Hai un'idea precisa del tuo evento, ma come comunicarla ai tuoi fornitori e al tuo team? Senza un documento strutturato, i fraintendimenti si accumulano e il rischio di errori aumenta.

Il capitolato del tuo evento è la tua bussola: trasforma un'idea in un piano d'azione concreto.

Segui questa guida per imparare a redigere un capitolato preciso e ottimizzato, che garantisca un evento fluido e senza brutte sorprese.

Cos'è il capitolato di un evento?

Una definizione semplice del capitolato per eventi

Il capitolato di un evento è un documento strutturato che elenca tutte le esigenze tecniche, logistiche e organizzative di un evento.

Perché è essenziale? Perché permette di strutturare le esigenze e le specifiche, di definire il budget e di garantire che tutte le parti coinvolte siano allineate. Serve quindi come riferimento per i fornitori e i team interni, in particolare nell'ambito di una gara d'appalto per eventi.

La differenza tra capitolato e brief per eventi

Definire un capitolato e redigere un brief per eventi non rispondono esattamente alla stessa esigenza.

Il brief per eventi è un documento più sintetico rispetto al capitolato. Offre una visione globale del progetto (obiettivi, concept, messaggio chiave). Viene spesso utilizzato all'inizio della collaborazione con un'agenzia o un fornitore.

Si utilizza per:

  • Orientare un'agenzia o un fornitore senza scendere nei minimi dettagli.
  • Dare spunti a un'agenzia che ha carta bianca per proporre un concept creativo.
  • Per eventi più semplici o ricorrenti, dove esiste già una base - per esempio, per una serata aziendale in cui l'unico obiettivo è creare un momento di festa memorabile, senza troppi vincoli.

Il capitolato, invece, è operativo e dettagliato: definisce le risorse, la logistica e i vincoli tecnici. Serve come base di lavoro per fornitori e agenzie, affinché possano proporre una risposta adeguata.

Utilizzalo:

  • Durante la preparazione di un evento complesso (conferenza, fiera, seminario, team building) che richiede più fornitori.
  • Quando hai un'idea precisa dell'evento e vuoi ricevere preventivi dettagliati.
  • Per una consultazione o una gara d'appalto rivolta a più agenzie di eventi.

Per esempio, laddove un brief indica: “Vogliamo organizzare una conferenza per 500 persone per promuovere la nostra nuova soluzione software”, un capitolato specifica la location, il budget, la pianificazione, le esigenze di biglietteria, di check-in, di app mobile per i partecipanti, ecc.

Per approfondire il tema del brief per l'evento, il link è qui.

“Per ottenere un capitolato efficace, tutto sta nell'esaustività: devi far capire in modo preciso al tuo interlocutore l'evento che immagini. Meglio quindi aggiungere troppi dettagli che troppo pochi, così otterrai proposte adatte alle tue aspettative, soprattutto nelle tue gare d'appalto. Da parte nostra, in Digitevent facciamo in modo di rispondere a queste esigenze su molti punti del tuo capitolato: marketing dell'evento, iscrizioni, controllo accessi ed engagement dei partecipanti. Tutto su un'unica piattaforma: pensaci!”

- Lucas Bohème - Responsabile Grandi Clienti presso Digitevent

Gli elementi essenziali di un capitolato per il tuo evento

La stesura del capitolato del tuo evento richiede attenzione ai minimi dettagli: altrimenti il tuo progetto risulterà meno strutturato! Prendi nota di tutti gli elementi essenziali da includere qui.

Informazioni generali

Innanzitutto, metti in evidenza le diverse parti interessate dell'evento: cliente, project manager, agenzia eventi, fornitori, team interno, sponsor.

Descrivi anche qui:

  • Il tipo di evento: si tratta di una conferenza? Di un seminario? Di una fiera? Di un lancio di prodotto?
  • Gli obiettivi dell'evento: vuoi generare visibilità per il brand? Favorire il networking dei partecipanti? Aumentare le vendite dell'azienda? Organizzare una formazione per i tuoi team?
  • Il pubblico target: descrivi la tua audience e indica con precisione il numero di partecipanti previsti.

Messaggi chiave

In questa seconda parte, si tratta di formalizzare il messaggio che vuoi trasmettere durante il tuo evento.

Inizia con descrivere il tema dell'evento. È legato ai tuoi prodotti o servizi? Rafforza i valori o la mission dell'azienda?

Entra anche nel dettaglio dell'esperienza desiderata per i partecipanti. Che atmosfera vuoi che il tuo evento trasmetta? Hai richieste in termini di scenografia o stile?

Budget

Qui si tratta di indicare il tuo vincolo di budget generale, per poi suddividere il budget nelle diverse voci di spesa. Alloca le tue risorse finanziarie tra affitto della location, attrezzature, catering, comunicazione, alloggio, trasporti, intrattenimento, ecc.

Non esitare a classificare queste voci di spesa per priorità in base ai tuoi obiettivi. Questo aiuterà il tuo fornitore ad avere abbastanza flessibilità per rispettare sia il tuo budget sia i tuoi obiettivi.

Logistica e aspetti tecnici

Qui entri nella parte funzionale del tuo capitolato.

Dal punto di vista logistico, descrivi i vincoli del tuo evento. Possono riguardare:

  • L'accessibilità del luogo (in particolare in termini di accesso per le persone con disabilità)
  • L'alloggio
  • I trasporti
  • Gli allestimenti

Includi anche qui i tuoi vincoli in termini di attrezzature. Metti in evidenza le tue esigenze di audio, illuminazione, proiezione, ripresa video, connessione Internet, ecc.

Programma e svolgimento

È ora il momento di descrivere come immagini si svolgerà il tuo evento.

Descrivi in dettaglio l'agenda desiderata per il tuo evento. Indica le date e gli orari previsti, oltre agli interventi e alle attività che vuoi includere. Descrivi anche il tipo di relatori e di animazioni da prevedere.

Se hai bisogno della creazione di un sito Internet per l'evento o di un'app per i partecipanti per comunicare il programma e gestire le iscrizioni, indicalo anche qui.

Gestione delle iscrizioni e degli invitati

In questa parte, indica con precisione come intendi gestire gli inviti al tuo evento.

Indica le tue esigenze in termini di metodi di iscrizione e biglietteria. Non dimenticare in particolare di specificare se vuoi utilizzare tecnologie specifiche, come una piattaforma di iscrizione online per automatizzare la gestione degli invitati, oppure un sistema di check-in rapido il giorno dell'evento per snellire l'accoglienza ed evitare le code.

La buona pratica? Prevedere di utilizzare una soluzione di gestione eventi come Digitevent, che ti permette sia di gestire i tuoi inviti online, sia di creare una piattaforma di iscrizione, sia di controllare l'accesso ai tuoi eventi in modo sicuro.

Comunicazione e marketing

Passiamo ora alla parte del capitolato del tuo evento relativa al tuo piano di comunicazione.

Definisci qui:

  • I supporti promozionali dell'evento previsti : sito Internet dell'evento, social network, email marketing, formati print, ecc.
  • L'esigenza di una strategia per attirare e coinvolgere i partecipanti. Indica in particolare, se necessario, che avrai bisogno di un'app per l'evento per rafforzare l'engagement dei partecipanti.

Sicurezza e conformità

Ricordati di includere nel capitolato del tuo evento una parte relativa alla sicurezza.

Includi la creazione di piani di emergenza, dispositivi di sicurezza e la sottoscrizione di assicurazioni. Metti inoltre in evidenza la necessità di gestire bene gli accessi dei partecipanti, oltre al controllo dei badge dell'evento.

Misurazione delle performance

L'ultima parte del tuo capitolato consiste nel dettagliare i KPI che permetteranno di valutare l'efficacia dell'evento, come il numero di partecipanti, l'engagement, il tasso di feedback, ecc. Prevedi anche qui il lancio di sondaggi di soddisfazione per ottenere riscontri qualitativi.

Anche qui, una piattaforma di gestione eventi come Digitevent ti permette di accedere a dashboard dettagliate e di raccogliere facilmente i risultati dei tuoi questionari di soddisfazione. Pensaci!

Come redigere un capitolato per eventi efficace?

Ora sai come elaborare un capitolato per eventi ben strutturato. Ecco come procedere, in termini di passaggi da seguire e strumenti da utilizzare.

Le fasi chiave

Innanzitutto, raccogli le esigenze delle tue diverse parti interessate. Elenca tutte queste parti interessate, sia interne (direzione, ufficio marketing, commerciale, logistica, ecc.) sia esterne (fornitori, partner e sponsor). Poi organizza riunioni o colloqui individuali per raccogliere le loro aspettative in termini di obiettivi dell'evento, messaggi chiave da veicolare e vincoli di budget o logistici.

In secondo luogo, definisci gli obiettivi e le priorità del tuo progetto di evento. Per farlo, raggruppa tutti gli obiettivi del tuo evento e stabilisci le priorità se necessario.

Per stabilire bene le tue priorità, classifica i tuoi obiettivi in base a quelli che apportano più valore alla tua azienda o al reparto coinvolto nell'evento. Questo ti permette poi di indicare nel capitolato gli elementi essenziali da attuare assolutamente nell'organizzazione dell'evento, quelli importanti e quelli opzionali.

Infine, passa alla stesura dettagliata e alla validazione del capitolato dell'evento con i tuoi fornitori. Struttura il capitolato in modo solido (puoi ispirarti alla struttura descritta sopra). La validazione interna del tuo capitolato, prima di inviarlo ai fornitori, è cruciale per garantire in seguito un allineamento impeccabile.

Gli strumenti da utilizzare

Per definire il capitolato del tuo evento, puoi utilizzare un modello precompilato e personalizzarlo in base agli elementi che desideri includere.

Ricordati anche di centralizzare tutti i documenti allegati in uno strumento di gestione documentale (Drive) che sarà messo a disposizione dei tuoi potenziali fornitori.

Se crei il tuo capitolato per l'evento nell'ambito di una gara d'appalto, crea anche un documento che permetta di valutare le diverse candidature in base ai requisiti e ai vincoli.

Spesso, questo tipo di documento si presenta sotto forma di un foglio di calcolo Excel che riprende ciascuno dei punti menzionati nel capitolato. Ogni risposta proposta dai partecipanti riceve poi un punteggio, per poter confrontare i potenziali fornitori e fare una scelta consapevole.

6 errori da non commettere nel tuo capitolato per eventi

Non fermarti proprio adesso: prenditi il tempo di evitare i sei errori seguenti, per un capitolato per eventi impeccabile!

Non entrare nel dettaglio

Un capitolato troppo vago o mal strutturato può creare confusione per i fornitori e i team. Redigi quindi un documento strutturato, dettagliato ed esplicito, con sezioni ben definite e informazioni numeriche.

Trascurare i vincoli di budget

Se non fornisci alcuna ripartizione prioritaria del tuo budget, il tuo fornitore o project manager rischia di trascurare uno dei tuoi obiettivi principali! Definisci un budget complessivo e un budget dettagliato per voce (affitto della sala, catering, attrezzature, comunicazione, ecc.).

Dimenticare di identificare chiaramente le parti interessate

Non menzionare chi è responsabile di cosa può provocare fraintendimenti e ritardi. Nella prima parte del capitolato del tuo evento, definisci quindi un ruolo preciso per ogni parte interessata: agenzia eventi, fornitori, team interno, sponsor, ecc.

Non includere una pianificazione precisa

L'assenza di date chiave può disorganizzare tutto il tuo progetto. Indica quindi una pianificazione a ritroso dettagliata del tuo evento, includendo scadenze per ogni attività: scelta della location, invio degli inviti, test tecnici, ecc.

Trascurare l'esperienza dei partecipanti

Un evento mal organizzato può frustrare i partecipanti. Se mancano di informazioni, hanno a disposizione una segnaletica approssimativa o un programma confuso, ne risente tutta l'esperienza dei partecipanti.

Prevedi quindi nel tuo capitolato una comunicazione chiara prima e durante l'evento. Metti inoltre in atto un'app mobile per l'evento per centralizzare il programma, le planimetrie e le notifiche.

Redigere un capitolato rigido e inflessibile

Un documento troppo rigido impedisce qualsiasi adattamento agli imprevisti. Eppure lo sappiamo bene: un evento si svolge molto raramente esattamente come previsto! Prevedi un margine di flessibilità e metti in atto un monitoraggio per adattare alcuni punti in base all'evoluzione del progetto.

E se ti semplificassi l'organizzazione dei tuoi eventi? Fin dalla fase di capitolato, Digitevent e la sua piattaforma di gestione eventi intuitiva ti accompagna negli inviti, nelle iscrizioni, nell'accredito e nell'engagement dei tuoi eventi. A te una pianificazione semplificata, ed eventi di successo!