Die Internationalen Meisterschaften von Frankreich im Badminton wurden 1986 gegründet und gehören zu den 12 größten Etappen der internationalen Tour, die 2018 in HSBC BWF World Tour umbenannt wurde. Für den Französischen Badmintonverband (FFB) ist es eine Vorzeigeveranstaltung. Zum einen, weil sie die Exzellenz dieses Sports in Frankreich repräsentiert, zum anderen, weil dieser Moment das ganze Jahr über von Amateuren und Fans der Disziplin erwartet wird. Zu diesem Anlass nutzt der FFB Digitevent, um seine Gäste und Partner zur Veranstaltung einzuladen.

Die anfänglichen Herausforderungen...

Für den FFB besteht das Ziel darin, seine Partner und deren Gäste an dieser einzigartigen jährlichen Veranstaltung auf französischem Boden teilhaben zu lassen. Die Plätze sind jedoch begrenzt, und tägliche Einladungsquoten müssen eingehalten werden, damit alle Gäste empfangen werden können. Hier die anfänglichen Herausforderungen :

  • Verwaltung der Einladungen im Namen des Verbands und der Partner,
  • Anmeldung der Gäste zu den verschiedenen Turniertagen unter Berücksichtigung von Quoten,
  • Anmeldung von Begleitpersonen für Teilnehmer, die in Gruppen kommen dürfen,
  • Versand der PDF-Zugangsbadges und Anmeldebestätigungen,
  • Zugangskontrolle der Teilnehmer an jedem Turniertag,
  • Zugangsbeschränkung zu den VIP-Bereichen und Benachrichtigung der Partner über die Ankunft wichtiger Gäste ,
  • Dankesschreiben und Teilen der Höhepunkte der Veranstaltung.

Verwaltung der Einladungen im Namen des Verbands und der Partner

Im Vorfeld der Veranstaltung sammelt der FFB die Gästeliste jedes seiner Partner und legt für jeden die Teilnahmerechte fest. Manche dürfen nur an den Qualifikationsrunden teilnehmen, andere können auch zu den Finalrunden einladen. Manche dürfen an mehreren Tagen kommen, andere nur einmal. Schließlich dürfen manche in Begleitung kommen, insbesondere zu den Qualifikationsrunden während der Woche.

Anmeldung der Gäste zu den verschiedenen Turniertagen unter Berücksichtigung von Quoten

Ein Save-the-Date und eine Einladungskampagne werden an die verschiedenen Gäste versendet. Dank der Personalisierung der Kampagnen erhält jeder eine Einladungs-E-Mail mit dem Namen und Logo des einladenden Partnerunternehmens, in der Regel ein Sponsor der Veranstaltung.

Nachdem sie ihre personalisierte Einladungs-E-Mail geöffnet haben, gelangen die zukünftigen Teilnehmer auf die für diesen Anlass erstellte Website über Digitevent. Für diese Großveranstaltung wurden eine eigene Domain und eine personalisierte Absender-E-Mail-Adresse eingerichtet, um dem FFB und dem Turnier ein vollständiges White-Label-Erlebnis zu bieten. Der Gast muss nur noch seine Teilnahme bestätigen und seine Teilnahmetage angeben. Für die verschiedenen zugelassenen Tage sind Quoten eingerichtet. So besteht kein Risiko, mehr Personen anzumelden, als empfangen werden können.

Anmeldung von Begleitpersonen für Teilnehmer, die in Gruppen kommen dürfen

Nach der Anmeldung kann der Teilnehmer gegebenenfalls seine Begleitpersonen hinzufügen. Die Anzahl der Begleitpersonen (sowie das Recht, in Begleitung zu kommen) hängt von der Teilnehmerkategorie ab. Für den Gast transparent hat der FFB so die Anzahl der zulässigen Begleitpersonen je Teilnehmerkategorie festgelegt. Die Kategorien werden dynamisch definiert, indem über Digitevent Segmente erstellt werden: Dabei werden Kontakte gefiltert, die bestimmte Bedingungen erfüllen (z. B. alle, die am Donnerstag kommen und von Yonex eingeladen wurden).

Versand der PDF-Zugangsbadges und Anmeldebestätigungen

Nach jeder Online-Anmeldung wird automatisch ein PDF-Zugangsbadge an den Teilnehmer gesendet (für ihn und seine Begleitpersonen). Die Informationen sowie der Anfahrtsplan werden in dieser Bestätigungs-E-Mail zusammengefasst. Das Badge enthält den Namen der Person, ihren Anwesenheitstag beim Turnier und einen gesicherten QR Code zur Zugangskontrolle am Tag ihres Kommens.

Zugangskontrolle der Teilnehmer an jedem Turniertag

Während der Veranstaltung hat die Sicherheit oberste Priorität, und es muss sichergestellt werden, dass jede anwesende Person tatsächlich vorangemeldet ist. Daher empfangen Hosts und Hostessen mit Tablets die Teilnehmer an den Kontrollpunkten. Sie suchen jeden Ankommenden nach Namen oder über den QR Code des Badges. In wenigen Augenblicken stellen sie sicher, dass der Teilnehmer auf der Liste des Tages steht, und registrieren seine Anwesenheit. Die Ankünfte werden in Echtzeit auf allen Geräten synchronisiert. Dieser digitale Empfang wird an jedem Turniertag wiederholt. Detaillierte Statistiken nach Tag und Ankunftszeit werden im Digitevent-Konto der Organisatoren erstellt.

Zugangsbeschränkung zu den VIP-Bereichen und Benachrichtigung der Partner über die Ankunft wichtiger Gäste

Zusätzlich zum Verfolgen der Spiele stehen bestimmten Gästen VIP-Bereiche offen. Diese Bereiche sind ideal, um sich mit dem einladenden Partner auszutauschen und verschiedene Kooperationen anzustoßen. Um den Partner über die Ankunft seiner Gäste zu informieren, wurde ein SMS-Benachrichtigungssystem eingerichtet. Sobald der Scan am Eingang des VIP-Bereichs erfolgt, wird automatisch eine SMS an den Einladenden gesendet, um ihn über die Ankunft seines Kontakts zu informieren.

Dankesschreiben und Teilen der Höhepunkte der Veranstaltung

Nach der Veranstaltung versendeten die Organisatoren und der FFB Dankes-E-Mail-Kampagnen an die Teilnehmer. Dank der digitalen Zugangskontrolle und der Kontaktsegmentierung richteten sie eine gezielte Nachricht nur an diejenigen, die tatsächlich gekommen waren. Diese Kampagne war die Gelegenheit, eine Zusammenfassung der Höhepunkte sowie Informationen zur Ausübung von Badminton zu versenden. Mit wenigen Klicks wurde auf der eigenen Veranstaltungswebsite zudem ein Fotoalbum hinzugefügt.