Welche Veranstaltung ist für eine so ikonische französische Kinogruppe wie UGC wichtiger als die Filmfestspiele von Cannes? Jedes Jahr geht es darum, dort die wichtigen Persönlichkeiten der Branche zu treffen. Dafür empfängt UGC an jedem Abend des Festivals seine prominenten Gäste in der legendären Villa UGC. Sehen wir uns an, wie sie Digitevent nutzen, um diese illustre Gesellschaft zu verwalten.

Die anfänglichen Herausforderungen...

Seit Jahren ist die Villa UGC ein fester Treffpunkt in Cannes für einflussreiche Persönlichkeiten der Filmwelt. Mit diesem Erfolg sind strategische und organisatorische Herausforderungen entstanden:

  • Jedem Mitglied des Organisationsteams ermöglichen, seine Gäste jederzeit zu verwalten, Dubletten zu vermeiden und die Einladungsregeln einzuhalten.
  • Verschiedene Rechtestufen verwalten (vom Gast für einen bestimmten Abend bis zum Super-VIP)
  • Die Teilnahme an der Veranstaltung maximieren
  • Den Zutritt kontrollieren und den Empfang reibungsloser gestalten
  • Über die Ankunft bestimmter VIPs informiert werden
  • Daten nutzen

Verwaltung der Gästedatenbank durch das Organisationsteam

Im Vorfeld des Festivals konnte ein Mitglied des Organisationsteams über den Import einer Excel-Datei eine erste Datenbank potenzieller Teilnehmer in Digitevent anlegen.

Mehrere benutzerdefinierte Felder werden angelegt, um sie während des Festivals zu nutzen: Typologie (VIP, Super-VIP, gesperrt...), Name des Einladenden, Kommentar, Mobiltelefonnummer...

Während des Festivals hat der Projektleiter bei UGC den Mitgliedern seines Teams Zugriffsrechte erteilt, um die Veranstaltung in Digitevent zu verwalten. Sie sind dafür zuständig, die Einladungen während des Festivals laufend zu verteilen und zu verwalten. Sie können einen Teilnehmer hinzufügen, ändern, die Einladung auf bestimmte Abende beschränken, eine Begleitperson genehmigen usw. Jede Aktualisierung dauert nur wenige Sekunden und kann von jedem Gerät aus erfolgen, ob Computer oder Smartphone.

Die Teilnahme an der Veranstaltung maximieren

Im Vorfeld des Festivals konnte ein Mitglied des Organisationsteams über den Import einer Excel-Datei eine erste Datenbank potenzieller Teilnehmer in Digitevent anlegen.

Vor jedem Abend werden eine Erinnerungs-SMS und -E-Mail (mit Dresscode, Anfahrtsplan usw.) versendet. Die Empfänger werden über Digitevent gefiltert, um gezielt die bevorzugten Gäste anzusprechen. Außerdem werden verschiedene Nachrichtenvarianten erstellt, um die Kommunikation für jeden Gast zu personalisieren. So erhalten englischsprachige Gäste eine Nachricht auf Englisch, und Schauspieler sowie Journalisten bekommen spezifische Inhalte!

Den Zutritt kontrollieren und den Empfang reibungsloser gestalten

Ein personalisiertes elektronisches RSVP ("Bitte um Antwort") wird im Vorfeld des Festivals versendet, um die Liste der geplanten Teilnehmer zu verfeinern. So erhalten die operativen Teams Klarheit darüber, welche Begegnungen sie erwarten. Außerdem können Abwesende von späteren E-Mail-Informationskampagnen (Informationen zu den Abenden) ausgeschlossen werden.

Kommt ein VIP in Begleitung, kann das Empfangspersonal leicht überprüfen, ob der Gast berechtigt ist, mit einer Begleitperson zu kommen. Ist dies der Fall, wird die Begleitperson als anwesend erfasst, und ihre Kontaktdaten werden für spätere Veranstaltungen gespeichert.

Die Tablets synchronisieren sich automatisch. Sollte die Verbindung unterbrochen werden, wäre die Akkreditierung davon nicht betroffen, und die Daten würden sich synchronisieren, sobald die Verbindung wiederhergestellt ist.

Über die Ankunft bestimmter VIPs informiert werden

Die Organisatoren werden per SMS in Echtzeit benachrichtigt, sobald bestimmte Gäste am Eingang der Veranstaltung eingecheckt haben. So können sie sie persönlich begrüßen und ihre Ankunft nicht verpassen. Manche Gäste erhalten außerdem automatisch eine Willkommens-SMS.

Außerdem kann jeder Organisator jederzeit den Ankunftsstatus jedes Gastes einsehen. Sie können sich die Daten auch nach bestimmten Kriterien anzeigen lassen, um Fragen zu beantworten wie: "Welche Journalisten sind gerade anwesend?"

Daten nutzen

Im Eventmanagement müssen sich, wie in jedem Berufsfeld, die Praktiken mit der Zeit verbessern. Bei Digitevent sind wir von der Bedeutung von Daten für gute Entscheidungen überzeugt.

Über die organisatorische Zeitersparnis hinaus konnte UGC nach den letzten Ausgaben des Festivals einige Erkenntnisse gewinnen. Zunächst konnten sie die Besucherzahlen der Abende je nach Tag und Gästetypologie analysieren. So ließen sich die Besucherströme besser vorhersagen und der Andrang besser steuern. Die Ankunftsstatistiken wurden außerdem mit Daten von Caterern und anderen Dienstleistern in Beziehung gesetzt.

Schließlich ermöglichten die Daten eine qualitative Bewertung der Besucherzahlen und lieferten den ganzjährig mit den Gästen in Kontakt stehenden operativen Mitarbeitern wertvolle Details. Es war hilfreich zu wissen, wer gekommen ist, wie oft, mit wie vielen Personen und wer nicht auf die Einladung reagiert hat usw.