Tradicionalmente (antigamente!?), a equipe de recepção distribui os crachás pré-impressos aos participantes, logo após a fase de credenciamento. Neste artigo, vou compartilhar minha experiência e detalhar por que esse método me parece pouco eficaz. É importante esclarecer que a Digitevent permite imprimir os crachás tanto com antecedência quanto no local do evento; aqui, estamos apenas tentando promover boas práticas e trazer aos nossos leitores dicas que beneficiarão seus eventos :).
Veja alguns efeitos indesejáveis da impressão de crachás antes do evento que queremos apontar. Repita comigo:
"Vou preservar a sensibilidade dos meus convidados"
É comum que um participante seja convidado ou se inscreva depois que a lista de nomes já tenha sido enviada para a gráfica. Também pode acontecer de erros de digitação se infiltrarem nessa lista. Nos dois casos, você será obrigado a distribuir, no dia do evento, um crachá reserva, provavelmente escrito à mão. O participante vai lamentar esse tratamento diferenciado, que o destaca e que pode ser percebido como "amadorismo" pelos demais convidados.
"Não vou deixar meus participantes esperando na porta do evento"
Depois do credenciamento, a busca e a entrega do crachá atrasam automaticamente a entrada do participante. A busca em ordem alfabética costuma ser cansativa, principalmente quando é preciso percorrer bandejas de crachás com muitos participantes na fila. Essas bandejas de crachás, além de ocupar visualmente os balcões de recepção, precisam ser organizadas antes do evento. Quem já passou por isso sabe o quanto isso toma tempo, mesmo com a ajuda de um estagiário! Quando a espera aumenta, não é raro ver alguns participantes impacientes criticarem discretamente a organização, ou até procurarem eles mesmos seus crachás nas bandejas! Por fim, a busca dos crachás exige dividir os diferentes pontos de recepção por ordem alfabética: os senhores Bonnet e Bonnard se apresentam e acabam sendo atendidos pela mesma recepcionista, enquanto a recepcionista responsável pelos nomes de C a F fica sem trabalho! Sem querer, você acabou de deixar o atendimento mais lento.
"Não vou desperdiçar meu orçamento"
A impressão antecipada dos crachás costuma ser mais cara, pois geralmente exige imprimir pouco antes da data do evento, já que a lista de participantes continua mudando até o último momento. Ao imprimir crachás personalizados e genéricos com bastante antecedência, você evita imprevistos e aproveita preços bem mais competitivos (nesse caso, as gráficas produzem no exterior, mas os prazos ficam um pouco mais longos). Além disso, vale destacar que a maioria das gráficas cobra um custo adicional pela personalização com o nome de cada participante.
Se o seu evento permitir, você já pensou em reaproveitar os crachás nos diferentes eventos do ano? A solução da Digitevent consiste em colar etiquetas com o nome do participante, impressas em tempo real, sobre crachás genéricos. Assim, a etiqueta pode ser removida, permitindo reutilizar o crachá e o cordão. As centenas de reais economizados em crachás podem compensar a personalização um pouco menor do evento! Além disso, a impressão no local evita que você precise pré-imprimir os crachás de futuros ausentes. Eles continuarão sempre errados, mas não vão mais desperdiçar crachás!
Espero sinceramente que essa defesa da impressão no local tenha convencido você de que os crachás devem ser produzidos conforme os participantes chegam. Na Digitevent, permitimos combinar o credenciamento com a impressão de crachás usando mini impressoras conectadas sem fio aos tablets. Não hesite em entrar em contato conosco se quiser saber mais sobre nossa solução ou agendar uma demonstração.
Em breve, vamos publicar um artigo com os designs de crachás mais bonitos para inspirar seus próximos eventos. E claro, não hesite em compartilhar conosco suas opiniões e experiências pessoais!
