Criar um bom e-mail não é uma tarefa fácil.

Para quem não tem muita afinidade com redação ou marketing, a situação pode rapidamente virar um quebra-cabeça.

Mas não perca de vista o objetivo do seu e-mail: como organizador, você quer que seus convidados digam SIM ou NÃO à presença deles. Mantenha sempre essa ideia em mente ao redigir seu e-mail.

Para que seus convidados leiam e respondam ao seu e-mail de convite, é essencial trabalhar a fundo as duas partes que formam um bom e-mail:

1) A forma

A forma de um e-mail é a sua aparência. É um elemento frequentemente negligenciado no e-mail marketing, mas fundamental: muitos organizadores de eventos cometem erros na forma das suas comunicações, e não no conteúdo. Os convidados tendem mais a clicar em e-mails com um design cuidado do que em um corpo de texto sem nenhuma "alma".

É preciso que tudo seja agradável aos olhos dos seus participantes, para que nenhum irritante (um pequeno incômodo, algo desagradável) venha perturbar quem for ler o seu e-mail. A organização da estrutura do seu e-mail deve ser coerente e dar vontade de lê-lo por completo.

Com esse objetivo em mente, você pode trabalhar com seu próprio editor HTML ou usar o recurso de arrastar e soltar (Drag & Drop): isso permite personalizar cada detalhe. Você também pode usar um editor de arrastar e soltar como o oferecido pela Digitevent:

e-mail ruim vs. e-mail bom

  • Não hesite em inserir imagens, banners da sua empresa, o logotipo ou qualquer outro elemento gráfico de confiança. Lembre-se também de editar bem o nome do remetente e colocar o nome da sua empresa (isso também é possível com a Digitevent).

  • O espaçamento do seu e-mail também é um detalhe que não deve ser subestimado: evite o erro dos e-mails em "blocos" de texto e o oposto, e-mails espaçados demais, com 2 quebras de linha após cada frase. Evite também listas intermináveis.

  • Se possível, tente começar seu e-mail com um toque de humor, uma anedota sobre as novidades da sua empresa ou outro fato marcante do momento (pode até ser um GIF ou emojis, tudo é possível).

  • Além disso, é evidente que erros de ortografia podem ser um enorme obstáculo para a credibilidade do seu e-mail (num primeiro momento) e também para todo o seu evento (num segundo momento). Não esqueça que seu e-mail de inscrição costuma ser o primeiro elo entre o seu evento e o seu público. Portanto, não negligencie a ortografia ou a gramática, que poderiam prejudicar todo o trabalho que você realizou anteriormente. Recomendamos redigir seu e-mail antes no Google Docs ou passá-lo por softwares de correção ortográfica.

  • Por fim, os botões de inscrição (geralmente no final dos e-mails, também chamados de Call To Action ou Chamadas para Ação) do seu evento devem ter contraste suficiente para que as opções de resposta sejam facilmente legíveis (evite, portanto, texto azul sobre fundo vermelho: esta ferramenta ajuda a definir contrastes agradáveis). Tente aplicar um estilo coerente (todos os botões com bordas quadradas/arredondadas; todos com a mesma fonte, etc.) para não perder o seu leitor em meio a muitos estilos gráficos diferentes. A Digitevent oferece, em seu editor de e-mail, uma função de tema para gerar naturalmente uma identidade visual agradável.

  • Teste e revise seu e-mail em todos os navegadores, bem como em celular e tablet, para garantir que ele seja responsivo.

  • Valide com o seu departamento de TI (em caso de evento interno) a entregabilidade do seu e-mail e adicione o domínio à "whitelist" (isso é possível na Digitevent) para uma excelente taxa de entregabilidade.

  • Você segmenta os destinatários para quem envia suas comunicações? Isso permite enviar mensagens personalizadas para diferentes tipos de público dentro da mesma base de contatos, otimizando suas taxas de cliques.
  • Tome cuidado para não enviar convites a contatos que já se inscreveram! Por isso, é importante usar um software que evite erros e duplicidades (na Digitevent, o sistema detecta automaticamente e-mails duplicados e os evita).

2) O conteúdo

Seu e-mail não deve ser apenas bonito e agradável aos olhos. Na verdade, a parte 1, sobre a forma, hoje é um pré-requisito básico para bons resultados de e-mail marketing. A segunda parte, o conteúdo, deve ser o mais personalizada possível para que seus destinatários tirem valor dos seus e-mails. O conteúdo digital que você inclui nos seus e-mails deve ensinar algo útil e interessante aos seus participantes, despertando o interesse deles.

Sua estratégia de campanhas de comunicação deve necessariamente passar por um bom serviço de envio de e-mails, para evitar altas taxas de bounce e garantir uma entregabilidade ideal.

Sua mensagem deve estar alinhada com seus objetivos. No setor de eventos, tudo tem um objetivo, até mesmo suas campanhas de convite por e-mail! E não pense apenas no e-mail marketing: promova o seu evento também através da sua comunicação, das redes sociais e das muitas outras ferramentas digitais que você tem à disposição.

A ideia do seu e-mail, resumidamente, é despertar a vontade de clicar, por meio de um corpo de texto impactante e o mais personalizado possível (para isso, usaremos as variáveis da base de contatos).

Assim, o que fará realmente a diferença nas suas comunicações é o conteúdo:

  • O seu e-mail de evento realmente tem um propósito claro?
  • Você explica o que o convidado vai ganhar ao participar, para que o seu público se sinta engajado?
  • Desperte nos seus leitores a vontade de ir aos eventos: use verbos de ação, escreva com um tom dinâmico e transforme frases negativas como "Não hesite em passar por aqui!" em frases positivas como "Venha nos dizer olá", por exemplo.
  • Você explica brevemente a programação?
  • As datas estão claras e fáceis de entender no corpo do texto e na sua landing page (página de redirecionamento para a inscrição no evento)?

Se for esse o caso, o desempenho do seu e-mail marketing e a sua taxa de inscrição nos eventos devem ser muito (muito) bons (uma boa taxa de inscrição é de 50%).

Conclusão:

Para que o seu e-mail seja eficaz, transmita confiança aos seus contatos por meio da sua identidade visual, peça para colegas revisarem o seu e-mail e deixe bem claro o interesse do seu evento para os seus contatos, além do local e da data dele.

Um bônus se for um evento interno: você convive todos os dias com seus colaboradores, e eles já estão acostumados a abrir seus e-mails regularmente. Portanto, você não deveria se preocupar com uma baixa taxa de abertura.

Pronto, agora você está preparado para enviar um ótimo e-mail de convite para o seu evento corporativo! Não hesite em fazer isso com a ferramenta de envio de e-mail da Digitevent para ainda mais simplicidade.