SFR Business ist die Einheit des Betreibers SFR, die für Geschäftskunden zuständig ist. Dieser B2B-Markt stützt sich zum Teil auf eine spezialisierte Vertriebsmannschaft, die stets über die Neuigkeiten des Konzerns, die Angebote und Produkte informiert sein muss, um unabhängig von der Branche der Unternehmen auf Anfragen reagieren zu können. Die Organisation des Kick-off-Seminars zum Herbstauftakt, das in Disneyland Paris stattfand, musste tadellos sein, da es den Impuls gibt und die Strategie sowie die Ziele eines sich wandelnden Konzerns festlegt.

Die anfänglichen Herausforderungen...

Für die Organisatoren besteht das Ziel darin, alle Mitarbeiter für 2 Tage an einem Ort zusammenzubringen. Das erfordert die Bewältigung verschiedener organisatorischer Themen:

  • Die Mitarbeiter einladen und sicherstellen, dass alle die Einladung erhalten,
  • Die Aufteilung und Zuweisung der Zimmer zwischen den Teilnehmern verwalten,
  • Die Transportmittel und Shuttles für die Anreise zur Veranstaltung organisieren,
  • Ohne Zeitverlust Badges an jeden Mitarbeiter verteilen,
  • Die Highlights der Veranstaltung teilen und Feedback für künftige Ausgaben einholen.

Die Mitarbeiter einladen und sicherstellen, dass alle die Einladung erhalten

Das Organisationsteam konnte mit wenigen Klicks eine ansprechende Anmeldeseite im Look von SFR Business erstellen, dank des Online-Gestaltungstools von Digitevent. Um das Markenbild zu wahren und gegenüber Digitevent vollständig als White-Label aufzutreten, wurde eine eigene Domain aktiviert. Diese Domain diente auch als E-Mail-Adresse für den Versand der Einladungen über Digitevent. Da alle Empfänger demselben Unternehmen angehörten, konnte die IT-Abteilung von SFR Business die Versand-IP-Adresse der Digitevent-E-Mails „whitelisten", um sicherzustellen, dass alle Einladungen ihre Empfänger erreichen.

Die Aufteilung und Zuweisung der Zimmer zwischen den Teilnehmern verwalten

Damit sich die Teams treffen und austauschen konnten, mussten sich einige Vertriebsmitarbeiter ein Hotelzimmer teilen. Dafür wurde auf der Anmeldeseite ein Plug-in zur Zimmerreservierung eingerichtet. Jeder konnte in einer Liste nach noch verfügbaren Kollegen suchen und ihnen eine Anfrage zur gemeinsamen Zimmernutzung senden. Nach der Auswahl eines Zimmerpartners wurde automatisch eine E-Mail an beide gesendet, um die Zimmerreservierung mit den Kontaktdaten des Zimmerpartners zu bestätigen. Über das Digitevent-Backoffice konnten die Organisatoren jederzeit einsehen, wer noch keinen Zimmerpartner hatte, sowie die Zuteilungen der bereits in „Twin"-Zimmern untergebrachten Vertriebsmitarbeiter.

Die Transportmittel und Shuttles für die Anreise zur Veranstaltung organisieren

Im Anmeldeformular mussten die eingeladenen Mitarbeiter ihr Transportmittel für die Anreise zur Veranstaltung in Disneyland Paris angeben. Je nach Wahl (Zug, Flugzeug, Fahrgemeinschaft usw.) wurden Details abgefragt (Zugnummer, Flugnummer usw.). Bestimmte Informationen wurden zudem bedingt angezeigt, um den Anmeldeprozess zu erleichtern. So wurden zum Beispiel die Details zu den Flughafenshuttles nur den Vertriebsmitarbeitern angezeigt, die mit dem Flugzeug anreisten. Dank der Formularfelder mit begrenzter Platzanzahl konnte außerdem die begrenzte Kapazität der Shuttles (45 Plätze) berücksichtigt werden, was die Fahrten optimierte und eine Überbuchung vermied.

Ohne Zeitverlust Badges an jeden Mitarbeiter verteilen

Bei der Ankunft der Mitarbeiter wird automatisch ein Badge gedruckt, dank der Check-in-Tablets, die mit den Digitevent-Bluetooth-Mini-Druckern verbunden sind. Innerhalb weniger Augenblicke erhält jeder ein personalisiertes Badge mit Angabe seiner Region und seines Fachgebiets, um den Austausch und die Begegnungen während des Seminars zu erleichtern. Darüber hinaus ermöglicht dieses digitale Check-in den Organisatoren, die Ankünfte in Echtzeit zu verfolgen und festzustellen, wer noch fehlte. Bei Ankunft des Teilnehmers wird automatisch eine E-Mail versendet, um das WLAN am Veranstaltungsort mitzuteilen, an den Namen des Zimmerpartners zu erinnern und die wichtigsten Programmpunkte anzukündigen.

Die Highlights der Veranstaltung teilen und Feedback für künftige Ausgaben einholen

Nach der Veranstaltung wollten die Organisatoren die wichtigsten Momente teilen und die Meinung jedes Einzelnen zu den besuchten Workshops und Plenarsitzungen einholen. Für SFR Business war es nämlich entscheidend, die Stimmung vor Ort zu erfassen (Potenzial der vorgestellten Innovationen, Qualität der erhaltenen Informationen, Fragen usw.). Deshalb wurde ein Online-Zufriedenheitsfragebogen versendet. Um die Teilnehmer zum Antworten zu motivieren, wurde ein Fotoalbum der Veranstaltung hinzugefügt. Der Zugang zum Album war erst nach dem Ausfüllen des Bewertungsfragebogens zum Kick-off möglich. Die Antworten auf die Fragebögen konnten über das Digitevent-Backoffice in Form dynamischer Grafiken eingesehen werden, ohne weitere Aufbereitung.