As feiras B2B e os fóruns, congressos e conferências fazem parte dos eventos cujo sucesso é difícil de avaliar, tanto pelo número de participantes (virtual ou presencial) quanto pelo número de trocas e interações durante o evento, o que é um dado difícil de medir.

Os clientes dos organizadores de feiras têm um objetivo duplo: por um lado, acompanhar as novidades do mercado (adquirir informações) e, por outro, fechar novos negócios com empresas parceiras e prospects, aumentando ao mesmo tempo a notoriedade de sua marca.

O objetivo de resultado para os organizadores de feiras e encontros B2B é, portanto, múltiplo:

  • Gerar receita
  • Criar networking entre os diferentes participantes, para que encontrem valor agregado e voltem todos os anos (fidelização de clientes)
  • Garantir a notoriedade da feira
  • Satisfazer as partes interessadas (expositores, parceiros, participantes)

É claro que é importante pensar na estratégia global do seu evento, do marketing à logística, passando pela comunicação e seus conteúdos.


Gerar receita

Em todas as áreas ligadas às vendas (que detalharemos a seguir), será necessário fazer uma análise da receita e da margem.

Para isso, propomos vários exemplos de métricas gerais e, em seguida, KPIs por área, mais específicos aos resultados relevantes para cada área:

Os KPIs gerais das áreas de geração de receita de uma feira B2B:

  • Taxa de crescimento em relação às edições anteriores:
    (Receita gerada pela venda de estandes (área nº 1) do ano N / Receita gerada por essa mesma área no ano N-1) x100

  • Participação da área no total da receita gerada:
    (Receita da área / Receita total da feira) x100

  • A receita realizada em relação aos objetivos iniciais: para comparar a receita a uma meta, é preciso antes definir essa meta :)
    (Receita da área / Meta prevista da área) x100

Será preciso, claro, preparar uma planilha Excel (ou melhor ainda, um Drive compartilhado!) para acompanhar esses KPIs antes do evento, para ser "data driven" e para garantir um balanço eficaz e objetivo.

1. Gerar receita com a venda de estandes para expositores

Para medir a eficácia desse objetivo como empresa organizadora de feiras, você pode usar um dos seguintes indicadores:

  • Taxa de ocupação:
    (Nº de estandes vendidos / Nº total de estandes disponíveis) x100. Faça os cálculos em volume e em valor.
  • Taxa de renovação de expositores:
    (Número de novos expositores / Número total de expositores na feira) x100

Não hesite em fazer "upsell" dos seus estandes para gerar receita extra: ofereça uma opção de instalação de carpete, wifi premium, disponibilização de máquinas de café, um serviço de recepcionistas. Quanto maior a qualidade e o desempenho do que você oferece, mais fácil será vender esses upsells.

Você pode se inspirar nas técnicas de yield management e nas técnicas de precificação usadas na hotelaria (ou nas companhias aéreas). Muitos artigos sobre yield management já foram escritos e podem te inspirar nesses temas de otimização: aqui está um que resume bem a ideia.

2. Gerar receita com patrocínio

O objetivo é conseguir o patrocínio do evento por um ou mais patrocinadores e valorizar o ganho de notoriedade proporcionado ao patrocinador pela visibilidade de sua marca (em resumo, uma troca de visibilidade / marketing digital por remuneração).

Nessa perspectiva, é preciso criar um pacote de patrocínio eficaz e encontrar o patrocinador certo, cujo departamento de marketing realmente se beneficiará de uma parceria ganha-ganha para alcançar seus prospects.

Não hesite em entrar em contato com seus patrocinadores para entender melhor suas motivações (notoriedade, leads, desempenho, promoção de conteúdo, promoção de uma oferta específica, etc.) e seu público-alvo. Assim como você faria com clientes normais.

Encontre patrocinadores em sites como Sponsor My Event e crie pacotes de patrocínio associados a esses objetivos e a esses públicos-alvo.

O patrocínio não precisa se limitar a uma troca de visibilidade por remuneração. Não hesite em ser criativo na estruturação das suas parcerias (por exemplo, uma simples publicação no Linkedin pode trazer visibilidade!).

Observe que, quanto mais patrocinadores houver, menos visibilidade cada um deles terá! Portanto, tome cuidado para não "saturar" seu evento.

Determine um número máximo de patrocinadores (de acordo com o número de participantes) para não fazer seu patrocínio perder valor.

Feito isso, vários elementos-chave podem ser medidos para garantir que o patrocínio esteja funcionando bem e que seus parceiros fiquem satisfeitos com os negócios que você traz a eles:

  • Taxa de exposição por patrocinador:
    (Audiência exposta à visibilidade do patrocinador / Audiência total) x100
  • Cota de patrocinadores:
    (Número de patrocinadores / Número máximo de patrocinadores) x100
  • Cota de receita:
    (Receita de patrocínio atual / Receita de patrocínio máxima) x100
  • Taxa de renovação de patrocinadores:
    (Patrocinadores presentes este ano que também eram patrocinadores em N-1 / Total de patrocinadores) x100

Por fim, assim como nos estandes, você também pode usar estratégias de upsell no seu patrocínio: ofereça acesso a uma área VIP paga, um breve vídeo patrocinado no início do evento, um banner publicitário nas comunicações da feira (e-mails, revista, folhetos, etc.). As possibilidades são (quase) ilimitadas!

3. Gerar receita com serviços de alimentação

O exemplo mais evidente é o da alimentação em uma feira presencial: você pode oferecer um serviço de alimentação complementar.

Aqui também, você pode firmar uma parceria, por exemplo trazendo um chef renomado: ele verá sua notoriedade crescer e seus participantes terão vontade de experimentar o serviço.

Aqui, o KPI de sucesso do serviço de buffet é bem simples de medir: conte o número de pratos vazios! :)

4. Gerar receita com sub-eventos dentro do evento

Você também pode organizar uma festa privada paralela ao evento principal. Uma ocasião ideal para selecionar o público e criar um ambiente leve e propício para criar laços informais entre os participantes.

Monetize esse evento enviando convites exclusivos aos seus participantes mais renomados, ou àqueles cujo objetivo principal é fazer networking com as personalidades importantes do seu evento.

Para gerenciar inscrições e check-in complexos, como o acesso a uma área VIP, a Digitevent desenvolveu uma solução específica para organizadores de feiras, fóruns e encontros profissionais.

Para medir o sucesso desses sub-eventos:

(Número de vagas VIP vendidas / Número máximo de vagas) x100

É importante cuidar bem dessa experiência extra em todos os seus aspectos: bar, música e ambiente acolhedor, espaços de conversa e espaços de encontro, entre outros.

5. Usar um aplicativo de captura de leads para expositores

Você pode vender aos seus participantes o acesso ao aplicativo de leitura de crachá. Ele permite, com um simples escaneamento do QR Code no crachá de um participante, registrar automaticamente seus dados e poder recuperá-los posteriormente.

Meça o sucesso desse aplicativo observando simplesmente se os expositores escaneiam os QR Codes uns dos outros, ou medindo o sucesso das vendas dessa funcionalidade.

6. Organizar um troféu e uma premiação

As premiações são uma excelente forma de gerar receita: afinal, os participantes da sua feira podem competir entre si por diferentes prêmios (e o orgulho de exibir esse prêmio em seus sites / redes sociais, o que também gera divulgação para sua feira).

Além disso, dependendo do porte da sua feira, os prêmios associados a ela serão cada vez mais reconhecidos. Portanto, é bem provável que seus expositores estejam dispostos a pagar para concorrer.

Essas premiações podem gerar conteúdo interessante para suas empresas clientes: você também pode considerar vender a elas o conteúdo em replay das premiações.

Você também pode monetizar algumas exclusividades, como a possibilidade de distribuir brindes durante o evento.

Criar networking entre os participantes

Como o objetivo é criar o máximo de trocas e networking entre os participantes, alguns indicadores-chave farão a diferença entre o sucesso e o fracasso do seu evento (sobretudo em B2B).

  • Taxa de reuniões por participante:
    (Número de reuniões obtidas / Número de participantes)

Essa taxa é importante, pois quanto mais alta ela for, mais útil e fácil de usar foi sua funcionalidade de agendamento, agregando valor aos seus participantes.

Por outro lado, quanto mais baixa essa taxa, mais decepcionante é a experiência para seus participantes, e maiores são as chances de eles saírem frustrados.

Com a Digitevent, você pode calcular esse número médio de relações criadas tanto em um evento virtual quanto em um evento presencial.

  • Taxa de aceitação de solicitações de reunião:
    (Número de reuniões aceitas / Número de reuniões propostas) x100

  • Taxa de no-show:
    (Número de no-shows / Número de inscritos) x100

Não se esqueça de que você pode monetizar todas essas funcionalidades de agendamento e matchmaking junto aos seus expositores ou patrocinadores, como vimos anteriormente na ideia de criação de vários pacotes de patrocínio.

De fato, nossa ferramenta de networking permite gerar salas virtuais para cada reunião, enquanto um mural de fotos inteligente permite que seus convidados marquem reuniões com outros participantes. Por fim, nossa interface Live Event permite filtrar os tipos de atividades e destacar os diferentes patrocinadores do evento.

Após o evento, envie uma pesquisa de satisfação sobre a qualidade percebida das reuniões que você propôs durante sua feira ou conferência.

Garantir a notoriedade da feira

É claro que, quanto mais renomada for uma feira ou conferência, menos esforço será necessário para encontrar expositores, que se apressarão para reservar o melhor estande assim que o formulário de participação for aberto.

Para garantir a notoriedade do seu evento, recomendamos contar com uma agência de comunicação, que fará sua notoriedade avançar junto ao seu público-alvo.

Para medir seus objetivos de notoriedade, recomendamos definir metas realistas com antecedência, como X% dos meus participantes devem me seguir nas redes sociais.

Em seguida, após o evento, você poderá comparar seus números com as metas estabelecidas antes do evento e tirar as conclusões necessárias (notoriedade insuficiente, valor agregado muito baixo? Ou, ao contrário, previsões superadas, excelente satisfação do cliente?).

Ferramentas como o mention.com vão ajudar você a medir o número de menções obtidas ao seu site, e principalmente a repercussão na imprensa da sua feira ou conferência B2B.

Satisfação geral com a experiência

Após o evento, é fundamental coletar a opinião de todas as partes interessadas para manter um processo de melhoria contínua a cada edição da sua feira.

Para seus formulários de satisfação pós-evento, recomendamos usar as conhecidas escalas estatísticas de Likert, que darão a você uma visão mais clara da satisfação geral dos seus participantes.

Ao redigir seu questionário, não se esqueça de se dirigir a cada perfil: seus expositores, seus patrocinadores, seus participantes. Você precisará, portanto, redigir três questionários de satisfação diferentes!

Se você quiser fazer as coisas direito, não hesite em fazer cerca de quinze ligações com vários participantes, patrocinadores e expositores para obter feedback sobre a feira em uma conversa telefônica direta.

Seus expositores são o coração da sua feira B2B. Sendo ao mesmo tempo sua principal fonte de receita e também os responsáveis por trazer todo o conteúdo e as novidades para a sua feira, você deve satisfazê-los a todo custo para que sua feira (ou sua conferência) seja um sucesso.

Para isso, como já dissemos, forneça a eles uma ideia precisa de quem virá ao seu evento (número, demografia, nível hierárquico, etc.) para ter o máximo de visibilidade possível.

Para medir a satisfação dos expositores da sua feira, propomos um indicador simples: a taxa de retenção. Esse indicador parte do princípio de que, se um expositor deseja fazer negócio com você novamente no ano seguinte, é porque ficou satisfeito.

  • Taxa de renovação de expositores:
    (Número de expositores atuais que também estavam presentes em N-1 / Número total de expositores) x100

Conclusão

Se você é organizador de conferências ou feiras B2B, pode criar um painel que reúna todos esses KPIs para acompanhar em tempo real o andamento dos diferentes aspectos do seu evento. O painel em tempo real da Digitevent pode ser uma base sólida para medir informações relevantes, para eventos nativamente orientados por dados.

Dessa forma, você terá o máximo de visibilidade e conseguirá antecipar com precisão seu avanço (ou seu atraso) em relação às suas metas.

Deseja organizar uma feira ou conferência B2B nos próximos meses? Fale com um gerente de projeto da Digitevent, que terá prazer em ajudar a indicar as possibilidades técnicas do seu projeto.