Il contatto umano (fisico o virtuale) è una componente fondamentale per la riuscita di un evento. I rappresentanti del tuo evento sono, tra gli altri, le tue hostess e i tuoi steward di accoglienza, il punto di contatto con il tuo pubblico. È quindi fondamentale curare al massimo questo aspetto, diversificando al contempo le missioni affidate al personale di accoglienza.

Dai valore all'aspetto umano

L'hostess o lo steward di oggi non è un vaso di fiori, né una comparsa. Queste pratiche di “fare bella figura” sono peraltro sempre più criticate.

Le tue hostess e i tuoi steward rappresentano un vero valore aggiunto in ogni prestazione, per rendere l'intera produzione dell'evento piacevole, fluida e umana ⇒ le tue hostess e i tuoi steward si prendono cura dei tuoi ospiti, prenditi cura di loro:

  • Garantisci una diversità di profili nel tuo processo di selezione, così come una parità uomo/donna: trasmetti messaggi coerenti con il tuo brand.
  • Affidati a fornitori di servizi qualificati piuttosto che a freelance, passando da un'agenzia di hostess e steward attenta al benessere del personale. Per Nelson Moncorgé, dell'agenzia La Belle Equipe: l'agenzia garantisce la felicità sul lavoro dei propri dipendenti, ed è anche nel suo interesse per ottimizzare la fedeltà di personale esperto, veri e propri ambasciatori del brand!
  • Non dimenticare le pause: le tue hostess e i tuoi steward non possono essere operativi al 100% per tutta la durata dell'evento se non si concedono un momento di riposo (senza contare che è anche un obbligo di legge!). Prevedi anche pasti, spuntini e orari accettabili.

  • Non reprimere le personalità e fidati delle tue hostess e dei tuoi steward per essere se stessi pur restando professionali. Innova negli abiti e nelle divise per valorizzare il tuo brand.

Così, nel 2020, proattività, capacità di anticipare e spirito propositivo sono alcune delle parole chiave che definiscono il lavoro di hostess e steward.

Le missioni legate al contesto sanitario del 2020

Il Covid ha stravolto il mondo degli eventi, e in particolare quello dell'accoglienza e delle missioni delle hostess (in particolare con il passaggio agli eventi virtuali e ibridi).

Ciononostante, con la giusta metodologia, l'accoglienza degli eventi ha saputo reagire. Ecco la sfida e le nuove missioni delle tue hostess e dei tuoi steward:

  • Creazione di una reception con plexiglass, file organizzate, distanze di sicurezza rispettate e segnaletica chiara.
  • Distribuzione di mascherine con i colori del brand o dell'organizzatore dell'evento.
  • Distribuzione di gel igienizzante alla registrazione degli ospiti.
  • Misurazione della temperatura al check-in
  • Gestione del guardaroba con custodie protettive per ogni capo
  • Verifica costante delle norme sanitarie durante l'evento, uso della mascherina e distanza di sicurezza.
  • Check-in tramite scansione e registrazione degli arrivi, per poter risalire a eventuali contatti a rischio o cluster, in base all'orario di arrivo.
  • Conteggio delle presenze in base alla capienza, per un ingresso contingentato che garantisca il rispetto delle norme sanitarie.

Le altre missioni durante l'evento

Esistono moltissimi altri compiti da affidare alle tue hostess e ai tuoi steward durante l'evento:

  • Distribuzione e stampa di badge

  • La gestione del guardaroba, decisiva: se un ospite non riesce a recuperare il cappotto o la fila è troppo lunga, uscirà scontento. Per quanto il tuo evento sia valido, il pubblico ne uscirà con un'esperienza negativa e la assocerà all'intero evento. Chiedi alla tua agenzia di fiducia: probabilmente può proporti un'offerta chiavi in mano, con gestione dei ticket, della cassa e degli appendiabiti.

  • L'orientamento degli ospiti: perché sentirsi persi in un evento è una sensazione sgradevole, le tue hostess e i tuoi steward devono essere gli angeli custodi del tuo pubblico e offrire il loro aiuto in modo proattivo. Non è un servizio di concierge, ma se ci si avvicina va benissimo :). Se hai un auditorium o organizzi un evento con posti assegnati, affida la gestione dei posti al personale di accoglienza.

  • La distribuzione di gadget e risorse utili: questo nuovo punto di contatto “più umano” permette di offrire un'esperienza personalizzata in più ai tuoi ospiti. Approfittane per chiedere alle hostess e agli steward una parola calorosa per ciascuno dei tuoi ospiti.

  • La preparazione di piccoli compiti operativi per facilitare la produzione dell'evento: piegare i tovaglioli per una gala, sistemare la disposizione del buffet o delle sedie in sala, aiutare ad allestire e a sgomberare durante il montaggio e lo smontaggio dell'evento. Tanti piccoli dettagli di cui possono occuparsi le hostess e gli steward, che ti faciliteranno il lavoro di produzione.

  • Il passaggio del microfono: non è raro vedere ospiti che vogliono intervenire da un capo all'altro della sala, con un solo microfono, e un'attesa infinita tra una domanda e l'altra. Poiché il ruolo delle tue hostess e dei tuoi steward è rendere fluida l'esperienza del tuo evento, spetta a loro pensare a preparare più microfoni in diversi punti della sala. In questo modo, il tuo evento risulta più curato perché meglio organizzato. Ti consigliamo anche, per favorire gli interventi, di proporre una soluzione di interazione live per i tuoi partecipanti.

microfoni

  • I sondaggi di soddisfazione post evento: grazie ai tablet digitali, il parere dei tuoi ospiti sull'evento può essere raccolto in pochi secondi con sondaggi efficaci. Andres Arbelaez, direttore commerciale di Handyamo, ce ne parla: "Proponiamo kit pronti all'uso, utilizzabili dalle hostess e dagli steward di accoglienza per raccogliere la soddisfazione dei partecipanti in un lampo dopo le diverse sessioni. Oggi gli organizzatori di eventi misurano giustamente le performance degli eventi in un'ottica di miglioramento continuo. Le nostre soluzioni servono questa causa e siamo orgogliosi di contribuire all'organizzazione di eventi migliori".

Conclusione

L'hostess o lo steward non è né una pedina dell'accoglienza né presente “per fare da comparsa”. È importante mettere l'hostess o lo steward nelle condizioni migliori per poter lavorare in modo adeguato.

Come dice Nelson Moncorgé, fondatore di La Belle Equipe: "L'hostess o lo steward deve lavorare in un ambiente sano e piacevole per offrire una prestazione di qualità, per questo mettiamo tutta la nostra energia nel creare una relazione di vicinanza e fiducia con ciascuno di loro.”

E tu, quali soft skill ti aspetti da un'hostess o da uno steward?