenza in materia di comunicazione eventi.

Così il tuo brief evento è davvero completo.

Verificare che il tuo brief evento risponda al metodo dei 5W

Il metodo dei 5W è utile per assicurarti che il tuo brief evento risponda a tutte le domande fondamentali per organizzarlo.

Usalo come una checklist per verificare di aver incluso correttamente nel tuo brief:

• Il "What" (cosa), ossia il formato del tuo evento
• Il "Why" (perché), ossia gli obiettivi del tuo evento e le problematiche a cui deve rispondere
• Il "Where" (dove), ossia il luogo del tuo evento
• Il "When" (quando), ossia le date e gli orari del tuo evento
• Il "Who" (chi), ossia il target dei tuoi eventi

Usare un formato semplice

Più il tuo brief evento sarà semplice, più sarà comprensibile per tutte le tue parti interessate, e quindi efficace. Vai quindi dritto al punto. Sii diretto nelle descrizioni. Usa frasi semplici e limita il gergo tecnico per evitare fraintendimenti.

Inoltre, organizza il tuo brief per sezioni. Struttura il documento in rubriche chiare per facilitare la lettura, ciascuna corrispondente alle 9 fasi descritte in questo articolo.

Infine, semplifica il linguaggio utilizzato. Scrivi in uno stile accessibile affinché ogni persona coinvolta comprenda bene le tue aspettative e idee.

Usare elementi visivi per semplificare la comprensione del tuo brief

Cosa c'è di meglio per rendere un documento più comprensibile degli elementi visivi? Includine nel tuo brief evento: permetteranno ai tuoi lettori di capire bene cosa ti aspetti.

Pensa in particolare a integrare:

• Dei moodboard e delle immagini di riferimento (foto o schizzi) per illustrare il tema e l'atmosfera visiva desiderati
• Delle tabelle per elencare le tue informazioni di budget o logistiche
• Dei diagrammi di Gantt per illustrare le scadenze
• Degli organigrammi per presentare i membri del tuo team

E non dimenticare che la gestione di un evento richiede di pensare a una moltitudine di dettagli, tutti ugualmente importanti nell'esperienza complessiva vissuta dai tuoi partecipanti. Usa quindi una piattaforma di gestione eventi completa, che ti semplifica la vita dall'inizio alla fine.

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