Você criou um lindo convite para o seu evento, caprichou no assunto, segmentou sua base de contatos e clicou em "enviar". Missão cumprida? Não exatamente.

De acordo com um estudo realizado em 2022 pela Campaign Monitor, a taxa média de abertura fica em torno de 21,5%. Só que, entre o envio e o recebimento real de um e-mail, existe um fator muitas vezes desconhecido: a entregabilidade.

É uma das alavancas mais poderosas e subestimadas do desempenho de marketing.

Neste artigo, explicamos o que é a entregabilidade, quais são os fatores que a influenciam e, sobretudo, como melhorá-la na prática.

Definição de entregabilidade de e-mails

A entregabilidade é a capacidade do seu e-mail de chegar à caixa de entrada do destinatário sem ser bloqueado pelos filtros antispam nem rejeitado pelos servidores.

Ao contrário do que muitos pensam, clicar em "enviar" não significa que o e-mail foi recebido.

Como calculá-la?

Você pode medir a entregabilidade com um indicador simples: a taxa de entregabilidade. Ela é calculada assim:
Taxa de entregabilidade = (Número de e-mails entregues / Número de e-mails enviados) x 100

Por exemplo, se você enviar 300 convites e 288 chegarem ao destino, sua taxa de entregabilidade é de 96%. Estima-se que uma boa taxa fique acima de 95%.

Diferença em relação à taxa de abertura

Você deve fazer a distinção entre taxa de entregabilidade e taxa de abertura.

A taxa de entregabilidade indica se o e-mail chegou à caixa de entrada, enquanto a taxa de abertura indica se o destinatário abriu o e-mail.

Lembre-se de que não é possível ter uma boa taxa de abertura sem antes ter uma boa entregabilidade: essa é a primeira condição para um e-mail eficaz.

Os status de envio que você precisa conhecer

Uma plataforma de envio de convites como a Digitevent fornece status de envio detalhados que ajudam a entender o que acontece depois de clicar em "Enviar":

  • Envio em andamento: a mensagem está a caminho. Ela já saiu da plataforma, mas ainda não foi aceita pelo servidor do destinatário.
  • Expedido: o e-mail foi aceito pelo servidor de recebimento. Ele já pode aparecer na caixa de entrada ou na caixa de spam.
  • Envio adiado: o servidor do destinatário está temporariamente indisponível. O envio será tentado novamente durante 72 horas.
  • Aberto / Clicado: o e-mail foi visualizado ou um link foi clicado. São sinais de interação que confirmam que a mensagem foi realmente entregue.
  • Abandonado: o e-mail não foi enviado porque o endereço é conhecido por ser inválido.
  • Rejeição definitiva: o e-mail foi rejeitado porque o endereço do destinatário está incorreto ou não existe mais.

Uma alta proporção de rejeições ou abandonos pode, por exemplo, explicar uma queda na sua taxa de entregabilidade.

Tenha em mente que analisar os status de envio dos seus convites é essencial para avaliar a qualidade da sua base de contatos.

💬 A citação do especialista Digitevent:

"A entregabilidade é o passaporte dos seus e-mails: sem os carimbos técnicos certos e uma reputação sólida, suas mensagens nunca chegarão à caixa de entrada." - Damien Remise, Account Manager na Digitevent

Quais fatores influenciam a entregabilidade dos e-mails?

A entregabilidade não depende de um único parâmetro, mas de um conjunto de fatores técnicos, comportamentais e contextuais. Veja os 4 principais:

A reputação do remetente: Sua reputação é diretamente influenciada pelas suas práticas de envio. Toda vez que você envia um e-mail, os servidores de mensagens avaliam seu comportamento com base em vários critérios:

  • A taxa de reclamações: quantos destinatários marcam seus e-mails como indesejados?
  • A taxa de rejeição : quantos e-mails retornam por causa de endereço inválido?
  • A taxa de engajamento: seus e-mails são abertos, clicados, excluídos sem serem lidos?

O conteúdo da mensagem: o tom, as palavras-chave e a formatação podem acionar os filtros antispam.

A configuração técnica : para ser bem identificado como remetente confiável, sua equipe de TI precisa configurar três protocolos-chave que funcionam como os documentos de identidade digitais dos seus e-mails e têm papel central na credibilidade deles. :

  • SPF (Sender Policy Framework), que verifica se o e-mail foi realmente enviado a partir de um servidor autorizado pelo seu domínio.
  • DKIM (DomainKeys Identified Mail), que adiciona uma assinatura digital garantindo que a mensagem não foi alterada.
  • DMARC, que orquestra esses dois protocolos e indica aos servidores de recebimento o que fazer se a autenticação falhar (deixar passar, colocar em quarentena ou rejeitar).

O volume e a frequência de envio: picos repentinos ou um ritmo excessivo podem ser percebidos como suspeitos.

Muitos fatores influenciam a capacidade dos seus convites de chegar ao destino. Felizmente, algumas regras simples e concretas podem ajudar a melhorar consideravelmente sua taxa de entregabilidade.

Veja, por exemplo, cinco sintomas que ajudam a diagnosticar a saúde da sua base de contatos e agir em consequência:

  • Taxa de rejeição alta: indica uma base envelhecida ou mal qualificada → limpe sua base ou revise a segmentação
  • Queda brusca na taxa de abertura: revela um provável problema de entregabilidade → analise os conteúdos e verifique os protocolos SPF/DKIM, com a ajuda de um especialista técnico se necessário
  • Aumento dos cancelamentos de inscrição: reflete uma mensagem inadequada ou uma frequência de envio muito alta → repense a estratégia editorial
  • Nenhuma interação há 6 meses: indica contatos inativos, com risco de desengajamento definitivo → lance uma campanha de reativação direcionada
  • Ausência de conteúdo de alto valor agregado: acompanhe a campanha de reativação para captar novamente a atenção

8 boas práticas para melhorar a entregabilidade dos seus convites

Entender os fatores da entregabilidade dos e-mails é bom. Colocá-los em prática é melhor. Propomos ações simples e eficazes para impulsionar o desempenho das suas campanhas.

1. Limpe regularmente sua base de contatos

Não se esqueça de que uma base limpa é indispensável para manter uma boa reputação de remetente. Endereços inativos, incorretos ou desatualizados causam erros de envio ou abandonos automáticos.

Para manter uma base de contatos eficaz:

  • Verifique ou remova os contatos inativos há mais de 6 meses.
  • Evite bases de contatos compradas ou recorra a fornecedores de confiança.
  • Use ferramentas de validação de endereços de e-mail.

Uma alta taxa de rejeições costuma ser sinal de uma base de contatos não qualificada. A longo prazo, isso pode prejudicar seriamente sua reputação de remetente e até levar à classificação sistemática do seu domínio como spam.

Não hesite em usar ferramentas online como o Kickbox para testar a qualidade da sua base de dados.

2. Identifique corretamente seu domínio

Provedores de e-mail como Gmail ou Outlook verificam se seus convites realmente foram enviados por você. Entre em contato com sua equipe de TI para garantir que seu nome de domínio esteja bem autenticado e que os protocolos SPF, DKIM e DMARC estejam configurados corretamente.

Se a maioria dos destinatários pertence à mesma organização, envolva a equipe de TI dessa organização para que ela reconheça um endereço IP específico: isso é o whitelisting. Essa prática consiste em adicionar um remetente ou um IP a uma lista de confiança, para evitar que os e-mails sejam bloqueados.
Por fim, garanta que seu endereço de envio seja coerente e profissional.

3. Capriche no conteúdo dos seus convites

O tom, o estilo e a estrutura do seu e-mail influenciam diretamente se ele será classificado na caixa de entrada ou na caixa de spam.

Os filtros antispam analisam o conteúdo e a forma dos seus e-mails:

  • Evite formulações muito comerciais, as famosas "spam words": "Grátis!!!", Reembolsado, Presente, 100% Grátis, Sem taxas, Ganhou!, etc.
  • Limite o uso de letras maiúsculas e pontos de exclamação.
  • Monitore o equilíbrio entre as imagens e os textos dos seus convites.
  • Escreva um conteúdo legível mesmo sem imagens.
  • Adicione elementos de personalização (nome, empresa, etc.).

4. Respeite um bom ritmo de envio

Se você enviar e-mails demais de uma vez ou com muita frequência, pode disparar alertas nos provedores de e-mail. Por isso, você deve:

  • Dividir seus envios para evitar picos de tráfego.
  • Adotar uma frequência coerente e adequada ao seu público.
  • Evitar envios em massa para milhares de destinatários de uma só vez.

Alguns servidores atrasam ou recusam envios considerados "repentinos" ou muito massivos. Vale notar que uma boa plataforma de envio de e-mails já inclui essas práticas em suas funcionalidades por padrão.

5. Ofereça sempre um cancelamento de inscrição simples

De acordo com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), um link de cancelamento de inscrição é obrigatório.

Não se esqueça de colocar um link visível no rodapé e não complique o processo (sem múltiplos cliques nem exigência de justificativa).

Um usuário que não consegue cancelar a inscrição facilmente tem mais chances de marcar seu e-mail como indesejado.

Garantir a facilidade de cancelamento de inscrição é sinal de confiança e, portanto, benéfico para sua reputação.

6. Teste seus e-mails

Um e-mail bem escrito ainda pode cair no spam se não for testado corretamente.

Cada provedor de e-mail pode interpretar sua mensagem de forma diferente.

  • Envie um teste de entregabilidade de e-mail para vários provedores (Gmail, Outlook, Yahoo, etc.).
  • Analise o layout, a legibilidade e o posicionamento na caixa de entrada, seja no computador ou no celular, para garantir uma experiência ideal em qualquer dispositivo.

Sem pânico: existem ferramentas como o Mail-tester para testar a entregabilidade dos seus e-mails.

7. Analise os resultados e ajuste

As estatísticas são suas melhores aliadas para entender e corrigir o que não está funcionando. Fique de olho nestes indicadores:

  • Os status de envio (expedido, em andamento, adiado, etc.).
  • A taxa de entregabilidade (Número de e-mails entregues / Número de e-mails enviados) x 100
  • A taxa de rejeição (Número de e-mails não entregues / Número de e-mails enviados) × 100.
  • A taxa de abertura (Número de e-mails abertos / Número de e-mails entregues) × 100.
  • A taxa de cliques (Número de cliques em um link / Número de e-mails entregues) × 100.
  • Os cancelamentos de inscrição e as denúncias de spam.

Identificar rapidamente as anomalias permite reagir antes que elas afetem suas próximas campanhas.

8. Use uma plataforma de envio confiável

A solução que você usa para enviar seus convites tem um papel essencial na entregabilidade deles. Nem todas as plataformas são iguais: algumas aplicam regras rígidas para evitar bloqueios, outras não.

Aposte em uma plataforma de envio de convites confiável como a Digitevent, que já inclui por padrão as boas práticas técnicas e permite analisar claramente as estatísticas das suas campanhas.

Como você deve ter percebido, a entregabilidade não é apenas uma questão técnica: é uma verdadeira alavanca de desempenho para seus eventos. Um convite não entregue é uma mensagem que nunca será lida, um participante a menos e uma oportunidade perdida.

Não deixe seus convites caírem no esquecimento. Teste agora mesmo o Digitevent para garantir que seus e-mails cheguem aos seus destinatários, sem esforço.