SFR Business ist die Einheit des Betreibers SFR, die für die Geschäftskunden zuständig ist. Dieser B2B-Markt stützt sich zum Teil auf ein spezialisiertes Vertriebsteam, das stets über die Neuigkeiten der Gruppe, die Angebote und Produkte informiert sein muss, um auf Anfragen unabhängig von der Tätigkeit der Unternehmen reagieren zu können. Die Organisation des Kick-off-Seminars zum Jahresstart, das in Disneyland Paris stattfand, musste tadellos sein, da es den Impuls gibt und die Strategie sowie die Ziele einer sich wandelnden Gruppe festlegt.

Die anfänglichen Herausforderungen...

Für die Organisatoren besteht das Ziel darin, alle Mitarbeiter zwei Tage lang an einem Ort zusammenzubringen, was die Organisation verschiedener Themen erfordert:

  • Die Mitarbeiter einladen und sicherstellen, dass alle die Einladung erhalten,
  • Die Aufteilung und Zuweisung der Zimmer unter den Teilnehmern organisieren,
  • Die Transportmittel und Shuttles für die Anreise zur Veranstaltung organisieren,
  • Ohne Zeitverlust Badges an jeden Mitarbeiter ausgeben,
  • Die Höhepunkte der Veranstaltung teilen und Feedback für künftige Ausgaben einholen.

Die Mitarbeiter einladen und sicherstellen, dass alle die Einladung erhalten,

Das Organisationsteam konnte dank des Online-Gestaltungstools von Digitevent in wenigen Klicks eine ansprechende Anmeldeseite im Design von SFR Business erstellen. Um das Markenbild zu wahren und gegenüber Digitevent vollständig als White-Label aufzutreten, wurde eine eigene Domain aktiviert. Die Domain diente außerdem als E-Mail-Adresse für den Versand der Einladungen über Digitevent. Da alle Empfänger demselben Unternehmen angehörten, konnte die IT-Abteilung von SFR Business die Versand-IP-Adresse der Digitevent-E-Mails auf die Whitelist setzen, um sicherzustellen, dass alle Empfänger erreicht wurden.

Die Aufteilung und Zuweisung der Zimmer unter den Teilnehmern organisieren

Damit sich die Teams treffen und austauschen konnten, mussten sich einige Vertriebsmitarbeiter ein Hotelzimmer teilen. Dafür wurde auf der Anmeldeseite ein Plug-in zur Zimmerbuchung eingerichtet. Jeder konnte in einer Liste nach noch freien Kollegen suchen und ihnen eine Anfrage zur Zimmerteilung schicken. Nach der Auswahl eines Mitbewohners wurde automatisch eine E-Mail an beide gesendet, die die Zimmerreservierung bestätigte und die Kontaktdaten des Mitbewohners enthielt. Über das Digitevent-Backoffice konnten die Organisatoren jederzeit einsehen, wer noch keinen Mitbewohner hatte, sowie die Wahl der bereits in einem Doppelzimmer untergebrachten Vertriebsmitarbeiter.

Die Transportmittel und Shuttles für die Anreise zur Veranstaltung organisieren

Im Anmeldeformular mussten die eingeladenen Mitarbeiter ihr Verkehrsmittel für die Anreise zur Veranstaltung in Disneyland Paris angeben. Je nach Wahl (Zug, Flugzeug, Fahrgemeinschaft usw.) wurden weitere Angaben abgefragt (Zugnummer, Flugnummer usw.). Einige Informationen wurden zudem bedingt eingeblendet, um den Anmeldeprozess zu erleichtern. So wurden die Details zu den Flughafenshuttles beispielsweise nur den Vertriebsmitarbeitern angezeigt, die mit dem Flugzeug anreisten. Dank der Formularfelder mit begrenzter Platzzahl konnte außerdem die begrenzte Kapazität der Shuttles (45 Plätze) berücksichtigt werden, was die Fahrten optimierte und eine Überbuchung verhinderte.

Ohne Zeitverlust Badges an jeden Mitarbeiter ausgeben,

Bei der Ankunft der Mitarbeiter wird dank der mit den Bluetooth-Mini-Druckern von Digitevent verbundenen Akkreditierungstablets automatisch ein Badge gedruckt. Innerhalb weniger Augenblicke erhält jeder ein namentliches Badge mit Angabe seiner Region und seines Fachgebiets, um den Austausch und die Begegnungen während des Seminars zu erleichtern. Darüber hinaus ermöglicht diese digitale Akkreditierung den Organisatoren, die Ankünfte in Echtzeit zu verfolgen und festzustellen, wer noch fehlte. Bei der Ankunft des Teilnehmers wird automatisch eine E-Mail versendet, die das WLAN im Veranstaltungsort mitteilt, an den Namen des Mitbewohners erinnert und die wichtigsten kommenden Programmpunkte in Erinnerung ruft.

Die Höhepunkte der Veranstaltung teilen und Feedback für künftige Ausgaben einholen

Nach der Veranstaltung wollten die Organisatoren die wichtigsten Momente teilen und die Meinung jedes Einzelnen zu den besuchten Workshops und Plenarsitzungen einholen. Für SFR Business war es nämlich entscheidend, die Stimmung vor Ort zu erfassen (Potenzial der vorgestellten Innovationen, Qualität der erhaltenen Informationen, Fragen usw.). Dazu wurde ein Online-Zufriedenheitsfragebogen versendet. Um die Teilnehmer zum Ausfüllen zu motivieren, wurde ein Fotoalbum der Veranstaltung hinzugefügt. Der Zugang zum Album war erst nach dem Ausfüllen des Bewertungsfragebogens zum Kick-off möglich. Die Antworten auf die Fragebögen konnten im Digitevent-Backoffice in Form dynamischer Grafiken eingesehen werden, ganz ohne Nachbearbeitung.