Welches Ereignis ist für ein so ikonisches französisches Kinounternehmen wie UGC wichtiger als das Festival de Cannes? Jedes Jahr geht es darum, dort die wichtigsten Persönlichkeiten der Branche zu treffen. Dafür empfängt UGC jeden Abend während des Festivals seine prominenten Gäste in der legendären Villa UGC. Sehen wir uns an, wie das Unternehmen Digitevent nutzt, um diese illustre Gästeschar zu verwalten.

Die anfänglichen Herausforderungen...

Seit Jahren ist die Villa UGC ein fester Bestandteil des Festivals für einflussreiche Persönlichkeiten der Filmwelt. Mit diesem Erfolg sind strategische und organisatorische Herausforderungen entstanden:

  • Jedem Mitglied des Organisationsteams ermöglichen, seine Gäste jederzeit zu verwalten, Dopplungen zu vermeiden und die Einladungsregeln einzuhalten.
  • Verschiedene Rechteebenen verwalten (vom Gast für einen bestimmten Abend bis zum Super-VIP)
  • Die Teilnahme am Event maximieren
  • Den Zutritt kontrollieren und den Empfang reibungslos gestalten
  • Über die Ankunft bestimmter VIPs informiert werden
  • Die Daten nutzen

Verwaltung der Gästedatenbank durch das Organisationsteam

Im Vorfeld des Festivals konnte ein Mitglied des Organisationsteams über einen Excel-Import eine erste Datenbank potenzieller Teilnehmer in Digitevent anlegen.

Mehrere benutzerdefinierte Felder wurden angelegt, um während des Festivals genutzt zu werden: Typologie (VIP, Super-VIP, gesperrt...), Name des Einladenden, Kommentar, Mobiltelefonnummer...

Während des Festivals hat der Projektleiter bei UGC Zugriffsrechte an die Mitglieder seines Teams vergeben, damit diese das Event in Digitevent verwalten können. Sie sind dafür zuständig, die Einladungen während des Festivals laufend zu verteilen und zu verwalten. Sie können einen Teilnehmer hinzufügen oder ändern, die Einladung auf bestimmte Abende beschränken, eine Begleitperson genehmigen und mehr. Jede Aktualisierung dauert nur wenige Sekunden und kann von jedem Gerät aus erfolgen, egal ob Computer oder Smartphone.

Die Teilnahme am Event maximieren

Im Vorfeld des Festivals konnte ein Mitglied des Organisationsteams über einen Excel-Import eine erste Datenbank potenzieller Teilnehmer in Digitevent anlegen.

Vor jedem Abend wird eine SMS und eine E-Mail zur Erinnerung verschickt (mit Dresscode, Anfahrtsplan und weiteren Informationen). Die Empfänger werden über Digitevent gefiltert, um gezielt die bevorzugten Gäste anzusprechen. Zudem werden Nachrichtenvarianten erstellt, um die Kommunikation für jeden Gast zu personalisieren. So erhalten englischsprachige Gäste eine Nachricht auf Englisch, und Schauspieler sowie Journalisten bekommen jeweils eigene Inhalte.

Den Zutritt kontrollieren und den Empfang reibungslos gestalten

Ein personalisiertes elektronisches RSVP ("Répondez S'il Vous Plait") wird im Vorfeld des Festivals verschickt, um die Liste derjenigen zu verfeinern, die einen Besuch planen. So erhalten die operativen Teams einen Überblick über die bevorstehenden Begegnungen. Außerdem lassen sich Abwesende so von späteren E-Mail-Informationskampagnen (Informationen zu den Abenden) ausschließen.

Kommt ein VIP in Begleitung, kann das Empfangspersonal leicht prüfen, ob der Gast das Recht hat, mit einer Begleitperson zu kommen. Ist dies der Fall, wird die Begleitperson als anwesend erfasst, und ihre Kontaktdaten werden für zukünftige Events gespeichert.

Die Tablets synchronisieren sich automatisch. Sollte die Verbindung unterbrochen werden, ist der Check-in davon nicht betroffen, und die Daten synchronisieren sich erneut, sobald die Verbindung wiederhergestellt ist.

Über die Ankunft bestimmter VIPs informiert werden

Die Organisatoren werden per SMS in Echtzeit benachrichtigt, sobald bestimmte Gäste am Eingang des Events eingecheckt haben. So können sie diese persönlich empfangen und ihre Ankunft nicht verpassen. Manche Gäste erhalten zudem automatisch eine Willkommens-SMS.

Außerdem kann jeder Organisator jederzeit den Ankunftsstatus jedes Gastes einsehen. Sie können sich die Daten auch nach bestimmten Kriterien anzeigen lassen, um Fragen zu beantworten wie: "Welche Journalisten sind derzeit anwesend?"

Die Daten nutzen

Im Eventbereich müssen sich die Praktiken, wie in jedem Beruf, mit der Zeit verbessern. Bei Digitevent sind wir von der Bedeutung der Daten für gute Entscheidungen überzeugt.

Über die organisatorische Zeitersparnis hinaus konnte UGC aus den letzten Ausgaben des Festivals einige Erkenntnisse gewinnen. Zunächst konnten sie die Besucherzahlen der Abende je nach Tag und Gästetypologie analysieren. Dies ermöglichte es, den Andrang besser vorherzusehen und zu steuern. Die Ankunftsstatistiken wurden zudem mit den Daten von Caterern und anderen Dienstleistern in Beziehung gesetzt.

Schließlich ermöglichten die Daten eine qualitative Bewertung der Besucherzahlen und lieferten den ganzjährig mit den Gästen in Kontakt stehenden operativen Teams wichtige Details. Es war hilfreich zu wissen, wer gekommen ist, wie oft, mit wie vielen Personen und wer nicht auf die Einladung reagiert hat.