Incontrare le persone giuste, al momento giusto, è diventata un'aspettativa forte, se non imprescindibile, negli eventi B2B.
Infatti, secondo uno studio realizzato nel 2024 dalla piattaforma Goodfirms, il 91% dei professionisti considera il networking come la prima motivazione di partecipazione a un evento B2B.
In questo contesto, il matchmaking degli eventi cambia le carte in tavola: struttura gli incontri, mette in contatto i profili giusti e massimizza il valore degli scambi per tutti i visitatori, espositori e organizzatori.
In questo articolo scoprirai come funziona il matchmaking, perché sta diventando una leva imprescindibile e come integrarlo efficacemente nel tuo evento.
Cos'è il matchmaking degli eventi?
Definizione e principio
Il matchmaking degli eventi è un processo di messa in contatto mirata tra i partecipanti. A differenza del networking spontaneo o informale, si basa su un'analisi preliminare dei profili, dei bisogni e degli obiettivi dei partecipanti.
Il suo scopo? Permettere incontri utili, pianificati e allineati con le aspettative di ciascuno.
Il matchmaking può essere automatizzato tramite una piattaforma digitale oppure assistito da algoritmi e da un team di coordinamento umano.
Networking vs. Matchmaking
Il networking classico si basa su incontri informali e lascia molto spazio al caso.
Il matchmaking degli eventi, invece, struttura gli scambi mettendo in contatto i partecipanti secondo criteri precisi e obiettivi comuni. Previene gli scambi non mirati e gli approcci casuali. Il risultato? Interazioni più efficaci e un'esperienza migliore per tutti.
Un concetto arricchito da dati e tecnologia
L'ascesa delle piattaforme per eventi ha reso il matchmaking più accessibile, fluido e automatizzato. Alcuni algoritmi intelligenti possono persino anticipare le connessioni utili, senza alcuna azione da parte dell'utente. Questi strumenti offrono anche dashboard per monitorare il numero di richieste di appuntamento, i tassi di accettazione e di no-show.
Per quali tipi di eventi?
Il matchmaking si adatta a diversi formati professionali:
- Fiere B2B
- Congressi e forum di business
- Eventi aziendali interni
Perché integrare il matchmaking nei tuoi eventi?
Per i partecipanti
Il matchmaking risponde a un'esigenza crescente di efficienza del tempo trascorso a un evento. I tuoi visitatori o congressisti non vogliono più semplicemente "partecipare", ma vivere un'esperienza personalizzata e utile. Il matchmaking offre diversi vantaggi ai tuoi partecipanti:
- Incontri mirati: gli appuntamenti sono allineati con i loro obiettivi professionali (prospezione, recruiting, collaborazione, ecc.).
- Un risparmio di tempo: i tuoi partecipanti non devono più "andare a caccia" dei contatti giusti sul posto.
- Una valorizzazione del percorso: ogni utente beneficia di un'esperienza costruita sulle proprie esigenze.
- Una sensazione di efficacia: i risultati concreti (contatti utili, partnership avviate, ecc.) rafforzano la soddisfazione complessiva percepita durante l'evento.
Il matchmaking contribuisce anche a ridurre drasticamente il tasso di no-show a un evento: un appuntamento pianificato incoraggia la presenza. Ideale per i partecipanti a distanza o internazionali, facilita il contatto preliminare e l'ottimizzazione dello spostamento o della connessione.
Per gli espositori
Nelle tue fiere B2B, gli espositori investono per incontrare prospect qualificati, non per distribuire brochure. Integrare un sistema di matchmaking permette loro:
- Di individuare i visitatori giusti e ottenere appuntamenti pianificati in anticipo.
- Di migliorare il tasso di conversione: significa meno visitatori, ma lead di qualità migliore.
- Di aumentare il loro ROI e, di conseguenza, giustificare l'investimento in uno stand o in una partnership grazie a KPI tangibili.
- Di rafforzare il coinvolgimento degli sponsor.
Alcuni sistemi permettono anche di associare i brand partner agli strumenti di matchmaking (branding, filtri sponsorizzati, evidenza nei suggerimenti, ecc.).
Per gli organizzatori
In quanto leva strategica per la riuscita di un evento, il matchmaking degli eventi è sinonimo di benefici concreti per te:
- Una differenziazione competitiva: offrire un servizio di incontri qualificati posiziona il tuo evento come di alto livello o innovativo.
- Una maggiore soddisfazione e coinvolgimento dei partecipanti: sia i visitatori che gli espositori percepiscono un valore maggiore.
- Un business model ottimizzato: le tue fiere diventano ancora più redditizie grazie all'aggiunta di un'offerta che permette agli espositori di disporre di un'agenda dedicata alla presa di appuntamenti.
- Dati raccolti preziosi: hai visibilità sul numero di incontri proposti, accettati o sul tasso di presenza agli appuntamenti.
Una crescita di qualità e di fidelizzazione: un matchmaking efficace incoraggia i tuoi partecipanti a tornare e a consigliare l'evento.
Come funziona in pratica?
Prima dell'evento:
I partecipanti compilano un modulo di iscrizione arricchito, in cui specificano la loro funzione, il loro settore di attività, le loro aspettative e i profili che desiderano incontrare.
Queste informazioni alimentano un motore di ricerca o un algoritmo di matchmaking, che permette di creare profili filtrabili e consultabili in un'interfaccia sotto forma di rubrica fotografica.
Ma non è tutto: ogni partecipante riceve proposte di appuntamenti mirati in base ai dati inseriti e alle regole di matchmaking definite dall'organizzatore.
Può gestire la propria agenda degli appuntamenti direttamente dall'app o dalla piattaforma web, con slot visibili e modificabili in base alle proprie disponibilità.
Durante l'evento:
I partecipanti seguono direttamente le loro agende personali di appuntamenti dall'app dell'evento. Possono segnalare direttamente all'organizzatore i no-show.
Gli incontri si svolgono in spazi dedicati, identificati nel luogo dell'evento oppure tramite link di videochiamata se l'evento è online o ibrido.
Dopo l'evento:
I contatti stabiliti possono essere recuperati dai partecipanti tramite un'esportazione in file Excel. L'organizzatore può sfruttare i dati di performance come il numero di appuntamenti realizzati, il tasso di partecipazione o i feedback di soddisfazione per misurare l'efficacia del sistema e migliorare le edizioni successive.
Come puoi mettere in atto un sistema di incontri efficace?
Identifica il tuo pubblico
Inizia con il segmentare i tuoi partecipanti: espositori, acquirenti, partner, candidati, ecc. Raccogli poi informazioni chiave al momento dell'iscrizione: obiettivi, interessi, disponibilità. Questi dati ti permetteranno di proporre appuntamenti pertinenti e personalizzati.
Affidati a una piattaforma adeguata
Utilizza uno strumento per eventi come Digitevent per gestire l'intero processo, integrando queste funzioni chiave:
- Richieste di appuntamento (soggette all'accettazione del destinatario oppure accettate automaticamente).
- Quote di appuntamenti confermati e richieste in attesa
- Gestione delle indisponibilità e dei "no-show"
- Sincronizzazione delle agende
- Assegnazione automatica a tavoli, spazi per appuntamenti oppure sale per videoconferenze
- Integrazione di agende, videochiamate o punti di incontro fisici
Crea sessioni distinte in base ai pubblici o ai formati, in presenza oppure a distanza.
Definisci regole chiare
Stabilisci chi può incontrare chi (per esempio: gli studenti possono incontrare i recruiter e i fornitori possono incontrare gli acquirenti).
Queste regole ti permetteranno di evitare connessioni sbagliate e di rendere gli scambi più fluidi.
Incoraggia la partecipazione
Prima dell'evento, informa bene i partecipanti sulle modalità di incontro tramite email, tutorial e video. Non dimenticare di valorizzare la rubrica fotografica con filtri utili (azienda, settore, ecc.) e prevedi spazi o slot dedicati agli appuntamenti.
Monitora e ottimizza
Analizza i risultati osservando il numero di appuntamenti presi, il tasso di partecipazione e le assenze registrate. Puoi utilizzare le esportazioni e le dashboard per affinare il tuo sistema e individuare i punti da migliorare. Infine, fai leva su questi dati per valorizzare l'evento presso i tuoi partner e ottimizzare l'organizzazione delle prossime edizioni.
5 buone pratiche per ottimizzare il matchmaking
1. Cura la qualità dei profili dei partecipanti
Incoraggia i partecipanti a completare il proprio profilo con informazioni precise: funzione, obiettivi, settori di attività, ecc. Più un profilo è ricco, più il matchmaking sarà pertinente.
Non esitare quindi a rendere alcuni campi obbligatori al momento dell'iscrizione.
2. Definisci regole di messa in contatto pertinenti
Delimita le possibilità di incontro in base ai segmenti (per esempio: acquirenti ↔ fornitori) ed evita le richieste non pertinenti limitando gli incroci inutili. Questa strutturazione migliora la fluidità e la qualità degli scambi.
3. Integra il matchmaking nell'esperienza complessiva
Prevedi slot dedicati nell'agenda dell'evento e pensa ad allestire spazi tranquilli e facilmente individuabili per gli appuntamenti. Non dimenticare che il matchmaking deve essere visibile e facilmente accessibile nell'app o nel sito dell'evento.
4. Prevedi promemoria e solleciti automatizzati
Programma notifiche intelligenti come conferme di appuntamento, promemoria e solleciti se uno slot è vuoto. Le email o gli SMS ti aiutano a mantenere un buon tasso di partecipazione ed evitare i no-show.
5. Misura i risultati per migliorare
Monitora i KPI chiave: numero di richieste inviate, tasso di conferme, tasso di no-show, soddisfazione. Pensa poi a utilizzare le esportazioni e i report della piattaforma per regolare i parametri nelle prossime edizioni. Concludi integrando i feedback dei partecipanti per arricchire l'esperienza a ogni iterazione.
💬 Il consiglio dell'esperto Digitevent:
« Il segreto per creare un matchmaking che abbia senso è prenderti il tempo per capire davvero i tuoi partecipanti fin dall'iscrizione. Puntando sull'ascolto, sull'agilità e su una vera personalizzazione, fai crescere il valore di ogni incontro e l'impatto del tuo evento. », Rémi Fontaine, Head of Customer Success presso Digitevent
Il matchmaking degli eventi non è più un gadget: dà senso a ogni incontro, struttura le agende e massimizza il valore percepito dei tuoi eventi.
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