SFR Business es la entidad del operador SFR responsable de los clientes profesionales. Este mercado B2B se apoya en parte en una fuerza comercial especializada que debe estar permanentemente al tanto de la actualidad del grupo, de las ofertas y de los productos para responder a las demandas de las empresas, sea cual sea su actividad. La organización del kick-off de inicio de curso, celebrado en Disneyland Paris, debía ser impecable, ya que marca el impulso y establece la estrategia y los objetivos de un grupo en evolución.

Los retos iniciales...

Para los organizadores, el objetivo es reunir a todos los colaboradores en un mismo lugar durante 2 días, lo que implica gestionar distintos aspectos organizativos:

  • Invitar a los colaboradores asegurándose de que todos reciban la invitación,
  • Gestionar el reparto y la asignación de habitaciones entre los participantes,
  • Gestionar los medios de transporte y los autobuses para acceder al evento,
  • Distribuir credenciales a cada colaborador sin perder tiempo,
  • Compartir los momentos clave del evento y recoger feedback para las ediciones posteriores.

Invitar a los colaboradores asegurándose de que todos reciban la invitación

El equipo organizador pudo crear en pocos clics un bonito sitio de inscripción con los colores de SFR Business gracias a la herramienta de diseño online de Digitevent. Para respetar la imagen de la marca y mantener una marca blanca total respecto a Digitevent, se activó un nombre de dominio dedicado. Ese nombre de dominio sirvió también como dirección de email para el envío de las invitaciones a través de Digitevent. Al ser todos los destinatarios de la misma empresa, el departamento de TI de SFR Business pudo incluir en la lista blanca la dirección IP de envío de los emails de Digitevent para garantizar que todos llegaran a sus destinatarios.

Gestionar el reparto y la asignación de habitaciones entre los participantes

Para permitir que los equipos se conocieran e intercambiaran, algunos comerciales tuvieron que compartir habitación de hotel. Se implementó por tanto un plugin de reserva de habitaciones en el sitio de inscripción. Cada persona podía buscar en una lista a los comerciales sin compañero de habitación y enviarles una solicitud de alojamiento compartido. Al seleccionar un compañero, se enviaba automáticamente un email a ambos para confirmar la reserva de su habitación con los datos de contacto del otro. Desde el back-office de Digitevent, los organizadores podían consultar en cualquier momento quién seguía sin compañero y qué combinaciones de alojamiento habían elegido los comerciales ya asignados a una habitación doble.

Gestionar los medios de transporte y los autobuses para acceder al evento

En el formulario de inscripción, los colaboradores invitados debían indicar su medio de transporte para desplazarse al evento, celebrado en Disneyland Paris. En función de las opciones elegidas (tren, avión, carpooling...), se solicitaban detalles adicionales (número de tren, de vuelo, etc.). Algunas informaciones también se comunicaban de forma condicional para facilitar el proceso de inscripción. Por ejemplo, los detalles sobre los autobuses del aeropuerto solo se ofrecían a los comerciales que venían en avión. Gracias a los campos de plazas limitadas del formulario, también fue posible tener en cuenta la capacidad limitada de los autobuses (45 plazas), optimizando los desplazamientos y evitando el overbooking.

Distribuir credenciales a cada colaborador sin perder tiempo

A la llegada de los colaboradores, se imprimía automáticamente una credencial gracias a las tabletas de acreditación conectadas a las miniimpresoras Bluetooth de Digitevent. En pocos instantes, cada persona recibía una credencial nominativa con su región y su especialidad para facilitar los intercambios y los encuentros durante el seminario. Además, este check-in digital permitía a los organizadores seguir en tiempo real las llegadas y ver quién faltaba. A la llegada del participante, se enviaba automáticamente un email con la información sobre el wifi del lugar del seminario, el nombre del compañero de habitación y los momentos clave del programa por venir.

Compartir los momentos clave del evento y recoger feedback para las ediciones posteriores

Tras el evento, los organizadores quisieron compartir los momentos más importantes y recoger la opinión de cada persona sobre los talleres y plenarias a los que habían asistido. Era fundamental para SFR Business sondear al equipo sobre sus impresiones (potencial de las innovaciones presentadas, calidad de la información recibida, preguntas, etc.). Se envió por tanto un cuestionario de satisfacción online. Para incentivar a los participantes a responderlo, se añadió un álbum de fotos del evento. El acceso al álbum solo era posible después de haber respondido al cuestionario de evaluación del kick-off. Las respuestas a los cuestionarios pudieron consultarse desde el back-office de Digitevent en forma de gráficos dinámicos, sin necesidad de ningún tratamiento adicional.