Creare una buona email non è un compito facile.

Per chi non ha una particolare predisposizione per la scrittura o il marketing, la situazione può trasformarsi rapidamente in un rompicapo.

Ma non perdere di vista l'obiettivo della tua email: in quanto organizzatore, vuoi che i tuoi invitati dichiarino se SÌ o NO saranno presenti. Tieni sempre a mente questa idea durante la scrittura della tua email.

Perché i tuoi invitati leggano e rispondano alla tua email di invito, è essenziale lavorare in profondità sulle due parti che compongono una buona email:

1) La forma

La forma di un'email è il suo aspetto. È un elemento troppo spesso trascurato dell'email marketing, ma fondamentale: molti organizzatori di eventi commettono errori sulla forma delle loro comunicazioni piuttosto che sul contenuto. Gli invitati sono più propensi a cliccare su email con una grafica curata rispetto a un corpo di testo senza alcuna “anima”.

Tutto deve essere piacevole alla vista per i tuoi partecipanti, in modo che nessun elemento irritante (un piccolo fastidio, qualcosa di sgradevole) venga a disturbare la persona che leggerà la tua email. La struttura della tua email deve essere coerente e invogliare a leggerla per intero.

Con questo obiettivo in mente, puoi lavorare con il tuo editor HTML oppure usare il Drag & Drop: questo ti permette di personalizzare ogni dettaglio. Puoi anche utilizzare un editor drag & drop come quello proposto da Digitevent:

email sbagliata vs email corretta

  • Non esitare a inserire immagini, banner della tua azienda, il logo o qualsiasi altro elemento grafico di rassicurazione. Ricordati anche di modificare il nome del mittente e di inserire il nome della tua azienda (anche questa è una funzionalità disponibile con Digitevent).

  • Anche la spaziatura della tua email è un dettaglio da non sottovalutare: evita l'errore delle email “muro di testo” e il loro opposto, le email troppo distanziate con 2 interruzioni di riga dopo ogni frase. Evita anche le liste interminabili.

  • Se puoi, prova a iniziare la tua email con una nota di humour, un aneddoto sull'attualità della tua azienda o un altro fatto rilevante del momento (perché no, anche una GIF o delle emoji, tutto è possibile).

  • Inoltre, è evidente che gli errori di ortografia possono essere un enorme freno alla credibilità della tua email (in un primo momento) ma anche a tutto il tuo evento (in un secondo momento). Non dimenticare che la tua email di iscrizione è spesso il primo contatto tra il tuo evento e il tuo pubblico. Non trascurare quindi l'ortografia o la grammatica, che potrebbero rovinare tutto il lavoro svolto in precedenza. Ti consigliamo di scrivere prima la tua email su Google Doc o di passarla a un software di correzione ortografica.

  • Infine, i bottoni di iscrizione al tuo evento (spesso a fine email, chiamati anche Call To Action) devono avere un contrasto sufficiente per poter leggere facilmente le opzioni di risposta (evita quindi la scrittura blu su fondo rosso: questo strumento permette di definire contrasti gradevoli). Cerca di applicare uno stile coerente (tutti i bottoni con bordi squadrati/arrotondati; tutti con lo stesso font, ecc.) per non disorientare il lettore con troppi stili grafici diversi. Digitevent propone nel suo editor di email una funzione tema per generare naturalmente un'identità grafica gradevole.

  • Testa e rileggi la tua email su tutti i browser web, così come su mobile e tablet, per assicurarti del suo aspetto responsive.

  • Verifica con il tuo reparto IT (in caso di evento interno) la deliverability della tua email, e aggiungi il dominio in “whitelist” (questo è possibile su Digitevent) per un ottimo tasso di consegna.

  • Segmenti i destinatari a cui invii le tue comunicazioni? Questo ti permette di indirizzare messaggi personalizzati a diversi tipi di pubblico contenuti nella stessa base di contatti, per ottimizzare i tuoi tassi di click.
  • Fai attenzione a non inviare inviti ai contatti già iscritti! È quindi necessario utilizzare un software che possa evitare errori e duplicati (in Digitevent, il software rileva automaticamente i duplicati di email e li evita).

2) Il contenuto

La tua email non deve solo essere bella e piacevole alla vista. In realtà, la parte 1 sulla forma è oggi un prerequisito elementare per ottenere buoni risultati di email marketing. La seconda parte, il contenuto, deve essere personalizzata al massimo affinché i tuoi destinatari traggano valore dalle tue email. Il contenuto digitale che integri nelle tue email deve insegnare qualcosa di utile e interessante ai tuoi partecipanti, suscitare il loro interesse.

La tua strategia di campagne di comunicazione deve necessariamente passare da un buon sender di email, per evitare alti tassi di bounce e ottenere una deliverability ottimale.

Il tuo messaggio deve essere in linea con i tuoi obiettivi. Nell'eventistica, tutto ha un obiettivo, anche le tue campagne di invito via email! E non pensare solo all'email marketing: promuovi il tuo evento attraverso la tua comunicazione, i social media ma anche i numerosi altri strumenti digitali di cui disponi.

L'idea della tua email, in breve, è di invogliare a cliccare, attraverso un corpo di testo d'impatto e il più personalizzato possibile (per farlo si useranno le variabili della base di contatti).

Ciò che farà davvero la differenza nelle tue comunicazioni è quindi il contenuto:

  • La tua email per l'evento ha davvero un senso?
  • Spieghi cosa l'invitato otterrà dalla sua partecipazione, in modo che il tuo pubblico si senta coinvolto?
  • Fai venire voglia ai tuoi lettori di partecipare agli eventi: usa verbi d'azione, scrivi con un tono dinamico e trasforma le tue frasi negative “Non esitare a fare un giro!” in frasi positive come “Passa a salutarci”.
  • Spieghi brevemente il programma?
  • Le tue date sono chiare e facilmente comprensibili nel corpo del testo e nella tua landing page (la pagina di rimando all'iscrizione all'evento)?

Se è così, la tua email marketing e il tuo tasso di iscrizione ai tuoi eventi dovrebbero essere molto (molto) buoni (un buon tasso di iscrizione è del 50%).

Conclusione:

Perché la tua email sia efficace, rassicura i tuoi contatti grazie alla tua identità grafica, assicurati di far rileggere la tua email ai tuoi colleghi e assicurati di spiegare bene l'interesse per i tuoi contatti del tuo evento, così come il luogo e la data di quest'ultimo.

Un piccolo vantaggio se si tratta di un evento interno: incontri ogni giorno i tuoi collaboratori e loro sono abituati ad aprire regolarmente le tue email. Non dovresti quindi temere un basso tasso di apertura.

Ecco, ora sei pronto a inviare una bella email di invito per il tuo evento aziendale! Non esitare a farlo con lo strumento di invio email di Digitevent per una semplicità ancora maggiore.