Oltre l'80% dei professionisti degli eventi ha già avviato un percorso di CSR. In altre parole: organizzare un evento eco-sostenibile non è più un valore aggiunto distintivo, ma uno standard atteso da partecipanti, clienti e stakeholder.
E con la direttiva CSRD, che impone alle grandi aziende un reporting dettagliato sulle emissioni di carbonio che include anche le loro attività di eventi, alla pressione dei cittadini si aggiunge ora quella normativa.
Il settore degli eventi richiede però attenzione a talmente tanti dettagli che organizzare eventi eco-sostenibili può sembrare complesso. Da dove iniziare? Quali azioni permettono di ridurre al massimo l'impronta di carbonio del tuo evento?
In questo articolo abbiamo raccolto tutte le azioni da prendere in considerazione per organizzare un evento eco-sostenibile, senza trascurare l'esperienza vissuta dai partecipanti.
Pronto a migliorare il coinvolgimento dei tuoi partecipanti, e il tuo, per la protezione del pianeta?
Perché organizzare un evento eco-sostenibile?
Tenere conto del rispetto dell'ambiente quando organizzi i tuoi eventi non è più un semplice valore aggiunto: è un criterio essenziale.
Infatti, i tuoi clienti e partecipanti sono sempre più attenti all'impatto ambientale delle aziende con cui interagiscono. Da qui la necessità non solo di avere una politica CSR interna, ma anche di rispettarla nell'organizzazione dei tuoi eventi.
E i benefici di un evento eco-sostenibile non si fermano qui. Adottando un approccio sostenibile, puoi anche:
- Rispondere ai nuovi obblighi normativi. La direttiva CSRD impone alle grandi aziende un reporting extra-finanziario dettagliato, che include un bilancio completo delle emissioni di carbonio. I tuoi eventi aziendali, in quanto attività operativa, rientrano in questo perimetro e spesso rappresentano una voce di emissioni significativa su cui puoi intervenire.
- Ispirare e sensibilizzare i partecipanti alla sostenibilità, e valorizzare la tua immagine di azienda responsabile. La sostenibilità genera emozioni positive, anche durante i tuoi eventi.
- Ottimizzare i costi. Ridurre i rifiuti, limitare i materiali di consumo o lavorare con fornitori locali può generare risparmi nel lungo periodo.
- Valorizzarti presso i tuoi stakeholder. Adottare un approccio sostenibile migliora la relazione con sponsor, partner e collaboratori: tutti cercano progetti in linea con i loro valori. Sul fronte delle agenzie, la CSR è diventata un criterio strutturale, sistematicamente integrato nei brief degli inserzionisti (Barometro LÉVÉNEMENT).
Tanti buoni motivi per lanciarti in un'organizzazione di eventi più responsabile.
« In un mondo in cui ogni gesto conta, organizzare un evento eco-sostenibile non è più un'opzione, ma una necessità. Lungi dal limitare la creatività, questo approccio spinge a ripensare ogni dettaglio con intelligenza e impegno, offrendo un'esperienza più autentica e in linea con le aspettative di partecipanti sempre più consapevoli del proprio impatto. Ogni evento responsabile è un'opportunità per dimostrare che innovazione e sostenibilità possono andare di pari passo. », Joy Grand, Responsabile marketing presso Digitevent
Le principali voci di impatto ambientale di un evento
Lanciare un evento orientato alla CSR significa anticipare tutte le voci che potrebbero avere un impatto sull'ambiente, e ottimizzarle.
Il Greenhouse Gas Protocol, adottato dall'ADEME, definisce 3 scope di emissioni di gas a effetto serra:
- Lo scope 1 comprende tutte le emissioni dirette di gas a effetto serra (GES) di un'azienda. Si tratta ad esempio del riscaldamento dei locali o delle emissioni dei veicoli utilizzati.
- Lo scope 2 corrisponde alle emissioni indirette di GES legate alla produzione delle energie utilizzate: elettricità, vapore, freddo o calore.
- Lo scope 3 comprende tutte le emissioni dirette e indirette di GES delle diverse parti interessate: fornitori, prestatori di servizi e clienti, lungo tutta la catena del valore dell'evento.
Nel settore degli eventi, è quest'ultimo scope a pesare di più. In concreto, il 70-90% delle emissioni di un evento proviene dal trasporto dei partecipanti.
Tre scelte strutturanti determinano quindi la maggior parte dell'impronta di carbonio del tuo evento: il formato (in presenza, ibrido o virtuale), il luogo (idealmente raggiungibile in treno) e la composizione geografica del tuo pubblico.
Più in generale, cerca di ottimizzare le seguenti cinque principali voci di emissione di GES:
- Gli acquisti: alloggio, scenografia, segnaletica, ecc.
- I trasporti: di merci, di personale, di relatori e di partecipanti
- Il consumo energetico: illuminazione, riscaldamento, climatizzazione
- L'alimentazione
- La produzione di rifiuti
Tutte queste voci devono essere prese in considerazione nell'organizzazione del tuo evento ecologico. È esattamente quello che si chiama evento a basse emissioni di carbonio: un approccio strutturato per ridurre l'impronta dall'inizio alla fine.
12 azioni da mettere in atto per un evento eco-sostenibile
Vuoi organizzare un evento il più possibile rispettoso del pianeta? Applica le dodici buone pratiche seguenti, per ridurre al massimo la tua impronta di carbonio.
1. Scegliere un luogo eco-sostenibile
Le sedi per eventi francesi si stanno reinventando per rispondere alle sfide della transizione ecologica: ristrutturazioni a basse emissioni di carbonio, adattamenti ai cambiamenti climatici, spazi modulabili e più sobri (UNIMEV, Event Data Book).
L'offerta di sedi per eventi eco-sostenibili si arricchisce quindi rapidamente: a te scegliere queste piuttosto che quelle meno impegnate per l'ambiente.
In concreto, ricorda di:
- Scegliere sedi dotate di certificazioni ufficiali, come il marchio HQE, l'Ecolabel europeo o la Clef Verte.
- Calcolare il baricentro dei luoghi di partenza di ogni partecipante, per scegliere una sede che limiti gli spostamenti, idealmente in città, con vicinanza immediata ai trasporti pubblici.
- Rendere il tuo evento virtuale o ibrido per limitarne l'impatto sulle emissioni di carbonio, soprattutto quando il tuo pubblico è disperso geograficamente.
Per approfondire, scopri la nostra selezione di sedi eco-sostenibili in Île-de-France.
2. Ridurre l'impatto della voce trasporti
Poiché il trasporto dei partecipanti è la prima voce di emissione di un evento, è anche la leva d'azione numero uno.
Ad esempio, puoi:
- Mettere a disposizione degli invitati servizi di mobilità dolce: navetta elettrica, bici con autista, veicoli condivisi.
- Introdurre incentivi finanziari per i partecipanti che utilizzano mezzi di trasporto sostenibili.
- Attivare un sistema di car pooling tra i partecipanti, integrabile direttamente nella tua piattaforma di iscrizione.
Ricorda anche di fissare regole per i membri del tuo team durante i sopralluoghi prima dell'evento. Ad esempio, limita le visite a sedi già conosciute; e se il viaggio può essere fatto in meno di tre ore, preferisci sempre il treno all'aereo.
3. Proporre un'offerta di ristorazione sostenibile
In Francia, l'alimentazione rappresenta il 25% dell'impronta di carbonio dei francesi (ADEME). Proporre un'offerta di ristorazione più eco-sostenibile può quindi avere un impatto rilevante sull'impronta di carbonio del tuo evento.
In concreto:
- Proporre un'offerta (almeno in parte) vegetariana piuttosto che a base di carne. L'allevamento è infatti responsabile del 14,5% delle emissioni di gas a effetto serra nel mondo (FAO).
- Proporre un menu a base di prodotti di stagione e locali, provenienti da agricoltura biologica.
- Introdurre un sistema di cauzione per gli eco-cup per limitare i bicchieri usa e getta.
- Utilizzare stoviglie riutilizzabili. Le stoviglie monouso sono comunque vietate dalla legge EGAlim dal 2023.
Associazioni come Traiteurs de France possono orientarti verso il catering più eco-sostenibile.
Ricorda anche di stimare con precisione le quantità per evitare lo spreco alimentare. Per limitare lo spreco, offri ai partecipanti delle doggy-bag oppure rivolgiti a un'organizzazione di recupero che ritira i piatti non utilizzati per ridistribuirli.
4. Scegliere fornitori impegnati per l'ambiente
Concentriamoci sullo scope 3, quello che pesa di più: i tuoi fornitori devono essere impegnati per la sostenibilità tanto quanto lo sei tu.
Realizza un benchmark di fornitori orientati alla CSR. Quando li contatti, presenta la tua politica CSR per verificare che siano allineati con i tuoi stessi impegni.
E chiedi loro prove concrete e quantificate delle loro azioni eco-sostenibili: impatto in termini di emissioni delle soluzioni proposte, modalità di consegna ecologiche, certificazioni ottenute, percorso di miglioramento continuo.
5. Limitare l'uso di energia durante l'evento
L'impronta ecologica del tuo evento può diminuire in modo significativo se ottimizzi il consumo energetico in loco.
Per l'illuminazione, sfrutta al massimo la luce naturale, oltre all'illuminazione già disponibile nella sede scelta, senza aggiungerne altra. Opta anche per un'illuminazione LED, a basso consumo.
Per un uso eco-sostenibile dell'acqua, scegli una sede dotata di sistemi di recupero dell'acqua o di rubinetti a flusso ridotto. Prevedi delle postazioni di acqua potabile dove i partecipanti possono riempire le proprie borracce.
Per il riscaldamento e la climatizzazione, sfrutta al massimo l'aerazione naturale. In estate, scegli una sede che permetta di utilizzare uno spazio esterno. Se hai bisogno di riscaldamento o climatizzazione, prevedi un sistema di regolazione della temperatura per mantenere un ambiente confortevole senza consumare troppo.
In generale, ricorda di utilizzare sistemi di monitoraggio del consumo energetico per ridurlo al massimo. Invita anche i partecipanti e i collaboratori a spegnere luci e dispositivi elettronici che non stanno utilizzando.
6. Selezionare materiali sostenibili
Per gli allestimenti, i gadget o gli imballaggi, privilegia materiali eco-sostenibili.
Ad esempio:
- Una segnaletica in cartone riciclato piuttosto che in plastica.
- Gadget promozionali eco-sostenibili: materiali riciclati o riciclabili, borracce personalizzate, oggetti utili piuttosto che semplici ninnoli.
- Regali digitali (carte regalo, biglietti per spettacoli, donazioni a un'associazione) piuttosto che regali fisici.
Non esitare a costruire uno storytelling intorno alle tue scelte di materiali sostenibili, per dimostrarne l'impatto in termini di CSR e ispirare i partecipanti.
7. Mettere in atto un processo di gestione dei rifiuti
Un evento, anche se eco-sostenibile, genera comunque rifiuti. Sta a te mettere in atto il giusto processo per gestirli e valorizzarli.
Per farlo:
- Metti in atto un sistema di raccolta differenziata in loco, incluso un compost per i rifiuti organici.
- Predisponi una segnaletica chiara per coinvolgere i partecipanti nella gestione responsabile dei loro rifiuti.
- Prevedi un team dedicato alla gestione dei rifiuti durante l'evento, che si assicuri che nulla sia lasciato al caso.
L'evento a rifiuti zero non esiste, ma il tuo evento deve avvicinarsi il più possibile a questo obiettivo.
8. Limitare l'impatto della comunicazione dell'evento
Prima del tuo evento, ricorda di limitare l'impatto ambientale della tua comunicazione.
Privilegia i supporti digitali. Se scegli supporti fisici, opta per la stampa su carta riciclata e riciclabile, con inchiostri eco-sostenibili.
E se digitalizzassi il tuo sistema di inviti e iscrizioni?
I tuoi partecipanti sono ormai abituati a iscriversi ai propri eventi online, in piena autonomia. Adotta una piattaforma per eventi che ti permette di inviare gli inviti e gestire le iscrizioni con la massima serenità. È ciò che propone Digitevent, partner dei tuoi eventi eco-sostenibili. Il piccolo plus? I nostri server funzionano in parte con energia rinnovabile.
9. Riutilizzare le attrezzature e i materiali dopo l'evento
Basta con l'usa e getta: fai in modo di riutilizzare tutte le attrezzature per altri eventi futuri. Questo richiede di progettare arredi, scenografia e allestimenti in modo da poterli riutilizzare in seguito.
Un'altra opzione: procurarti queste attrezzature di seconda mano, oppure noleggiare arredi eco-progettati presso fornitori specializzati.
10. Calcolare in anticipo l'impronta di carbonio dell'evento
Prima del giorno dell'evento, dopo aver esaminato tutte queste buone pratiche, ricorda di calcolare l'impronta di carbonio teorica del tuo evento. È l'unico modo per individuare le leve d'azione prioritarie e misurare i tuoi progressi da un evento all'altro.
Esistono piattaforme specificamente dedicate agli organizzatori di eventi a basse emissioni di carbonio, come:
- ICE (Impact Carbone Événements): un simulatore sviluppato da LÉVÉNEMENT, basato sulla metodologia Bilan Carbone® dell'ADEME, che permette di stimare l'impatto in termini di emissioni di un progetto fin dalle sue prime fasi di elaborazione.
- CLEO Carbone: una piattaforma di misurazione e riduzione delle emissioni sviluppata da UNIMEV e Choose Paris Region, con tariffe agevolate per gli aderenti a Unimev, LÉVÉNEMENT o Traiteurs de France.
Da notare: le PMI possono accedere al programma Diag Décarbon'Action finanziato da ADEME e Bpifrance, con un costo a proprio carico di € 6.000 (IVA esclusa) per realizzare il proprio Bilan Carbone®.
Ricorda di includere in questo calcolo l'impronta di carbonio delle tue azioni digitali (inviti online, comunicazione digitale, app per i partecipanti, ecc.).
La buona pratica? Formare uno dei tuoi collaboratori a questo calcolo, in modo che possa effettuarlo prima di ogni evento. E non dimenticare di integrare questi dati nei tuoi KPI per gli eventi per gestire il tuo percorso nel tempo.
11. Mettere in atto una governance CSR nella tua organizzazione
Che tu sia in agenzia o presso l'azienda cliente, assicurati di avere una governance dedicata alla tua strategia di eventi eco-sostenibili.
Questa struttura deve avere le competenze per misurare l'impatto in termini di emissioni di un evento e informarsi costantemente sulle buone pratiche. Può trattarsi di un collaboratore dedicato specificamente a questa missione o, in azienda, di una persona del team CSR responsabile degli eventi.
Questa governance assume tutto il suo significato in un contesto CSRD: i dati raccolti evento dopo evento alimentano direttamente il reporting extra-finanziario dell'azienda.
12. Puntare alla certificazione ISO 20121
La norma ISO 20121 organizza le fasi di gestione e produzione responsabile di un'attività legata agli eventi. Struttura un percorso di miglioramento continuo in termini di CSR.
La sua versione rivista, ISO 20121:2024, è stata allineata meglio con gli Obiettivi di sviluppo sostenibile dell'ONU, e rafforza i requisiti su trasparenza, inclusione, ascolto delle parti interessate e governance condivisa. Ora è necessario dimostrare risultati concreti, definiti e misurati.
Buona notizia: la Francia è il primo paese al mondo per numero di certificazioni ISO 20121, con il 45% dei certificati emessi. E i Giochi Olimpici e Paralimpici di Parigi 2024 sono stati il primo evento al mondo certificato ISO 20121:2024. E se seguissi lo stesso percorso?
Un ultimo consiglio: usa ogni evento eco-sostenibile realizzato per ispirare i prossimi. Raccogli il feedback di tutte le tue parti interessate (clienti interni, esterni, partecipanti), crea un elenco di fornitori impegnati per l'ambiente, riutilizza scenografie e allestimenti, riapplica le buone pratiche che hanno funzionato.
Vuoi digitalizzare le tue iscrizioni e limitare l'impronta delle tue operazioni legate agli eventi? Richiedi la tua demo Digitevent.
V2 - 30/06/2026
