Por experiência, todos sabemos: muitas empresas têm dificuldade em obter os resultados esperados de seus eventos. E, na maioria das vezes, isso não tem nada a ver com as competências dos organizadores, mas sim com o alinhamento estratégico do evento aos objetivos de negócio.
É aí que você precisa desenvolver uma habilidade: a de escolher bem o tipo de evento de acordo com esses objetivos. Aqui, apresentamos as chaves para isso, para que você finalmente obtenha o ROI de eventos que merece.
Por que seus objetivos devem guiar a escolha do tipo de evento
Antes de começar a organizar um evento, qualquer que seja ele, tenha em mente que todo evento profissional é, antes de tudo, uma ferramenta de marketing e vendas. Nesse sentido, seus eventos devem fazer parte de uma estratégia global, ou seja, de uma lógica de objetivos e impacto nos negócios.
É aí que o alinhamento entre o objetivo principal do seu evento e seu formato se torna essencial. Com esse alinhamento, você ganha:
- Uma organização mais direcionada. A escolha do local, do tom, dos conteúdos ou dos palestrantes é feita de acordo com o resultado esperado, e não no improviso.
- KPIs de eventos relevantes. Por exemplo, se seu objetivo principal é converter prospects, você medirá os leads gerados; se o objetivo é melhorar a comunicação e a notoriedade da marca, você acompanhará o alcance ou as menções nas redes sociais.
- Um retorno sobre investimento otimizado. Ao acompanhar de perto seu objetivo principal, seus recursos (orçamento, tempo, ferramentas) são direcionados para onde geram mais impacto.
- Uma experiência coerente para seus participantes. Consequência de todos os pontos anteriores: o formato, o conteúdo e a mensagem do seu evento se complementam.
Em resumo: sem objetivos definidos, é difícil construir uma experiência de participante coerente, e impossível medir a performance e o ROI do evento. Por isso, vale a pena não pular essa etapa de definição de objetivos!
O pré-requisito: definir seus objetivos de negócio
Antes mesmo de escolher o formato e o tipo de evento, comece se fazendo esta pergunta essencial: por que organizá-lo? Lembre-se: por trás de todo evento profissional existe uma ambição de negócio.
Aqui estão os principais tipos de objetivos de eventos que você pode buscar:
- Awareness (notoriedade): para dar visibilidade à sua marca, valorizar sua expertise ou lançar um novo produto, por exemplo.
- Engajamento / Interação: para criar conexão com sua comunidade, seus clientes ou seus parceiros por meio de uma experiência memorável.
- Conversão / Vendas: para gerar leads qualificados, acelerar seu ciclo de vendas ou até mesmo fechar contratos.
- Fidelização / Coesão: para criar conexão entre suas equipes e gerar motivação (seminários, team building, eventos internos), ou ainda criar apego à marca por parte de seus clientes (eventos para clientes).
Mas tenha em mente que seu objetivo, por mais relevante que seja, só será útil se estiver realmente claro. Use, então, o método SMART para definir objetivos de forma estruturada: seu objetivo deve ser:
- Específico: defina uma meta precisa, como por exemplo “Fortalecer a notoriedade da nossa marca entre os tomadores de decisão de TI”
- Mensurável: associe ao seu objetivo um indicador concreto, por exemplo “Atingir 500 inscritos no webinar”
- Atingível: busque um resultado ambicioso, mas realista, como “Converter 10% dos leads em oportunidades de negócio”
- Realista: adapte suas ambições aos seus recursos e à realidade da sua empresa, por exemplo “Organizar um evento híbrido com orçamento controlado”
- Temporal, defina um horizonte de tempo, como por exemplo “Até o final do trimestre”
Em suma, você deve transformar seus objetivos na bússola da sua estratégia de eventos. Uma vez esclarecida essa etapa, você pode se concentrar no formato e no tipo de evento a considerar.
💬 “Escolher o tipo certo de evento é uma coisa. E o formato? É, antes de tudo, uma questão de experiência do participante. Pergunte-se sempre onde seu público vivenciará melhor a mensagem que você quer transmitir. Lembre-se: o formato certo de evento é, antes de tudo, uma questão de contexto. São seus objetivos, seu público e os recursos disponíveis que devem determinar a escolha entre presencial, digital ou híbrido. Para um lançamento de produto ou uma ação de notoriedade, nada substitui a força do presencial. Já para um conteúdo mais técnico ou um público internacional, o digital ou o híbrido se impõem naturalmente.”, Milla Breuil, Account Manager na Digitevent
Para se inspirar, você encontrará no final do artigo o detalhamento de todos os tipos de eventos que você pode realizar.
Que tipo de evento para qual objetivo de negócio?
Antes de começar a desenvolver e organizar seu evento, veja como escolher o tipo ideal:
Quais outros critérios considerar para escolher o formato e o tipo certo de evento
Agora você já sabe da importância de conectar seu objetivo de negócio ao tipo de evento a organizar. Mas atenção: esse objetivo não é o único a considerar na escolha do formato!
Para organizar um evento coerente e eficaz, apoie-se também nos quatro pilares seguintes:
- Seu público-alvo. O que seus participantes potenciais esperam de um momento como o que você está organizando? Quais temas específicos eles gostariam de ver abordados em um evento?
- Seu orçamento disponível. Sua ideia e seu orçamento precisam estar alinhados para obter o máximo de ROI.
- A duração e a disponibilidade dos participantes. Organizar o melhor evento não serve de nada se seus convidados não puderem participar!
- O formato logístico do seu evento. A ideia é escolher entre presencial, híbrido ou 100% digital, de acordo com os hábitos do seu público e sua disponibilidade para estar presente.
Ao ter esses diferentes elementos em mente, você garante atender tanto às necessidades da sua empresa quanto às do seu público, para uma eficácia máxima do evento.
Panorama dos principais tipos de eventos profissionais
Seja seu objetivo principal transmitir uma mensagem específica ao seu público, divulgar um produto ou melhorar sua imagem de marca, aqui você encontrará todos os tipos de eventos que pode realizar.
Para eventos externos
Conferências, webinars e mesas-redondas
Eventos em que profissionais compartilham sua expertise sobre temas-chave, geralmente conduzidos por palestrantes ou especialistas.
Lançamentos de produto
Momentos marcantes que permitem apresentar uma novidade para despertar o interesse de clientes potenciais, gerar buzz e impulsionar as primeiras vendas.
Dias de imprensa
Eventos profissionais dedicados à comunicação e às relações com a mídia. São ideais para apresentar um novo produto, fortalecer a notoriedade da empresa e criar conexão com jornalistas e influenciadores do seu setor.
Eventos para clientes
Encontros premium que têm como objetivo fortalecer o relacionamento com os clientes existentes, valorizar sua fidelidade e incentivar o boca a boca positivo sobre sua marca.
Eventos exclusivos
Formatos privilegiados reservados a um público restrito de clientes ou parceiros estratégicos. O objetivo desses eventos: desenvolver um relacionamento de negócio privilegiado com eles e oferecer uma experiência memorável, por exemplo: a privatização de uma exposição ou de um backstage.
Roadshows
Séries de eventos itinerantes organizados em várias cidades, que permitem se aproximar dos clientes ou prospects diretamente no local.
Feiras e exposições
Grandes encontros setoriais em que as organizações exibem seus produtos e serviços, a fim de aumentar sua visibilidade e gerar novos contatos.
Festivais
Eventos populares, festivos e culturais que reúnem um grande público em torno de um tema forte. Esse tipo de evento fortalece a notoriedade da marca e cria uma experiência coletiva engajadora, no cruzamento entre o profissional e o festivo.
Comunidades de usuários
Encontros regulares entre usuários de uma solução para trocar boas práticas e incentivar a colaboração entre clientes.
Ativações de campo e street marketing
Ações de eventos realizadas diretamente no campo, para se aproximar do público. É uma excelente forma de promover um produto, gerar engajamento e inserir sua marca no dia a dia do público-alvo.
Dias promocionais ou vendas privadas
Eventos comerciais focados em conversão e fidelização, que permitem aos clientes descobrir, testar ou comprar produtos em um ambiente privilegiado e organizado.
Para eventos internos
Team buildings
Atividades integradoras e colaborativas criadas para fortalecer a coesão, a comunicação e o espírito de equipe dentro de uma empresa. O objetivo: trabalhar melhor em conjunto por meio do fortalecimento da coesão em uma mesma equipe.
Seminários internos
Encontros profissionais dedicados ao alinhamento estratégico, à capacitação ou à motivação dos colaboradores.
Festas ou eventos festivos
Momentos de convivência para celebrar uma conquista, um aniversário da empresa ou reunir as equipes em um ambiente informal.
Dias de integração (onboarding)
Momentos-chave para receber os novos colaboradores, criar conexão dentro da equipe e favorecer a coesão interna desde os primeiros dias de trabalho. Uma etapa essencial para fortalecer a motivação e o espírito de empresa.
Viagens ou estadias corporativas
Verdadeiras experiências de team building, esses formatos voltados para o “incentive” combinam relaxamento, descoberta e atividades coletivas. Eles fortalecem a coesão e a motivação dos colaboradores fora do ambiente habitual de trabalho.
Assembleias gerais internas
Momentos marcantes do ano profissional, essas reuniões estratégicas permitem compartilhar os resultados, os projetos e as direções principais da empresa, ao mesmo tempo em que envolvem os colaboradores na visão coletiva.
Cerimônias de premiação e awards internos
Eventos festivos e valorizadores destinados a celebrar conquistas, recompensar equipes e fortalecer a coesão interna. Um excelente formato para motivar os colaboradores e criar uma conexão única entre eles e a cultura da empresa.
Dias temáticos
Formatos de evento lúdicos e envolventes que favorecem a coesão de equipe em torno de um tema específico. Perfeito para animar a vida interna, fortalecer o vínculo entre colaboradores e criar um momento de convivência agradável.
Workshops e hackathons
Formatos participativos que favorecem a cocriação, a reflexão coletiva e a inovação sobre um problema específico.
Para eventos internos ou externos
Eventos de networking
Oportunidades de expandir a rede profissional, conhecer parceiros potenciais ou trocar experiências com pares do mesmo setor.
Eventos de capacitação
Sessões pedagógicas destinadas a desenvolver as competências dos colaboradores ou dos clientes sobre um tema específico.
Workshops participativos
Experiências colaborativas centradas na troca e na cocriação. Esse tipo de evento profissional favorece a participação ativa dos participantes e permite alcançar um objetivo comum, em um ambiente estimulante e interativo.
Eventos solidários ou de caridade
Momentos de compartilhamento e engajamento coletivo que fortalecem o senso de comunidade e os valores da empresa, ao mesmo tempo em que apoiam uma causa humana ou ambiental.
Precisa de ajuda com esse assunto? Agende sua demonstração da Digitevent e conte com os conselhos dos nossos especialistas: eles vão ajudar você a escolher o formato de evento adequado para a sua situação.
