Die Internationaux de France de Badminton wurden 1986 ins Leben gerufen und zählen zu den 12 größten Etappen der internationalen Tour, die 2018 in HSBC BWF World Tour umbenannt wurde. Für den Fédération Française de Badminton (FFB) ist dies ein Highlight des Jahres. Zum einen, weil er die Exzellenz dieses Sports in Frankreich repräsentiert, zum anderen, weil dieser Moment das ganze Jahr über von Fans und Liebhabern der Disziplin erwartet wird. Bei dieser Gelegenheit nutzt der FFB Digitevent, um seine Gäste und Partner zur Veranstaltung einzuladen.

Die anfänglichen Herausforderungen...

Für den FFB besteht das Ziel darin, seinen Partnern und deren Gästen dieses einzigartige jährliche Ereignis auf französischem Boden zugänglich zu machen. Da die Plätze jedoch begrenzt sind, müssen tägliche Einladungskontingente eingehalten werden, um alle Gäste empfangen zu können. Hier die anfänglichen Herausforderungen:

  • Verwaltung der Einladungen im Namen des Verbands und der Partner,
  • Anmeldung der Gäste zu den verschiedenen Turniertagen unter Berücksichtigung von Kontingenten,
  • Anmeldung von Begleitpersonen für Teilnehmer, die in Gruppen kommen dürfen,
  • Versand der PDF-Zugangsbadges und Anmeldebestätigungen,
  • Zutrittskontrolle der Teilnehmer an jedem Turniertag,
  • Zugangsbeschränkung zu den VIP-Bereichen und Benachrichtigung der Partner über die Ankunft wichtiger Gäste,
  • Dank und Rückblick auf die Höhepunkte der Veranstaltung.

Verwaltung der Einladungen im Namen des Verbands und der Partner

Im Vorfeld der Veranstaltung sammelt der FFB die Gästeliste jedes seiner Partner und legt für jeden die Teilnahmerechte fest. Manche dürfen nur die Qualifikationsrunden besuchen, andere können auch zu den Finalphasen einladen. Manche dürfen an mehreren Tagen kommen, andere nur einmal. Und schließlich dürfen manche in Begleitung kommen, insbesondere bei den Qualifikationsrunden unter der Woche.

Anmeldung der Gäste zu den verschiedenen Turniertagen unter Berücksichtigung von Kontingenten

Ein Save-the-Date und eine Einladungskampagne werden an die verschiedenen Gäste versendet. Dank der Personalisierung der Kampagnen erhält jeder eine Einladungs-E-Mail mit dem Namen und dem Logo des einladenden Partnerunternehmens, in der Regel eines Sponsors der Veranstaltung.

Nachdem sie ihre personalisierte Einladungs-E-Mail geöffnet haben, gelangen die zukünftigen Teilnehmer auf die eigens für diesen Anlass mit Digitevent erstellte Website. Für diese große Veranstaltung wurden eine eigene Domain und eine personalisierte Absenderadresse eingerichtet, um dem FFB und dem Turnier ein komplettes White-Label-Erlebnis zu bieten. Der Gast muss nur noch seine Teilnahme bestätigen und seine Teilnahmetage angeben. Für die einzelnen zugelassenen Tage gelten Kontingente. So besteht kein Risiko, mehr Personen anzumelden, als tatsächlich empfangen werden können.

Anmeldung von Begleitpersonen für Teilnehmer, die in Gruppen kommen dürfen

Nach der Anmeldung kann der Teilnehmer gegebenenfalls seine Begleitpersonen hinzufügen. Die Anzahl der Begleitpersonen (sowie das Recht, in Begleitung zu kommen) hängt von der Teilnehmerkategorie ab. Für den Gast völlig transparent hat der FFB die Anzahl der erlaubten Begleitpersonen je nach Teilnehmerkategorie festgelegt. Die Kategorien werden dynamisch durch das Anlegen von Segmenten in Digitevent definiert: Dabei werden Kontakte gefiltert, die bestimmte Bedingungen erfüllen (z. B. alle, die donnerstags kommen und von Yonex eingeladen wurden).

Versand der PDF-Zugangsbadges und Anmeldebestätigungen

Nach jeder Online-Anmeldung wird automatisch ein PDF-Zugangsbadge an den Teilnehmer gesendet (für ihn und seine Begleitpersonen). Die Informationen sowie der Lageplan sind in dieser Bestätigungs-E-Mail zusammengefasst. Der Badge nennt den Namen der Person, ihren Anwesenheitstag beim Turnier sowie einen gesicherten QR-Code zur Zutrittskontrolle am Tag ihres Kommens.

Zutrittskontrolle der Teilnehmer an jedem Turniertag

Während der Veranstaltung hat die Sicherheit oberste Priorität, und es muss sichergestellt werden, dass jede anwesende Person tatsächlich vorangemeldet ist. Dafür empfangen Hosts und Hostessen mit Tablets die Teilnehmer an den Kontrollpunkten. Sie suchen jeden Ankommenden per Name oder über den QR-Code des Badges. Innerhalb weniger Augenblicke stellen sie sicher, dass der Teilnehmer auf der Liste des Tages steht, und registrieren seine Ankunft. Die Ankünfte werden in Echtzeit auf allen Geräten synchronisiert. Dieser digitale Empfang wiederholt sich an jedem Turniertag. Im Digitevent-Konto der Veranstalter werden detaillierte Statistiken nach Tag und Ankunftszeit erstellt.

Zugangsbeschränkung zu den VIP-Bereichen und Benachrichtigung der Partner über die Ankunft wichtiger Gäste

Neben dem Verfolgen der Spiele stehen bestimmten Gästen VIP-Bereiche offen. Diese Bereiche eignen sich ideal für den Austausch mit dem einladenden Partner und für verschiedene Kooperationen. Um den Partner über die Ankunft seiner Gäste zu informieren, wurde ein SMS-Benachrichtigungssystem eingerichtet. Sobald der Scan am Eingang des VIP-Bereichs erfolgt, wird automatisch eine SMS an den Einladenden gesendet, um ihn über die Ankunft seines Kontakts zu informieren.

Dank und Rückblick auf die Höhepunkte der Veranstaltung

Nach der Veranstaltung versendeten die Veranstalter und der FFB Dankes-E-Mail-Kampagnen an die Teilnehmer. Dank der digitalen Zutrittskontrolle und der Segmentierung der Kontakte konnten sie eine spezifische Nachricht ausschließlich an diejenigen richten, die tatsächlich gekommen waren. Diese Kampagne bot die Gelegenheit, eine Zusammenfassung der Höhepunkte sowie Informationen zur Ausübung des Badmintonsports zu versenden. Mit wenigen Klicks wurde außerdem ein Fotoalbum auf der eigens für die Veranstaltung eingerichteten Website hinzugefügt.