“Da soli si va più veloci, insieme si va più lontano!” : questa frase rappresenta perfettamente la sfida principale che l'intelligenza collettiva rappresenta per la progettazione degli eventi. Nel rispetto delle parti interessate e in uno spirito di ascolto e benevolenza, l'intelligenza collettiva fa emergere idee innovative e di qualità.
1. Ispirare - collaborare - divertirsi
In questi tempi di pandemia, a volte è difficile vedere il lato positivo delle cose e restare creativi. Riflettere insieme su uno stesso progetto e darsi dei vincoli è un buon modo per trovare idee originali e d'impatto. Abbiamo tutti qualcosa da imparare dagli altri. Ricordiamoci (se l'abbiamo dimenticato) che i nostri mestieri si basano prima di tutto sulle relazioni e lo scambio.
Il punto è riuscire, grazie a diversi metodi, ad unire la forza del lavoro di squadra e le qualità individuali. L'importante è che ogni persona si senta ascoltata e capita, e che lo scambio e l'interazione all'interno del gruppo permettano così di migliorare ogni idea individuale per ottenere le migliori. Il coinvolgimento delle parti interessate permette di consolidare l'impegno dei partecipanti e di prevenire le tensioni. Allora non esitiamo: ispiriamoci, collaboriamo e divertiamoci!
L'intelligenza collettiva permette anche di raccogliere contenuti qualitativi per costruire lo storytelling del tuo evento. Sappi che è fondamentale che esso racconti una storia o abbia un filo conduttore coerente, per coinvolgere e colpire i partecipanti prima, durante e dopo l'evento.
Prima di comunicare il tuo storytelling, puoi utilizzare una serie di incipit d'effetto per preparare gli interlocutori a ricevere il tuo messaggio, come l'analogia, i numeri, lo scoop, oppure condividere un'informazione personale che tende la mano al tuo pubblico e crea un legame.
2. Le metodologie
👉 Brainstorming & brainwriting
Per attivare un buon processo di ideazione in intelligenza collettiva, è preferibile iniziare con una fase individuale di brainstorming.
Una variante del brainstorming: il brainwriting. Si scrive la propria idea su un post-it (fisico o virtuale) e lo si passa al proprio vicino, che rilancia l'idea migliorandola.
Per andare ancora più in profondità, non esitare a dare dei vincoli al tuo gruppo (budget, settore di attività, ecc.) affinché proponga idee particolari e esca dalla propria zona di comfort.
👉 Forum aperto
Il forum aperto (o world café) richiede anch'esso l'intervento degli altri per migliorare la qualità delle idee. Nel corso di un pomeriggio su una tematica specifica, per esempio, il gruppo può affrontare un problema da risolvere, produrre idee di qualità, selezionarle, dare loro priorità e proporre un piano d'azione. Il gruppo non potrà che aderire alle proposte d'azione poiché ognuno avrà partecipato alla loro elaborazione: è un buon modo per far imparare a ogni parte interessata a lavorare in gruppo, con le personalità e le idee di ciascuno.
👉 Design thinking
Ultimo metodo, il design thinking. Permette di sviluppare prodotti e servizi innovativi mettendo l'utente al centro della riflessione e dando una struttura allo svolgimento del progetto. Ecco le 3 fasi principali:
1. L'immersione : si intervistano gli utenti e si cerca di comprendere le aspettative di ciascuno
2. L'ideazione : ci si ispira a tutto ciò che ci circonda (video, foto, ecc.) e si esprimono tutte le idee che ci passano per la testa (stesso principio di un brainstorming).
3. Il prototipo e il test : si scelgono le idee migliori e si passa alla modalità progetto. Per questo si utilizza lo shadowing, una tecnica che consiste nel far testare il progetto ai partecipanti per verificare che funzioni bene e risponda alle aspettative. Ricorda di tenere sempre conto del contesto d'uso. A ogni fase, bisogna verificare che il problema di partenza non sia cambiato.
3. Organizza un workshop collaborativo: trova insieme una soluzione a un problema
Organizzare un workshop collaborativo ti permetterà di identificare gli elementi chiave di un piano d'azione comprensibile, utile e corretto, e di assicurarti di non aver dimenticato nulla. Per farlo, è importante che tu ti posizioni come mediatore: beneficerai così dell'esperienza sul campo dei partecipanti, verificando al contempo la fattibilità del progetto e potenziando la tua creatività grazie all'intelligenza collettiva.
Scopri le diverse fasi:
👉 Consolidare le informazioni : individualmente, appropriati del contesto e cerca di comprendere l'origine del problema. Prima di definire e mettere in atto delle soluzioni, assicurati di aver ben completato le fasi precedenti e condividi una sintesi con i partecipanti.
👉 Identificare le sfide : il problema o i problemi ti permetteranno di definire un piano d'azione. La formulazione deve essere SMART: specifica, misurabile, ambiziosa, realistica e definita nel tempo.
Anche in questo caso individualmente, per ogni problema potrai poi:
● Analizzare le condizioni, i pro e i contro.
● Verificare cosa è già stato provato internamente o in strutture simili.
● Riflettere su un obiettivo specifico che vorresti raggiungere. ● Quali sono le risorse su cui puoi contare e quali i vincoli da gestire?
● Preparare i documenti necessari (mappe geografiche, testi legali, ecc.)
👉 Preparare il contenuto del workshop:
A. Inviti e comunicazioni: scegli il perimetro di partecipanti che hai selezionato: sconosciuti, persone vicine, colleghi, parti interessate esterne, e informali sul luogo, la data e il tema del tuo workshop.
B. Metodologie : fatti aiutare da un facilitatore esterno che spiega le regole, l'agenda, e ti supporta nella conduzione del workshop, e assicurati di creare un'atmosfera creativa e costruttiva per tutta la durata del workshop
👥 Alcuni consigli per creare un'atmosfera creativa:
● Le idee devono stare in poche parole
● I partecipanti rilanciano sulle idee degli altri ma non le commentano né le giudicano
● Ognuno scrive e condivide le proprie idee una alla volta.
C. Preparare lo spazio di lavoro : arriva presto per essere calmo e rilassato quando arrivano gli altri. Per l'allestimento, assicurati di avere un grande tavolo con sedie per tutti. La disposizione migliore è quella in cerchio.
D. Introduzione : fai una presentazione di 10 minuti al tuo gruppo illustrando la tua visione, lo scopo e gli obiettivi della giornata, il contesto, le parti interessate e le soluzioni a cui hai già pensato.
👉 Condurre il workshop e facilitare gli scambi:
A. Fase di discussione : libera la creatività dei partecipanti affinché portino nuove idee a partire dalla loro esperienza e dai loro punti di vista personali, e prepara alcune domande per far evolvere gli scambi. Questa fase deve essere dinamica e nel rispetto di ciascuno. Non esitare ad annotare alcune idee su una lavagna.
B. Divisione in piccoli gruppi : dividi il gruppo in sottogruppi e passa a controllarli per assicurarti che tutto proceda correttamente.
C. Presentazione delle idee di ogni gruppo: una persona all'interno di ogni gruppo presenta il risultato del proprio lavoro per 5 minuti davanti al pubblico
D. Fase di discussione : prendi la parola per fare una sintesi delle idee principali e cerca di proporre diverse soluzioni che potrebbero rispondere al problema di partenza
✍️ Materiale necessario:
● Post-it/eco-post-it
● Penne/matite
● Cartoncino o lavagna bianca o a gesso
E. Fine : ringrazia i partecipanti prima della loro partenza, e raccogli la loro email per ringraziarli in seguito per il loro contributo, presentando loro le soluzioni prodotte (privilegia i supporti visivi) e condividi foto/video del workshop.
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