Da un anno, gli organizzatori di eventi hanno continuato, con resilienza, ad adattare i loro eventi ai formati richiesti dalle normative sanitarie.

Prima di tutto, abbiamo osservato una semplice trasposizione degli eventi fisici al formato virtuale, il che rappresentava il male minore vista l'interdizione di ogni assembramento fisico. Pensiamo che questa semplice transizione non sia sufficiente.

Dall'allentamento delle normative sanitarie, si sente parlare di ibrido un po' ovunque. A prima vista, sembra il meglio dei due mondi: creare connessione limitando i costi, e permettere di raggiungere il maggior numero di partecipanti riducendo l'impronta di carbonio dell'evento.

Forse siamo in controtendenza, ma in Digitevent pensiamo che l'ibrido sia adatto solo a certi tipi di eventi ben specifici (descritti di seguito).

Dobbiamo ripartire dalle basi e capire quali formati rispondono in modo adeguato a quali obiettivi legati all'evento.

1. 😅 Perché il formato ibrido non è adatto a tutti gli eventi

  • La cannibalizzazione

La cannibalizzazione è uno dei problemi principali degli eventi ibridi: alcuni partecipanti, che sarebbero venuti in presenza, preferiscono restare a casa. Di conseguenza, è più difficile quantificare con precisione il numero di iscritti in presenza e si registra un numero maggiore di no-show negli eventi ibridi.

  • Un evento ibrido è due eventi.

Ovviamente, devi gestire una molteplicità di fattori quando organizzi un evento ibrido.

Sul lato virtuale: la regia in loco, la trasmissione in diretta e la registrazione, la moderazione della piattaforma di interazione, la realizzazione tecnica. Per esempio, alcuni software di videoconferenza chiedono ai moderatori di "accettare" i partecipanti, il che può essere un'esperienza frustrante per alcuni invitati se l'attesa è troppo lunga!

Sul lato fisico: la location, il catering, il personale organizzativo e di accoglienza, la logistica dell'evento, ecc.

Si stima quindi che un evento ibrido costi in media circa 1,5-2 volte più di un evento fisico. Oltre a questi vincoli di budget e logistici, esiste un evidente vincolo di tempo, poiché occorre organizzare e curare la parte tecnologica virtuale in aggiunta al progetto fisico.

  • La difficoltà nel creare un'esperienza unificata

Il tuo evento ibrido deve offrire un'esperienza coerente e piacevole per tutti i tipi di partecipanti. Tuttavia, è difficile creare un'esperienza dell'evento unificata e sincronizzata su due formati diversi. Inoltre, può essere difficile sincronizzare le interazioni tra il pubblico in sede e il pubblico da remoto.

2. 🎥 Quali formati per quali obiettivi?

Gli obiettivi NON compatibili con l'ibrido.

Non si può sempre avere tutto. Per alcuni obiettivi, è preferibile privilegiare un formato rispetto a un altro. Mescolare questi formati non è necessariamente la soluzione più adatta.

  • Il team building

Si può davvero dire che un'animazione online o un aperitivo su zoom equivalgano a un team building in presenza? Questo tipo di evento ha come obiettivo creare connessione ed è quindi, per definizione, inadatto al formato virtuale (e ancora meno all'ibrido, con il rischio di discriminare uno dei due gruppi: chi partecipa da remoto o chi è in presenza!)

  • I pranzi con i clienti

I pranzi con i clienti servono a creare un legame forte con i tuoi clienti, per stabilire un contatto umano molto più potente di una semplice relazione professionale. Questo tipo di eventi avrà quindi molta più difficoltà a essere efficace in formato virtuale o ibrido, e risulterà quindi meno efficace in questi formati.

  • Le riunioni e gli eventi VIP

I diversi tipi di VIP (partner, clienti importanti, fornitori, ecc.) non si accontenteranno di un evento virtuale, e non dovresti accontentarli con questo. La bellezza di una location, i buffet offerti sul posto, il personale di servizio e tutte le altre prestazioni che rendono un evento VIP così piacevole non sono replicabili in virtuale, e quindi non potranno essere realizzati in modo ottimale in un evento ibrido.

Gli obiettivi compatibili con l'ibrido.

  • Gli eventi di notorietà

Non c'è niente di meglio per farsi conoscere che essere visti dal maggior numero possibile di persone. Perché non combinare il contatto del presenziale con la portata senza limiti del virtuale? Gli eventi di notorietà sono l'esempio perfetto di eventi che beneficiano del formato ibrido.

  • Il networking

Il networking può beneficiare del formato ibrido: mentre gli incontri in presenza sono occasionali, una directory virtuale sarebbe una buona soluzione complementare a questi incontri B2B.

  • La creazione di deal

Per convertire i tuoi prospect in clienti (o per raccogliere lead), entrambi i formati (in presenza e virtuale) permettono di ottenere un risultato simile. L'ibrido è quindi perfettamente adatto a questo tipo di evento.

Nella maggior parte dei casi, si usa il virtuale per raccogliere o fornire

informazioni ai propri prospect (parte alta del funnel) e si usa il formato in presenza per convincere (parte bassa del funnel).

  • La condivisione di conoscenze

Per tutti gli eventi con finalità di condivisione della conoscenza (associazioni, federazioni, congressi, ecc.), entrambi i formati sono adatti. Infatti, il presenziale e il virtuale permettono di trasmettere informazioni in modo efficace. Inoltre, il virtuale garantisce che i tuoi materiali (powerpoint, video, grafici, ecc.) siano visti bene da tutti gli spettatori.

🤓 Conclusione

La migliore opzione non è sempre quella che offre il maggior numero di canali di diffusione: bisogna prendere il meglio di ciò che ogni formato può offrire, concentrarsi sull'obiettivo dell'evento in modo distinto, e non optare sempre per strategie omnicanale, che possono essere controproducenti.