Hai un'idea precisa del tuo evento, ma come comunicarla ai tuoi fornitori e al tuo team? Senza un documento strutturato, i fraintendimenti si accumulano e il rischio di errori aumenta.
Il capitolato del tuo evento è la tua bussola: trasforma un'idea in un piano d'azione concreto.
Segui questa guida per imparare a redigere un capitolato preciso e ottimizzato, che garantisca un evento fluido e senza brutte sorprese.
Cos'è il capitolato di un evento?
Una definizione semplice del capitolato per eventi
Il capitolato di un evento è un documento strutturato che elenca tutte le esigenze tecniche, logistiche e organizzative di un evento.
Perché è essenziale? Perché permette di strutturare le esigenze e le specifiche, di definire il budget e di garantire che tutte le parti coinvolte siano allineate. Serve quindi come riferimento per i fornitori e i team interni, in particolare nell'ambito di una gara d'appalto per eventi.
La differenza tra capitolato e brief per eventi
Definire un capitolato e redigere un brief per eventi non rispondono esattamente alla stessa esigenza.
Il brief per eventi è un documento più sintetico rispetto al capitolato. Offre una visione globale del progetto (obiettivi, concept, messaggio chiave). Viene spesso utilizzato all'inizio della collaborazione con un'agenzia o un fornitore.
Si utilizza per:
- Orientare un'agenzia o un fornitore senza scendere nei minimi dettagli.
- Dare spunti a un'agenzia che ha carta bianca per proporre un concept creativo.
- Per eventi più semplici o ricorrenti, dove esiste già una base - per esempio, per una serata aziendale in cui l'unico obiettivo è creare un momento di festa memorabile, senza troppi vincoli.
Il capitolato, invece, è operativo e dettagliato: definisce le risorse, la logistica e i vincoli tecnici. Serve come base di lavoro per fornitori e agenzie, affinché possano proporre una risposta adeguata.
Utilizzalo:
- Durante la preparazione di un evento complesso (conferenza, fiera, seminario, team building) che richiede più fornitori.
- Quando hai un'idea precisa dell'evento e vuoi ricevere preventivi dettagliati.
- Per una consultazione o una gara d'appalto rivolta a più agenzie di eventi.
Per esempio, laddove un brief indica: “Vogliamo organizzare una conferenza per 500 persone per promuovere la nostra nuova soluzione software”, un capitolato specifica la location, il budget, la pianificazione, le esigenze di biglietteria, di check-in, di app mobile per i partecipanti, ecc.
Per approfondire l'argomento del brief per eventi, clicca qui.
“Per ottenere un capitolato efficace, tutto sta nell'esaustività: devi far capire in modo preciso al tuo interlocutore l'evento che immagini. Meglio quindi aggiungere troppi dettagli che troppo pochi - è così che otterrai proposte adatte alle tue aspettative, soprattutto nelle tue gare d'appalto. Da parte nostra, in Digitevent, ci assicuriamo di rispondere a queste aspettative su molti punti del tuo capitolato: marketing per eventi, iscrizioni, controllo accessi ed engagement dei partecipanti. Tutto su un'unica piattaforma: pensaci!”
- Lucas Bohème - Responsabile Grandi Clienti presso Digitevent
Gli elementi essenziali di un capitolato per il tuo evento
La redazione del capitolato del tuo evento richiede attenzione ai minimi dettagli - altrimenti il tuo progetto sarà meno strutturato! Prendi nota di tutti gli elementi essenziali da includere qui.
Informazioni generali
Per prima cosa, indica le diverse parti coinvolte nell'evento: committente, project manager, agenzia di eventi, fornitori, team interno, sponsor.
Descrivi anche qui:
- Il tipo di evento: si tratta di una conferenza? Di un seminario? Di una fiera? Di un lancio di prodotto?
- Gli obiettivi dell'evento: vuoi generare visibilità per il brand? Favorire il networking tra i partecipanti? Aumentare le vendite dell'azienda? Organizzare una formazione per il tuo team?
- Il pubblico di riferimento: descrivi la tua audience e indica con precisione il numero di partecipanti previsto.
Messaggi chiave
In questa seconda parte, si tratta di formalizzare il messaggio che vuoi comunicare durante il tuo evento.
Inizia con la descrizione del tema dell'evento. È legato ai tuoi prodotti o servizi? Rafforza i valori o la mission dell'azienda?
Approfondisci inoltre l'esperienza desiderata per i partecipanti. Che atmosfera vuoi che il tuo evento trasmetta? Hai richieste specifiche in termini di scenografia o stile?
Budget
Qui si tratta di indicare il tuo vincolo di budget generale, per poi ripartire il budget nelle diverse voci di spesa. Distribuisci le tue risorse finanziarie tra affitto della location, attrezzature, catering, comunicazione, alloggio, trasporti, intrattenimento, ecc.
Non esitare a classificare queste voci di spesa per priorità in base ai tuoi obiettivi. Questo aiuterà il tuo fornitore ad avere abbastanza flessibilità per rispettare sia il tuo budget sia i tuoi obiettivi.
Logistica e tecnica
Qui entri nella parte funzionale del tuo capitolato.
Sul fronte logistico, descrivi i vincoli del tuo evento. Possono riguardare:
- L'accessibilità della location (in particolare in termini di accesso per le persone con disabilità)
- L'alloggio
- I trasporti
- Gli allestimenti
Includi qui anche i tuoi vincoli in termini di attrezzatura. Evidenzia le tue esigenze di amplificazione audio, illuminazione, proiezione, ripresa video, connessione internet, ecc.
Programma e svolgimento
È ora il momento di descrivere come immagini che si svolgerà il tuo evento.
Descrivi nel dettaglio l'agenda prevista per il tuo evento. Indica le date e gli orari da prevedere, così come gli interventi e le attività che vuoi includere. Descrivi anche il tipo di relatori e di attività previste.
Se hai bisogno della creazione di un sito web per l'evento o di un'app per i partecipanti per comunicare il programma e gestire le iscrizioni, indicalo anche qui.
Gestione delle iscrizioni e degli invitati
In questa parte, indica con precisione come intendi gestire gli inviti al tuo evento.
Indica le tue esigenze in termini di metodi di iscrizione e biglietteria. Non dimenticare in particolare di specificare se vuoi utilizzare tecnologie specifiche, come una piattaforma di iscrizione online per automatizzare la gestione degli invitati, oppure un sistema di check-in rapido il giorno dell'evento per fluidificare l'accoglienza ed evitare le code.
La buona pratica? Prevedere di utilizzare una soluzione di gestione eventi come Digitevent, che permette allo stesso tempo di gestire i tuoi inviti online, di predisporre una piattaforma di iscrizione e di controllare l'accesso ai tuoi eventi in modo sicuro.
Comunicazione e marketing
Passiamo ora alla parte del capitolato del tuo evento relativa al tuo piano di comunicazione.
Definisci qui:
- I materiali promozionali dell'evento previsti : sito web dell'evento, social network, email marketing, formati print, ecc.
- La necessità di una strategia per attirare e coinvolgere i partecipanti. Indica in particolare, se necessario, che avrai bisogno di un'app per l'evento per rafforzare l'engagement dei partecipanti.
Sicurezza e conformità
Ricordati di includere nel capitolato del tuo evento una parte dedicata alla sicurezza.
Includi la creazione di piani di emergenza, dispositivi di sicurezza e la sottoscrizione di assicurazioni. Evidenzia anche la necessità di gestire bene gli accessi dei partecipanti, così come il controllo dei badge dell'evento.
Misurazione delle performance
L'ultima parte del tuo capitolato consiste nel dettagliare i KPI che permetteranno di valutare l'efficacia dell'evento, come il numero di partecipanti, l'engagement, il tasso di feedback, ecc. Prevedi anche qui di lanciare sondaggi di soddisfazione per ottenere riscontri qualitativi.
Anche qui, una piattaforma di gestione eventi come Digitevent ti permette di accedere a dashboard dettagliate e di raccogliere facilmente i risultati dei tuoi questionari di soddisfazione. Pensaci!
Come redigere un capitolato per eventi efficace?
Ora sai come elaborare un capitolato per eventi ben strutturato. Ecco come procedere, in termini di passaggi da seguire e strumenti da utilizzare.
Le fasi chiave
Innanzitutto, raccogli le esigenze delle diverse parti coinvolte. Elenca tutte queste parti coinvolte, sia interne (direzione, ufficio marketing, commerciale, logistica, ecc.) sia esterne (fornitori, partner e sponsor). Poi organizza riunioni o colloqui individuali per raccogliere le loro aspettative in termini di obiettivi dell'evento, messaggi chiave da veicolare e vincoli di budget o logistici.
In secondo luogo, definisci gli obiettivi e le priorità del tuo progetto di evento. Per farlo, raggruppa tutti gli obiettivi del tuo evento e stabilisci le priorità se necessario.
Per stabilire bene le priorità, classifica i tuoi obiettivi in base a quelli che apportano più valore alla tua azienda o al reparto coinvolto nell'evento. Questo ti permette poi di indicare nel capitolato gli elementi essenziali da attuare assolutamente nell'organizzazione dell'evento, quelli importanti e quelli opzionali.
Infine, passa a la redazione dettagliata e la validazione del capitolato dell'evento con i tuoi fornitori. Struttura il capitolato in modo solido (puoi ispirarti alla struttura descritta sopra). La validazione interna del tuo capitolato, prima di inviarlo ai fornitori, è cruciale per garantire un allineamento perfetto in seguito.
Gli strumenti da utilizzare
Per definire il capitolato del tuo evento, puoi utilizzare un modello precompilato e personalizzarlo in base agli elementi che vuoi far comparire.
Assicurati anche di centralizzare tutti i documenti allegati su uno strumento di gestione documentale (Drive) che verrà messo a disposizione dei tuoi potenziali fornitori.
Se crei il tuo capitolato per eventi nell'ambito di una gara d'appalto, crea anche un documento che permetta di valutare le diverse candidature in base ai requisiti e ai vincoli.
Spesso, questo tipo di documento si presenta sotto forma di un foglio di calcolo Excel che riprende ciascuno dei punti menzionati nel capitolato. A ogni risposta proposta dai partecipanti viene poi assegnato un punteggio, per poter confrontare i potenziali fornitori e fare una scelta consapevole.
6 errori da non commettere nel tuo capitolato per eventi
Non fermarti proprio adesso: prenditi il tempo di evitare i sei errori seguenti, per un capitolato per eventi impeccabile!
Non entrare nel dettaglio
Un capitolato troppo vago o mal strutturato può creare confusione tra fornitori e team. Redigi quindi un documento strutturato, dettagliato ed esplicito, con sezioni ben definite e informazioni numeriche.
Trascurare i vincoli di budget
Se non fornisci alcuna ripartizione prioritaria del tuo budget, il tuo fornitore o project manager rischia di trascurare uno dei tuoi obiettivi principali! Definisci un budget globale e un budget dettagliato per voce (affitto della sala, catering, materiale, comunicazione, ecc.).
Dimenticare di identificare chiaramente le parti coinvolte
Non specificare chi è responsabile di cosa può provocare fraintendimenti e ritardi. Nella prima parte del capitolato del tuo evento, definisci quindi un ruolo preciso per ogni parte coinvolta: agenzia di eventi, fornitori, team interno, sponsor, ecc.
Non includere una pianificazione precisa
L'assenza di date chiave può disorganizzare tutto il tuo progetto. Indica quindi una pianificazione a ritroso dettagliata del tuo evento, con scadenze per ogni attività: scelta della location, invio degli inviti, test tecnici, ecc.
Trascurare l'esperienza dei partecipanti
Un evento mal organizzato può frustrare i partecipanti. Se mancano informazioni, la segnaletica è approssimativa o il programma è confuso, a risentirne è tutta l'esperienza dei partecipanti.
Prevedi quindi nel tuo capitolato una comunicazione chiara prima e durante l'evento. Metti inoltre in campo un'app mobile per l'evento per centralizzare il programma, le mappe e le notifiche.
Redigere un capitolato rigido e inflessibile
Un documento troppo rigido impedisce qualsiasi adattamento agli imprevisti. Ma si sa: un evento si svolge molto raramente esattamente come previsto! Prevedi un margine di flessibilità e predisponi un monitoraggio per adeguare alcuni punti in base all'evoluzione del progetto.
E se semplificassi l'organizzazione dei tuoi eventi? Fin dalla fase del capitolato, Digitevent e la sua piattaforma di gestione eventi intuitiva ti accompagna negli inviti, nelle iscrizioni, nell'accredito e nell'engagement durante i tuoi eventi. A te una pianificazione semplificata ed eventi di successo!
