Tradicionalmente (nos tempos antigos!?), a equipe de recepção distribui os crachás pré-impressos aos participantes, logo após a fase de registro de presença. Neste artigo, vou compartilhar minha experiência e detalhar por que esse método me parece pouco eficiente. É importante ressaltar que a Digitevent permite imprimir os crachás tanto com antecedência quanto no local; aqui, buscamos apenas promover boas práticas e oferecer aos nossos leitores dicas que vão beneficiar seus eventos :).
Aqui estão alguns efeitos indesejáveis da impressão de crachás antes do evento que queremos denunciar. Repitam comigo:
“Vou preservar a suscetibilidade dos meus convidados”
É comum que um participante seja convidado ou se inscreva depois que a lista de nomes já foi enviada para a gráfica. Também pode acontecer de erros de ortografia se infiltrarem nessa lista. Em ambos os casos, você será obrigado a distribuir no dia um crachá de emergência, provavelmente escrito à mão. O participante vai lamentar esse tratamento diferenciado, que pode ser percebido como “amadorismo” pelos demais convidados.
“Não vou deixar meus participantes esperando na porta do evento”
Após o registro de presença, a busca e a distribuição do crachá atrasam automaticamente a entrada do participante. A busca alfabética costuma ser cansativa, principalmente quando é preciso percorrer bandejas de crachás com muitos participantes. Essas fileiras de crachás, além de ocupar visualmente os balcões de recepção, precisam ser organizadas antes do evento. Todos que já fizeram isso sabem o quanto é demorado, mesmo com a ajuda de um estagiário! Quando a espera aumenta, não é raro ver alguns participantes impacientes criticarem discretamente a organização, ou até mesmo procurarem eles próprios seus crachás nas bandejas! Por fim, a busca dos crachás exige separar alfabeticamente os diferentes pontos de atendimento: os senhores Bonnet e Bonnard se apresentam, então ocuparão a mesma recepcionista; a recepcionista responsável pelos nomes de C a F ficará sem trabalho! Você acabou, sem querer, de deixar o atendimento mais lento.
“Não vou desperdiçar meu orçamento”
A impressão dos crachás com antecedência costuma ser mais cara, pois geralmente significa imprimir pouco antes da data do evento, já que a lista de participantes muda até o último momento. Ao imprimir crachás personalizados e genéricos bem antes do evento, você evita imprevistos e aproveita preços muito mais competitivos (as gráficas produzem então no exterior, mas os prazos ficam um pouco mais longos). Além disso, vale notar que a maioria das gráficas cobra um custo adicional pela personalização nominal dos cartões impressos.
Se o seu evento permitir, você já pensou em reutilizar os crachás para os diferentes eventos do ano? A solução Digitevent consiste em colar etiquetas nominais, impressas em tempo real, sobre crachás genéricos. Assim, a etiqueta pode ser retirada, permitindo que o crachá e o cordão sejam reutilizados. As centenas de euros economizados em crachás podem compensar a personalização um pouco menor do evento! Além disso, a impressão no local evita que você pré-imprima os crachás de futuros ausentes. Estes últimos sempre estarão errados, mas não vão mais desperdiçar crachás!
Espero sinceramente que esta defesa da impressão no local tenha convencido você de que os crachás devem ser produzidos conforme as chegadas. Na Digitevent, permitimos combinar o registro de presença com a impressão de crachás por meio de mini impressoras conectadas sem fio aos tablets. Não hesite em nos contatar se quiser saber mais sobre nossa solução ou agendar uma demonstração.
Em breve, vamos publicar um artigo com os designs de crachás mais bonitos para inspirar seus próximos eventos. E claro, não hesite em compartilhar com a gente suas opiniões e experiências pessoais!
