Creados en 1986, los Internationaux de France de Badminton son una de las 12 etapas más importantes del circuito internacional, rebautizado en 2018 como HSBC BWF World Tour. Para la Fédération Française de Badminton (FFB), es un evento emblemático. Primero, porque representa la excelencia de este deporte en Francia; después, porque este momento es esperado durante todo el año por los aficionados y apasionados de la disciplina. Con motivo de este evento, la FFB utiliza Digitevent para invitar a sus invitados y socios.

Los retos iniciales...

Para la FFB, el objetivo es hacer disfrutar a sus socios y sus invitados de este evento anual único en suelo francés. Sin embargo, las plazas son limitadas y se deben respetar cuotas de invitaciones por día para poder acoger a todos los invitados. Estos son los retos iniciales:

  • Gestión de las invitaciones en nombre de la Federación y de los socios,
  • Inscripción de los invitados en los distintos días del torneo respetando las cuotas,
  • Inscripción de los acompañantes para los participantes autorizados a venir con más personas,
  • Envío de credenciales de acceso en PDF y confirmaciones de inscripción,
  • Control de acceso de los participantes en cada jornada del torneo,
  • Restricción de acceso a los espacios VIP y mensajes a los socios para avisarles de la llegada de invitados importantes,
  • Agradecimientos y difusión de los momentos más destacados del evento.

Gestión de las invitaciones en nombre de la Federación y de los socios

Antes del evento, la FFB recopila la lista de invitados de cada uno de sus socios y establece para cada uno los derechos de participación. Algunos solo están autorizados a asistir a las fases de clasificación; otros también pueden ser invitados a las fases finales. Algunos tienen derecho a venir varios días, otros únicamente una vez. Por último, algunos pueden venir acompañados, especialmente para las fases de clasificación entre semana.

Inscripción de los invitados en los distintos días del torneo respetando las cuotas

Se envía un save-the-date y una campaña de invitación a los distintos invitados. Gracias a la personalización de las campañas, cada persona recibe un email de invitación que menciona el nombre y el logotipo de la entidad socia que le invita, por lo general un patrocinador del evento.

Tras abrir su email de invitación personalizado, los futuros participantes acceden al sitio web creado para la ocasión a través de Digitevent. Para este gran evento, se han configurado un dominio dedicado y una dirección de email de envío personalizada, con el fin de ofrecer una experiencia en marca blanca completa respecto a la FFB y al torneo. Al invitado solo le queda confirmar su asistencia e indicar sus días de participación. Se establecen cuotas para los distintos días autorizados, por lo que no hay riesgo de inscribir a más personas de las que es posible acoger.

Inscripción de los acompañantes para los participantes autorizados a venir con más personas

Una vez completada la inscripción, el participante puede, si procede, añadir a sus acompañantes. El número de acompañantes (así como el derecho a venir acompañado) depende del tipo de participante. De forma transparente para el invitado, la FFB ha determinado el número de acompañantes autorizados según cada tipología de participantes. Las tipologías se definen de forma dinámica creando segmentos a través de Digitevent, que consiste en filtrar los contactos que cumplen ciertas condiciones (p. ej.: todos los que vienen el jueves e invitados por Yonex).

Envío de credenciales de acceso en PDF y confirmaciones de inscripción

Tras cada inscripción en línea, se envía automáticamente una credencial de acceso en PDF al participante (para él y sus acompañantes). La información y el mapa de acceso quedan recogidos en este email de confirmación. La credencial incluye el nombre de la persona, su día de asistencia al torneo y un QR Code seguro para controlar el acceso el día de su visita.

Control de acceso de los participantes en cada jornada del torneo

Durante el evento, la seguridad es primordial y hay que asegurarse de que todos los presentes están preinscritos. Para ello, azafatos/as con tabletas reciben a los participantes en los puntos de control. Buscan a cada persona que llega por nombre o mediante el QR Code de la credencial. En pocos instantes, comprueban que el participante está en la lista del día y registran su entrada. Las llegadas se sincronizan en tiempo real en todos los dispositivos. Este acceso digital se repite en cada jornada del torneo. Se generan estadísticas detalladas por jornada y franjas horarias de llegada en la cuenta Digitevent de los organizadores.

Restricción de acceso a los espacios VIP y mensajes a los socios para avisarles de la llegada de invitados importantes

Además de asistir a los partidos, algunos invitados tienen acceso a espacios VIP. Estas zonas son ideales para intercambiar con el socio anfitrión y explorar distintas colaboraciones. Para avisar al socio de la llegada de sus invitados, se ha puesto en marcha un sistema de alertas SMS. Así, en cuanto se realiza el escaneo a la entrada del espacio VIP, se envía automáticamente un SMS al anfitrión para informarle de la llegada de su contacto.

Agradecimientos y difusión de los momentos más destacados del evento

Tras el evento, los organizadores y la FFB enviaron campañas de email de agradecimiento a los participantes. Gracias al control de acceso digital y a la segmentación de contactos, pudieron enviar un mensaje específico dirigido únicamente a quienes efectivamente asistieron. Esta campaña fue la ocasión de enviar un resumen de los momentos más destacados, así como información sobre la práctica del bádminton. También se añadió un álbum de fotos en pocos clics en el sitio dedicado al evento.