Incontrare le persone giuste, al momento giusto, è diventata un'aspettativa forte, se non imprescindibile, negli eventi B2B.

Infatti, secondo uno studio realizzato nel 2024 dalla piattaforma Goodfirms, il 91% dei professionisti considera il networking come la prima motivazione di partecipazione a un evento B2B.

In questo contesto, il matchmaking degli eventi cambia le carte in tavola: struttura gli incontri, mette in contatto i profili giusti e massimizza il valore degli scambi per tutti i visitatori, gli espositori e gli organizzatori.

In questo articolo scoprirai come funziona il matchmaking, perché sta diventando una leva imprescindibile e come integrarlo efficacemente nel tuo dispositivo per eventi.

Cos'è il matchmaking degli eventi?

Definizione e principio

Il matchmaking degli eventi è un processo di messa in relazione mirata tra i partecipanti. A differenza del networking spontaneo o informale, si basa su un'analisi preliminare di profili, esigenze e obiettivi dei partecipanti.

Il suo scopo? Permettere incontri utili, pianificati e allineati alle aspettative di ciascuno.

Il matchmaking può essere automatizzato tramite una piattaforma digitale oppure assistito da algoritmi e un team di coordinamento umano.

Networking vs. Matchmaking

Il networking classico si basa su incontri informali e lascia molto spazio al caso.

Il matchmaking degli eventi, invece, struttura gli scambi mettendo in contatto i partecipanti secondo criteri precisi e obiettivi comuni. Previene gli scambi non mirati e gli approcci casuali. Il risultato? Interazioni più efficaci e un'esperienza migliore per tutti.

Cinque criteri permettono di misurare cosa cambia davvero il matchmaking degli eventi rispetto al networking classico:

  • Tipo di scambio: informale e non pianificato per il networking, contro basato su profili e obiettivi per il matchmaking
  • Efficacia: casuale da un lato, su misura e orientata al valore degli incontri dall'altro
  • Esperienza: generale e poco personalizzata per il networking, ottimizzata grazie a filtri per il matchmaking
  • Tasso di no-show: elevato per il networking, ridotto grazie all'impegno su fasce orarie fisse per il matchmaking
  • Strumenti associati: nessuno strumento per il networking, una piattaforma digitale con agenda integrata per il matchmaking

Un concetto arricchito dai dati e dalla tecnologia

La crescita delle piattaforme per eventi ha reso il matchmaking più accessibile, fluido e automatizzato. Gli algoritmi intelligenti possono persino anticipare le connessioni utili, senza alcuna azione da parte dell'utente. Questi strumenti offrono anche dashboard per monitorare il numero di richieste di appuntamento, i tassi di accettazione e di no-show.

Per quali tipi di eventi?

Il matchmaking si adatta a diversi formati professionali:

  • Fiere B2B
  • Congressi e forum d'affari
  • Eventi aziendali interni

Perché integrare il matchmaking nei tuoi eventi?

Per i partecipanti

Il matchmaking risponde a un'esigenza crescente di efficienza del tempo trascorso a un evento. I tuoi visitatori o congressisti non vogliono più semplicemente "partecipare", ma vivere un'esperienza personalizzata e utile. Il matchmaking offre diversi vantaggi ai tuoi partecipanti:

  • Incontri mirati: gli appuntamenti sono allineati con i loro obiettivi professionali (prospezione, recruiting, collaborazione, ecc.).
  • Un risparmio di tempo: i tuoi partecipanti non devono più "dare la caccia" ai contatti giusti sul posto.
  • Una valorizzazione del percorso: ogni utente beneficia di un'esperienza costruita sulle proprie esigenze.
  • Una sensazione di efficacia: i risultati concreti (contatti utili, partnership avviate, ecc.) rafforzano la soddisfazione complessiva percepita durante l'evento.

Il matchmaking contribuisce anche a ridurre drasticamente il tasso di no-show a un evento: un appuntamento pianificato incoraggia la presenza. Ideale per i partecipanti a distanza o internazionali, facilita il contatto preliminare e l'ottimizzazione dello spostamento o della connessione.

Per gli espositori

Nelle tue fiere B2B, gli espositori investono per incontrare prospect qualificati, non per distribuire brochure. Integrare un sistema di matchmaking permette loro:

  • Di individuare i visitatori giusti e ottenere appuntamenti pianificati in anticipo.
  • Di migliorare il tasso di conversione: meno visitatori, ma lead di qualità migliore.
  • Di aumentare il loro ROI e, quindi, giustificare l'investimento in uno stand o in una partnership grazie a KPI tangibili.
  • Di rafforzare il coinvolgimento degli sponsor.

Alcuni dispositivi permettono anche di associare i brand partner agli strumenti di matchmaking (branding, filtri sponsorizzati, evidenza nelle raccomandazioni, ecc.).

Per gli organizzatori

In quanto leva strategica per la riuscita di un evento, il matchmaking degli eventi è sinonimo di benefici concreti per te:

  • Una differenziazione competitiva: proporre un servizio di incontri qualificati posiziona il tuo evento come di alta gamma o innovativo.
  • Una migliore soddisfazione e il coinvolgimento dei partecipanti : sia i visitatori sia gli espositori percepiscono un valore migliore.
  • Un business model ottimizzato: le tue fiere sono ancora più redditizie grazie all'aggiunta di un'offerta che permette agli espositori di disporre di un'agenda dedicata alla presa di appuntamenti.
  • Dati raccolti preziosi: hai visibilità sul numero di incontri proposti, accettati o sul tasso di presenza agli appuntamenti.

Un innalzamento della gamma e della fidelizzazione: un matchmaking efficace incoraggia i tuoi partecipanti a tornare e a raccomandare l'evento.

Come funziona concretamente?

Prima dell'evento:

I partecipanti compilano un modulo di iscrizione arricchito, in cui specificano il loro ruolo, il settore di attività, le aspettative e i profili che desiderano incontrare.


Queste informazioni alimentano un motore di ricerca o un algoritmo di matchmaking, permettendo di creare profili filtrabili e utilizzabili in un'interfaccia sotto forma di galleria dei partecipanti.

Ma non è tutto: ogni partecipante riceve proposte di appuntamenti mirati in base ai dati inseriti e alle regole di matchmaking definite dall'organizzatore.


Può gestire il proprio planning degli appuntamenti direttamente dall'app o dalla piattaforma web, con fasce orarie visibili e modificabili in base alle proprie disponibilità.

Durante l'evento:

I partecipanti seguono direttamente le proprie agende personali di appuntamenti dall'app dell'evento. Possono segnalare direttamente all'organizzatore i no-show.


Gli incontri si svolgono in spazi dedicati, identificati nel luogo dell'evento oppure tramite link video se l'evento è online o ibrido.

Dopo l'evento:

I contatti stabiliti possono essere recuperati dai partecipanti tramite un'esportazione in file Excel. L'organizzatore può sfruttare i dati di performance, come il numero di appuntamenti realizzati, il tasso di partecipazione o i feedback di soddisfazione, per misurare l'efficacia del dispositivo e migliorare le edizioni successive.

Come puoi mettere in atto un sistema di incontri efficace?

Identifica il tuo pubblico

Inizia con segmentare i tuoi partecipanti: espositori, acquirenti, partner, candidati, ecc. Raccogli poi informazioni chiave al momento dell'iscrizione: obiettivi, interessi, disponibilità. Questi dati ti permetteranno di proporre appuntamenti pertinenti e personalizzati.

Affidati a una piattaforma adatta

Utilizza uno strumento per eventi come Digitevent per gestire l'intero processo integrando queste funzioni chiave:

  • Richieste di appuntamento (soggette all'accettazione del destinatario o accettate automaticamente).
  • Quote di appuntamenti confermati e richieste in sospeso
  • Gestione delle indisponibilità e dei "no-show"
  • Sincronizzazione delle agende
  • Assegnazione automatica a tavoli, spazi per appuntamenti o sale per videoconferenze
  • Integrazione di agende, videochiamate o punti d'incontro fisici

Crea sessioni distinte in base al pubblico o al formato, che sia in presenza o a distanza.

Definisci regole chiare

Stabilisci chi può incontrare chi (per esempio: gli studenti possono incontrare i recruiter e i fornitori possono incontrare gli acquirenti).
Queste regole ti permetteranno di evitare connessioni sbagliate e di rendere più fluidi gli scambi.

Incoraggia la partecipazione

Prima dell'evento, informa bene i partecipanti sulle modalità di incontro con email, tutorial e video. Non dimenticare di valorizzare la galleria dei partecipanti con filtri utili (azienda, settore, ecc.) e prevedi spazi o fasce orarie dedicate agli appuntamenti.

Monitora e ottimizza

Analizza i risultati osservando il numero di appuntamenti fissati, il tasso di partecipazione e le assenze registrate. Puoi utilizzare le esportazioni e le dashboard per affinare il tuo dispositivo e individuare i punti da migliorare. Infine, affidati a questi dati per valorizzare l'evento presso i tuoi partner e ottimizzare l'organizzazione delle prossime edizioni.

5 buone pratiche per ottimizzare il matchmaking

1. Cura la qualità dei profili dei partecipanti

Incoraggia i partecipanti a completare il proprio profilo con informazioni precise: ruolo, obiettivi, settori di attività, ecc. Più un profilo è ricco, più il matchmaking sarà pertinente.
Non esitare quindi a rendere obbligatori alcuni campi al momento dell'iscrizione.

2. Definisci regole di messa in relazione pertinenti

Delimita le possibilità di incontro in base ai segmenti (per esempio: acquirenti ↔ fornitori) ed evita le richieste non pertinenti limitando gli incroci inutili. Questa strutturazione migliora la fluidità e la qualità degli scambi.

3. Integra il matchmaking nell'esperienza complessiva

Prevedi fasce orarie dedicate nell'agenda dell'evento e pensa ad allestire spazi tranquilli e riconoscibili per gli appuntamenti. Non dimenticare che il matchmaking deve essere visibile e facilmente accessibile nell'app o nel sito dell'evento.

4. Prevedi promemoria e solleciti automatizzati

Programma notifiche intelligenti come conferme di appuntamento, promemoria e solleciti se una fascia oraria è vuota. Le email o gli SMS ti aiutano a mantenere un buon tasso di partecipazione e a evitare i no-show.

5. Misura i risultati per migliorare

Segui i KPI chiave: numero di richieste inviate, tasso di conferme, tasso di no-show, soddisfazione. Pensa poi a utilizzare le esportazioni e i report della piattaforma per regolare i parametri nelle prossime edizioni. Concludi integrando i feedback dei partecipanti per arricchire l'esperienza a ogni iterazione.

💬 Il consiglio dell'esperto Digitevent:

« Il segreto per creare un matchmaking che abbia senso è prendersi il tempo di capire davvero i tuoi partecipanti fin dall'iscrizione. Puntando su ascolto, agilità e una vera personalizzazione, fai crescere il valore di ogni incontro e l'impatto del tuo evento. », Rémi Fontaine, Head of Customer Success di Digitevent

Il matchmaking degli eventi non è più un gadget: dà senso a ogni incontro, struttura le agende e massimizza il valore percepito dei tuoi eventi.

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