El objetivo de los eventos internos no es tanto captar clientes o ganar notoriedad, sino transmitir información y reforzar el vínculo con los empleados.
Los aspectos cualitativos son, por tanto, especialmente relevantes en la evaluación de su éxito.
Estos eventos también se caracterizan por poder ser muy diversos en sus formatos.
Pueden ser recurrentes (incorporación de nuevos empleados) o excepcionales (aniversario de la empresa), y pueden afectar a todas las áreas de la organización. ¡Es fácil perderse!
Se pueden esbozar dos grandes categorías:
- Las celebraciones corporativas, recurrentes o puntuales. Son esenciales para "marcar el momento", comunicar y establecer puntos de referencia en la memoria colectiva de una empresa. A menudo se convierten en recuerdos compartidos por todos los empleados y así contribuyen a la cultura de la empresa.
- Los eventos relacionados con las profesiones o la actividad: el objetivo es la transmisión de información, valores y saber hacer (reuniones de altos directivos, formación, seminarios, jornadas estratégicas, etc.). Son esenciales para transmitir información (entre los responsables de decisión, los directivos, el marketing, los equipos operativos, etc.)
Para medir el rendimiento de los eventos internos, se suele utilizar un cuestionario (cualitativo o cuantitativo) después del evento. El compromiso es mayor y los resultados permiten obtener indicadores más relevantes
¿Conoces esta regla mnemotécnica para definir tus objetivos? Deben ser SMART:
eSpecífico: debe ser lo menos vago posible.
Medible: querer más tasa de satisfacción de los empleados está bien, querer un 90% de satisfacción de los empleados es mejor.
Alcanzable: no te fijes objetivos fuera de tu alcance. Divide el objetivo en varias etapas para garantizar una hoja de ruta coherente.
Realista: procura poder aprender de este evento y poder reorganizarlo fácilmente, para mejorar. Crea un objetivo que se pueda alcanzar con los medios de que dispones.
Temporal: un tema solo resulta interesante durante un cierto período de tiempo. Procura aprovecharlo al máximo y controla la duración de tu evento. (recuerda que un webinar rara vez dura más de 45 minutos).
Aquí tienes algunos ejemplos de KPI en los que puedes inspirarte.
💪 Medir el refuerzo de la cohesión:
Por qué: Ya sea mediante un team building, un momento divertido o una experiencia inolvidable, la cohesión es indispensable para construir una empresa que funcione bien a largo plazo. Genera comunicación entre tus equipos y mide el compromiso.
Cómo: ¡Buena noticia! Tienes al menos tres maneras (complementarias) de medir la cohesión de equipo.
Te recomendamos, en primer lugar, escuchar a los participantes y a las distintas partes interesadas durante el evento para tener una impresión general de este. ¡Presta atención a las señales débiles! Este feedback en caliente es un excelente indicador que no conviene descuidar y que es recomendable formalizar por email al finalizar el evento: toma notas.
Para estructurar mejor la recopilación de información, puedes crear un formulario de satisfacción posterior al evento (con estadísticas en tiempo real), compuesto de preguntas cualitativas de respuesta libre (que puedes enviar mediante Digitevent), como por ejemplo:
- ¿Te sentiste más cerca de tus compañeros al final del evento?
- ¿Has visto a tus compañeros de una forma nueva gracias a este evento?
Otros métodos consisten en que el personal de recepción proponga un cuestionario en tablet justo a la salida del evento.
No olvides utilizar escalas de Likert para obtener una respuesta más clara y matemáticamente precisa. Los datos y los indicadores serán más exactos y tu ROI estará más afinado.
Ten en cuenta que la forma en que formules tus preguntas tiene un fuerte impacto en las respuestas obtenidas. Según tu objetivo, es posible que tengas que formular tus preguntas de forma diferente 🤫
Por ejemplo, no harás la misma pregunta si buscas conocer los motivos de la rotación de personal en tu empresa (y por tanto obtener respuestas reales sobre lo que no funciona) o si quieres obtener estadísticas favorables sobre la satisfacción de los empleados.
- Cuanto más vaga es una pregunta, "¿Este evento te ha permitido acercarte más a tus compañeros?" más margen dejará al participante para interpretarla y, en general, obtendrás resultados más positivos, pero a menudo menos fáciles de aprovechar.
- Cuanto más precisa es una pregunta, "¿Tienes la impresión de conocer mejor a tus compañeros, de una forma más personal y profunda?", más contrastadas serán las respuestas, con menos respuestas positivas (pero más honestas).
Considera también la posibilidad de que los participantes respondan de forma anónima, lo que puede facilitar que se expresen con libertad en un contexto corporativo donde las respuestas contundentes a veces son arriesgadas.
Para comprobar la eficacia de tus eventos, también puedes hacer pruebas A/B. Por ejemplo, haz un cuestionario antes de tu evento y el mismo cuestionario un tiempo después: ¿has mejorado tu puntuación? No necesitas encuestar al mismo público para obtener resultados útiles, siempre que dispongas de una base de encuestados suficientemente amplia y mantengas el mismo procedimiento (tiempo de respuesta, tipo de público, formulación, etc.).
💞 Medir la transmisión de los valores de empresa y el vínculo con la marca
Por qué: El vínculo con la marca es el componente emocional que une tu empresa con los empleados. Puede crearse a través de sus valores, sus acciones cotidianas (por ejemplo, mediante la Responsabilidad Social Empresarial, RSE) o sus ventajas (tarjetas regalo, fines de semana de deportes de invierno, viajes, incentivos, etc.).
No dudes en redactar un manifiesto con las convicciones profundas de tu empresa, así como los valores que defiendes y cómo los aplicas en el día a día. No hay nada mejor para levantar el ánimo de tus empleados que sumarse a un proyecto con sentido y visión.
Para despertar esta motivación, explica el papel social de la organización, lo que aportas, a quién ayudas, cómo lo haces y, sobre todo, gracias a quién: sé agradecido.
Cómo: Los eventos corporativos internos contribuyen a crear vínculo con la marca, y puedes medir este dato en el cuestionario posterior al evento con algunas preguntas como estas:
- "¿Te sientes más en línea con los valores de la empresa después de este evento?"
- "¿Se ha visto reforzada tu opinión sobre la empresa (favorable o desfavorable) por este evento?"
¡No olvides anonimizar tu cuestionario, para obtener las respuestas más honestas y objetivas posibles, y asegúrate de que los encuestados sepan que las respuestas son anónimas!
🎓 Medir la formación y la transmisión de la información:
Por qué: Para medir la eficiencia de la transmisión de la información, es necesario un cuestionario con los principales temas tratados durante el evento.
Este tipo de cuestionario en línea se puede crear automáticamente y enviar a una categoría concreta de participantes con Digitevent.
La formación, ya sea virtual o presencial, suele tomar la forma de workshops (one to few) o conferencias (few to many) durante las cuales los participantes reciben mucha información en poco tiempo.
Aunque es una muy buena forma de mantener a tus empleados al día de las novedades, las formaciones requieren igualmente un cierto seguimiento, para asegurarte de que los conocimientos se han transmitido correctamente, de que el tema resultaba interesante o de que los ponentes son dinámicos.
- (Encuestados que han obtenido más de la mitad de los puntos / Total de encuestados) x 100
Si observas que una gran mayoría de los encuestados obtiene buenas puntuaciones, has transmitido bien la información: tu formación es eficaz.
☑️ Medir la eficacia logística del evento:
Por qué: Ya sea en relación con tus ponentes, tu servicio de catering, el alojamiento de tus invitados o incluso la agencia de hostess, todos los factores clave de éxito que giran alrededor de tu evento pueden evaluarse (incluida tu agencia de eventos, pero también el programa del evento o la rapidez de impresión de las credenciales!)
Por ejemplo, si vas a retransmitir tu evento, procura seleccionar ponentes que se sientan cómodos ante la cámara y que sepan mostrar elocuencia (hemos creado una serie de vídeos para ayudar a los ponentes de eventos a mejorar sus intervenciones, el episodio 1).
Cómo: Enumera los factores clave de éxito y pide a tus participantes que pongan una nota a cada uno de ellos (una pregunta por criterio, idealmente con una nota de 1 a 7 según la escala de Likert, para evitar al máximo las opiniones neutras), y haz un seguimiento con quienes obtengan puntuaciones aceptables o malas. Es también la ocasión de velar por la mejora continua de estos proveedores, algo muy importante en tus eventos.
🧠 Sintetizar y hacer llegar las ideas surgidas de los brainstormings y de la inteligencia colectiva:
Por qué: La inteligencia colectiva suele ser un vector de innovación en las empresas. Sea cual sea la frecuencia de los brainstormings, poner en común ideas con el objetivo de resolver un problema compartido a menudo permite llegar a una solución consensuada e inesperada.
Cómo: En tus eventos internos, para hacer surgir buenas ideas y estimular la creatividad de tus empleados, puedes usar herramientas como Mural para organizar talleres de brainstorming interactivos.
Después, pregunta a los managers: ¿qué habrían cambiado en esta sesión, a posteriori, para generar más ideas? ¿Están satisfechos con las nuevas ideas recogidas? ¿Piensan repetir estas sesiones? Si es así, ¿más o menos, y con qué frecuencia? ¿Con qué muestra de empleados?
🍃 Medir la aceptación del cambio:
Por qué: En la misma línea, la aceptación del cambio es un gran tema dentro de la estrategia interna de la empresa. Es muy difícil cambiar los procesos (algo aún más difícil en las grandes empresas) y conseguir que se acepten nuevas herramientas.
Cómo: Para asegurarte de que las líneas de actuación adoptadas se aplicarán, necesitas comprobar que tu mensaje se ha entendido correctamente.
Aquí también puedes usar una herramienta de cuestionario integrada en tu solución de gestión de eventos para verificar que la información se transmite correctamente y que las tareas se han comprendido, por ejemplo:
- ¿Qué acciones vas a llevar a cabo tras este evento para aplicar las nuevas estrategias?
- ¿Estás en línea con la nueva política del grupo?
- ¿Apruebas estos cambios?
💰 Medir el coste por participante:
Por qué: Para ir más allá, puedes medir el coste de la sesión y compararlo con el coste estimado por los managers: ¿las ideas aportadas en esta sesión valían X euros? (correspondiente a los costes directos e indirectos del brainstorming).
Cómo: Para un cálculo correcto, ten en cuenta las tarifas horarias de los salarios de las personas implicadas, el lugar, el catering, pero también los costes de oportunidad y los costes indirectos. Compara después esa cifra con el valor aproximado (y muy subjetivo) de las ideas y otros KPI aportados por la sesión.
🌱 Medir el impacto social y medioambiental:
Por qué: Cada vez más, el sector de los eventos debe evolucionar y proponer modos de funcionamiento más respetuosos con el medio ambiente, con un enfoque social real detrás de cada etapa del proceso.
Cómo: Tienes varias formas de calcular tu aportación social: midiendo la proporción de tus proveedores que tienen un enfoque de RSE, midiendo tu propia huella de carbono durante el evento, o preguntando a los participantes su opinión sobre este aspecto.
Para ir más allá, incluso puedes decidir recurrir a una entidad de certificación y obtener la norma ISO20121, lo que te garantiza una imagen (y una inversión) como actor comprometido con la mejora medioambiental en el sector de los eventos.
¡No dudes en pasarte por nuestro artículo dedicado a las cuestiones medioambientales en la organización de un evento!
Conclusión:
El sector de eventos internos a menudo requiere medir KPI más cualitativos.
Se busca comprender la percepción de los participantes, más que medir estadísticamente ciertos datos.
Además, el panel de control en tiempo real de Digitevent puede darte información de marketing y otros indicadores relevantes sobre las tasas de asistencia, la tasa de respuesta u otros elementos muy objetivos.
No obstante, hará falta mucha interpretación humana y managers con experiencia para poder analizar con precisión las distintas respuestas a tus cuestionarios. Pregunta a tus managers por los obstáculos y los éxitos de estos eventos internos, qué cambiarían, qué les gustó y si tienen previsto repetirlos durante el año.
Tómate también el tiempo para hacer un debriefing una vez obtenidos los resultados. Los datos y la comprensión del rendimiento son fundamentales, pero deben estar siempre al servicio de la toma de decisiones para mejorar con el tiempo.
Para profundizar en la estrategia de definición de tus objetivos, consulta este artículo sobre los OKR.
Y sobre todo, no olvides poner diversión en tus eventos internos: serán mucho más memorables para tus equipos :)
