Você criou um convite bonito para seu evento, caprichou no assunto, segmentou sua base de contatos e clicou em "enviar". Missão cumprida? Não exatamente.
Segundo um estudo realizado em 2022 pela Campaign Monitor, a taxa média de abertura fica em torno de 21,5%. No entanto, entre o envio e o recebimento real de um email existe um fator muitas vezes desconhecido: a entregabilidade.
Esse é um dos fatores mais poderosos e subestimados do desempenho de marketing.
Neste artigo, explicamos o que é a entregabilidade, quais fatores a influenciam e, principalmente, como melhorá-la na prática.
Definição de entregabilidade de emails
A entregabilidade se refere à capacidade do seu email de chegar à caixa de entrada do destinatário sem ser bloqueado pelos filtros antispam nem rejeitado pelos servidores.
Ao contrário do que muitos pensam, clicar em "enviar" não significa que o email foi recebido.
Como calculá-la?
Você pode medir a entregabilidade com um indicador simples: a taxa de entregabilidade. Ela é calculada assim:
Taxa de entregabilidade = (Número de emails entregues / Número de emails enviados) x 100
Por exemplo, se você envia 300 convites e 288 chegam ao destino, sua taxa de entregabilidade é de 96%. Considera-se uma boa taxa aquela acima de 95%.
Diferença em relação à taxa de abertura
É importante diferenciar bem a taxa de entregabilidade da taxa de abertura.
A taxa de entregabilidade indica se o email chegou à caixa de entrada, enquanto a taxa de abertura indica se o destinatário abriu o email.
Lembre-se de que não é possível ter uma boa taxa de abertura sem antes ter uma boa entregabilidade: essa é a primeira condição para um email eficaz.
Os status de envio que você precisa conhecer
Uma plataforma de envio de convites como a Digitevent fornece status de envio detalhados que permitem entender o que acontece depois de clicar em "Enviar":
- Envio em andamento: a mensagem está a caminho. Ela saiu da plataforma, mas ainda não foi aceita pelo servidor do destinatário.
- Enviado: o email foi aceito pelo servidor de recepção. A partir de agora, ele pode aparecer na caixa de entrada ou na pasta de spam.
- Envio adiado: o servidor do destinatário está temporariamente indisponível. O envio será tentado novamente durante 72 horas.
- Aberto / Clicado: o email foi consultado ou um link foi clicado. São sinais de interação que confirmam que a mensagem foi realmente entregue.
- Abandonado: o email não foi enviado porque o endereço é conhecido por ser inválido.
- Rejeição definitiva: o email foi recusado porque o endereço do destinatário está incorreto ou não existe mais.
Uma alta proporção de rejeições ou abandonos pode, por exemplo, explicar uma queda na sua taxa de entregabilidade.
Tenha em mente que analisar os status de envio dos seus convites é essencial para avaliar a qualidade da sua base de contatos.
💬 A citação do especialista Digitevent:
"A entregabilidade é o passaporte dos seus emails: sem os carimbos técnicos corretos e uma reputação sólida, suas mensagens nunca chegarão à caixa de entrada." - Damien Remise, Account Manager na Digitevent
Quais fatores influenciam a entregabilidade dos emails?
A entregabilidade não depende de um único parâmetro, mas de um conjunto de fatores técnicos, comportamentais e contextuais. Veja os 4 principais:
A reputação do remetente: sua reputação é diretamente influenciada pelas suas práticas de envio. Toda vez que você envia um email, os servidores de mensagens avaliam seu comportamento com base em vários critérios:
- A taxa de reclamações: quantos destinatários marcam seus emails como indesejados?
- A taxa de rejeição: quantos emails são devolvidos por causa de endereço inválido?
- A taxa de engajamento: seus emails são abertos, clicados, excluídos sem leitura?
O conteúdo da mensagem: o tom, as palavras-chave e a formatação podem acionar filtros antispam.
A configuração técnica: para ser bem identificado como um remetente confiável, sua equipe de TI precisa configurar três protocolos-chave, que funcionam como os documentos de identidade digitais dos seus emails e têm um papel central na credibilidade deles:
- SPF (Sender Policy Framework), que verifica se o email foi realmente enviado a partir de um servidor autorizado pelo seu domínio.
- DKIM (DomainKeys Identified Mail), que adiciona uma assinatura digital garantindo que a mensagem não foi modificada.
- DMARC, que orquestra esses dois protocolos e indica aos servidores de recepção o que fazer caso a autenticação falhe (deixar passar, colocar em quarentena ou rejeitar).
O volume e a frequência de envio: picos repentinos ou um ritmo excessivo podem ser percebidos como suspeitos.
Muitos fatores influenciam a capacidade dos seus convites de chegar ao destino. Felizmente, algumas regras simples e práticas podem ajudar a melhorar consideravelmente sua taxa de entregabilidade.
8 boas práticas para melhorar a entregabilidade dos seus convites
Entender os fatores da entregabilidade de emails é bom. Colocá-los em prática é melhor ainda. Propomos ações simples e eficazes para impulsionar o desempenho das suas campanhas.
1. Limpe regularmente sua base de contatos
Não se esqueça de que uma base limpa é essencial para manter uma boa reputação de remetente. Endereços inativos, incorretos ou desatualizados causam erros de envio ou abandonos automáticos.
Para manter uma base de contatos eficiente:
- Verifique ou remova os contatos inativos há mais de 6 meses.
- Evite bases compradas ou recorra a fornecedores de confiança.
- Use ferramentas de validação de endereços de email.
Uma taxa alta de rejeições costuma ser sinal de uma base de contatos não qualificada. A longo prazo, isso pode prejudicar seriamente sua reputação de remetente e até levar à classificação sistemática do seu domínio como spam.
Não hesite em usar ferramentas online como o Kickbox para testar a qualidade da sua base de dados.
2. Identifique corretamente seu domínio
Serviços de email como Gmail ou Outlook verificam se seus convites realmente foram enviados por você. Entre em contato com sua equipe de TI para garantir que seu nome de domínio esteja bem autenticado e que os protocolos SPF, DKIM e DMARC estejam configurados corretamente.
Se a maioria dos destinatários pertence a uma mesma organização, envolva a equipe de TI dessa organização para que ela reconheça um endereço IP específico: é o whitelisting. Essa prática consiste em adicionar um remetente ou um IP a uma lista de confiança, para evitar que os emails sejam bloqueados.
Por fim, garanta que seu endereço de envio seja coerente e profissional.
3. Capriche no conteúdo dos seus convites
O tom, o estilo e a estrutura do seu email influenciam diretamente sua classificação na caixa de entrada ou na pasta de spam.
Os filtros antispam analisam o conteúdo e a forma dos seus emails:
- Evite formulações muito comerciais, as famosas "spam words": "Grátis!!!", Reembolsado, Presente, 100% Grátis, Sem taxas, Ganhou!, etc.
- Limite o uso de maiúsculas e pontos de exclamação.
- Fique atento ao equilíbrio entre imagens e textos nos seus convites.
- Escreva um conteúdo legível mesmo sem imagens.
- Adicione elementos de personalização (nome, empresa, etc.).
4. Respeite um bom ritmo de envio
Se você enviar muitos emails de uma vez ou com frequência excessiva, pode acionar alertas nos provedores de email. Por isso, você deve:
- Dividir seus envios para evitar picos de tráfego.
- Adotar uma frequência coerente e adaptada ao seu público.
- Evitar envios em massa para milhares de destinatários de uma só vez.
Alguns servidores atrasam ou recusam envios considerados "repentinos" ou muito volumosos. Vale notar que uma boa plataforma de envio de email já inclui essas práticas por padrão em suas funcionalidades.
5. Ofereça sempre um descadastramento simples
De acordo com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), um link de descadastramento é obrigatório.
Não se esqueça de colocar um link visível no rodapé e não complique o processo (nada de múltiplos cliques nem de comprovante solicitado).
Um usuário que não consegue se descadastrar facilmente tem mais chances de marcar seu email como spam.
Garantir a facilidade de descadastramento é sinal de confiança e, portanto, benéfico para sua reputação.
6. Teste seus emails
Um email bem redigido ainda pode cair no spam se não for testado corretamente.
Cada serviço de email pode interpretar sua mensagem de forma diferente.
- Envie um teste de entregabilidade de email para vários provedores (Gmail, Outlook, Yahoo, etc.).
- Analise o layout, a legibilidade e o posicionamento na caixa de entrada, seja no computador ou no celular, para garantir uma experiência ideal em qualquer dispositivo.
Sem pânico: existem ferramentas como o Mail-tester para testar a entregabilidade dos seus emails.
7. Analise os resultados e ajuste
As estatísticas são suas melhores aliadas para entender e corrigir o que não está funcionando. Fique de olho nestes indicadores:
- Os status de envio (enviado, em andamento, adiado, etc.).
- A taxa de entregabilidade (Número de emails entregues / Número de emails enviados) x 100
- A taxa de rejeição (Número de emails não entregues / Número de emails enviados) × 100.
- A taxa de abertura (Número de emails abertos / Número de emails entregues) × 100.
- A taxa de cliques (Número de cliques em um link / Número de emails entregues) × 100.
- Os descadastramentos e as reclamações de spam.
Identificar rapidamente as anomalias permite que você reaja antes que elas afetem suas próximas campanhas.
8. Use uma plataforma de envio confiável
A solução que você usa para enviar seus convites tem um papel essencial na entregabilidade deles. Nem todas as plataformas são iguais: algumas aplicam regras rígidas para evitar bloqueios, outras não.
Aposte em uma plataforma de envio de convites confiável como a Digitevent, que já integra as boas práticas técnicas por padrão e permite analisar claramente as estatísticas das suas campanhas.
Como você deve ter percebido, a entregabilidade não é uma simples questão técnica: é uma verdadeira alavanca de desempenho para seus eventos. Um convite não entregue é uma mensagem que nunca será lida, um participante a menos e uma oportunidade perdida.
Não deixe seus convites caírem no esquecimento. Teste agora mesmo a Digitevent para garantir que seus emails cheguem aos destinatários, sem esforço.
