Der Kundenbarometer zu den Herausforderungen der Eventkommunikation 2023 *, durchgeführt im Januar 2023, zeigt, dass 52 % der befragten Fachleute planen, ihre Veranstaltungen hybrid umzusetzen. Viele hybride Veranstaltungen, die 2021 und 2022 stattfanden, blieben jedoch weit hinter den Erwartungen zurück.

Die hybride Veranstaltung wird oft als Kompromiss betrachtet, bei dem Online-Teilnehmer in eine zweitrangige Position gedrängt werden, anstatt ihnen ein eigenständiges Erlebnis zu bieten. Diese Praxis führt häufig zu Enttäuschung bei den Online-Teilnehmern, die nicht die gleiche Erfahrung gemacht haben wie die vor Ort Anwesenden. Die hybride Erfahrung erweist sich oft als mühsam, da sie die „digitale Zeit", die schneller ist als die „physische Zeit", nicht berücksichtigt, und kann auch frustrierend sein, da sie oft einseitig ist.

Digital lässt sich in Wirklichkeit ein viel reichhaltigeres, präziseres und detaillierteres Feedback vom Publikum gewinnen als im physischen Format. Um dieses wertvolle, qualifizierte Feedback jedoch zu nutzen, ist es unerlässlich, passende digitale Angebote zu schaffen. Das erfordert die Entwicklung spezifischer Veranstaltungsformate, um diesen Mehrwert zu nutzen und die Online-Teilnehmer aufzuwerten.

Das zeitversetzte Hybrid-Format

Die Herausforderung

Die Vorbereitung einer großen physischen Veranstaltung kann bedeuten, dass im Verhältnis zur verfügbaren Zeit zu viel Inhalt (Referenten, Botschaften, Diskussionen) vorhanden ist, und es ist nicht möglich, dem Programm einen zusätzlichen Tag hinzuzufügen. Die Veranstalter müssen kreative Lösungen finden, um die Menge an Inhalten zu bewältigen und dabei die Qualität der Veranstaltung zu erhalten.

DIE LÖSUNG

Ein digitales Prolog- und/oder Epilog-Format vor und/oder nach der Veranstaltung anbieten, um die Erwartungen der Teilnehmer zu erfassen, die Gemüter mit relevantem Denkanstoß vorzubereiten, Feedback zu sammeln und Ergebnisse zu teilen. Dieses Setup bietet den Vorteil, die begrenzte Zeit der physischen Veranstaltung optimal zu nutzen und den Teilnehmern gleichzeitig ein reichhaltigeres und interaktiveres Erlebnis zu bieten.

Das Setup

Online-Sessions eine Woche oder einen Monat vor/nach dem großen Tag anbieten, integriert in das Gesamtprogramm. Um die Teilnahme des Publikums sicherzustellen, sollten die Einladungen exklusive Vorteile bieten, wie etwa die Möglichkeit, den Inhalt der physischen Veranstaltung im Prolog mitzugestalten, sowie einen privilegierten Zugang zu den Anschlüssen der Veranstaltung im Epilog. Dieses Teasing schafft eine positive Erwartungshaltung und fördert die aktive Teilnahme der Gäste.

Die Erfolgsfaktoren

Genügend Zeit einplanen, um die vor- und nachgelagerten Sessions vorzubereiten und das Feedback der Teilnehmer zu integrieren. So lässt sich die physische Veranstaltung oder die nächste noch relevanter gestalten. Vorausschauende Planung ist daher ein wichtiger Schlüssel zum Erfolg dieses Hybrid-Formats.

Die Inspiration

Das Fußballspiel am Sonntagabend, mit einem Prolog und einem Epilog, um das Erlebnis der Zuschauer zu bereichern. VORHER: eine Analyse der Ausgangslage, die den Zuschauern die Schlüssel zum Verständnis der Begegnung liefert. WÄHREND: die Zuschauer verfolgen die Begegnung live. NACHHER: eine Nachbesprechung erlaubt es, auf die Höhepunkte der Begegnung zurückzublicken und die Analyse zu vertiefen.

Das Hybrid-Format mit mehreren Zielgruppen

Die Herausforderung

Bei ein und derselben Veranstaltung unterschiedliche Zielgruppen erreichen können, wobei manche nicht vor Ort sein können oder wollen.

DIE LÖSUNG

Eine einzigartige physische Veranstaltung anbieten, begleitet von digitalen Sessions, die von der Anwesenheit wichtiger Redner vor Ort profitieren, um eine bestimmte Zielgruppe zu einem konkreten Thema zu erreichen (zum Beispiel eine Produkteinführung auf einer Messe, ein exklusives Angebot oder ein Vortrag mit einem renommierten Referenten)...

Das Setup

Eine Event-Website erstellen, die die angebotenen digitalen Sessions zusätzlich zur physischen Veranstaltung hervorhebt. Die Website der Veranstaltung sollte die den Teilnehmern gebotenen Vorteile erklären, auch wenn diese nicht persönlich teilnehmen können, und sollte die Anmeldung zu den als besonders interessant erachteten digitalen Sessions erleichtern.

Die Erfolgsfaktoren

Die speziellen Sessions für die Remote-Teilnehmer vor Ort produzieren, anstatt einfach die physische Veranstaltung zu filmen. So lassen sich Moderation, Tempo und Interaktivität passend zu diesen Sessions gestalten (Quiz, Umfragen, Wortwolken usw.). Dank der kurzen Dauer der Sessions (30 bis 45 Minuten) kann die Produktion schlank und kostengünstig bleiben.

Die Inspiration

Die Luftfahrtmesse in Le Bourget zeigt, wie eine Veranstaltung gleichzeitig ein Publikumsevent und ein B2B-Fachtreffen mit diametral entgegengesetzten Erwartungen sein kann, selbst innerhalb derselben Branche. Auf der einen Seite steht die Bedeutung von Vertraulichkeit und Geschäftsgesprächen, auf der anderen der spektakuläre Charakter und das Entdecken.

Das Multisite-Hybrid-Format

Die Herausforderung

Ziel der Veranstaltung ist es, ein geografisch weit verstreutes Publikum zusammenzubringen. Aus ökologischen und wirtschaftlichen Gründen ist es jedoch weder möglich noch wünschenswert, alle Teilnehmer an einem einzigen Ort zu versammeln. Trotzdem ist es entscheidend, die festliche und gesellige Atmosphäre der Veranstaltung zu bewahren.

DIE LÖSUNG

Gleichzeitige physische Veranstaltungen an den verschiedenen Standorten organisieren. So versammeln sich die Teilnehmer am jeweils nächstgelegenen Ort. Digital sorgt für die Kohärenz des Ganzen, etwa durch die Multisite-Übertragung der Plenarsitzung, und ermöglicht es, die Interaktionen zusammenzuführen.

Das Setup

Die Umsetzung erfordert eine zentral gesteuerte Logistik und den Einsatz eines digitalen Tools, mit dem die Teilnehmer über ihr Smartphone interagieren können, während der Live-Inhalt auf riesigen Bildschirmen an den verschiedenen physischen Veranstaltungsorten übertragen wird.

Die Erfolgsfaktoren

Um erfolgreich zu sein, braucht es an jedem Standort einen eigenen Verantwortlichen, der lokale Sessions moderieren kann, sowie ein solides Projektmanagement. Im Gegenzug wird die Veranstaltung als gemeinsamer, festlicher und starker Moment erlebt, ohne die finanziellen und ökologischen Auswirkungen, die entstünden, wenn alle Teilnehmer an einen einzigen Ort reisen müssten.

Die Inspiration

Der Multiplex-Wahlabend bei politischen Wahlen. Dieses Format-Beispiel besteht darin, Live-Übertragungen in den verschiedenen Parteizentralen zu organisieren, anstatt sie an einem einzigen physischen Ort zu bündeln.

Das Hybrid-Format als Einschub

Die Herausforderung

Eine physische Veranstaltung organisieren und sie einem breiteren Publikum zugänglich machen, ohne jedoch die Möglichkeit zu haben, dieses Publikum über einen längeren Zeitraum einzubinden oder es vor Ort anreisen zu lassen.

DIE LÖSUNG

Ein digitales Erlebnis in Form einer kurzen Session anbieten, die in eine längere Präsenzveranstaltung eingebettet ist. Dieser Einschub, zum Beispiel mit einer Dauer von 30 Minuten, ist vollständig den Remote-Teilnehmern gewidmet. Das physische Publikum kann dabei ebenfalls gefilmt werden und trägt so zum besonderen Charakter dieser digitalen Sequenz bei. DAS SETUP Der digitale Teil sollte kurz, aber sorgfältig vorbereitet sein, mit einem erfahrenen Moderator, der die Remote-Teilnehmer einbindet. Diese müssen das Gefühl haben, dass die Session speziell für sie konzipiert wurde und dass ihre Meinung berücksichtigt wird, etwa durch Umfragen, deren Ergebnisse für den weiteren Verlauf der Veranstaltung genutzt werden.

Die Erfolgsfaktoren

Die Teilnehmer müssen sich trotz ihrer physischen Abwesenheit eingebunden fühlen. Wenn man ihnen eine kurze, aber wertvolle Zeit mit personalisiertem und interaktivem Inhalt widmet, fühlen sie sich beteiligt und verstehen, dass ihre Reaktionen Einfluss auf die Veranstaltung haben.

Die Inspiration

Die Show des Künstlers Verino, der auf YouTube ein innovatives Format namens „Dis donc internet" entwickelt hat. Jede Woche greift er in seiner Show auf humorvolle Weise aktuelle Themen auf, in einer Videoreihe, die sich ausschließlich an sein Online-Publikum richtet. Für 4 bis 8 Minuten dreht er dabei dem Saalpublikum den Rücken zu, um sich direkt an die Kamera zu wenden.

Das Hybrid-Format im WECHSEL

Die Herausforderung

Wiederkehrende Veranstaltungen wie „Town Hall Meetings", „Product Increments", Vertriebsseminare usw. organisieren, deren Kosten schneller steigen als das verfügbare Budget.

DIE LÖSUNG

Einige Ausgaben der wiederkehrenden Veranstaltungen zu 100 % digital durchführen, um die Kosten zu begrenzen, während die wahrgenommene Qualität jeder verbleibenden physischen Veranstaltung erhalten bleibt.

Das Setup

Eine Mini-Website einrichten, die alle geplanten physischen und digitalen Veranstaltungen zentral bündelt, um ein stimmiges hybrides Programm für das gesamte Jahr aufzubauen. Dazu werden für beide Formate dieselben Moderatoren und Sequenzen genutzt, während jedem Format exklusive Aktivitäten vorbehalten bleiben. Zum Beispiel mehr Interaktivität für die digitalen Veranstaltungen und mehr Networking für die physischen Veranstaltungen.

Die Erfolgsfaktoren

Es ist wichtig, dass die Teilnehmer nicht im Unklaren darüber gelassen werden, aus welchem wirtschaftlichen Grund dieses alternative Modell gewählt wurde. Wenn sie merken, dass die digitalen Veranstaltungen sorgfältig vorbereitet sind, ihnen ein besseres Zeitmanagement ermöglichen und die physischen Veranstaltungen weiterhin inhaltsreich bleiben, fühlen sie sich bei beiden Formaten als Gewinner.

Die Inspiration

Homeoffice ist ein Beispiel für eine Hybridisierung der Arbeitsorganisation, bei der Mitarbeiter von den Vorteilen beider Modelle profitieren können. Flexibilität und die Freiheit, zwischen beiden wählen zu können, sind dabei entscheidende Elemente.