La llegada de las vacunas contra la Covid y sus resultados positivos han devuelto la esperanza a los organizadores de eventos. Ahora nos permitimos ser optimistas sobre el futuro de los eventos. A pesar de todas las precauciones necesarias en un tema tan sensible como la salud, deberíamos poder retomar las invitaciones a eventos presenciales a partir del verano de 2021.
En este contexto, ¿cómo prepararse para el regreso de estos eventos con responsabilidad y en las mejores condiciones posibles?
1. Haz una lluvia de ideas con tus proveedores y socios
Siempre resulta muy enriquecedor ver cómo se preparan otras empresas del sector. Todos tienen el mismo objetivo, pero las reflexiones de unos y otros se complementan.
¿Por qué no reunirte primero con otros organizadores de eventos y, en mayor medida, con tus proveedores habituales y las empresas del sector, para reflexionar juntos sobre las buenas prácticas que aplicar y los distintos formatos de evento?
Seguro que cada uno tiene algo que aportar al grupo, mientras que todos se benefician de la comunicación y los intercambios generados. Estas experiencias compartidas te servirán para conocer el abanico de problemas que implica el regreso a lo presencial (desde el respeto de las distancias de seguridad hasta la previsión de tests rápidos in situ, etc.).
Prepara preguntas concretas sobre cada etapa del evento para planteárselas a tus socios y recopilar todas las buenas prácticas, tanto antes como después del evento. Esta comunicación multidireccional solo puede dar lugar a buenas ideas que cada uno podrá adaptar después a su propia situación.
2. Define un protocolo sanitario para tu evento
El protocolo sanitario del evento te permite tranquilizar a tus participantes al tiempo que te aseguras de cumplir con la normativa sanitaria vigente. Es, por tanto, un paso obligatorio para quien quiera retomar la organización de eventos presenciales.
No olvides que el certificado sanitario se ha convertido en un imprescindible del sector eventos. Prepara un sistema para escanearlos rápidamente, con puntos de control, personal de acogida y material digital.
Ya sea mediante la distribución de gel hidroalcohólico, mascarillas, indicaciones de distancia y líneas en el suelo, o carteles con los gestos de protección, todas estas medidas son necesarias (aunque parezcan obvias) cuando necesitas tranquilizar a tu público. Esto también es válido para los eventos híbridos.
Para ir más allá, no dudes en tomar la temperatura a tus invitados con un termómetro a la entrada del evento, o en pedirle a tu servicio de catering un formato individual para evitar aglomeraciones en las barras y puntos de restauración. Todas estas indicaciones son aún más válidas si organizas un evento grande, como un seminario o una feria B2B. No pierdas de vista tu objetivo de transmitir seguridad respecto a la protección del evento.
Da prioridad, por supuesto, a espacios de recepción y restauración grandes y bien ventilados en la medida de lo posible.
Aquí tienes un documento que te ayudará a ver las cosas más claras y a organizar correctamente tu protocolo.
3. Empieza cuanto antes con eventos esenciales en formato reducido
Es probable que los primeros eventos sean de pequeño tamaño. Los grandes eventos requieren muchos recursos, mucha organización y tiempo de preparación. Además, son menos flexibles y, por tanto, menos propicios a los cambios.
En un contexto que sigue siendo incierto mientras se observa la evolución de la situación, resulta aún más importante segmentar y personalizar bien tus futuros (pequeños) eventos, a la espera de que los grandes eventos vuelvan de forma progresiva.
Empieza poco a poco, observa cómo evoluciona la situación y ve aumentando el ritmo.
Cuando este virus remita, como toda epidemia, la recuperación será repentina. Por eso hay que anticipar desde hoy qué proveedores necesitarás en el futuro, antes de que todo se desbloquee y se vean desbordados de pedidos. No dudes en negociar tarifas por adelantado y en reservar disponibilidad mientras tengas capacidad de negociación.
Estos formatos reducidos te servirán para que un público que lleva más de un año (!) sin desplazarse a un evento vuelva a confiar en este formato y redescubra su gran punto fuerte: el contacto humano.
4. Ten en cuenta todos los aspectos de la tranquilidad
En primer lugar, conviene comunicar al máximo tu protocolo sanitario para transmitir seguridad sobre el aspecto de protección de tu evento.
No olvides ponerte en el lugar de un participante: ¿qué argumentos, qué formatos te animarían a participar en un evento? Para que acudieras a un evento en este momento, ¿qué medidas deberían estar implantadas? Toma de temperatura a la entrada del evento, aforo controlado, desinfección, etc.
Pregúntate cómo aportar un ambiente agradable sin olvidar el aspecto de protección. No olvides que los participantes se desplazarán menos, así que debes ofrecerles eventos que respondan a sus retos de fondo: temas clave que afectan directamente a la continuidad de su negocio.
Y no simplemente el cumplimiento de las normas sanitarias que cabe esperar en el regreso de los eventos.
Piensa en el beneficio emocional que transmitirá tu evento: ¿qué emociones quieres que sientan tus participantes? ¿Qué medidas y actividades vas a poner en marcha para conseguir esas sensaciones?
Es importante que tus participantes ya no sientan la “presión” de estar rodeados de otras personas, o que esa presión se reduzca al máximo.
Con antelación, prepara distintos escenarios y las palancas de acción adecuadas: si se da el escenario 2 (por ejemplo, un invitado con una temperatura demasiado elevada), ¿qué medidas tomarás para hacerle frente? Después, comparte estos procedimientos con tus responsables de seguridad sanitaria.
Designa a un responsable de seguridad sanitaria que garantice el cumplimiento de las obligaciones y recomendaciones del gobierno, y que tome las medidas adecuadas el día D. Estos responsables pueden formar parte directamente del equipo organizador. Esta persona deberá asegurarse, entre otras cosas, de que el personal de acogida siga bien el protocolo.
Conclusión
- Haz una lluvia de ideas con tus socios y proveedores para tener una visión alineada e ideas comunes sobre las buenas prácticas que aplicar.
- Define un protocolo sanitario y comunícalo
- Empieza poco a poco para no asumir demasiados riesgos, aprende de tus errores y aumenta el tamaño de tus eventos a medida que tengas suficiente experiencia y perspectiva para tomar buenas decisiones.
- Crea un recorrido lo menos estresante posible para tus participantes durante todo el evento, sin dejar de prever las normas necesarias. Anticipa distintos escenarios y prepara a tus equipos para que conozcan el procedimiento de cada uno de ellos.
