Das Kundenbarometer zu den Herausforderungen der Eventkommunikation 2023 * aus dem Januar 2023 zeigt, dass 52 % der befragten Fachleute ihre Veranstaltungsproduktion hybrid gestalten wollen. Viele hybride Events, die 2021 und 2022 stattfanden, blieben jedoch weit hinter den Erwartungen zurück.
Das hybride Event gilt oft als Kompromiss, bei dem Online-Teilnehmer in eine zweitrangige Position gedrängt werden, statt ihnen ein eigenständiges Erlebnis zu bieten. Das führt häufig zu Enttäuschung bei den Online-Teilnehmern, die nicht dieselbe Erfahrung machen wie die Personen vor Ort. Das hybride Erlebnis erweist sich oft als mühsam, weil es die „digitale Zeit", die schneller ist als die „physische Zeit", nicht berücksichtigt, und kann zudem frustrierend sein, weil es meist nur in eine Richtung funktioniert.
Digital lässt sich tatsächlich ein viel reichhaltigeres, präziseres und detaillierteres Feedback vom Publikum gewinnen als physisch. Um dieses wertvolle, qualifizierte Feedback zu nutzen, sind jedoch passende digitale Angebote nötig. Das erfordert die Entwicklung spezifischer Eventformate, um diesen Mehrwert zu nutzen und die Online-Teilnehmer aufzuwerten.
Das zeitversetzte Hybridformat
Die Herausforderung
Bei der Vorbereitung einer großen Präsenzveranstaltung kann es zu viel Inhalt geben (Redner, Botschaften, Diskussionen) im Verhältnis zur verfügbaren Zeit, und einen zusätzlichen Tag zum Programm hinzuzufügen ist unmöglich. Die Organisatoren müssen kreative Lösungen finden, um die Menge an Inhalten zu bewältigen und dabei die Qualität der Veranstaltung zu erhalten.
DIE LÖSUNG
Vor und/oder nach der Veranstaltung einen digitalen Prolog und/oder Epilog anbieten, um die Erwartungen der Teilnehmer zu erfassen, mit relevantem Denkanstoß auf das Thema einzustimmen, Feedback zu sammeln und Ergebnisse zu teilen. Dieser Aufbau optimiert die Nutzung der begrenzten Zeit der Präsenzveranstaltung und bietet den Teilnehmern gleichzeitig ein reichhaltigeres und interaktiveres Erlebnis.
Das Set-up
Online-Sessions eine Woche oder einen Monat vor bzw. nach dem großen Tag anbieten, eingebettet in das Gesamtprogramm. Um die Teilnahme des Publikums sicherzustellen, sollten die Einladungen exklusive Vorteile bieten, etwa die Möglichkeit, im Prolog den Inhalt der Präsenzveranstaltung mitzugestalten, und im Epilog einen bevorzugten Zugang zu den Ergebnissen der Veranstaltung. Dieses Teasing schafft positive Vorfreude und fördert die aktive Teilnahme der Gäste.
Die Erfolgsfaktoren
Genügend Zeit einplanen, um die Sessions im Vorfeld und im Nachgang vorzubereiten und das Feedback der Teilnehmer einzuarbeiten. So wird die Präsenzveranstaltung oder die nächste noch relevanter. Vorausschauende Planung ist daher ein wichtiger Erfolgsfaktor für dieses Hybridformat.
Die Inspiration
Das Fußballspiel am Sonntagabend, mit einem Prolog und einem Epilog, die das Erlebnis der Zuschauer bereichern. VORHER: eine Analyse der Ausgangslage gibt den Zuschauern die nötigen Hintergründe zum Spiel. WÄHREND: die Zuschauer verfolgen das Spiel live. NACHHER: eine Nachbesprechung greift die Höhepunkte des Spiels auf und vertieft die Analyse.
Das Hybridformat für mehrere Zielgruppen
Die Herausforderung
Bei ein und derselben Veranstaltung unterschiedliche Zielgruppen erreichen, obwohl manche nicht vor Ort sein können oder wollen.
DIE LÖSUNG
Eine einzige Präsenzveranstaltung anbieten, ergänzt durch digitale Sessions, die von der Anwesenheit wichtiger Redner vor Ort profitieren, um eine bestimmte Zielgruppe zu einem konkreten Thema zu erreichen (zum Beispiel eine Produkteinführung auf einer Messe, ein exklusives Angebot oder ein Vortrag eines bekannten Redners)...
Das Set-up
Eine Event-Website erstellen, die die angebotenen digitalen Sessions zusätzlich zur Präsenzveranstaltung hervorhebt. Die Event-Website sollte die Vorteile für die Teilnehmer erklären, selbst wenn diese nicht persönlich teilnehmen können, und die Anmeldung zu den als besonders interessant eingestuften digitalen Sessions erleichtern.
Die Erfolgsfaktoren
Die für die Remote-Teilnehmer bestimmten Sessions vor Ort produzieren, statt einfach die Präsenzveranstaltung zu filmen. So lassen sich Moderation, Tempo und Interaktivität passend für diese Sessions gestalten (Quiz, Umfragen, Wortwolken usw.). Dank der kurzen Dauer der Sessions (30 bis 45 Minuten) kann die Produktion schlank und kostengünstig bleiben.
Die Inspiration
Die Messe von Le Bourget zeigt, wie eine Veranstaltung gleichzeitig ein Publikumsevent und ein professionelles B2B-Treffen mit völlig unterschiedlichen Erwartungen sein kann, selbst innerhalb derselben Branche. Auf der einen Seite stehen Vertraulichkeit und Geschäftsgespräche im Vordergrund, auf der anderen der spektakuläre, entdeckungsreiche Charakter.
Das Hybridformat mit mehreren Standorten
Die Herausforderung
Ziel der Veranstaltung ist es, ein geografisch weit verstreutes Publikum zusammenzubringen. Aus ökologischen und wirtschaftlichen Gründen ist es jedoch weder möglich noch wünschenswert, alle Teilnehmer an einem einzigen Ort zu versammeln. Trotzdem ist es entscheidend, die festliche und gesellige Atmosphäre der Veranstaltung zu bewahren.
DIE LÖSUNG
Gleichzeitige Präsenzveranstaltungen an mehreren physischen Standorten organisieren. So versammeln sich die Teilnehmer am jeweils nächstgelegenen Ort. Digital sorgt für den Zusammenhalt des Ganzen, etwa durch die Übertragung der Plenarsitzung an mehrere Standorte, und ermöglicht es, die Interaktionen zu bündeln.
Das Set-up
Die Umsetzung erfordert eine zentral gesteuerte Logistik und ein digitales Tool, mit dem die Teilnehmer über ihr Smartphone interagieren können, während die Live-Inhalte auf Großbildschirmen an den verschiedenen physischen Veranstaltungsorten übertragen werden.
Die Erfolgsfaktoren
Für den Erfolg ist es wichtig, an jedem Standort einen eigenen Organisator zu haben, der lokale Sessions leiten kann, sowie ein solides Projektmanagement. Im Gegenzug wird die Veranstaltung als festliches, gemeinsames und starkes Erlebnis wahrgenommen, ohne die finanziellen und ökologischen Auswirkungen der Anreise aller Teilnehmer an einen einzigen Ort.
Die Inspiration
Der Multiplex-Übertragungsabend bei politischen Wahlen. Bei diesem Format werden Live-Übertragungen aus den verschiedenen Parteizentralen organisiert, statt sie an einem einzigen physischen Ort zu bündeln.
Das eingeschobene Hybridformat
Die Herausforderung
Eine Präsenzveranstaltung organisieren und sie einem größeren Publikum zugänglich machen, ohne dieses Publikum jedoch über einen längeren Zeitraum binden oder vor Ort holen zu können.
DIE LÖSUNG
Ein digitales Erlebnis in Form einer kurzen Session anbieten, die in eine längere Präsenzveranstaltung eingebettet ist. Dieser Einschub von beispielsweise 30 Minuten ist vollständig den Remote-Teilnehmern gewidmet. Das Publikum vor Ort kann ebenfalls gefilmt werden und trägt so zum besonderen Charakter dieser digitalen Sequenz bei. DAS SETUP Der digitale Teil sollte kurz, aber sorgfältig vorbereitet sein, mit einem erfahrenen Moderator, der die Remote-Teilnehmer einbindet. Diese müssen das Gefühl haben, dass die Session speziell für sie konzipiert ist und ihre Meinung berücksichtigt wird, etwa durch Umfragen, deren Ergebnisse für den weiteren Verlauf der Veranstaltung genutzt werden.
Die Erfolgsfaktoren
Die Teilnehmer müssen sich trotz ihrer physischen Abwesenheit einbezogen fühlen. Ihnen eine kurze, aber wertvolle Zeit mit personalisierten und interaktiven Inhalten zu widmen, vermittelt ihnen das Gefühl, beteiligt zu sein, und zeigt ihnen, dass ihre Reaktionen die Veranstaltung beeinflussen.
Die Inspiration
Die Show des Künstlers Verino, der auf Youtube ein innovatives Format namens „Dis donc internet" entwickelt hat. Jede Woche greift er in seiner Show auf humorvolle Weise aktuelle Ereignisse auf, in einer Videoserie, die sich ausschließlich an sein Online-Publikum richtet. 4 bis 8 Minuten lang kehrt er dabei dem Publikum den Rücken zu, um sich an die Kamera zu wenden.
Das alternierende Hybridformat
Die Herausforderung
Wiederkehrende Veranstaltungen wie „Town Hall Meetings", „Product Increment", Vertriebsseminare usw. organisieren, deren Kosten schneller steigen als das verfügbare Budget.
DIE LÖSUNG
Einige Ausgaben der wiederkehrenden Veranstaltungen zu 100 % digital durchführen, um die Kosten zu begrenzen, während die wahrgenommene Qualität jeder verbleibenden Präsenzveranstaltung erhalten bleibt.
Das Set-up
Eine Mini-Website einrichten, die alle geplanten Präsenz- und digitalen Veranstaltungen zentral bündelt, um ein stimmiges Hybridprogramm für das ganze Jahr aufzubauen. Dazu werden dieselben Moderatoren und Ablaufsequenzen für beide Formate genutzt, während jedes Format exklusive Aktivitäten bietet. Zum Beispiel mehr Interaktivität bei den digitalen Veranstaltungen und mehr Networking bei den Präsenzveranstaltungen.
Die Erfolgsfaktoren
Es ist wichtig, dass die Teilnehmer über den wirtschaftlichen Grund für dieses alternierende Vorgehen nicht im Unklaren gelassen werden. Wenn sie merken, dass die digitalen Veranstaltungen sorgfältig vorbereitet sind, ein besseres Zeitmanagement ermöglichen und die Präsenzveranstaltungen weiterhin inhaltsreich bleiben, fühlen sie sich bei beiden Formaten als Gewinner.
Die Inspiration
Homeoffice ist ein Beispiel für die Hybridisierung der Arbeitsorganisation, bei der die Mitarbeitenden von den Vorteilen beider Modelle profitieren können. Flexibilität und die freie Wahl zwischen beiden sind entscheidende Faktoren.
