El contacto humano (físico o virtual) es un componente fundamental de un evento exitoso. Los representantes de tu evento son, entre otros, tus azafatos y azafatas de recepción, y son el punto de contacto de tu público. Por eso es crucial cuidar al máximo este aspecto, además de diversificar las funciones que se confían a los azafatos.
Dale valor a lo humano
El/la azafata de hoy no es un florero, ni un(a) figurante. De hecho, estas prácticas de “quedar bien” están cada vez más criticadas.
Tus azafatos representan un verdadero valor en cada prestación para hacer que toda la producción del evento sea agradable, fluida y humana ⇒ Tus azafatos y azafatas cuidan de tus invitados, cuida tú de ellos:
- Asegura una diversidad de perfiles en tu contratación, así como una paridad hombre/mujer: transmite mensajes acordes con tu marca.
- Utiliza proveedores de servicios cualificados en lugar de freelances, recurriendo a una agencia de azafatos y azafatas comprometida con su bienestar. Para Nelson Moncorgé, de la agencia La Belle Equipe: ¡la agencia es garante de la felicidad en el trabajo de sus empleados, y esto también le interesa para optimizar la fidelidad de un personal experimentado que son verdaderos embajadores!
- No olvides las pausas: tus azafatos y azafatas no pueden estar 100 % operativos durante toda la duración del evento si no se toman un momento para descansar (¡sin contar que es legalmente obligatorio!). Prevé también comidas, tentempiés y horarios razonables.
- No reprimas las personalidades y confía en tus azafatos y azafatas para que sean ellos mismos sin dejar de ser profesionales. Innova en los trajes y uniformes para destacar tu marca.
Así, en 2020, proactividad, anticipación y capacidad de propuesta son algunas de las palabras clave que definen el trabajo de un azafato o una azafata.
Las funciones propias del contexto sanitario de 2020
El Covid trastocó el mundo de los eventos, y particularmente el de la recepción y las funciones de los azafatos y azafatas (sobre todo por la transición hacia los eventos virtuales e híbridos).
Sin embargo, con la metodología adecuada, la recepción de eventos ha sabido reaccionar. Este es el reto y las nuevas funciones de tus azafatos y azafatas:
- Creación de una recepción con mamparas de metacrilato, colas organizadas, distancias de seguridad respetadas y una señalización clara.
- Reparto de mascarillas con los colores de la marca o del organizador del evento.
- Reparto de gel hidroalcohólico en el registro de los invitados.
- Toma de temperatura en el control de acceso
- Gestión del guardarropa con fundas de protección para cada prenda
- Verificación constante de las normas sanitarias durante todo el evento, uso de mascarilla y distancia de seguridad.
- Check-in mediante escaneo y registro de las llegadas, para poder rastrear posibles contactos o brotes según la hora de llegada.
- Control de aforo según la capacidad permitida, para un acceso gradual que garantice el cumplimiento de las normas sanitarias.
Las demás funciones durante el evento
Existen muchísimas otras tareas que puedes confiar a tus azafatos y azafatas durante el evento:
- Reparto e impresión de credenciales
- La gestión del guardarropa, decisiva: si un invitado no logra recuperar su abrigo o la cola es demasiado larga, se irá descontento. Por muy bueno que sea tu evento, tu público se quedará con una mala experiencia y la asociará con el evento en su conjunto. Pregunta a tu agencia de confianza: seguramente pueda ofrecerte una solución llave en mano, con gestión de tickets, caja y percheros.
- La orientación de los invitados: sentirse perdido en un evento es una sensación desagradable, por eso tus azafatos y azafatas deben ser los ángeles de la guarda de tu público y ofrecer su ayuda de forma proactiva. No es un servicio de conserjería, pero si se le parece un poco, mejor que mejor :). Si tienes un auditorio o organizas un evento con asientos asignados, confía la ubicación de los invitados al personal de recepción.
- El reparto de regalos y recursos útiles : este nuevo punto de contacto “más humano” permite ofrecer una experiencia personalizada adicional a tus invitados. Aprovecha para pedir a tus azafatos y azafatas una palabra cálida para cada uno de tus invitados.
- La preparación de pequeñas tareas operativas para facilitar la producción del evento: doblar las servilletas para una gala, organizar la disposición del bufé o de las sillas en la sala, ayudar a colocar y recoger durante el montaje y desmontaje del evento. Son detalles que pueden asumir tus azafatos y azafatas y que te facilitarán el trabajo de producción.
- El paso del micrófono: no es raro ver a invitados que quieren hablar de un extremo a otro de la sala, con un solo micrófono, perdiendo mucho tiempo entre cada pregunta. Como el papel de tus azafatos y azafatas es fluidificar la experiencia de tu evento, les corresponde prever varios micrófonos en distintos puntos de la sala. Así, tu evento gana en calidad porque está mejor organizado. También te animamos a facilitar la participación proponiendo una solución de interacción en directo para tus asistentes.
- Las encuestas de satisfacción tras el evento : gracias a las tablets digitales, la opinión de tus invitados sobre el evento se puede recoger en pocos segundos con encuestas eficaces. Andres Arbelaez, director comercial de Handyamo, nos lo cuenta: "Ofrecemos kits listos para usar, que pueden emplear los azafatos y azafatas de recepción para recoger la satisfacción de los participantes en un instante después de cada sesión. Hoy en día, los organizadores de eventos miden con razón el rendimiento de los eventos con una lógica de mejora continua. Nuestras soluciones sirven a esta causa y estamos orgullosos de contribuir a la organización de mejores eventos".
Conclusión
El/la azafata no es un peón de recepción ni está ahí “para hacer bulto”. Es importante poner al/a la azafata en las mejores condiciones para que pueda trabajar correctamente.
Como dice Nelson Moncorgé, fundador de La Belle Equipe: "El/la azafata debe desenvolverse en un entorno de trabajo sano y agradable para ofrecer una prestación de calidad, por eso ponemos toda nuestra energía en crear una relación cercana y de confianza con cada azafato o azafata.”
Y tú, ¿qué soft skills esperas de un azafato o una azafata?
