Le fiere B2B e i forum, congressi e conferenze fanno parte degli eventi di cui è difficile valutare il successo, sia per il numero di partecipanti (in virtuale come in presenza) sia per il numero di scambi e interazioni durante l'evento, un dato difficile da misurare.

I clienti degli organizzatori di fiere hanno un duplice obiettivo: da un lato, tenere il polso delle novità del mercato (acquisire informazioni), dall'altro, concludere nuovi accordi con aziende partner e prospect, aumentando al contempo la notorietà del proprio marchio.

L'obiettivo di risultato per gli organizzatori di fiere e incontri B2B è quindi molteplice:

  • Generare fatturato
  • Creare networking tra i diversi partecipanti, affinché vi trovino valore aggiunto e tornino ogni anno (fidelizzazione della clientela)
  • Garantire la notorietà della fiera
  • Soddisfare le parti interessate (espositori, partner, partecipanti)

È naturalmente importante pensare alla strategia globale del tuo evento, dal marketing alla logistica, passando per la comunicazione e i suoi contenuti.


Generare fatturato

Per tutte le voci legate alle vendite (che dettaglieremo di seguito), sarà opportuno condurre un'analisi su fatturato e margine.

Per farlo, ti proponiamo diversi esempi di metriche generali, poi dei KPI per voce, più specifici rispetto ai risultati rilevanti per quella voce:

I KPI generali delle voci di generazione di fatturato di una fiera B2B:

  • Tasso di crescita rispetto alle edizioni precedenti:
    (Fatturato generato dalla vendita di stand (voce n°1) dell'anno N / Fatturato generato dalla stessa voce nell'anno N-1) x100

  • Incidenza della voce sul totale del fatturato generato:
    (Fatturato della voce / Fatturato totale della fiera) x100

  • Il fatturato realizzato rispetto agli obiettivi iniziali: per confrontare il fatturato con un obiettivo, occorre prima definire tale obiettivo :)
    (Fatturato della voce / Obiettivo previsionale della voce) x100

Sarà ovviamente necessario preparare un file Excel (o meglio ancora un Drive condiviso!) per monitorare questi KPI prima dell'evento, per essere "data driven" e per essere sicuro di poter fare un bilancio efficace e oggettivo.

1. Generare fatturato tramite la vendita di stand espositivi

Per misurare l'efficacia di questo obiettivo come azienda organizzatrice di fiere, puoi utilizzare uno dei seguenti indicatori:

  • Tasso di completamento:
    (N. di stand venduti / N. totale di stand da vendere) x100. Effettua i calcoli in volume e in valore.
  • Tasso di rinnovo degli espositori:
    (Numero di nuovi espositori / Numero totale di espositori alla fiera) x100

Non esitare a fare upselling sui tuoi stand per generare un surplus di fatturato: proponi un'opzione di posa della moquette, un wifi premium, la disponibilità di macchine per il caffè, un servizio di hostess e steward. Più sarà elevata la qualità e le prestazioni di ciò che proponi, più i tuoi upsell si venderanno facilmente.

Puoi ispirarti alle tecniche di yield management e alle tecniche di pricing del settore alberghiero (o delle compagnie aeree). Sono stati scritti numerosi articoli sul yield management che possono ispirarti per questi temi di ottimizzazione: eccone uno che riassume bene l'idea.

2. Generare fatturato tramite le sponsorizzazioni

L'obiettivo è far sponsorizzare l'evento da uno o più sponsor e valorizzare il guadagno di notorietà apportato allo sponsor grazie alla visibilità del suo marchio (in sostanza, uno scambio di visibilità/marketing digitale contro un compenso).

In quest'ottica, occorre creare un pacchetto sponsor efficace e trovare lo sponsor giusto, il cui reparto marketing beneficerà realmente di una partnership vantaggiosa per entrambe le parti per raggiungere i propri prospect.

Non esitare a contattare i tuoi sponsor per capire meglio le loro motivazioni (notorietà, lead, performance, promozione di contenuti, promozione di un'offerta specifica, ecc.) e la loro clientela target. Come faresti con clienti normali.

Trova sponsor su siti come Sponsor My Event e crea pacchetti sponsor associati a questi obiettivi e a questi target di clientela.

Le sponsorizzazioni non si limitano necessariamente a uno scambio di visibilità contro un compenso. Non esitare a essere creativo nella struttura delle tue partnership (per esempio, un semplice post su LinkedIn può darti visibilità!).

Tieni presente che più sponsor ci sono, meno visibilità avrà ciascuno di loro! Fai quindi attenzione a non "saturare" il tuo evento.

Stabilisci un numero massimo di sponsor (in base al numero dei tuoi partecipanti) per non far perdere valore alla tua sponsorizzazione.

Una volta fatto questo, si possono misurare diversi elementi chiave per garantire che le sponsorizzazioni funzionino bene e che i tuoi partner siano soddisfatti del business che porti loro:

  • Tasso di esposizione per sponsor:
    (Pubblico esposto alla vista dello sponsor / Pubblico totale) x100
  • Quota di sponsor:
    (Numero di sponsor / Numero massimo di sponsor) x100
  • Quota di fatturato:
    (Fatturato da sponsorizzazioni attuale / Fatturato da sponsorizzazioni massimo) x100
  • Tasso di rinnovo sponsor:
    (Sponsor presenti quest'anno che erano già sponsor nell'anno N-1 / Totale sponsor) x100

Infine, come per gli stand, puoi utilizzare anche strategie di upsell nelle tue sponsorizzazioni: proponi l'accesso a un'area VIP a pagamento, un breve video sponsorizzato all'inizio del tuo evento, un banner pubblicitario nelle comunicazioni della fiera (email, magazine, brochure, ecc.) Le possibilità sono (quasi) illimitate!

3. Generare fatturato tramite i servizi di ristorazione

L'esempio principale è quello della ristorazione durante una fiera in presenza: puoi proporre un servizio di ristorazione aggiuntivo.

Anche qui puoi creare una partnership, per esempio facendo venire uno chef stellato: la sua notorietà crescerà e i tuoi partecipanti avranno voglia di provare il servizio.

In questo caso, il KPI del successo del catering è piuttosto semplice da misurare: conta il numero di piatti vuoti! :)

4. Generare fatturato tramite i sotto-eventi, all'interno dell'evento

Puoi anche organizzare una serata privata a margine dell'evento principale. Un'occasione ideale per selezionare il pubblico e creare un'atmosfera leggera e propizia a creare un legame informale tra i partecipanti.

Monetizza questo evento inviando inviti riservati ai tuoi partecipanti più autorevoli, o a quelli il cui obiettivo principale è fare networking con le personalità di spicco del tuo evento.

Per gestire iscrizioni e check-in complessi, come l'accesso a un'area VIP, Digitevent ha ideato una soluzione specifica per gli organizzatori di fiere, forum e incontri professionali.

Per misurare il successo di questi sotto-eventi:

(Numero di posti area VIP venduti / Numero massimo di posti) x100

È importante curare bene questa esperienza aggiuntiva, in tutti i suoi aspetti: bar, musica e atmosfera calorosa, spazi di conversazione e spazi di incontro, ecc.

5. Utilizzare un'app per la raccolta di lead per gli espositori

Puoi vendere ai tuoi partecipanti l'accesso all'app di scansione badge. Questa permette, con una semplice scansione del QR Code sul badge di un partecipante, di registrare automaticamente i suoi dati e di poterli recuperare in seguito.

Misura il successo di questa applicazione osservando semplicemente se gli espositori si scansionano i QR Code a vicenda, oppure misurando il successo delle vendite di questa funzionalità.

6. Organizzare un trofeo e una premiazione

Le premiazioni sono un ottimo modo per generare fatturato: infatti, i partecipanti alla tua fiera possono competere tra loro per diversi premi (e per l'orgoglio di mostrare questo premio sui propri siti/social media, facendo così anche pubblicità alla tua fiera).

Inoltre, a seconda della portata della tua fiera, i premi ad essa associati saranno sempre più riconosciuti. È quindi molto probabile che i tuoi espositori saranno disposti a pagare per partecipare alla competizione.

Queste premiazioni possono generare contenuti interessanti per le tue aziende clienti: potresti anche pensare di vendere loro i contenuti dei replay delle premiazioni.

Puoi anche monetizzare alcune esclusive, come la possibilità di distribuire gadget durante l'evento.

Creare networking tra i partecipanti

Poiché l'obiettivo è creare il massimo di scambi e networking tra i partecipanti, alcuni indicatori chiave faranno la differenza tra il successo e il fallimento del tuo evento (soprattutto in ambito B2B).

  • Tasso di appuntamenti per partecipante:
    (Numero di appuntamenti ottenuti / Numero di partecipanti)

Questo tasso è importante, perché più è alto, più la tua funzionalità di prenotazione degli appuntamenti è stata utile, semplice da usare e ha dato valore ai tuoi partecipanti.

Al contrario, più questo tasso è basso, più l'esperienza è deludente per i tuoi partecipanti e più è probabile che ne escano frustrati.

Grazie a Digitevent, puoi calcolare questo numero medio di relazioni create sia durante un evento virtuale che durante un evento in presenza.

  • Tasso di accettazione delle richieste di appuntamento:
    (Numero di appuntamenti accettati / Numero di appuntamenti proposti) x100

  • Tasso di no-show:
    (Numero di no-show / Numero di iscritti) x100

Non dimenticare che puoi monetizzare tutte queste funzionalità di appuntamenti e matchmaking presso i tuoi espositori o i tuoi sponsor, come abbiamo visto in precedenza nell'idea di creare diversi pacchetti sponsor.

Infatti, il nostro strumento di networking ti permette di generare sale virtuali per ogni appuntamento, mentre un elenco fotografico intelligente permette ai tuoi ospiti di fissare appuntamenti con altri partecipanti. Infine, la nostra interfaccia Live Event permette di filtrare i tipi di attività e di mettere in evidenza i diversi sponsor dell'evento.

Dopo l'evento, invia un sondaggio di soddisfazione sulla qualità percepita degli appuntamenti che hai proposto durante la tua fiera o conferenza.

Garantire la notorietà della fiera

Ovviamente, più una fiera o una conferenza è rinomata, meno sforzi ci saranno da fare per trovare espositori, che si affretteranno a prenotare lo stand migliore non appena si apre il modulo di partecipazione.

Per garantire la notorietà del tuo evento, ti consigliamo di rivolgerti a un'agenzia di comunicazione che farà crescere la tua notorietà presso il tuo pubblico target.

Per misurare i tuoi obiettivi di notorietà, ti consigliamo di fissare in anticipo obiettivi realistici, come ad esempio: il X% dei miei partecipanti deve seguirmi sui social media.

Poi, dopo l'evento, potrai confrontare i tuoi dati con gli obiettivi stabiliti prima dell'evento e trarne le conclusioni necessarie (notorietà insufficiente, valore apportato troppo basso? O al contrario previsioni superate, eccellente soddisfazione del cliente?).

Strumenti come mention.com ti aiuteranno a misurare il numero di citazioni ottenute del tuo sito web, e in particolare la copertura stampa della tua fiera o conferenza B2B.

Soddisfazione globale dell'esperienza

Dopo l'evento, è fondamentale raccogliere il parere di tutte le parti interessate per essere in un processo di miglioramento continuo, a ogni edizione della tua fiera.

Per i tuoi questionari di soddisfazione post-evento, ti consigliamo di utilizzare le famose scale statistiche di Likert, che ti daranno una visione più netta della soddisfazione globale dei tuoi partecipanti.

Quando redigi il tuo questionario, non dimenticare di rivolgerti a ogni tipologia: i tuoi espositori, i tuoi sponsor, i tuoi partecipanti. Dovrai quindi redigere tre questionari di soddisfazione diversi!

Se vuoi fare le cose per bene, non dovresti esitare a fare una quindicina di chiamate con diversi partecipanti, sponsor ed espositori per ottenere feedback sulla fiera attraverso uno scambio telefonico diretto.

I tuoi espositori sono il cuore della tua fiera B2B. Essendo al tempo stesso la tua principale fonte di fatturato, ma anche coloro che porteranno tutti i contenuti e le novità alla tua fiera, devi soddisfarli a tutti i costi affinché la tua fiera (o la tua conferenza) sia un successo.

Per farlo, come abbiamo detto, fornisci loro un'idea precisa di chi parteciperà al tuo evento (numero, demografia, livello gerarchico, ecc.) per avere il maggior grado di visibilità possibile.

Per misurare la soddisfazione degli espositori della tua fiera, ti proponiamo un indicatore semplice: il tasso di retention. Questo indicatore parte dal presupposto che se un espositore desidera rifare affari con te l'anno prossimo, significa che è stato soddisfatto.

  • Tasso di rinnovo espositori:
    (Numero di espositori attuali che erano presenti anche nell'anno N-1 / Numero totale di espositori) x100

Conclusione

Se sei organizzatore di conferenze o fiere B2B, potresti creare una dashboard che includa l'insieme di questi KPI per avere un monitoraggio in tempo reale dell'avanzamento dei diversi aspetti del tuo evento. La dashboard in tempo reale di Digitevent può essere una base solida per la misurazione di informazioni rilevanti, per eventi nativamente data-driven.

In questo modo, avrai il massimo della visibilità e sarai in grado di anticipare con precisione il tuo vantaggio (o il tuo ritardo) rispetto ai tuoi obiettivi.

Vuoi organizzare una fiera o una conferenza B2B nei prossimi mesi? Parlane con un project manager Digitevent, che sarà felice di aiutarti a capire le possibilità tecniche del tuo progetto.