Woher weiß man als Veranstalter, ob die eigene Veranstaltung ihre Ziele erreicht hat? Wie erhält man Statistiken zu diesen Veranstaltungen? Wie bekommt man ein Dashboard (idealerweise in Echtzeit) zur Qualität der Redner, des Caterers, der Stimmung des Abends? Und wie kann man sicher sein, dass die eigenen Marketingziele erreicht werden?

Um sich diese Fragen stellen zu können, ist es wichtig, die Ziele der Veranstaltung vorab festzulegen (denn die Werkzeuge zur wirksamen Messung dieser Daten müssen im Voraus vorgesehen werden):

Operative KPIs entsprechend den strategischen und/oder Marketingzielen Ihrer Veranstaltung festlegen:

Ihre Ziele bestimmen die Art Ihrer Veranstaltung:

Möchten Sie eine herzliche Atmosphäre schaffen, um Ihren Mitarbeitenden für ein erfolgreiches Jahr zu danken (strategisches Ziel)? Dann können Sie eine Dankesgala veranstalten (Art der Veranstaltung), was einen sehr guten Caterer erfordert (operativer KPI)!

Wenn Sie hingegen Ihre Interessenten beeindrucken (strategisches Ziel) und ihnen zeigen möchten, wer Sie sind, eignet sich eher ein Produktpräsentationsabend (Art der Veranstaltung), bei dem Sie darauf achten sollten, eine echte Show zu bieten (operativer KPI).

Stellen wir uns nun vor, Sie sind Unternehmensleiter und Ihr Ziel ist es, die Zustimmung zur Vision sowie die Begeisterung der Führungskräfte zu messen. Veranstalten Sie ein Roadmap-Meeting des Top-Managements und messen Sie die Begeisterung Ihrer Führungskräfte anhand von Fragebögen, die das Hostessen-Team beim Verlassen des Saals verteilt, oder über Live-Umfragen bei virtuellen Veranstaltungen.

Manche KPIs sind eindeutig: Wenn bei Ihrer Gala die Teller leer zurückkommen und die Häppchen nach einer Stunde verschwunden sind, ist das aus Sicht des Caterers ein voller Erfolg.

Ebenso ist Ihre Veranstaltung ziemlich gelungen, wenn Ihren Vertriebsmitarbeitenden bei der Produktpräsentation die Visitenkarten ausgehen!

Gut, aber wie sieht es mit dem Return on Investment aus?

Wie in jeder Marketing- oder Kommunikationspraxis müssen Sie zeigen, dass Sie mehr Umsatz (oder qualifizierte Leads) einbringen, als Sie Ihr Unternehmen kosten. Die Kennzahlen der Veranstaltung ermöglichen es Ihnen, bestimmte Ergebnisse präzise zu messen. Die Ergebnisse dieser verschiedenen Umfragen müssen ebenfalls im Verhältnis zu den Kosten Ihrer Veranstaltung und der Anzahl der Teilnehmenden betrachtet werden.

Bei dieser Berechnung müssen selbstverständlich die Opportunitätskosten berücksichtigt werden (die Tatsache, dass ein Mitarbeiter seine Zeit für eine Schulung statt für seine üblichen Aufgaben verwendet) sowie die indirekten Kosten (zum Beispiel die Gehälter des Teams, das die Veranstaltung organisiert hat).

Wenn Sie eine Eventagentur sind, muss Ihr Kundenunternehmen maximale Transparenz über seinen Return on Investment erhalten, damit es auch weiterhin mit Ihnen zusammen Events veranstaltet.

  • Zusammengefasst ergibt sich folgende ROI-Formel, die zwei wichtige Elemente enthält:

Die Bewertung: Das ist natürlich die Durchschnittsbewertung aller Ziele, die Sie gerade festgelegt haben.

Die Kosten: (Direkte Kosten + indirekte Kosten + Opportunitätskosten der Veranstaltung) / (Anzahl der Teilnehmenden an der Veranstaltung)).

Je höher Ihre Durchschnittsbewertung und je niedriger Ihre Kosten pro Teilnehmendem, desto besser hat Ihre Veranstaltung ihre Ziele erreicht (und umgekehrt).

All diese Daten werden vor, während und nach der Veranstaltung erfasst. Es liegt an Ihnen, unsere Formel an Ihre Veranstaltung anzupassen, aber es ist sehr wichtig, sich einmal für eine Berechnungsmethode zu entscheiden und diese über die Zeit beizubehalten. So können Sie Vergleiche anstellen und herausfinden, was gut ankommt und was nicht (um sich seiner Fehler bewusst zu werden und sie nicht zu wiederholen).

Wie misst man qualitative Kriterien?

Ohne zum KPI-Fanatiker zu werden, sollten Sie in der Lage sein, die Leistung einer Veranstaltung (obwohl diese eigentlich qualitativ ist, was paradox erscheinen mag) quantitativ zu messen, indem Sie relevante Fragen stellen:

  • Sind Sie insgesamt mit der Veranstaltung zufrieden? (Zum Beispiel mit einer Likert-Skala, ohne die Option „keine Angabe“, um die befragte Person zu einer Entscheidung zu bewegen)
  • Konnten Sie durch diese Veranstaltung Personen kennenlernen, mit denen Sie sich in den Büroräumen noch nicht ausgetauscht hatten?
  • Sollten wir für unsere nächste Veranstaltung den Caterer wechseln?
  • Wünschen Sie sich für die nächste Gala ein veganes Menü?

Man sollte nicht zu viele KPIs messen, um die Dinge einfach zu halten, aber Sie haben sicher die Idee verstanden. Wenn Ihre Kommunikationsstrategie auf E-Mails an Ihre Kontaktdatenbank basiert, zögern Sie nicht, eine Feedback-Umfrage nach der Veranstaltung zu erstellen und all diese Fragen zu stellen. Die Wirkung Ihres Unternehmens auf Ihre Kontakte wird dadurch nur noch stärker!

Es gibt weitere Tools und Metriken: Sowohl Fachblogs als auch soziale Netzwerke können Ihre Veranstaltung weiterverbreiten, um Ihre Reichweite zu erhöhen. Bei den Metriken können Sie einen Net Promoter Score (NPS) einsetzen, wie er häufig am Ende eines Kaufprozesses angeboten wird. Diese Art der Befragung kann je nach Teilnehmerzahl mehr oder weniger sinnvoll sein. Besonders sinnvoll ist sie bei einer großen Veranstaltung. Sie können auch dafür sorgen, dass die Gastgeber und Hostessen die Antworten Ihrer Teilnehmenden einsammeln, und so die Leistung Ihrer Veranstaltung effektiv bewerten.

Net Promoter Score

Sie können auch die Reaktionen und Antworten auf die Dankes-E-Mail für die Teilnahme messen, oder in internen Messengern (wie Slack, WhatsApp oder anderen), wo die Reaktionen der Gruppe als eine Art digitaler Applausmesser gedeutet werden können. Die Stimmungsanalyse, etwa über den NPS oder digitale Applausmesser, liefert objektive Anhaltspunkte, um die Leistung einer Veranstaltung im Zeitverlauf zu verfolgen.

3 kleine Tipps, um Ihre Veranstaltungen aufzuwerten:

Laut einer Eventmanager-Umfrage suchen 62 % der Veranstalter nach neuen Ideen, also dachten wir, wir geben Ihnen ein paar Tipps:

  • Zögern Sie nicht, Ihre Mitarbeitenden im Vorfeld zu befragen: Schlagen Sie ihnen mehrere Themen für die Veranstaltung vor und lassen Sie sie das auswählen, das ihnen am besten gefällt, außerdem welche Unterhaltungsangebote sie sich wünschen und welche Workshops organisiert werden sollen. Sie können ihnen sogar eine kurze Schulung zu den digitalen Tools geben, die Sie bei Ihrer Veranstaltung einsetzen werden. Diese Investition wird Ihr Markenimage verbessern und die Zufriedenheit und das Erlebnis Ihrer Gäste steigern.

  • Wenn Sie eine interne Veranstaltung organisieren, warum nicht einmal gegen den Trend gehen und Ihre Mitarbeitenden in die Organisation der Veranstaltung einbeziehen? Ein gutes Essen schmeckt immer besser, wenn man es selbst gekocht hat. Dieser Aspekt bereichert somit das gesamte Erlebnis, das Sie für Ihre Mitarbeitenden rund um diese Veranstaltung gestalten.

Allerdings kann diese Einbindung ein zweischneidiges Schwert sein. Ein Team kann mit der Organisation bestimmter Teile der Veranstaltung betraut werden, aber versuchen Sie nicht, alles zu delegieren, sonst wirken Sie wie ein Organisator nur dem Namen nach!

  • Und warum nicht einen Redner einladen, der mit Ihrem Geschäft nichts zu tun hat? Ein inspirierender Vortrag zu einem anderen Thema kann die Mitarbeitenden inspirieren und ihnen gegebenenfalls eine neue Perspektive geben, um Ideen einzubringen.

Laden Sie zum Beispiel einen Karate-Champion für Ihr Vertriebsteam, einen Forschungsarzt für Ihr Entwicklerteam oder einen Universitätsprofessor für Ihr Produktteam ein!

Und Digitevent?

Mit Digitevent erzielen Sie eine maximale Teilnahme durch den Versand von Erinnerungs-E-Mails (im Vorfeld der Veranstaltung), die Erstellung von Segmenten und personalisierten Variablen. Sie können Ihre Inhalte (oder die Ihrer Kunden) direkt in Ihre Event-Website integrieren.

Mit unserem Tool können Sie außerdem eine Zufriedenheitsumfrage nach der Veranstaltung erstellen, mit Daten zu jedem wichtigen Bereich der Veranstaltung: Location, Caterer, behandeltes Thema, Relevanz der Redner und Gesamtbewertung.

Vergessen Sie nicht, auch nach dem Ende der Veranstaltung weiter darüber zu kommunizieren und das Feedback Ihrer Gäste einzuholen!