Con l'87% di cancellazioni di eventi nei mesi di marzo e aprile secondo evenement.com, il COVID-19 non ha certo risparmiato il settore degli eventi. Il lockdown, il distanziamento sociale e le norme sanitarie ne sono in gran parte la causa.

È stata necessaria una reazione rapida da parte degli organizzatori di eventi. Dopo lo shock iniziale, si è concretizzata nella comparsa di eventi virtuali (che si tratti di webinar, videoconferenze, ecc.) perché quasi tutti i partecipanti possiedono una webcam e un microfono, soprattutto in un contesto di smart working (sempre che si sappia farli funzionare correttamente).

Allora nel 2020, evento 100% virtuale, ibrido o in presenza?

Gli eventi virtuali, i pro:

  • I collaboratori e gli spettatori del tuo evento possono assistervi da qualsiasi parte del mondo senza dover prendere l'aereo o il treno, il che è una buona notizia per il pianeta (vedi altre iniziative di eventi eco-responsabili)

  • È una prova della tua competenza digitale (organizzare da zero un intero evento virtuale richiede una buona conoscenza delle nuove tecnologie e degli strumenti attuali)

  • La registrazione video consente il replay e la riproposizione dei contenuti (a tutti sarebbe piaciuto poter rivivere un evento a cui non si è potuto partecipare. Ebbene, se è stata effettuata una registrazione video durante l'evento, è possibile!)

  • L'interazione e il coinvolgimento restano possibili (come in un evento fisico) grazie a diverse soluzioni: sondaggi, quiz o chat, che permettono a ciascuno di porre la propria domanda rapidamente senza creare interruzioni.

  • Permette di avere più facilmente relatori di alto livello

  • Nessun limite di pubblico! Il tuo evento è scalabile a piacimento e a costo marginale nullo (a differenza degli eventi in presenza) perché non devi prenotare una location, non devi pagare un catering, etc.

  • Questo formato libera la parola: i relatori sono molto meno timidi davanti alla telecamera che su un palco, di fronte al giudizio diretto del pubblico.

Uomo in biancheria intima in ufficio

Gli eventi virtuali, i contro:

  • Nessun contatto umano diretto (eppure molto importante per le relazioni).

  • L'attenzione è molto più fragile (di conseguenza, meno legame emotivo con l'evento): gli americani, per esempio, fanno multitasking (il dato: l'80% degli americani fa più cose contemporaneamente sui propri schermi).

  • Un formato di webinar diventato consueto e a volte stancante: questi formati richiedono molto tempo, rendendo difficile coinvolgere i partecipanti.

  • Il successo o il fallimento dell'evento dipende da una connessione internet fluida e stabile (e se sei fortunato, fai intervenire persone diverse in luoghi diversi: e si sa che non c'è bisogno di stare nella Creuse per avere problemi di connessione. Non vogliamo comunque offendere gli abitanti della Creuse e questa bella regione!)

  • Bisogna gestire i flussi video, le luci, la trasmissione. Nella maggior parte dei casi sarà necessario rivolgersi a un fornitore tecnico specializzato (non esitare a contattare Digitevent se hai bisogno di supporto su questo aspetto).

  • Niente networking e strette di mano: spesso bastano pochi secondi per farsi una prima impressione di qualcuno. Questa sensazione fa parte di ciò che le persone cercano in un evento di networking e che il virtuale non può sostituire del tutto.

Prendi il meglio dei due mondi, l'evento ibrido!

L'ibrido presenta diversi vantaggi tipici sia degli eventi in presenza che di quelli virtuali:

  • L'evento ibrido ti permette di mantenere un legame fisico con i tuoi ospiti di riguardo o con chi non si trova a proprio agio con la tecnologia della videoconferenza. Migliora anche l'esperienza degli spettatori a distanza, che hanno l'impressione di assistere a un vero show piuttosto che a una semplice web-conferenza.

  • In modalità ibrida, il tuo evento fisico è più piccolo e quindi ti costa meno. Questo ti permette anche di conservare l'intero contenuto dell'evento e quindi di catturare lead creando una landing page che permetta di scaricare i tuoi replay!

  • Rispetti le norme sanitarie continuando a comunicare con i tuoi clienti attraverso i tuoi eventi

  • Questo ti inserisce nell'era della libertà del formato di lavoro (in smart working o in presenza in ufficio); e ti offre sempre più flessibilità.

Per mantenere questa capacità di reazione, scegli soluzioni di eventi virtuali o ibridi con Digitevent, per offrirti una maggiore agilità in un contesto in continua evoluzione.