SFR Business es la entidad del operador SFR encargada de los clientes profesionales. Este mercado B2B se apoya en parte en una fuerza comercial especializada que debe estar siempre al tanto de la actualidad del grupo, de las ofertas y de los productos para responder a las demandas, sea cual sea la actividad de las empresas. La organización del kick-off de inicio de temporada, celebrado en Disneyland Paris, debía ser impecable, ya que marca el impulso y establece la estrategia y los objetivos de un grupo en evolución.

Los retos iniciales...

Para los organizadores, el objetivo es reunir a todos los empleados en un mismo lugar durante 2 días, lo que exige gestionar diferentes aspectos organizativos:

  • Invitar a los empleados asegurándose de que todos reciban la invitación,
  • Gestionar el reparto y la asignación de habitaciones entre los participantes,
  • Gestionar los medios de transporte y las lanzaderas para acceder al evento,
  • Entregar sin perder tiempo las credenciales a cada empleado,
  • Compartir los momentos destacados del evento y recoger feedback para las próximas ediciones.

Invitar a los empleados asegurándose de que todos reciban la invitación,

El equipo organizador pudo crear en pocos clics un bonito sitio de inscripción con los colores de SFR Business gracias a la herramienta de diseño online de Digitevent. Para respetar la imagen de marca y ofrecer una marca blanca total frente a Digitevent, se activó un dominio propio. Este dominio también se usó como dirección de correo electrónico para el envío de las invitaciones a través de Digitevent. Como todos los destinatarios pertenecían a la misma empresa, el departamento de TI de SFR Business pudo añadir a la "lista blanca" la dirección IP de envío de los correos de Digitevent para asegurarse de que todos llegaran a sus destinatarios.

Gestionar el reparto y la asignación de habitaciones entre los participantes

Para permitir que los equipos se conocieran e intercambiaran impresiones, algunos comerciales tuvieron que compartir su habitación de hotel. Por eso se incorporó al sitio de inscripción un plugin de reserva de habitaciones. Cada uno podía buscar en una lista a los comerciales que aún estaban disponibles y enviarles una solicitud para compartir habitación. Al elegir un compañero de habitación, se enviaba automáticamente un correo a ambos para confirmar la reserva con los datos de contacto del compañero. Desde el back-office de Digitevent, los organizadores podían consultar en todo momento quién seguía sin compañero de habitación, así como las elecciones de los comerciales ya asignados a una habitación "twin".

Gestionar los medios de transporte y las lanzaderas para acceder al evento

En el formulario de inscripción, los empleados invitados tuvieron que indicar su medio de transporte para llegar al evento, celebrado en Disneyland Paris. Según la opción elegida (tren, avión, coche compartido, etc.), se pedían más detalles (número de tren, de vuelo, etc.). Además, cierta información se mostraba de forma condicional para facilitar el proceso de inscripción. Por ejemplo, los detalles de las lanzaderas del aeropuerto solo se ofrecían a los comerciales que llegaban en avión. Gracias a los campos de listas con plazas limitadas del formulario, también fue posible tener en cuenta la capacidad limitada de las lanzaderas (45 plazas), optimizando los desplazamientos y evitando el overbooking.

Entregar sin perder tiempo las credenciales a cada empleado,

A la llegada de los empleados, se imprime automáticamente una credencial gracias a las tabletas de acreditación conectadas a las mini-impresoras Bluetooth de Digitevent. En pocos segundos, cada persona recibe una credencial personalizada con su región y su especialidad, lo que facilita los intercambios y encuentros durante el seminario. Además, esta acreditación digital permite a los organizadores seguir las llegadas en tiempo real y detectar quién faltaba. Al llegar, cada participante recibe automáticamente un correo con los datos del wifi del lugar del seminario, el nombre de su compañero de habitación y los momentos clave del programa por venir.

Compartir los momentos destacados del evento y recoger feedback para las próximas ediciones

Después del evento, los organizadores quisieron compartir los momentos importantes y recoger la opinión de cada persona sobre los talleres y las plenarias a los que había asistido. De hecho, era fundamental para SFR Business conocer las impresiones sobre el terreno (potencial de las innovaciones presentadas, calidad de la información recibida, preguntas, etc.). Por eso se envió un cuestionario de satisfacción online. Para animar a los participantes a responder, se añadió un álbum de fotos del evento. El acceso al álbum solo estaba disponible tras responder al cuestionario de evaluación del kick-off. Las respuestas a los cuestionarios se podían consultar desde el back-office de Digitevent en forma de gráficos dinámicos, sin necesidad de tratamiento adicional.