El contacto humano (físico o virtual) es una pieza fundamental de un evento con éxito. Entre los representantes de tu evento están tus azafatos de recepción, que son el punto de contacto con tu público. Por eso es crucial cuidar al máximo este aspecto y, a la vez, diversificar las funciones que se les confían.
Dale valor a lo humano
El azafato o la azafata de hoy no es un florero ni un figurante. Además, cada vez se critica más esa práctica de tenerlos solo «para hacer bonito».
Tus azafatos aportan un valor real en cada servicio para que toda la producción del evento resulte agradable, fluida y humana ⇒ tus azafatos y azafatas cuidan de tus invitados, así que cuida tú de ellos:
- Garantiza una diversidad de perfiles en tu selección de personal, así como la paridad hombre/mujer: transmite mensajes acordes con tu marca.
- Recurre a proveedores de servicios cualificados en lugar de a freelances, a través de una agencia de azafatos y azafatas que trate bien a su gente. Según Nelson Moncorgé, de la agencia La Belle Equipe: la agencia es la garante del bienestar laboral de sus empleados, y también le interesa a ella, porque así fideliza a un personal experimentado que actúa como auténtico embajador.
- No te olvides de las pausas: tus azafatos y azafatas no pueden estar operativos al 100% durante todo el evento si no tienen un momento para descansar (por no hablar de que es una obligación legal). Prevé también comidas, tentempiés y horarios razonables.
- No coartes las personalidades y confía en que tus azafatos y azafatas sean ellos mismos siendo, a la vez, profesionales. Innova en la vestimenta y el uniforme para dar protagonismo a tu marca.
Así, en 2020, proactividad, anticipación y capacidad de propuesta son palabras clave que definen el trabajo de un azafato o una azafata.
Las funciones propias del contexto sanitario de 2020
La Covid ha trastocado el mundo de los eventos, y en especial el de la recepción y las funciones de los azafatos (sobre todo por la transición hacia los eventos virtuales e híbridos).
Aun así, con la metodología adecuada, la recepción de eventos ha sabido reaccionar. Estos son el reto y las nuevas funciones de tus azafatos y azafatas:
- Montar una recepción con mamparas de plexiglás, colas organizadas, distancias de seguridad respetadas y una señalización clara.
- Repartir mascarillas con los colores de la marca o del organizador del evento.
- Repartir gel hidroalcohólico en el registro de los invitados.
- Tomar la temperatura en el control de acceso
- Gestionar el guardarropa con fundas de protección para cada prenda
- Comprobar constantemente que se cumplen las medidas sanitarias durante el evento: uso de mascarilla y distancia de seguridad.
- Check-in mediante escaneo y registro de las llegadas, para poder rastrear posibles casos de contacto o brotes según la hora de entrada.
- Contador de aforo según la capacidad permitida, para dar paso poco a poco garantizando el respeto de las normas sanitarias.
Las demás funciones durante el evento
Hay un montón de otras tareas que puedes confiar a tus azafatos y azafatas durante el evento:
- Reparto e impresión de credenciales
- La gestión del guardarropa, que es decisiva: si un invitado no consigue recuperar su abrigo o la cola es demasiado larga, se irá descontento. Por muy relevante que sea tu evento, tu público saldrá con una mala experiencia y la asociará a todo el evento. Pregunta a tu agencia de confianza, seguramente pueda ofrecerte una solución llave en mano, con gestión de tickets, caja y percheros.
- La orientación de los invitados: como sentirse perdido en un evento es una sensación desagradable, tus azafatos y azafatas deben ser los ángeles de la guarda de tu público y ofrecer su ayuda de forma proactiva. No es un servicio de conserjería, pero si se le parece, mejor :). Si tienes un auditorio u organizas un evento con asientos asignados, encarga la ubicación al personal de recepción.
- El reparto de goodies y recursos útiles: este nuevo punto de contacto «más humano» permite aportar a tus invitados una experiencia personalizada adicional. Aprovéchalo para pedir a los azafatos y azafatas que dediquen unas palabras cálidas a cada uno de tus invitados.
- La preparación de las pequeñas tareas operativas para facilitar la producción del evento: doblar las servilletas para una gala, organizar la disposición del bufé o de las sillas en la sala, ayudar a colocar y recoger durante el montaje y el desmontaje del evento... Son muchos pequeños detalles de los que pueden encargarse los azafatos y azafatas y que te facilitarán el trabajo de producción.
- El paso del micrófono: no es raro ver a invitados que quieren tomar la palabra de un extremo a otro de la sala, con un solo micrófono y una eternidad entre cada pregunta. Como la función de tus azafatos y azafatas es hacer que la experiencia de tu evento fluya, les corresponde acordarse de preparar varios micrófonos en distintos puntos de la sala. De este modo, tu evento gana porque está mejor organizado. Para soltar las lenguas, también te invitamos a ofrecer una solución de interacción en directo para tus participantes.
- Las encuestas de satisfacción posteriores al evento: gracias a las tabletas digitales, la opinión de tus invitados sobre el evento se puede recoger en segundos con encuestas eficaces. Andres Arbelaez, director comercial de Handyamo, nos lo cuenta: «Ofrecemos kits listos para usar que los azafatos y azafatas de recepción pueden emplear para recoger la satisfacción de los participantes en un abrir y cerrar de ojos tras las distintas sesiones. Hoy los organizadores de eventos miden, y con razón, el rendimiento de los eventos con una lógica de mejora continua. Nuestras soluciones sirven a esa causa y estamos orgullosos de ayudar a organizar mejores eventos».
Conclusión
El azafato o la azafata no es una pieza más de la recepción ni está ahí «para hacer figuración». Es importante ponerlo en las mejores condiciones para que pueda trabajar como es debido.
Como dice Nelson Moncorgé, fundador de La Belle Equipe: «El azafato o la azafata debe desenvolverse en un entorno de trabajo sano y agradable para ofrecer un servicio de calidad, por eso ponemos toda nuestra energía en crear una relación de cercanía y confianza con cada azafato y azafata».
Y tú, ¿qué soft-skills esperas de un azafato o una azafata?
