L'arrivo dei vaccini contro il Covid e i loro risultati positivi hanno riacceso le speranze degli organizzatori di eventi. Ora ci si può permettere di essere ottimisti per il futuro degli eventi. Nonostante tutte le precauzioni dovute a un tema molto delicato come la salute, dovremmo essere in grado di riprendere gli inviti agli eventi in presenza già dall'estate 2021.
In un contesto simile, come prepararsi al ritorno di questi eventi con responsabilità e nelle migliori condizioni possibili?
1. Fai un brainstorming con i tuoi fornitori e partner
È sempre molto arricchente vedere come si preparano le altre aziende del settore. Tutti hanno lo stesso obiettivo, ma le riflessioni hanno bisogno di completarsi a vicenda.
Perché non riunirti, prima di tutto tra organizzatori di eventi, e in misura più ampia con i tuoi fornitori abituali e le aziende della filiera degli eventi, per riflettere insieme sulle buone pratiche da adottare e sui diversi formati di evento?
Ognuno avrà sicuramente qualcosa da portare al gruppo, mentre tutti beneficeranno della comunicazione e degli scambi creati. Queste esperienze simultanee ti serviranno a conoscere lo spettro dei problemi che il ritorno in presenza comporta (dal rispetto delle distanze di sicurezza fino alla previsione di test rapidi sul posto, ecc.).
Prepara domande precise su ogni fase dell'evento, da porre ai tuoi partner, per raccogliere tutte le buone pratiche sia a monte che a valle dell'evento. Questa comunicazione multidirezionale non può che portare a buone idee, che ognuno potrà poi adattare alle proprie esigenze.
2. Definisci un protocollo sanitario per l'evento
Il protocollo sanitario dell'evento ti permette di rassicurare i tuoi partecipanti garantendo al contempo il rispetto delle norme sanitarie imposte. È quindi una fase obbligatoria per chi vuole riprendere l'organizzazione di eventi in presenza.
Non dimenticare che il pass sanitario sta diventando un must nel settore degli eventi. Prepara un modo per scansionarli rapidamente con totem o hostess/steward e strumenti digitali.
Che si tratti della distribuzione di gel disinfettante, mascherine, indicazioni di distanza e linee a terra, o del richiamo alle norme igieniche sui cartelli, tutte queste misure sono necessarie (anche se scontate) quando devi rassicurare il tuo pubblico. Vale lo stesso anche per gli eventi ibridi.
Per andare oltre, non esitare a testare i tuoi ospiti con un termometro all'ingresso dell'evento, o a chiedere al tuo catering un servizio individuale per evitare assembramenti ai bar e ai punti ristoro. Tutte queste indicazioni valgono ancora di più se organizzi un grande evento, come un seminario o una fiera B2B. Non perdere di vista l'obiettivo di rassicurare sulla sicurezza dell'evento.
Privilegia ovviamente spazi di ricevimento e ristorazione ampi e ben arieggiati, per quanto possibile.
Ecco un documento per aiutarti a fare chiarezza e a organizzare correttamente il tuo protocollo.
3. Inizia il prima possibile con eventi essenziali in piccolo formato
I primi eventi saranno sicuramente di piccole dimensioni. I grandi eventi richiedono molte risorse, molta organizzazione e tempi di allestimento lunghi. Sono anche meno flessibili e quindi meno adatti ai cambiamenti.
In un contesto che resta ancora incerto, in attesa di vedere come evolve la situazione, è tanto più importante segmentare e personalizzare bene i tuoi futuri (piccoli) eventi, aspettando che i grandi eventi tornino in modo incrementale.
Inizia in piccolo, osserva come evolve la situazione, poi aumenta gradualmente.
Quando questo virus si fermerà, come ogni epidemia, la ripresa sarà improvvisa. Bisogna quindi anticipare fin da oggi i fornitori di cui avrai bisogno in futuro, prima che tutto si sblocchi e vengano sommersi di richieste. Non esitare a negoziare le tariffe in anticipo e a bloccare le disponibilità finché sei in posizione di forza.
Questi piccoli formati ti serviranno a riabituare un pubblico che non partecipa a un evento dal vivo da più di un anno (!) a fidarsi di nuovo di questo formato, e a ritrovarne i punti di forza: il contatto umano.
4. Considera tutti gli aspetti della rassicurazione
Innanzitutto, sarà opportuno comunicare il più possibile sul tuo protocollo sanitario per rassicurare sull'aspetto sicurezza del tuo evento.
Non dimenticare di metterti nei panni di un partecipante: quali argomenti, quali formati ti convincerebbero a partecipare a un evento? Per andare a un evento in questo periodo, quali misure dovrebbero essere messe in atto? Temperatura all'ingresso, capienza massima, disinfezione, ecc.
Chiediti come creare un'atmosfera piacevole senza dimenticare l'aspetto sicurezza. Non dimenticare che i partecipanti si sposteranno meno, devi quindi proporre loro eventi che rispondano alle loro esigenze profonde: temi chiave che riguardano direttamente la sostenibilità del loro business.
E non solo il rispetto delle norme sanitarie che ci si può aspettare per il ritorno degli eventi.
Pensa al beneficio emotivo che trasmetterà il tuo evento: quali emozioni vuoi che provino i tuoi partecipanti? Quali misure e attività metterai in atto per ottenere queste sensazioni?
È importante che i partecipanti non sentano più la "pressione" di essere circondati da altre persone, o che questa pressione sia ridotta al minimo.
A monte, prevedi diversi scenari e le relative leve d'azione: se si verifica lo scenario 2 (per esempio, un ospite con una temperatura troppo alta), quali misure adottare per farvi fronte? Diffondi poi queste procedure ai tuoi responsabili della sicurezza sanitaria.
Designa un responsabile della sicurezza sanitaria che garantisca l'applicazione degli obblighi e delle raccomandazioni del governo, e che adotti le misure adeguate il giorno dell'evento. Questi responsabili possono far parte direttamente del team organizzativo. Questa persona dovrà in particolare assicurarsi che hostess e steward seguano correttamente il protocollo.
Conclusione
- Fai un brainstorming con i tuoi partner e fornitori per avere una visione allineata e idee comuni sulle buone pratiche da adottare.
- Definisci un protocollo sanitario e comunicalo
- Inizia in piccolo, per non correre troppi rischi, impara dai tuoi errori e aumenta la portata dei tuoi eventi man mano che avrai abbastanza esperienza e visione d'insieme per prendere buone decisioni.
- Crea un percorso il meno ansiogeno possibile per i tuoi partecipanti lungo tutto l'evento, prevedendo comunque norme adeguate. Anticipa diversi scenari e prepara i tuoi team a conoscere la procedura per ciascuno di essi.
