Ben prima del Covid, il virtuale era un formato originale e pieno di promesse. La crisi del Covid non ha fatto altro che sottolineare la necessità di aggiungere una componente virtuale agli eventi.
Ecco quindi il nostro riscontro e le buone pratiche (e gli errori da evitare) che diamo ai nostri clienti, dopo aver accompagnato con successo decine di eventi digitali.
Ci sono tre variabili che garantiranno il successo del tuo evento virtuale: dinamismo, intrattenimento e interazione.
Questo articolo è stato scritto grazie ai preziosi consigli di Félix, responsabile del team Customer Success di Digitevent.
Le abitudini da adottare per i tuoi eventi virtuali:
Ecco 5 buone pratiche che abbiamo individuato nei nostri progetti dell'anno scorso, che ti garantiranno di non fare passi falsi nel formato virtuale:
1 - Ispirati a chi lo fa meglio: la televisione
Le aziende televisive e radiofoniche, a pensarci bene, sono diventate (dopo decenni a perfezionare questo formato) esperte di intrattenimento e informazione. Capaci di mantenere la tua attenzione per ore davanti a uno schermo, ci insegnano alcune best practice importanti:
Innanzitutto, bisogna creare programmi brevi: i programmi TV durano tra 20 minuti e 1h30 per i più lunghi. La media è di 45 minuti. È anche questo il tipo di durata a cui puntare per affrontare un argomento, che può essere una "capsula" di un programma più lungo. L'essenziale è che, come in TV, si eviti di tirare troppo per le lunghe.
Tendiamo a dimenticarlo, ma un partecipante che vuole abbandonare il tuo evento può farlo molto facilmente (con un clic) e non tornerà. Bisogna considerare che restare davanti a uno schermo è estenuante e richiede più capacità di attenzione rispetto a un evento in presenza.
2 - Creare dinamismo, appena prima dell'evento
Creare dinamismo ancora prima dell'evento è fondamentale per garantire un buon inizio. Abbiamo già accennato al fatto che l'inizio del tuo evento digitale è molto importante per dare il tono e far venire voglia ai tuoi ospiti di restare per tutta la durata.
Quindi, se la tua azienda presenta un evento digitale con una chat integrata (te lo consigliamo vivamente), il fatto che i partecipanti si salutino tra loro e creino uno scambio prima dell'inizio dell'evento non può che essere un vantaggio per te.
Questo ha due vantaggi:
- Gli spettatori diventano partecipanti attivi. Non sono più soli davanti ai loro schermi.
- Questo permette di "sbloccare" gli ospiti più timidi, che oseranno di più presentarsi, dialogare e porre domande durante il resto dell'evento, senza dover necessariamente apparire in video.
Perché questo funzioni, hai bisogno che vengano scambiati alcuni primi messaggi. A volte i partecipanti fanno fatica a fare il primo passo. Prova quindi a coinvolgere gli ospiti storici dei tuoi eventi (spesso i più coinvolti). Anticipa il rischio (minimo, ma comunque presente) che nessun partecipante voglia prendere la parola, e invita i tuoi stessi colleghi a darti una mano presentandosi in chat.
3 - Creare intrattenimento
L'intrattenimento permette ai partecipanti di sentirsi protagonisti del tuo evento e di divertirsi partecipandovi.
Diversi consigli di intrattenimento per i tuoi eventi digitali:
Innanzitutto, non esitare a mettere una musica di sottofondo qualche minuto prima dell'inizio del tuo evento aziendale. Questo permette ai partecipanti di regolare il volume e di sentire che l'evento sta per iniziare.
Sulla stessa linea, usa un ice-breaker, come un sondaggio in nuvola di parole a cui tutti vorranno partecipare. Un ottimo esempio:
Altro punto importante: fai delle pause! Nessuno seguirà il tuo evento professionale tutto d'un fiato se non ci sono pause. Anche solo per i tuoi speaker, lascia loro il tempo di riprendere fiato. Come in pubblicità, crea delle interruzioni tra i programmi (la pubblicità nei format TV è un buon esempio).
Durante la pausa, mostra uno schermo con il tempo di pausa rimanente, come su questo sito web.
Se durante la tua videoconferenza vuoi designare qualcuno a caso perché si esprima su un argomento o dia il suo punto di vista, puoi usare la ruota dei nomi.
4 - Creare interazione
Cerca di rimotivare il tuo pubblico con un quiz, un sondaggio o qualsiasi altra cosa che richieda una piccola riflessione o un'azione, circa ogni 10-15 minuti. La durata dell'attenzione di un essere umano davanti a uno schermo è di circa 3 minuti, ma se compie un'azione in modo attivo, questa durata di attenzione può ovviamente moltiplicarsi. In ogni caso, i partecipanti sono più propensi a seguire quello che dici dopo aver partecipato al dibattito.
Un altro consiglio per animare i tuoi eventi professionali, direttamente dalla natura umana: a nessuno piace essere ultimo. Sfrutta questo spirito competitivo e crea dei quiz, con strumenti integrati direttamente o con strumenti esterni (come Kahoot o Mural).
I partecipanti sono sempre animati dalla volontà di dare le risposte giuste. Prevedi un tempo di reazione sufficiente per ogni domanda, per non frustrare il tuo pubblico.
Vedrai, tutti finiscono per lasciarsi coinvolgere nel gioco. Ne segue una sorta di ping-pong tra i tuoi relatori e le diverse risposte del pubblico, spesso accompagnato da risate, e un'atmosfera rilassata e molto piacevole per tutti gli ospiti.
5 - Padroneggia l'anticipazione e svolgi il tuo programma in tutta serenità
La preparazione è una fase cruciale di ogni evento. Lo è anche la strategia.
Se uno dei tuoi speaker si trova in una stanza che risuona al momento dell'evento, la qualità audio sarà scarsa. Verifica bene le condizioni reali di registrazione (perché la risonanza, per esempio, non si sente al telefono), l'assenza di effetto Larsen e ogni altro problema tecnico.
Chiedi ai tuoi speaker di non cambiare microfono all'ultimo momento, di non collegare le cuffie (che potrebbero provocare un cambio automatico di microfono), e di attenersi il più possibile a quanto fatto nelle prove.
Iniziare a organizzarsi con largo anticipo permette anche di ridurre notevolmente i rischi. Consigliamo di essere pronti e operativi un'ora prima dell'orario di inizio dell'evento. Per gli eventi phygital o ibridi, questo permette di alleggerire la tensione per gli oratori, la regia e l'intero studio di registrazione.
Difficoltà tecniche di hardware e software (dispositivi o browser utilizzati) possono anche impedire ai tuoi partecipanti di seguire correttamente il tuo evento. Non esitare a ricorrere a un'assistenza tecnica telefonica o via chat, affinché i tuoi ospiti non vengano lasciati indietro.
Nel caso in cui più relatori si trovino e vengano filmati nello stesso luogo, chiedi l'aiuto di un fornitore specializzato in riprese video per ottenere un risultato professionale. Fare riprese video e regia è un mestiere a sé stante. Il virtuale è un formato relativamente nuovo, quindi è normale incontrare qualche difficoltà all'inizio.
Infine, privilegia sempre la qualità rispetto alla durata, ed evita di mantenere alcune abitudini che ti danneggeranno.
A proposito, parlando di queste abitudini che ti danneggeranno.
Le abitudini da abbandonare nei tuoi prossimi eventi virtuali
Al contrario, alcune abitudini dell'evento "tradizionale" sono da bandire quando si tratta di un formato digitale.
Ecco alcuni esempi:
1 - Voler trasporre un evento fisico in un webinar
8:30 > 9:00 = Caffè e incontri
9:00 > 10:00 = Introduzione degli speaker e presentazione
10:00 > 10:30 = Sessione di domande e risposte
Questo tipo di programma, piuttosto comune in presenza, è assolutamente da bandire negli eventi virtuali, soprattutto nei webinar. Il motivo è semplice: non dà alcun dinamismo, nessun impatto all'inizio del tuo evento digitale, non si entra subito nel vivo dell'argomento. È quindi molto probabile che i partecipanti abbandonino rapidamente il tuo evento digitale se presenta questo tipo di programma.
Negli eventi in presenza a cui eravamo abituati, la fase più difficile era far venire i partecipanti sul posto. Negli eventi virtuali e nei webinar è esattamente il contrario: la parte più difficile è far restare il pubblico per tutta la durata dell'evento. Offri valore, consigli utili, un riscontro basato su casi concreti che hai incontrato nella realtà, e consigli specifici per i loro settori.
Dovrai quindi ripensare l'obiettivo dei tuoi eventi: un evento virtuale deve avere un contenuto molto più pertinente rispetto a uno in presenza per "compensare" questa mancanza di contatto. Dovrai rivolgerti con calore al tuo pubblico e offrirgli il massimo valore e visibilità sulle prossime tendenze del settore. Bisogna anche considerare che migliore sarà la comunicazione online intorno all'evento, migliore sarà il risultato in termini di partecipazione e di ritenzione del pubblico durante l'evento.
In breve: ripensa la tua esperienza tenendo conto del tuo medium (il medium è il mezzo attraverso cui il tuo pubblico riceve le informazioni). Sii la guida del tuo ospite per tutta la durata del tuo webinar, conferenza virtuale o altro, qualunque sia il formato. Sii un professionista capace di offrire un punto di vista esperto su un determinato argomento.
2 - Pensare che i partecipanti saranno meno numerosi a causa del formato virtuale
Devi affrontare l'evento virtuale come una sfida da vincere, con entusiasmo. O anche come una novità.
Hai un'occasione unica per essere creativo e offrire molto valore ai tuoi prospect, coglila!
Se tu stesso non ci credi, eseguirai tutte le attività di preparazione per necessità e non per voglia. Questo avrà l'effetto, in una sorta di circolo vizioso, di limitare la tua creatività e la tua capacità di creare un'esperienza evento che si distingua.
Mostra perché il tuo evento digitale sarà attraente, quali saranno i benefici immediati che i tuoi ospiti ne trarranno. Dimostra che porterai valore mettendo in risalto i tuoi speaker e applicando le best practice per aumentare il tuo tasso di partecipazione. In breve, adotta un po' di tecniche di comunicazione e marketing per attirare i tuoi ospiti a partecipare al tuo evento online.
Conclusione
Gli eventi di maggior successo sono quelli pensati con la volontà di proporre meno, ma di proporre meglio, senza cadere negli errori menzionati in precedenza.
L'evento virtuale o ibrido sono formati complessi da affrontare, che richiedono un rigore diverso e specificità tecniche più complesse rispetto a un evento in presenza. Dato che all'inizio non si padroneggia bene l'argomento, questo richiederà più sforzo le prime volte (come quando si sale in bicicletta per la prima volta).
Nessuna preoccupazione, migliorerai con il tempo.
Speriamo che questa lista non esaustiva ti abbia aiutato a fare chiarezza nell'organizzazione dei tuoi prossimi eventi virtuali e ibridi.
PS: se vuoi saperne di più sugli eventi digitali, abbiamo creato un ebook di 17 pagine sull'argomento :)
