Nel 2021, anche con un ottimo argomento per l'evento, la metrica principale del successo o del fallimento di un evento a distanza resta il tasso di partecipazione (e in secondo luogo, la soddisfazione).
Esistono alcune tecniche per aumentare il tuo tasso di partecipazione, e si giocano ovviamente prima dell'evento:
- La coerenza tra i contenuti proposti e il tuo pubblico
- Il rilancio delle informazioni da parte di tutti gli stakeholder
- Le diverse strategie di "regali" e codici promozionali, fino alle strategie di "FOMO" ereditate dal marketing digitale
- La pubblicità digitale su pubblici mirati
- L'A/B testing, l'email marketing e l'ottimizzazione continua
- Il timing degli eventi virtuali
- Metti divertimento nei tuoi eventi virtuali e phygital: SORPRENDI i tuoi partecipanti
- Il design del sito dell'evento
- Il networking: uno dei modi migliori per rendere attivi i tuoi partecipanti
- Preparare il post-evento: il feedback e i prossimi passi
La coerenza tra i contenuti proposti e il tuo pubblico
Così come un tutto è la somma delle sue parti, il tuo pubblico potenziale è la somma di diversi pubblici più piccoli (chiamati segmenti).
Questi segmenti si interessano naturalmente a temi diversi (e, più nello specifico, a punti diversi all'interno di questi temi). Durante i tuoi eventi, che siano phygital o totalmente virtuali, non dimenticare mai la correlazione tra i tuoi contenuti e il tuo pubblico.
Per questo motivo, il tuo evento dovrebbe essere la somma di diversi argomenti più piccoli. Più un evento è definito, con una struttura e un piano, più i tuoi partecipanti si sentiranno rassicurati e fiduciosi di poterne ricavare informazioni utili.
Puoi anche (ed è qui tutto il vantaggio dei webinar virtuali) coinvolgere esperti provenienti da tutto il mondo, per organizzare videoconferenze di qualità eccezionale e aumentare la tua notorietà.
Del resto, se vuoi essere davvero sicuro di interessare il tuo pubblico, crea un modulo di sondaggio per chiedere direttamente ai tuoi partecipanti quali argomenti e temi vorrebbero vedere trattati.
Il rilancio delle informazioni da parte di tutti gli stakeholder
I tuoi social network e quelli dei tuoi relatori e sponsor rappresentano molta visibilità potenziale: un motivo in più per fare sponsorizzazioni! Se disponi di un blog o di una intranet aziendale, non esitare a comunicare tutte le informazioni rilevanti (che interesse hanno i tuoi partecipanti a partecipare al tuo evento virtuale/ibrido? quando parteciparvi, dove iscriversi, quali temi vengono trattati, quali relatori...)
Bisognerà anche sfruttare la notorietà degli stakeholder esterni alla tua azienda: più i tuoi sponsor o i tuoi relatori sono conosciuti, più l'esposizione potenziale del tuo evento sarà forte e il co-branding sarà efficace.
Inizia perfezionando la descrizione della tua comunicazione di annuncio dell'evento sui social network: aspetto visivo (chiedi al tuo grafico o usa strumenti come Adobe Illustrator, Canva, Figma, ecc.).
Scrivi poi una descrizione che sia coerente con il tono della tua azienda, dando al lettore la voglia di saperne di più. Ti consigliamo di scrivere il tuo testo seguendo la struttura AIDA, ben nota nel marketing:
- La A di Attenzione: catturare l'attenzione del tuo lettore nelle prime righe (spesso parlando di un problema ricorrente che può capitargli spesso)
- La I di Interesse: mostra in che modo il tuo evento servirà a risolvere il suo problema, e quale interesse avrebbe il tuo lettore a iscriversi
- La D di Desiderio: scrivi con un tocco di originalità, qualcosa di emotivo o insolito sul tuo argomento, per creare una differenziazione nella tua comunicazione
- La A di Azione: concludi spingendo il tuo lettore a passare all'azione, spesso dando un link al tuo sito dell'evento.
Questo percorso logico, che fa leva sui problemi dei tuoi partecipanti offrendo al contempo una soluzione (il tuo evento), permette di convertire più lettori in partecipanti.
Una volta scritto e pubblicato il tuo post, non esitare a chiedere ai tuoi sponsor e relatori di rilanciare il tuo messaggio. Saranno generalmente felici di farlo senza alcun compenso, perché ottengono anche loro una buona pubblicità a basso costo.
Le diverse strategie di "regali" e il "FOMO"
Il marketing e la psicologia comportamentale sono utili in molti ambiti, in particolare quando si tratta di convincere le persone ad agire.
Una di queste strategie di marketing consiste nell'offrire regali sotto forma di concorsi, per moltiplicare la diffusione della tua comunicazione. Se hai un po' di budget, non esitare a offrire regali interessanti o direttamente buoni sconto sui tuoi prodotti e servizi.
Organizza un'estrazione a sorte durante il tuo evento per aumentare la partecipazione e la fidelizzazione dei partecipanti durante l'evento.
Il FOMO, dall'inglese "Fear Of Missing Out" ovvero "la paura di perdersi qualcosa", consiste nel creare urgenza: come una data di scadenza su un codice promozionale, una data limite per le iscrizioni al tuo evento, ecc.
Questa tecnica può spingere i tuoi prospect a passare all'azione e a prenotare i loro posti per il tuo evento (tra l'altro, hai tempo solo fino al 28 febbraio per iscriverti alla nostra newsletter)
La pubblicità digitale su pubblici mirati
Se hai un budget di comunicazione per un evento importante, un modo per attirare nuovi prospect è semplicemente sponsorizzare parole chiave legate al tuo evento nel corso di una campagna pubblicitaria.
- Google Ads propone ad esempio di mettere in evidenza annunci sui motori di ricerca, in base al tuo budget.
Questa tecnica ti porterà senza dubbio pubblico e potrà eventualmente generare lead, ma spetta a te scegliere le parole chiave giuste per assicurarti la qualità del pubblico che vedrà i tuoi annunci.
- Puoi anche sfruttare reti professionali come LinkedIn, che possono essere più pertinenti se il tuo evento tratta un argomento professionale.
Anche su LinkedIn hai la possibilità di creare un post sponsorizzato relativo al tuo evento: puoi impostarlo in modo che raggiunga solo determinate persone con determinati ruoli di responsabilità, in determinati settori.
- Esistono possibilità anche su Facebook e Instagram (che offrono una precisione piuttosto fine nella scelta del pubblico).
Non esitare a esplorare il canale su cui il tuo pubblico è più connesso, ma senza disperderti nel voler "essere ovunque".
L'A/B testing, l'email marketing e l'ottimizzazione continua
L'A/B testing è un modo di ottimizzare le tue comunicazioni provando due approcci (A e B) e mantenendo solo quello più performante.
Ci sono diversi modi per fare A/B testing nelle tue attività legate agli eventi: preparare più gruppi di pubblico e inviare a ciascuno un'email diversa (l'oggetto può essere diverso, così come l'approccio, l'immagine, ecc.). Bisognerà poi osservare i risultati e inviare l'email con le statistiche migliori all'intero segmento.
Questa tecnica ti permette di testare le tue comunicazioni su porzioni più piccole di pubblico, limitando così il rischio di "fare un flop".
Con il susseguirsi dei vari eventi che organizzerai, svilupperai naturalmente la capacità di essere sempre più efficace nelle tue comunicazioni, il che avrà un impatto significativo sul tuo tasso di partecipazione.
La tua email di annuncio deve seguire un piano di A/B testing, come abbiamo visto. Ma come scrivere bene un'email di invito per massimizzare il tuo tasso di partecipazione?
Immagina che ogni email che invii sia un piccolo commerciale che promuove il tuo evento: quale sarebbe la sua frase d'apertura? L'oggetto della tua email deve corrispondere a questa frase: deve dare voglia di cliccare sull'email.
Testa l'oggetto dell'email sui tuoi colleghi e su alcuni piccoli segmenti del tuo pubblico. Fai lo stesso per l'immagine (se non ne hai una, prova a crearne una, con Canva ad esempio, è sempre meglio).
Per il corpo del testo, deve assolutamente contenere lo scopo dell'evento, il problema che il tuo evento virtuale risolverà per i tuoi partecipanti, il programma, i relatori e una call to action (un pulsante di iscrizione, ad esempio). Aggiungi a volte qualche tocco di mistero, come un ospite a sorpresa che rivelerai solo durante l'evento, per risvegliare la curiosità del tuo lettore.
Se hai paura di commettere errori nella tua email, verifica che non contenga uno di questi 14 errori dell'email marketing che abbiamo elencato per te.
Ricorda: più la tua email è curata, più i tuoi visitatori si iscrivono.
Il timing degli eventi virtuali
Che giorno e in quale fascia oraria organizzare il proprio evento virtuale?
Ecco un problema non da poco che ogni organizzatore di eventi conosce bene.
Per rispondere a questa domanda, che può cambiare completamente il tuo tasso di partecipazione, abbiamo diverse raccomandazioni:
- Fai un sondaggio tra il tuo pubblico chiedendo quale fascia oraria preferirebbe, offrendo due o tre possibilità.
- Dovresti anche riflettere sulla disponibilità delle persone a cui ti rivolgi: gli imprenditori navigati non hanno la stessa disponibilità dei giovani genitori, ad esempio. Ragiona quindi "come" il tuo pubblico e fai sempre le cose nel suo interesse.
- Pensa al fuso orario e dai priorità all'orario di fine giornata del pubblico a cui vuoi rivolgerti in via prioritaria.
- Se possibile, organizza i tuoi eventi a inizio o fine settimana, per evitare una giornata in cui le pratiche si accumulano per i tuoi clienti e in cui il tuo evento passerebbe in secondo piano rispetto alle urgenze da gestire.
Metti divertimento nel tuo evento virtuale o phygital: SORPRENDI.
Non ci stancheremo mai di ripeterlo: mettere divertimento in un evento virtuale o ibrido significa assicurarsi che i partecipanti saranno più attenti e coinvolti.
Ecco alcuni consigli, ma puoi trovare la nostra lista completa per mantenere i tuoi partecipanti coinvolti durante i tuoi eventi:
- Attira speaker che escono dagli schemi abituali: non esitare mai a invitare un relatore che non ha nulla a che vedere con il settore della tua azienda. Possono portare una loro visione del tema trattato nel tuo evento virtuale.
- Organizza giochi di ruolo, anche in versione virtuale: non esitare a usare soluzioni interattive, giochi e quiz sui contenuti del tuo evento. Il vantaggio è doppio: i tuoi partecipanti si sentono coinvolti e non vogliono "restare esclusi" mentre tutti partecipano. A nessuno piace arrivare ultimo!
Dal canto tuo, potrai verificare in diretta l'attenzione dei tuoi partecipanti e la loro comprensione dei contenuti, oltre a costruirti una reputazione migliore per la qualità dei tuoi eventi. - Invita un comico per uno sketch veloce (anche in videoconferenza, i bravi comici restano divertenti e sanno ridere di ogni argomento) sul tuo tema. Ci sono persino comici anglosassoni specializzati nel dinamizzare eventi aziendali.
Il design del sito dell'evento
Il tuo sito dell'evento è l'ultima tappa del processo. Ti servirà per ospitare il tuo evento, ma anche per parlarne. Il sito è la vera vetrina virtuale del tuo evento, il catalizzatore delle informazioni.
Bisogna quindi prestare particolare attenzione ad applicargli un design ben pensato (spesso attraverso una direzione artistica, dei grafici, ecc.). Bisogna anche assicurarsi che sia totalmente compatibile con le diverse dimensioni di schermo: dallo smartphone ai grandi schermi da 15 pollici.
Usare Digitevent ti permetterà di garantire tutti questi aspetti, ma in ogni caso, fai testare il tuo sito dai colleghi per verificare che l'esperienza sia piacevole e che le informazioni di fondo siano utili.
Il tuo sito deve anche contenere un menu con sezioni chiare e utili, come il programma, gli speaker, il link al modulo di iscrizione o le informazioni pratiche.
Se non ti senti molto a tuo agio dal punto di vista tecnico, abbiamo sviluppato uno strumento di creazione siti intuitivo per permetterti di creare facilmente il sito dell'evento dei tuoi sogni.
Il networking: uno dei modi migliori per rendere attivi i tuoi partecipanti
I tuoi visitatori si iscrivono al tuo evento per uno dei due motivi seguenti:
- Pensano di poterci guadagnare qualcosa: contenuti rilevanti, un nuovo approccio, strumenti che permetteranno loro di risolvere i propri problemi
- Possono ampliare la propria rete e stringere nuove relazioni professionali, che possono portare loro opportunità di business.
Questo secondo punto è assolutamente cruciale per il tuo evento. Se il tuo evento ha la vocazione di rispondere a questa seconda esigenza, dovresti prevedere una soluzione di matchmaking tra i tuoi partecipanti.
Grazie a questo, permetti loro di non essere più semplici spettatori del tuo evento, ma di assumere un ruolo attivo a pieno titolo!
Utile in decine di tipologie di eventi diverse, questo modulo di prenotazione appuntamenti rende il tuo partecipante autonomo e moltiplica il valore aggiunto del tuo evento digitale.
Preparare il post-evento: il feedback e le prossime date
Ancor prima del tuo evento virtuale o ibrido/phygital, puoi già pensare al modo in cui raccoglierai feedback e dati.
Puoi prevedere un'email qualche ora dopo l'evento, per sapere cosa ne hanno pensato i tuoi ospiti e cosa vorrebbero vedere nei prossimi eventi.
È anche prassi (se hai una visibilità sufficiente) comunicare le prossime date dei tuoi eventi o le prossime novità della tua azienda.
Speriamo che questa guida ti permetta di vederci più chiaro sulle buone pratiche da applicare nei tuoi prossimi eventi.
Ci auguriamo sinceramente che ti aiuti a trasformare più visitatori in partecipanti nei tuoi eventi virtuali e ibridi.
