Probabilmente non è una sorpresa: il periodo Covid non è stato il più apprezzato dal settore degli eventi. In Francia, da marzo a ottobre, le perdite accumulate dal settore superano i 15 miliardi di euro.

Allora cosa fare quando si è una start-up nel settore eventi e da un giorno all'altro gli eventi vengono cancellati uno dopo l'altro e viene a mancare la visibilità?

La cultura startup come migliore alleata per attraversare la tempesta

Trasformare una difficoltà in opportunità di business è un tratto comune della cultura startup.

Come ai vecchi tempi, quando è stato necessario far nascere il progetto Digitevent, è stato necessario trovare e adattare il proprio modello di business a un mercato trasformato, ideare nuove offerte, consegnare funzionalità in tempi record e trovare nuovi partner.

La giovinezza e la mentalità dei team, sia internamente che più in generale nell'ecosistema startup, sono anche un fattore determinante di successo. La flessibilità dei collaboratori di fronte agli imprevisti e la loro padronanza del digitale sono vantaggi in caso di cambiamento improvviso di configurazione (smart working, nuovi processi organizzativi, ecc.).

Reagire in fretta prendendosi comunque il tempo per riflettere

Lucien Derhy, co-fondatore di Digitevent, ripercorre gli ultimi mesi...

“Già da fine febbraio abbiamo anticipato le cancellazioni e ci siamo organizzati per limitare l'impatto di una crisi di cui non riuscivamo del tutto a quantificare la durata. Abbiamo quindi congelato le assunzioni (esclusi gli sviluppatori), organizzato lo smart working, rassicurato i team, adattato i ritmi di lavoro e preso la decisione di accelerare gli investimenti tecnologici guardando al futuro.

Ci siamo poi presi il tempo di organizzare uno sprint strategico di 2 settimane per raccogliere le opinioni e i bisogni di tutte le parti interessate: dipendenti, clienti, partner... Questo ci ha permesso di identificare, senza pregiudizi, le nuove problematiche emerse con il Covid. In un certo senso, ci ha costretti a prendere quel distacco che la frenesia quotidiana non ci permetteva”.

I nuovi orientamenti strategici

La sfida era rispondere alle nuove problematiche di un mercato alla ricerca di nuovi riferimenti e aiutare gli organizzatori nell'implementazione operativa di soluzioni innovative: “È stato necessario proporre alternative complete per tutte le tipologie di eventi: seminari, conferenze virtuali, incontri professionali con appuntamenti B2B in videoconferenza, ecc.”

È intorno a queste problematiche che l'ecosistema si è strutturato già dalla primavera del 2020.

Per evitare le cancellazioni e limitare i rinvii, abbiamo riorganizzato la nostra roadmap in tempi record, implementato soluzioni tecnologiche inedite, formato i team e garantito la comunicazione intorno alle nuove offerte per guadagnare notorietà in un mercato ancora da esplorare.

Oltre a questa formazione interna, è stato svolto un grande lavoro per orientare, spiegare e accompagnare i clienti, a volte spiazzati dalle sfide di queste nuove problematiche.

Abbiamo inoltre rivisto tutte le nostre risorse (sito, presentazioni commerciali, casi clienti, articoli, white paper sugli eventi virtuali, ecc.) per rassicurare sulla nostra competenza nella gestione di eventi virtuali e ibridi dall'inizio alla fine.

Sono nate anche nuove alleanze improbabili nel settore, poiché si è posta la sfida di far conoscere le soluzioni. Per esempio, le startup che offrono tecnologie di streaming hanno iniziato a lavorare con registi e specialisti delle riprese. Ciò che era l'eccezione è diventato la regola, creando nuove sinergie sicuramente promettenti per gli anni a venire.

Uno sguardo alla futura industria degli eventi...

Come avrete capito, il settore degli eventi nel 2020 è un po' come la conquista del West!

In una parola, il Covid è stato infine un catalizzatore per le startup. Quelle in difficoltà, o che soffrivano di una mancanza di visione, sono state duramente raggiunte dalla realtà del mercato... Mentre per le altre, il Covid ha funzionato da acceleratore di innovazione. Questa consolidazione del mercato (o “scrematura” per gli addetti ai lavori) non ha lasciato tregua a nessun attore.

Il lato positivo? Possiamo sperare che l'ambiente competitivo dei prossimi anni sarà così più completo, credibile e solido.

Nella maggior parte dei casi, l'evento virtuale resterà un sostituto prezioso ma imperfetto. A dimostrarlo, il 93% dei francesi afferma di sentire “la mancanza di eventi” in presenza dal termine del lockdown. Il concetto di zoom-fatigue è peraltro nato in questo periodo.

La maggior parte degli organizzatori confida peraltro che il formato in presenza resta il loro preferito per il dopo Covid. La maggior parte spera in una ripresa già dall'inizio del 2021, con il ritorno della bella stagione e l'inizio della vaccinazione.