Wie können Sie als Veranstalter wissen, ob Ihre Veranstaltung ihre Ziele erreicht hat? Wie erhalten Sie Statistiken zu diesen Veranstaltungen? Wie bekommen Sie ein Dashboard (im Idealfall in Echtzeit) zur Qualität der Referenten, des Caterers und der Atmosphäre des Abends? Und wie können Sie schließlich sicher sein, dass Sie Ihre Marketingziele erreichen?

Um sich diese Fragen zu stellen, ist es wichtig, die Ziele der Veranstaltung im Voraus festzulegen (denn Sie müssen vorab die passenden Tools vorbereiten, um diese Daten effektiv zu messen):

Operative KPIs anhand der strategischen und/oder Marketingziele Ihrer Veranstaltung festlegen:

Ihre Ziele bestimmen die Art Ihrer Veranstaltung:

Sie möchten eine herzliche Atmosphäre schaffen, um Ihren Mitarbeitenden für ein erfolgreiches Jahr zu danken (strategisches Ziel)? Dann könnten Sie eine Dankesgala veranstalten (Typologie), was einen sehr guten Caterer voraussetzt (operativer KPI)!

Wenn Sie Ihre Interessenten beeindrucken (strategisches Ziel) und ihnen zeigen möchten, wer Sie sind, ist ein Produktpräsentationsabend (Typologie) besser geeignet, und Sie legen daher Wert darauf, eine echte Show zu bieten (operativer KPI).

Stellen wir uns nun vor, Sie sind Unternehmensleiter und Ihr Ziel ist es, die Akzeptanz der Vision sowie die Begeisterung Ihrer Manager zu messen. Halten Sie ein Roadmap-Meeting mit dem Top-Management ab und messen Sie die Begeisterung Ihrer Manager mithilfe von Fragebögen der Hostessen beim Verlassen des Saals oder durch Live-Umfragen bei virtuellen Veranstaltungen.

Manche KPIs sind eindeutig: Wenn bei Ihrer Gala die Teller leer zurückkommen und die Häppchen nach einer Stunde verschwunden sind, ist das aus Sicht des Caterers ein voller Erfolg.

Ebenso ist Ihre Veranstaltung eher gelungen, wenn Ihre Vertriebsmitarbeitenden bei der Produktpräsentation alle ihre Visitenkarten verteilt haben!

Ok, aber wie sieht es mit dem Return on Investment aus?

Wie in jeder Marketing- oder Kommunikationspraxis müssen Sie zeigen, dass Sie mehr Umsatz (oder qualifizierte Leads) generieren, als Sie Ihr Unternehmen kosten. Die Kennzahlen der Veranstaltung ermöglichen es Ihnen, bestimmte Ergebnisse präzise zu messen. Die Ergebnisse, die Sie aus diesen verschiedenen Befragungen erhalten, sollten ebenfalls im Verhältnis zu den Kosten Ihrer Veranstaltung und der Teilnehmerzahl betrachtet werden.

Bei dieser Berechnung müssen Sie natürlich auch die Opportunitätskosten berücksichtigen (die Tatsache, dass ein Mitarbeiter seine Zeit in eine Schulung investiert, statt seine üblichen Aufgaben zu erledigen), sowie die indirekten Kosten (zum Beispiel die Gehälter des Teams, das die Veranstaltung organisiert hat).

Wenn Sie eine Eventagentur sind, muss Ihr Kundenunternehmen maximale Transparenz über seinen Return on Investment erhalten, damit es auch weiterhin mit Ihnen zusammen Veranstaltungen durchführt.

  • Zusammengefasst ergibt sich folgende ROI-Formel, die zwei wichtige Elemente enthält:

Die Bewertung: Das ist natürlich der Durchschnittswert aller Ziele, die Sie soeben festgelegt haben.

Die Kosten: (Direkte Kosten + indirekte Kosten + Opportunitätskosten der Veranstaltung) / (Anzahl der Teilnehmer an der Veranstaltung)).

Je höher Ihr Durchschnittsbewertungswert und je niedriger Ihre Kosten pro Teilnehmer, desto besser hat Ihre Veranstaltung ihre Ziele erreicht (und umgekehrt).

All diese Daten werden vor, während und nach der Veranstaltung erfasst. Es liegt an Ihnen, unsere Formel an Ihre Veranstaltung anzupassen, aber es ist sehr wichtig, sich einmal für eine Berechnungsmethode zu entscheiden und diese über die Zeit beizubehalten. So können Sie vergleichen und herausfinden, was ankommt und was nicht (um sich seiner Fehler bewusst zu werden und sie nicht zu wiederholen).

Wie misst man qualitative Kriterien?

Ohne zum KPI-Fanatiker zu werden, sollten Sie in der Lage sein, die Leistung einer Veranstaltung (die eigentlich qualitativ ist, das mag paradox klingen) quantitativ zu messen, indem Sie relevante Fragen stellen:

  • Sind Sie insgesamt mit der Veranstaltung zufrieden? (Zum Beispiel mit einer Likert-Skala, ohne die Option „keine Angabe“, um die Befragten zu einer Entscheidung zu bewegen)
  • Konnten Sie durch diese Veranstaltung Personen kennenlernen, mit denen Sie im Büro noch nicht gesprochen hatten?
  • Sollten wir für unsere nächste Veranstaltung den Caterer wechseln?
  • Wünschen Sie sich ein veganes Menü für die nächste Gala?

Man sollte nicht zu viele KPIs messen, um die Dinge einfach zu halten, aber Sie haben sicher die Idee verstanden. Wenn Ihre Kommunikationsstrategie auf E-Mails an Ihre Kontaktbasis basiert, zögern Sie nicht, eine Feedback-Umfrage nach der Veranstaltung zu erstellen und all diese Fragen zu stellen. Der Einfluss Ihres Unternehmens auf Ihre Kontakte wird dadurch nur noch stärker!

Es gibt noch weitere Tools und Metriken: sowohl Fachblogs als auch soziale Netzwerke, die Ihre Veranstaltung weiterverbreiten können, um Ihre Reichweite zu erhöhen. Bei den Metriken können Sie einen Net Promoter Score (NPS) einsetzen, wie er oft am Ende eines Kaufprozesses angeboten wird. Diese Art der Befragung kann je nach Teilnehmerzahl mehr oder weniger sinnvoll sein. Sie ist umso relevanter, je größer die Veranstaltung ist. Sie können außerdem die Gastgeber und Hostessen damit beauftragen, die Antworten Ihrer Teilnehmer einzuholen, und so die Leistung Ihrer Veranstaltung effektiv bewerten.

Net Promoter Score

Sie können auch die Reaktionen und Antworten auf die Dankes-E-Mail für die Teilnahme messen oder in internen Messengern (wie Slack, WhatsApp usw.), wo die Reaktionen der Gruppe als eine Art digitales Applausmeter interpretiert werden können. Die Stimmungsanalyse, etwa durch den NPS oder digitale Applausmeter, liefert objektive Anhaltspunkte, um die Leistung einer Veranstaltung im Zeitverlauf zu verfolgen.

3 kleine Tipps, um Ihre Veranstaltungen aufzuwerten:

62 % der Veranstalter suchen laut einer Eventmanager-Umfrage nach neuen Ideen, deshalb dachten wir uns, wir geben Ihnen ein paar Tipps:

  • Zögern Sie nicht, Ihre Mitarbeitenden im Vorfeld zu befragen, um eine Umfrage zu organisieren: Schlagen Sie ihnen mehrere Themen für die Veranstaltung vor und lassen Sie sie wählen, welches ihnen am besten gefällt, welche Animationen sie sich wünschen, welche Workshops organisiert werden sollen, und so weiter. Sie können ihnen sogar eine kleine Schulung zu den digitalen Tools geben, die Sie bei Ihrer Veranstaltung einsetzen werden. All diese Investition wird Ihr Markenimage verbessern und die Zufriedenheit sowie das Erlebnis der Gäste steigern.

  • Wenn Sie eine interne Veranstaltung organisieren, warum nicht gegen den Trend gehen und Ihre Mitarbeitenden in die Organisation der Veranstaltung einbeziehen? Ein gutes Gericht schmeckt immer besser, wenn man es selbst gekocht hat. Dieser Aspekt bereichert also das Gesamterlebnis, das Sie für Ihre Mitarbeitenden rund um diese Veranstaltung schaffen.

Diese Einbindung kann jedoch ein zweischneidiges Schwert sein. Ein Team kann damit beauftragt werden, bestimmte Elemente der Veranstaltung zu organisieren, aber versuchen Sie nicht, alles zu delegieren, sonst wirken Sie schnell wie ein Möchtegern-Organisator!

  • Und warum nicht einen Redner einladen, der nichts mit Ihrem Geschäft zu tun hat? Ein inspirierender Vortrag zu einem anderen Thema kann die Mitarbeitenden anregen und ihnen möglicherweise eine neue Perspektive für eigene Ideen eröffnen.

Laden Sie zum Beispiel einen Karate-Champion für Ihr Vertriebsteam ein, einen forschenden Arzt für Ihr Entwicklerteam oder einen Universitätsprofessor für Ihr Produktteam!

Und Digitevent?

Digitevent ermöglicht es Ihnen, durch den Versand von Erinnerungs-E-Mails (im Vorfeld der Veranstaltung), die Erstellung von Segmenten und personalisierten Variablen eine maximale Teilnahme zu erzielen. Sie können Ihre Inhalte (oder die Ihrer Kunden) direkt in Ihre Event-Website integrieren.

Mit unserem Tool können Sie außerdem eine Zufriedenheitsumfrage nach der Veranstaltung erstellen, mit Daten zu jedem wichtigen Bestandteil der Veranstaltung: Ort, Caterer, behandeltes Thema, Relevanz der Redner, Gesamtbewertung und mehr.

Vergessen Sie nicht, auch nach dem Ende der Veranstaltung weiter darüber zu kommunizieren und das Feedback Ihrer Gäste einzuholen!