El objetivo de los eventos internos no es tanto captar clientes o ganar notoriedad como transmitir información y reforzar el vínculo con los colaboradores.
Los aspectos cualitativos son, por tanto, especialmente relevantes para evaluar su éxito.
Estos eventos tienen también la particularidad de poder ser muy diversos en sus formatos.
Pueden ser recurrentes (onboarding de nuevas incorporaciones) o excepcionales (aniversario de la empresa), y pueden involucrar a todos los departamentos de la organización. ¡Hay mucho donde perderse!
Podemos esbozar dos grandes categorías:
- Las celebraciones corporativas, recurrentes o puntuales. Son esenciales para "marcar el momento", hacer comunicación interna y establecer puntos de referencia en la memoria colectiva de una empresa. Con frecuencia se convierten en recuerdos compartidos por todos los empleados y contribuyen así a la cultura de la empresa.
- Los eventos vinculados a los departamentos o a la actividad: el objetivo es la transmisión de información, valores y conocimiento (reunión de altos directivos, formación, seminarios, hito estratégico...). Son esenciales para hacer circular la información (entre decisores, managers, marketing, equipos operativos...).
Para medir el rendimiento de los eventos internos, se utiliza habitualmente un cuestionario (cualitativo o cuantitativo) en el post-evento. El compromiso es mayor y los resultados permiten obtener indicadores más relevantes.
¿Conoces este recurso nemotécnico para calificar tus objetivos? Deben ser SMART:
Específico: debe ser lo menos vago posible.
Medible: querer un mayor índice de satisfacción de los empleados está bien; querer un 90% de satisfacción de los empleados es mejor.
Alcanzable: no te fijes objetivos inalcanzables. Segmenta el objetivo en varias subetapas para garantizarte una hoja de ruta coherente.
Realista: asegúrate de poder aprender de este evento y de poder reorganizarlo fácilmente para mejorar. Crea un objetivo que pueda lograrse con los medios de que dispones.
Temporal: un tema solo es interesante durante un período de tiempo determinado. Aprovéchalo al máximo y controla la temporalidad de tu evento. (Recuerda que un webinar rara vez dura más de 45 minutos).
A continuación te ofrecemos algunos ejemplos de KPI en los que puedes inspirarte.
💪 Medir el refuerzo de la cohesión
Por qué: Ya sea a través de un team building, un momento de diversión o una experiencia inolvidable, la cohesión es indispensable para construir una empresa que funcione bien a largo plazo. Crea comunicación entre tus equipos y mide el compromiso.
Cómo: Buenas noticias: tienes al menos tres formas (complementarias) de medir la cohesión de equipo.
Te recomendamos, en primer lugar, estar atento a los participantes y a las distintas partes interesadas durante el evento para tener una percepción general, prestando atención a las señales débiles. Esta retroalimentación en caliente es un excelente indicador que no hay que descuidar y que conviene formalizar por email al finalizar el evento: ¡toma notas!
Para estructurar mejor la recogida de información, puedes crear un formulario de satisfacción post-evento (con estadísticas en tiempo real), compuesto de preguntas cualitativas de respuesta libre, que puedes enviar a través de Digitevent, como:
- ¿Te has sentido más cercano de tus compañeros al finalizar el evento?
- ¿Has visto a tus colaboradores con nuevos ojos gracias a este evento?
Otros métodos consisten en que los anfitriones ofrezcan un quiz en tablet directamente a la salida del evento.
Recuerda utilizar escalas de Likert para obtener una respuesta más clara y matemáticamente precisa. Los datos e indicadores serán más exactos y tu ROI estará más afinado.
Ten en cuenta que la formulación de tus preguntas tiene un impacto importante en las respuestas recibidas. Según tu objetivo, puede que necesites formular tus preguntas de manera diferente 🤫...
Por ejemplo, no harás la misma pregunta si buscas conocer las causas de la rotación en tu empresa (y por tanto obtener respuestas reales sobre lo que no funciona...) que si quieres obtener estadísticas favorables sobre la satisfacción de los empleados.
- Cuanto más vaga es una pregunta, "¿Este evento te ha permitido acercarte a tus compañeros?", más margen de interpretación deja al participante y, en general, obtendrás resultados más positivos, aunque con frecuencia menos fáciles de aprovechar.
- Cuanto más precisa es una pregunta, "¿Has tenido la sensación de conocer mejor a tus compañeros, de forma más personal y profunda?", más respuestas contrastadas obtendrás, con menos respuestas positivas (pero más honestas).
Considera también la posibilidad de que los participantes respondan de forma anónima, lo que puede liberar la palabra en un contexto corporativo donde las respuestas tajantes a veces implican un riesgo.
Para comprobar la eficacia de tus eventos, también puedes hacer "AB testing". Por ejemplo, realiza un cuestionario antes de tu evento y luego el mismo cuestionario un tiempo después: ¿has mejorado tu puntuación? No necesitas encuestar al mismo público para obtener resultados aprovechables, siempre que tengas una base de encuestados suficientemente amplia y conserves el mismo procedimiento (tiempo de respuesta, tipo de público, formulación...).
💞 Medir la transmisión de los valores de empresa y el vínculo con la marca
Por qué: El vínculo con la marca es el componente emocional que une a tu empresa con los colaboradores. Puede crearse a través de sus valores, sus acciones cotidianas (por ejemplo, mediante la Responsabilidad Social Corporativa, RSE) o sus ventajas (tarjetas regalo, fines de semana de esquí, viajes, incentivos...).
No dudes en redactar un manifiesto con las convicciones profundas de tu empresa, así como los valores que defiendes y cómo los aplicas en el día a día... Nada mejor para motivar a tus colaboradores que adherirse a un proyecto con sentido y visión.
Para despertar ese deseo, explica el papel social de la organización: qué aportas, a quién ayudas, cómo lo haces y, sobre todo, gracias a quién. Sé agradecido.
Cómo: La eventualidad corporativa interna contribuye a crear vínculo con la marca, y puedes medir este dato en el cuestionario post-evento con algunas preguntas como:
- "¿Te sientes más en sintonía con los valores de la empresa tras este evento?"
- "¿Tu opinión sobre la empresa (favorable o desfavorable) se ha visto reforzada por este evento?"
¡No olvides anonimizar tu cuestionario para obtener las respuestas más honestas y objetivas posibles, y asegúrate de que los encuestados sepan que sus respuestas son anónimas!
🎓 Medir la formación y la transmisión de información
Por qué: Para medir la eficiencia de la transmisión de información, es necesario un cuestionario con los temas principales tratados durante el evento.
Este tipo de cuestionario en línea puede crearse automáticamente y enviarse a una categoría concreta de participantes con Digitevent.
La formación, ya sea virtual o presencial, suele adoptar la forma de talleres (one to few) o conferencias (few to many) en las que los participantes reciben mucha información en poco tiempo.
Es un excelente recurso para mantener a los colaboradores al día de las novedades, aunque las formaciones requieren cierto seguimiento para asegurarse de que los conocimientos se han transmitido correctamente, que el tema era interesante o que los ponentes son dinámicos.
- (Respondientes con más de la mitad de los puntos / Total de respondientes) x 100
Si constatas que una gran mayoría de los respondientes obtiene buenas puntuaciones, has transmitido bien la información y tu formación es eficaz.
☑️ Medir la eficacia logística del evento
Por qué: Tanto tus ponentes, como tu catering, el alojamiento de tus invitados o incluso la agencia de azafatas: todos los factores clave de éxito que rodean a tu evento pueden evaluarse (incluida tu agencia de eventos, el programa del evento o la rapidez de impresión de las credenciales).
Por ejemplo, si tu evento va a ser retransmitido, cuida de seleccionar ponentes cómodos ante la cámara y con capacidad de oratoria (hemos realizado una serie de vídeos para ayudar a los ponentes de eventos a mejorar sus intervenciones, episodio 1).
Cómo: Enumera los factores clave de éxito y pide a tus participantes que puntúen cada uno de ellos (una pregunta por criterio, idealmente con una nota del 1 al 7 según la escala de Likert, para minimizar las respuestas neutras), y realiza seguimientos con aquellos que obtengan puntuaciones mediocres o bajas. Es también la ocasión de velar por la mejora continua de estos proveedores, algo muy importante en tus eventos.
🧠 Sintetizar y recoger las ideas surgidas de los brainstormings y la inteligencia colectiva
Por qué: La inteligencia colectiva es a menudo fuente de innovación en las empresas. Con independencia de la frecuencia de los brainstormings, la puesta en común de ideas para resolver un problema compartido permite llegar a una solución consensuada e inesperada.
Cómo: En tus eventos internos, para hacer emerger buenas ideas y estimular la creatividad de tus colaboradores, puedes utilizar herramientas como Mural para organizar talleres de brainstorming interactivos.
Interroga después a los managers: ¿qué habrían cambiado a posteriori en esa sesión para generar más ideas? ¿Están satisfechos con las nuevas ideas recogidas? ¿Piensan repetir estas sesiones? Si es así, ¿con más o menos frecuencia, y con qué muestra de colaboradores?
🍃 Medir la aceptación del cambio
Por qué: En la misma línea, la aceptación del cambio es un tema central en la estrategia interna de la empresa. Es muy difícil cambiar los procesos (especialmente en las grandes empresas) y lograr que se acepten nuevas herramientas.
Cómo: Para asegurarte de que las decisiones tomadas se aplicarán, debes verificar que tu mensaje ha sido correctamente comprendido.
Aquí también puedes utilizar una herramienta de cuestionarios integrada en tu solución de gestión de eventos para comprobar que la información llega correctamente y que las tareas han sido entendidas, por ejemplo:
- Tras este evento, ¿qué acciones vas a llevar a cabo para aplicar las nuevas estrategias?
- ¿Estás de acuerdo con la nueva política del grupo?
- ¿Apruebas estos cambios?
💰 Medir el coste por participante
Por qué: Para ir más lejos, puedes calcular el coste de la sesión y compararlo con el coste estimado por los managers: ¿valían las ideas aportadas en esa sesión X euros? (correspondiente a los costes directos e indirectos del brainstorming).
Cómo: Para un cálculo correcto, ten en cuenta los costes salariales por hora de las personas movilizadas, el lugar, el catering, pero también los costes de oportunidad y los costes indirectos. Después, compara esta suma con el valor aproximado (y muy subjetivo) de las ideas y demás KPI aportados por la sesión.
🌱 Medir el impacto social y medioambiental
Por qué: Cada vez más, el sector de los eventos debe evolucionar y proponer formas de trabajar más respetuosas con el medioambiente, con una verdadera responsabilidad social detrás de cada etapa del proceso.
Cómo: Tienes varias formas de calcular tu aportación social: midiendo la proporción de tus proveedores que tienen un enfoque de RSE, midiendo tu propia huella de carbono durante el evento, o preguntando a los participantes su opinión sobre este aspecto...
Para ir más lejos, puedes incluso optar por contratar a una empresa certificadora y obtener la norma ISO20121, lo que te garantizará una imagen (y una inversión) como actor comprometido con la mejora medioambiental en los eventos.
¡No dudes en visitar nuestro artículo dedicado a las cuestiones medioambientales en la organización de eventos!
Conclusión
Los eventos internos requieren a menudo medir KPI más cualitativos.
Se busca comprender la percepción de los participantes, más que medir estadísticamente ciertos datos.
Como complemento, el panel de control en tiempo real de Digitevent puede ofrecerte información de marketing y otros indicadores relevantes sobre las tasas de asistencia, la tasa de respuesta u otros elementos muy objetivos.
Sin embargo, se necesitará mucha interpretación humana y managers experimentados para analizar con rigor las distintas respuestas a tus cuestionarios. Pregunta a tus managers cuáles son los obstáculos y los éxitos de estos eventos internos, qué cambiarían, qué han valorado y si piensan repetirlos a lo largo del año.
Tómate también el tiempo de hacer un balance una vez obtenidos los resultados. Los datos y la comprensión del rendimiento son fundamentales, pero deben estar al servicio de la toma de decisiones para mejorar con el tiempo.
Para profundizar en la estrategia de definición de objetivos, consulta este artículo sobre los OKR.
Y sobre todo, no olvides darle un toque de diversión a tus eventos internos: serán mucho más memorables para tus equipos :)
