Bei internen Veranstaltungen geht es weniger darum, neue Kunden zu gewinnen oder die Bekanntheit zu steigern, sondern vor allem darum, Informationen zu vermitteln und die Bindung zu den Mitarbeitenden zu stärken.

Qualitative Aspekte sind daher bei der Bewertung ihres Erfolgs besonders relevant.

Diese Veranstaltungen zeichnen sich außerdem durch eine große Formatvielfalt aus.

Sie können wiederkehrend sein (Onboarding neuer Mitarbeitender) oder einmalig (Firmenjubiläum) und alle Bereiche des Unternehmens betreffen. Da kann man schnell den Überblick verlieren!

Man kann grob zwei Kategorien unterscheiden :

  1. Unternehmensfeiern, wiederkehrend oder einmalig. Sie sind wichtig, um „ein Zeichen zu setzen“, Kommunikation zu betreiben und Orientierungspunkte im kollektiven Gedächtnis eines Unternehmens zu schaffen. Sie werden oft zu Erinnerungen, die alle Mitarbeitenden teilen, und tragen so zur Unternehmenskultur bei.
  2. Tätigkeits- oder berufsbezogene Veranstaltungen : Ziel ist die Vermittlung von Informationen, Werten und Know-how (Treffen des Topmanagements, Schulungen, Seminare, strategische Ausrichtung usw.). Sie sind unverzichtbar, um Informationen weiterzugeben (zwischen Entscheidern, Führungskräften, Marketing, operativen Teams usw.)

Um die Leistung interner Veranstaltungen zu messen, wird häufig ein Fragebogen (qualitativ oder quantitativ) im Nachgang der Veranstaltung eingesetzt. Das Engagement ist höher und die Ergebnisse liefern relevantere Kennzahlen

Kennen Sie diese Eselsbrücke zur Definition Ihrer Ziele? Sie sollten SMART sein :

Spezifisch : es sollte so wenig vage wie möglich sein.

Messbar : mehr Mitarbeiterzufriedenheit zu wollen ist gut, 90 % Mitarbeiterzufriedenheit zu wollen ist besser.

Ausführbar : setzen Sie sich keine unerreichbaren Ziele. Unterteilen Sie das Ziel in mehrere Zwischenschritte, um sich einen stimmigen Fahrplan zu sichern.

Realistisch : achten Sie darauf, aus dieser Veranstaltung lernen und sie leicht erneut organisieren zu können, um sich zu verbessern. Setzen Sie sich ein Ziel, das mit den Ihnen zur Verfügung stehenden Mitteln erreichbar ist.

Terminiert : ein Thema ist nur für eine bestimmte Zeit interessant. Nutzen Sie es optimal aus und behalten Sie den zeitlichen Rahmen Ihrer Veranstaltung im Griff. (zur Erinnerung: ein Webinar dauert selten länger als 45 Minuten).

Hier einige Beispiele für KPIs, an denen Sie sich orientieren können.

💪 Die Stärkung des Zusammenhalts messen :

Warum : Ob durch Teambuilding, einen unterhaltsamen Moment oder ein unvergessliches Erlebnis, der Zusammenhalt ist unverzichtbar, um ein Unternehmen aufzubauen, das langfristig gut funktioniert. Fördern Sie die Kommunikation zwischen Ihren Teams und messen Sie das Engagement.

Wie : Die gute Nachricht: Sie haben mindestens drei (sich ergänzende) Möglichkeiten, den Teamzusammenhalt zu messen!

Wir empfehlen Ihnen zunächst, während der Veranstaltung auf die Teilnehmenden und die verschiedenen Beteiligten zu hören, um ein allgemeines Gefühl für Ihre Veranstaltung zu bekommen, achten Sie auf schwache Signale! Dieses unmittelbare Feedback ist ein hervorragender Indikator, den man nicht vernachlässigen sollte und den es sich lohnt, im Anschluss an die Veranstaltung per E-Mail festzuhalten: machen Sie sich Notizen!

Um die Erfassung der Informationen weiter zu strukturieren, können Sie ein Zufriedenheitsformular nach der Veranstaltung erstellen (mit Echtzeit-Statistiken), bestehend aus qualitativen Fragen mit freien Antworten - die Sie über Digitevent versenden können - zum Beispiel :

  • Haben Sie sich am Ende der Veranstaltung Ihren Kollegen näher gefühlt?
  • Haben Sie Ihre Kolleginnen und Kollegen dank dieser Veranstaltung in einem neuen Licht gesehen?

Andere Methoden bestehen darin, dass die Empfangskräfte direkt am Ausgang der Veranstaltung ein Quiz auf einem Tablet anbieten.

Denken Sie daran, Likert-Skalen zu verwenden, um eine eindeutigere und mathematisch präzisere Antwort zu erhalten. Die Daten und Indikatoren werden genauer und Ihr ROI wird präziser.

Beachten Sie, dass die Formulierung Ihrer Fragen einen starken Einfluss auf die eingereichten Antworten hat. Je nach Ihrem Ziel kann es sein, dass Sie Ihre Fragen unterschiedlich formulieren müssen 🤫...

Zum Beispiel werden Sie nicht dieselbe Frage stellen, wenn Sie die Gründe für die Fluktuation in Ihrem Unternehmen herausfinden möchten (und somit ehrliche Antworten darüber erhalten wollen, was nicht funktioniert usw.) oder wenn Sie schmeichelhafte Statistiken zur Mitarbeiterzufriedenheit erhalten möchten.

  • Je vager eine Frage ist, „Konnten Sie sich durch diese Veranstaltung Ihren Kollegen näher fühlen?“, desto mehr überlässt sie den Teilnehmenden die Interpretation, und im Allgemeinen erhalten Sie positivere, aber oft weniger leicht auswertbare Ergebnisse.
  • Je präziser eine Frage ist, „Hatten Sie das Gefühl, Ihre Kollegen persönlicher und tiefer kennenzulernen?“, desto kontrastreicher werden Ihre Antworten ausfallen, mit weniger positiven (aber ehrlicheren) Antworten.

Ziehen Sie außerdem in Betracht, den Teilnehmenden eine anonyme Antwortmöglichkeit zu geben, was in einem Unternehmenskontext, in dem eindeutige Antworten manchmal riskant sind, zu mehr Offenheit führen kann.

Um die Wirksamkeit Ihrer Veranstaltungen zu erkennen, können Sie auch AB-Tests durchführen. Erstellen Sie zum Beispiel einen Fragebogen vor Ihrer Veranstaltung und denselben Fragebogen einige Zeit später: hat sich Ihr Ergebnis verbessert? Sie müssen nicht dieselbe Zielgruppe befragen, um verwertbare Ergebnisse zu erhalten, solange Sie über eine ausreichend große Stichprobe verfügen und dasselbe Vorgehen beibehalten (Antwortzeit, Art der Zielgruppe, Formulierung usw.).

💞 Die Vermittlung von Unternehmenswerten und die Markenbindung messen

Warum : Die Markenbindung ist die emotionale Komponente, die Ihr Unternehmen mit den Mitarbeitenden verbindet. Sie kann durch ihre Werte, ihr tägliches Handeln (zum Beispiel im Rahmen der Corporate Social Responsibility - CSR) oder ihre Vorteile (Geschenkkarten, Winterurlaube, Reisen, Incentives usw.) entstehen.

Zögern Sie nicht, ein Manifest mit den tiefen Überzeugungen Ihres Unternehmens zu verfassen, sowie mit den Werten, für die Sie stehen, und wie Sie diese im Alltag umsetzen. Nichts stärkt die Motivation Ihrer Mitarbeitenden mehr, als sich einem Projekt mit Sinn und Vision anzuschließen.

Um diesen Wunsch zu wecken, erklären Sie die gesellschaftliche Rolle des Unternehmens, was Sie bewirken, wem Sie helfen, wie Sie es tun und vor allem, wem Sie es zu verdanken haben - seien Sie dankbar.

Wie : Interne Unternehmensveranstaltungen tragen zum Aufbau der Markenbindung bei, und Sie können diesen Wert im Fragebogen nach der Veranstaltung mit einigen Fragen messen, zum Beispiel :

  • „Fühlen Sie sich nach dieser Veranstaltung stärker mit den Werten des Unternehmens im Einklang?“
  • „Wurde Ihre Meinung über das Unternehmen (positiv oder negativ) durch diese Veranstaltung bestärkt?“

Vergessen Sie nicht, Ihren Fragebogen zu anonymisieren, um möglichst ehrliche und objektive Antworten zu erhalten - und stellen Sie sicher, dass die Befragten über die Anonymität der Antworten informiert sind!

🎓 Schulungen und die Informationsvermittlung messen :

Warum : Um die Effizienz der Informationsvermittlung zu messen, ist ein Fragebogen zu den wichtigsten während der Veranstaltung behandelten Themen erforderlich.

Diese Art von Online-Fragebogen kann automatisch erstellt und an eine bestimmte Teilnehmerkategorie gesendet werden, mit Digitevent.

Schulungen, ob virtuell oder in Präsenz, finden häufig in Form von Workshops (one to few) oder Konferenzen (few to many) statt, bei denen die Teilnehmenden in kurzer Zeit viele Informationen erhalten.

Ein sehr gutes Mittel, um die Mitarbeitenden auf dem neuesten Stand zu halten, erfordern Schulungen dennoch eine gewisse Nachverfolgung, um sicherzustellen, dass das Wissen korrekt vermittelt wurde, das Thema interessant war oder die Referenten dynamisch waren.

  • (Teilnehmende mit mehr als der Hälfte der Punkte / Gesamtzahl der Teilnehmenden) x 100

Wenn Sie feststellen, dass die große Mehrheit der Befragten gute Ergebnisse erzielt, haben Sie die Informationen erfolgreich vermittelt, Ihre Schulung ist wirksam.

☑️ Die logistische Effizienz der Veranstaltung messen :

Warum : Ob es um Ihre Speaker, Ihren Caterer, die Unterbringung Ihrer Gäste oder sogar die Hostess-Agentur geht, alle Erfolgsfaktoren rund um Ihre Veranstaltung können bewertet werden (einschließlich Ihrer Eventagentur, aber auch des Veranstaltungsprogramms oder der Geschwindigkeit beim Badge-Druck !)

Achten Sie zum Beispiel bei der Übertragung Ihrer Veranstaltung darauf, Speaker auszuwählen, die sich vor der Kamera wohlfühlen und Redegewandtheit zeigen (wir haben eine Videoreihe erstellt, um Event-Speakern zu helfen, ihre Präsentationen zu verbessern, Folge 1).

Wie : Listen Sie die Erfolgsfaktoren auf und bitten Sie Ihre Teilnehmenden, jeden davon zu bewerten (eine Frage pro Kriterium - idealerweise mit einer Bewertung von 1 bis 7 nach der Likert-Skala, um neutrale Meinungen möglichst zu vermeiden), und besprechen Sie die Situation mit denjenigen, die mittelmäßige oder schlechte Ergebnisse erzielen. Dies ist auch eine gute Gelegenheit, auf die kontinuierliche Verbesserung dieser Dienstleister zu achten, was bei Ihren Veranstaltungen sehr wichtig ist.

🧠 Die Ideen aus Brainstormings und kollektiver Intelligenz zusammenfassen und weitergeben :

Warum : Kollektive Intelligenz ist in Unternehmen oft ein Innovationstreiber. Unabhängig von der Häufigkeit der Brainstormings führt das Zusammentragen von Ideen zur Lösung eines gemeinsamen Problems oft zu einer einvernehmlichen und unerwarteten Lösung.

Wie : Um bei Ihren internen Veranstaltungen gute Ideen hervorzubringen und die Kreativität Ihrer Mitarbeitenden anzuregen, können Sie Tools wie Mural nutzen, um interaktive Brainstorming-Workshops durchzuführen.

Befragen Sie anschließend die Führungskräfte: was hätten sie im Nachhinein an dieser Session geändert, um mehr Ideen zu generieren? Sind sie mit den neu gesammelten Ideen zufrieden? Planen sie, solche Sessions durchzuführen? Wenn ja, häufiger oder seltener, und in welchem Rhythmus? Mit welcher Mitarbeiterstichprobe?

🍃 Die Veränderungsakzeptanz messen :

Warum : Ebenso ist die Akzeptanz von Veränderungen ein wichtiges Thema der internen Unternehmensstrategie. Es ist sehr schwierig, Prozesse zu ändern (in großen Unternehmen umso mehr) und neue Tools durchzusetzen.

Wie : Um sicherzustellen, dass die eingeschlagene Richtung auch umgesetzt wird, müssen Sie überprüfen, ob Ihre Botschaft richtig verstanden wurde.

Auch hier können Sie ein in Ihre Eventmanagement-Lösung integriertes Fragebogen-Tool nutzen, um zu überprüfen, ob die Informationen korrekt weitergegeben und die Aufgaben verstanden wurden, zum Beispiel :

  • Welche Maßnahmen werden Sie im Anschluss an diese Veranstaltung ergreifen, um die neuen Strategien umzusetzen?
  • Stehen Sie im Einklang mit der neuen Unternehmenspolitik?
  • Befürworten Sie diese Veränderungen?

💰 Die Kosten pro Teilnehmer messen :

Warum : Um noch weiter zu gehen, können Sie die Kosten der Session messen und sie den von den Führungskräften geschätzten Kosten gegenüberstellen: waren die in dieser Session eingebrachten Ideen X Euro wert? (entsprechend den direkten und indirekten Kosten des Brainstormings).

Wie : Berücksichtigen Sie für eine korrekte Berechnung die Stundenlöhne der eingebundenen Personen, den Veranstaltungsort, den Caterer, aber auch die Opportunitätskosten und die indirekten Kosten. Setzen Sie diese Summe dann in Bezug zum ungefähren (und sehr subjektiven) Wert der Ideen und anderer KPIs, die die Session hervorgebracht hat.

🌱 Die gesellschaftliche und ökologische Wirkung messen :

Warum : Die Eventbranche muss sich zunehmend weiterentwickeln und umweltfreundlichere Arbeitsweisen anbieten, mit einem echten gesellschaftlichen Ansatz hinter jedem Schritt des Prozesses.

Wie : Sie haben mehrere Möglichkeiten, Ihren gesellschaftlichen Beitrag zu berechnen: indem Sie den Anteil Ihrer Dienstleister mit einem CSR-Ansatz messen, indem Sie Ihren eigenen CO2-Fußabdruck während der Veranstaltung erfassen, indem Sie die Teilnehmenden nach ihrer Meinung zu diesem Aspekt fragen.

Um noch weiter zu gehen, können Sie sogar eine Zertifizierungsstelle beauftragen und die Norm ISO20121 anstreben, was Ihnen ein Image (und eine Investition) als Akteur verschafft, der sich für die Verbesserung der Umweltfragen im Eventbereich einsetzt.

Schauen Sie gerne bei unserem Artikel zu Umweltfragen bei der Organisation eines Events vorbei!

Fazit :

Interne Veranstaltungen erfordern oft die Messung eher qualitativer KPIs.

Man versucht, das Empfinden der Teilnehmenden zu verstehen, mehr als bestimmte Daten statistisch zu erfassen.

Ergänzend dazu kann Ihnen das Echtzeit-Dashboard von Digitevent Marketinginformationen und andere relevante Kennzahlen zu Anwesenheitsraten, Antwortquoten oder sehr objektiven Elementen liefern.

Dennoch braucht es viel menschliche Interpretation und erfahrene Führungskräfte, um die verschiedenen Antworten auf Ihre Fragebögen richtig zu analysieren. Fragen Sie Ihre Führungskräfte nach den Hindernissen und Erfolgen dieser internen Veranstaltungen, was sie ändern würden, was ihnen gefallen hat, und ob sie im Laufe des Jahres weitere planen.

Nehmen Sie sich außerdem Zeit für ein Debriefing, sobald die Ergebnisse vorliegen. Die Daten und das Verständnis der Leistung sind grundlegend, sollten aber im Dienst der Entscheidungsfindung stehen, um sich mit der Zeit zu verbessern.

Um bei der Strategie zur Definition Ihrer Ziele noch weiter zu gehen, werfen Sie einen Blick auf diesen Webartikel über OKRs.

Und vor allem: Vergessen Sie nicht, Spaß in Ihre internen Veranstaltungen zu bringen, sie werden für Ihre Teams umso einprägsamer sein :)