La llegada de las vacunas contra el Covid y sus resultados positivos devolvieron la esperanza a los organizadores de eventos. Ya nos permitimos ser optimistas de cara al futuro. A pesar de todas las precauciones que exige este tema tan delicado como la salud, deberíamos poder retomar las invitaciones a eventos presenciales a partir del verano de 2021.
En ese contexto, ¿cómo prepararse para el regreso de estos eventos con responsabilidad y en las mejores condiciones posibles?
1. Haz un brainstorming con tus proveedores y socios
Siempre es muy enriquecedor ver cómo otras empresas del sector se están preparando. Todo el mundo tiene el mismo objetivo, pero las reflexiones necesitan complementarse entre sí.
¿Por qué no reuniros, primero entre organizadores de eventos, y en mayor medida con vuestros proveedores habituales y empresas del sector para pensar juntos en las buenas prácticas a implantar y en los distintos formatos de eventos?
Cada uno tendrá seguramente algo que aportar al grupo, mientras que todos se beneficiarán de la comunicación y los intercambios generados. Estas experiencias simultáneas os servirán para conocer el espectro de problemas que implica el regreso a lo presencial (desde el respeto de las distancias de seguridad hasta la previsión de tests rápidos in situ).
Prepara preguntas concretas sobre cada etapa del evento para plantearlas a tus socios y recopilar todas las buenas prácticas antes y después del evento. Esta comunicación multidireccional solo puede generar buenas ideas que cada uno podrá adaptar a su propia problemática.
2. Define un protocolo sanitario para el evento
El protocolo sanitario del evento te permite tranquilizar a tus asistentes y asegurarte el cumplimiento de las normativas sanitarias vigentes. Es, por tanto, un paso obligatorio para quien quiera retomar la organización de eventos presenciales.
No olvides que el pasaporte sanitario se convierte en un imprescindible del sector. Prepara un sistema para escanearlo rápidamente con dispositivos o personal de acogida y material digital.
Ya sea a través de la distribución de geles, mascarillas, indicaciones de distancia y marcas en el suelo, o del recordatorio de las medidas de higiene en carteles, todas estas medidas son necesarias (aunque evidentes) cuando debes tranquilizar a tu público. Esto aplica igualmente a los eventos híbridos.
Para ir más lejos, no dudes en comprobar la temperatura de tus asistentes con un termómetro infrarrojo a la entrada del evento, o en pedir a tu catering un servicio individual para evitar aglomeraciones en barras y mostradores de restauración. Estas indicaciones son especialmente válidas si organizas un evento de gran formato, como un seminario o una feria B2B. No pierdas de vista tu objetivo de generar confianza en la seguridad del evento.
Opta siempre que sea posible por grandes espacios de recepción y restauración bien ventilados.
Aquí tienes un documento para ayudarte a organizarlo correctamente.
3. Empieza cuanto antes con eventos esenciales en formato reducido
Los primeros eventos serán seguramente de pequeño tamaño. Los grandes eventos requieren muchos recursos, mucha organización y tiempo de preparación. Además, son menos flexibles y, por tanto, menos adecuados para los cambios.
En un contexto que sigue siendo incierto mientras se observa la evolución de la situación, es aún más importante segmentar y personalizar bien tus futuros eventos de pequeño formato, esperando que los grandes regresen de forma paulatina.
Empieza en pequeño, observa cómo evoluciona la situación y ve ampliando poco a poco.
Cuando este virus se detenga, como toda epidemia, la recuperación será repentina. Por eso hay que anticiparse hoy a los proveedores que necesitarás en el futuro, antes de que todo se desbloquee y se vean inundados de pedidos. No dudes en negociar tarifas con antelación y en bloquear disponibilidades mientras tienes poder de negociación.
Estos formatos reducidos te servirán para reacostumbrar a una audiencia que lleva más de un año sin asistir a eventos a volver a confiar en este formato, y a reencontrarse con sus puntos fuertes: el contacto humano.
4. Ten en cuenta todos los aspectos de la tranquilización...
En primer lugar, conviene comunicar al máximo sobre tu protocolo sanitario para transmitir seguridad en torno a tu evento.
No olvides ponerte en el lugar de un asistente: ¿qué argumentos, qué formatos te permitirían participar en un evento? Para que vayas a un evento en este periodo, ¿qué medidas deberían estar implantadas? Control de temperatura en la entrada, aforo limitado, desinfección...
Pregúntate cómo crear un ambiente agradable sin descuidar el aspecto de seguridad. Recuerda que los asistentes se desplazarán menos, así que debes proponerles eventos que respondan a sus necesidades más profundas: temas clave que afecten directamente a la viabilidad de su negocio.
... Y no simplemente el cumplimiento de las normas sanitarias que se pueden esperar con el regreso de los eventos.
Piensa en el beneficio emocional que transmitirá tu evento: ¿qué emociones quieres que sientan tus asistentes? ¿Qué medidas y actividades vas a poner en marcha para alcanzar esas sensaciones?
Es importante que tus asistentes no sientan la "presión" de estar rodeados de otras personas, o que esa presión se minimice al máximo.
Con antelación, prevé distintos escenarios y las palancas de acción adecuadas: si se da el escenario 2 (por ejemplo, un asistente con temperatura demasiado elevada), ¿qué medidas tomar? Difunde después estos procedimientos a tus responsables de seguridad sanitaria.
Designa un responsable de seguridad sanitaria que garantice el cumplimiento de las obligaciones y recomendaciones del gobierno, y que tome las medidas adecuadas el día del evento. Estos responsables pueden formar parte directamente del equipo organizador. Esta persona deberá asegurarse en particular de que las azafatas y los azafatos sigan el protocolo correctamente.
Conclusión
- Haz un brainstorming con tus socios y proveedores para tener una visión alineada e ideas comunes sobre las buenas prácticas a implantar.
- Define un protocolo sanitario y comunícalo.
- Empieza en pequeño, para no asumir demasiados riesgos, aprende de los errores y ve ampliando el alcance de tus eventos a medida que tengas suficiente experiencia y perspectiva para tomar buenas decisiones.
- Crea un recorrido lo menos estresante posible para tus asistentes a lo largo del evento, previendo al mismo tiempo normas suficientes. Anticipa distintos escenarios y prepara a tus equipos para que conozcan el procedimiento de cada uno.
