Il 59% dei marketer pensa che l'ibrido sarà un formato decisivo nella propria strategia di marketing per il 2021, secondo un sondaggio Sleek. L'evento ibrido è una sfida importante per i prossimi anni per tutti gli organizzatori di eventi. Presentato come il modo per mantenere il legame con i partecipanti in presenza aumentando al contempo la capacità di diffusione online, sarebbe quindi il formato perfetto.

Tuttavia, gli eventi ibridi sono complessi e richiedono quindi una pianificazione più approfondita rispetto a quelli fisici o virtuali.

👌 Offrire un'esperienza di successo per tutte le parti coinvolte

L'evento ibrido comporta livelli di complessità superiori, che si avvertono a ogni livello: per gli organizzatori (come creare un'esperienza unificata e sincronizzata), per i partecipanti (come interagire con i relatori o con gli altri partecipanti da remoto o in presenza) e per il resto (come valorizzare gli speaker, la ripresa video, o ancora come gestire il catering, ecc.).

La sfida è quindi reale: come creare questo evento ideale capace di unire tutte queste variabili in un'unica sinergia?

🎯 Trovare la piattaforma giusta per le tue esigenze

Per essere il più efficaci possibile, devi stabilire un elenco di obiettivi per l'evento: ottenere lead qualificati, aumentare la tua notorietà, creare partnership, ecc.

Con questi obiettivi in mente, definisci le funzionalità indispensabili (i must-have) e quelle che sono piacevoli da avere ma non indispensabili (i nice-to-have). Per esempio, se il tuo obiettivo è far incontrare i tuoi ospiti, avrai più bisogno di una funzione di matchmaking per il tuo pubblico da remoto (must have) e di generazione di sale per appuntamenti (must-have) che di una chat integrata nell'evento (nice-to-have).

A partire da questo insieme definito di possibilità, redigi un capitolato funzionale che potrai comunicare ai tuoi fornitori e che chiarirà le tue esigenze. Usa questo capitolato per trovare la soluzione tecnologica più adatta alle tue esigenze.

📐 Curare i dettagli importanti

Alcuni dettagli meritano di essere curati più di altri, in particolare quelli che riguardano l'esperienza utente. Usa un'agenda interattiva online in modo che i tuoi partecipanti possano avere maggiore visibilità e coinvolgimento sull'evento e sulle varie conferenze.

Non dimenticare che i tempi sono diversi per i due pubblici, una conferenza di un'ora in presenza è molto più coinvolgente di un'ora davanti allo schermo! Dovrai quindi destreggiarti tra questi diversi tempi per offrire un'esperienza piacevole al pubblico virtuale.

È quindi opportuno non lasciare “dead air time”, ovvero tempo morto non utilizzato. Per esempio, durante una pausa caffè del pubblico in presenza, prevedi un'attività o una sessione di domande e risposte dedicata al pubblico da remoto. Prevedi attività dedicate per ciascun pubblico, in modo che nessuno si senta penalizzato rispetto all'altro nell'attenzione ricevuta.

Per quanto riguarda le sponsorizzazioni, come garantire ai propri sponsor una copertura multipla, sia virtuale che sul posto? La tua piattaforma per eventi online deve essere in grado di offrire visibilità prima, durante e dopo l'evento.

Presta particolare attenzione ai tuoi relatori: devono sentirsi a proprio agio davanti a un pubblico in presenza, ma ovviamente anche davanti alla telecamera, e condividere equamente il loro tempo di parola tra i diversi pubblici a cui si rivolgono.

Infine, vai oltre un semplice evento in presenza trasmesso online: evita la “zoom fatigue” grazie a moduli di chat integrati, quiz e sondaggi dal vivo, e altri strumenti di interazione affinché i tuoi partecipanti da remoto non si sentano esclusi.

🖇️ Gestire i due pubblici contemporaneamente

È fondamentale non concentrare il tuo evento su un solo pubblico, pena la discriminazione dell'altro e la perdita di tutto l'interesse dell'ibrido.

Dopo l'evento, organizza un luogo di incontro informale per i partecipanti in presenza e una sessione di networking per i partecipanti da remoto. È molto (troppo) difficile far comunicare tra loro i due pubblici, e questo creerebbe frustrazione. Preferisci condividere un elenco fotografico online di tutti i partecipanti, in modo che tutti possano ritrovarsi in seguito, se necessario.

🧐 Non lasciare spazio agli imprevisti

In un evento ibrido, la componente più importante è l'organizzazione e la fluidità dell'evento nel suo complesso.

Devi quindi chiederti in anticipo chi è responsabile di cosa, quanto tempo sarà necessario per portare a termine il tuo progetto? Quanti project manager dovranno contribuirvi?

Va posta anche la questione della delega: preferisci gestire tutto internamente (bisogna averne le risorse!) o affidarti a un'agenzia di eventi abituata a questi processi?

Dovrai anche creare un Filo Conduttore globale del tuo evento, che preveda lo svolgimento del programma minuto per minuto, il più preciso possibile. Idealmente, si creerà un filo conduttore che ripercorre l'esperienza sul posto (tenendo conto dei tempi di pausa, dei pasti, ecc.) e un filo conduttore per i partecipanti da remoto. Questo ti obbligherà a proporre contenuti senza lasciare “dead air time”.

Infine, assicurati di aver previsto tutto e di avere procedure di emergenza in caso di problemi. È evidente che tutto va testato in anticipo (più volte), ma oltre a questo, conviene prevedere misure aggiuntive: per esempio, qual è la procedura se i microfoni non funzionano? Se la ripresa video ha un ritardo rispetto al live?

Conclusione:

Per riuscire a pianificare correttamente il tuo evento ibrido, dovrai creare un percorso che coinvolga entrambi i pubblici senza discriminazioni di qualità o quantità di contenuto, assicurandoti al contempo di aver coperto tutte le eventualità tecniche e tutti i possibili imprevisti.

Inizia definendo i tuoi obiettivi per ciascuno dei tuoi pubblici, poi per l'evento nel suo complesso. Ricavane le funzionalità essenziali, e concludi scegliendo le piattaforme di gestione eventi più adatte a te e che dispongono di queste funzionalità.

Speriamo che questo articolo ti abbia aiutato a comprendere meglio la pianificazione di un evento ibrido. Non esitare a contattare il nostro team per scoprire le funzionalità offerte da Digitevent per gli eventi ibridi :)