O Barômetro de Clientes sobre os desafios de 2023 da comunicação de eventos * realizado em janeiro de 2023 indica que 52% dos profissionais entrevistados planejam realizar sua produção de eventos no formato híbrido. Por outro lado, muitos eventos híbridos realizados em 2021 e 2022 estavam longe de atender às expectativas.
O evento híbrido costuma ser visto como um meio-termo, no qual os participantes on-line ficam em segundo plano, em vez de terem uma experiência completa. Essa prática costuma gerar frustração nos participantes on-line, que não vivenciam a mesma experiência de quem está presente fisicamente no evento. A experiência híbrida também costuma ser cansativa, pois não leva em conta o "tempo digital", mais rápido que o "tempo físico", e pode ser frustrante por ser, na maioria das vezes, unidirecional.
Na verdade, o digital permite obter um retorno do público muito mais rico, preciso e detalhado do que o presencial. No entanto, para aproveitar esse feedback qualificado e valioso, é essencial criar propostas digitais adequadas. Isso exige a criação de formatos de evento específicos para aproveitar essa riqueza e valorizar os participantes on-line.
O formato híbrido assíncrono
O desafio
A preparação de um grande evento presencial pode envolver conteúdo demais (palestrantes, mensagens, debates) em relação ao tempo disponível, e não é possível acrescentar mais um dia à programação. Os organizadores precisam encontrar soluções criativas para lidar com o volume de conteúdo sem comprometer a qualidade do evento.
A SOLUÇÃO
Oferecer um prólogo e/ou um epílogo digital antes e/ou depois do evento para medir as expectativas dos participantes, preparar o público com conteúdo relevante para reflexão, coletar feedback e compartilhar os resultados. Essa configuração tem a vantagem de otimizar o uso do tempo limitado do evento presencial, ao mesmo tempo em que oferece uma experiência mais rica e interativa para os participantes.
A configuração
Apresentar sessões on-line uma semana ou um mês antes/depois do dia D, integradas à programação geral. Para garantir a participação do público, os convites devem oferecer vantagens exclusivas, como a possibilidade de influenciar o conteúdo do evento presencial durante o prólogo e um acesso privilegiado aos desdobramentos do evento durante o epílogo. Esse teaser cria uma expectativa positiva e incentiva a participação ativa dos convidados.
As chaves do sucesso
Reservar tempo suficiente para preparar as sessões antes e depois, além de incorporar o feedback dos participantes. Isso permite ser ainda mais relevante no evento presencial ou no próximo. A antecipação é, portanto, um fator-chave para o sucesso desse formato híbrido.
A inspiração
O jogo de futebol de domingo à noite, com um prólogo e um epílogo para enriquecer a experiência dos espectadores. ANTES: uma análise dos principais pontos para dar aos espectadores as chaves para entender a partida. DURANTE: os espectadores acompanham a partida ao vivo. DEPOIS: uma sessão de debriefing permite revisitar os melhores momentos da partida e aprofundar a análise.
O formato híbrido multipúblico
O desafio
Conseguir alcançar diferentes tipos de público em um mesmo evento, sabendo que algumas pessoas não podem ou não querem estar presentes no local.
A SOLUÇÃO
Oferecer um único evento presencial, acompanhado de sessões digitais que aproveitam a presença de palestrantes-chave no local, para alcançar um público específico sobre um tema preciso (por exemplo, o lançamento de um produto durante uma feira, uma oferta exclusiva ou uma palestra conduzida por um palestrante renomado).
A configuração
Criar um site do evento que destaque as sessões digitais oferecidas além do evento presencial. O site deve explicar as vantagens oferecidas aos participantes, mesmo que eles não possam participar pessoalmente, e deve facilitar a inscrição nas sessões digitais consideradas mais interessantes.
As chaves do sucesso
Produzir no local as sessões dedicadas aos participantes remotos, em vez de simplesmente filmar o evento presencial. Isso garante uma condução, um ritmo e uma interatividade adequados a essas sessões (quiz, enquetes, nuvens de palavras, etc.). A produção pode ser leve e econômica graças à curta duração das sessões (30 a 45 minutos).
A inspiração
O Salão Aeronáutico de Le Bourget mostra como é possível ser, ao mesmo tempo, um evento voltado para o público em geral e um encontro profissional B2B com expectativas diametralmente opostas, mesmo dentro do mesmo setor. De um lado, está a importância da confidencialidade e das negociações comerciais; do outro, o aspecto espetacular e a descoberta.
O formato híbrido multissede
O desafio
O objetivo do evento é reunir um público disperso por uma ampla área geográfica. No entanto, por razões ambientais e econômicas, não é possível nem desejável reunir todos os participantes em um único local. Ainda assim, é fundamental preservar a atmosfera festiva e acolhedora do evento.
A SOLUÇÃO
Organizar eventos presenciais simultâneos em diferentes locais físicos. Assim, os participantes se reúnem no local mais próximo. O digital garante a coerência do conjunto por meio de transmissões multissede da sessão plenária (por exemplo) e permite unificar as interações.
A configuração
A implementação exige uma logística de gestão centralizada e o uso de uma ferramenta digital que permita aos participantes interagir pelo celular, enquanto o conteúdo ao vivo pode ser transmitido em telões nos diferentes locais físicos do evento.
As chaves do sucesso
Para ter sucesso, é importante contar com um organizador dedicado a cada local, capaz de conduzir sessões locais, além de uma gestão de projeto sólida. Em troca, o evento será vivido como um momento festivo, coletivo e marcante, sem o impacto financeiro e ambiental de reunir todos os participantes em um único lugar.
A inspiração
O multiplex da noite de eleições políticas. Esse formato consiste em organizar transmissões ao vivo nas diferentes sedes dos partidos políticos, em vez de reuni-los em um único local físico.
O formato híbrido intercalado
O desafio
Organizar um evento presencial e torná-lo acessível a um público mais amplo, mas sem a possibilidade de mobilizar esse público por muito tempo ou de trazê-lo até o local.
A SOLUÇÃO
Oferecer uma experiência digital em forma de uma sessão curta, integrada a um evento presencial mais longo. Essa inserção, com duração de 30 minutos, por exemplo, é totalmente dedicada aos participantes remotos. O público presencial também pode ser filmado, o que contribui para o caráter especial dessa sequência digital. A CONFIGURAÇÃO A parte digital deve ser curta, mas cuidadosamente preparada, com um apresentador experiente que engaje os participantes remotos. Eles precisam sentir que a sessão foi pensada especialmente para eles e que sua opinião é levada em conta, talvez por meio de enquetes cujos resultados sejam usados no restante do evento.
As chaves do sucesso
Os participantes precisam se sentir incluídos, apesar da ausência física. Dedicar a eles um tempo curto, porém valioso, com conteúdo personalizado e interativo os fará sentir envolvidos e entender que suas reações terão impacto no evento.
A inspiração
O espetáculo do artista Verino, que criou um conceito inovador no Youtube chamado "Dis donc internet". Toda semana, durante seu show, ele comenta de forma bem-humorada os acontecimentos recentes em uma série de vídeos endereçada exclusivamente ao seu público on-line. Durante 4 a 8 minutos, ele vira as costas para a plateia para falar diretamente com a câmera.
O formato híbrido em ALTERNÂNCIA
O desafio
Organizar eventos recorrentes, como "Town Hall Meetings", "Product Increment", seminários de vendas, etc., cujos custos aumentam mais rápido do que o orçamento disponível.
A SOLUÇÃO
Realizar algumas ocorrências dos eventos recorrentes 100% no digital para limitar os custos, mantendo a qualidade percebida de cada evento presencial que permanece.
A configuração
Criar um minissite que centralize todos os eventos presenciais e digitais planejados, para montar uma programação híbrida coerente ao longo do ano. Para isso, usam-se os mesmos apresentadores e sequências nos dois formatos, ao mesmo tempo em que se oferecem atividades exclusivas para cada um. Por exemplo, mais interatividade nos eventos digitais e mais networking nos eventos presenciais.
As chaves do sucesso
É importante que os participantes não fiquem no escuro quanto à razão econômica que justifica esse funcionamento alternativo. Se perceberem que os eventos digitais são cuidadosamente preparados, permitem uma melhor gestão do tempo e que os eventos presenciais continuam ricos, eles se sentirão beneficiados nos dois formatos.
A inspiração
O trabalho remoto é um exemplo de hibridização da organização do trabalho, em que os funcionários podem aproveitar as vantagens oferecidas pelos dois modelos. A flexibilidade e a liberdade de escolha entre os dois são elementos cruciais.
