Creados en 1986, los Internationaux de France de Badminton son una de las 12 pruebas más importantes del circuito internacional, rebautizado en 2018 como HSBC BWF World Tour. Para la Federación Francesa de Bádminton (FFB), es un evento emblemático. En primer lugar, porque representa la excelencia de este deporte en Francia, y en segundo lugar, porque este momento se espera durante todo el año por los aficionados y apasionados de la disciplina. En esta ocasión, la FFB utiliza Digitevent para invitar a sus invitados y socios al evento.

Los retos iniciales...

Para la FFB, el objetivo es que sus socios y los invitados de estos disfruten de este evento anual único en suelo francés. Sin embargo, las plazas son limitadas y hay que respetar unos cupos de invitaciones por día para poder acoger a todos los invitados. Estos son los retos iniciales:

  • Gestión de las invitaciones en nombre de la Federación y de los socios,
  • Inscripción de los invitados en los distintos días del torneo teniendo en cuenta los cupos,
  • Inscripción de los acompañantes para los participantes autorizados a venir en grupo,
  • Envío de las credenciales de acceso en PDF y de las confirmaciones de inscripción,
  • Control de acceso de los participantes en cada jornada del torneo,
  • Restricción de acceso a las zonas vip y envío de mensajes a los socios para avisarles de la llegada de invitados importantes,
  • Agradecimientos y difusión de los momentos destacados del evento.

Gestión de las invitaciones en nombre de la Federación y de los socios

Antes del evento, la FFB recopila la lista de invitados de cada uno de sus socios y establece para cada uno los derechos de participación. Algunos solo están autorizados a asistir a las fases de clasificación, mientras que otros también pueden invitar a las fases finales. Algunos tienen derecho a venir varios días, otros solo una vez. Por último, algunos tienen derecho a venir acompañados, sobre todo en las fases de clasificación entre semana.

Inscripción de los invitados en los distintos días del torneo teniendo en cuenta los cupos

Se envía un save the date y una campaña de invitación a los distintos invitados. Gracias a la personalización de las campañas, cada uno recibe un correo de invitación que menciona el nombre y el logotipo de la entidad socia que lo invita, normalmente un patrocinador del evento.

Tras abrir su correo de invitación personalizado, los futuros participantes acceden al sitio web creado para la ocasión con Digitevent. Para este gran evento, se configuraron un dominio propio y una dirección de correo de envío personalizada, para ofrecer una experiencia de marca blanca completa en torno a la FFB y al torneo. Al invitado solo le queda confirmar su asistencia e indicar los días en los que participará. Se han establecido cupos para los distintos días autorizados, de modo que no hay riesgo de inscribir a más personas de las que se pueden acoger.

Inscripción de los acompañantes para los participantes autorizados a venir en grupo

Una vez realizada la inscripción, el participante puede añadir, si procede, a sus acompañantes. El número de acompañantes (así como el derecho a venir acompañado) depende de la tipología del participante. De forma transparente para el invitado, la FFB ha determinado así el número de acompañantes autorizados según cada tipología de participantes. Las tipologías se definen dinámicamente creando segmentos con Digitevent, es decir, filtrando los contactos que cumplen ciertas condiciones (por ejemplo: todos los que vienen el jueves invitados por Yonex).

Envío de las credenciales de acceso en PDF y de las confirmaciones de inscripción

Tras cada inscripción en línea, se envía automáticamente al participante una credencial de acceso en PDF (para él y sus acompañantes). En ese correo de confirmación se recogen la información y el plano de acceso. La credencial indica el nombre de la persona, su día de asistencia al torneo y un QR Code seguro para controlar el acceso el día de su llegada.

Control de acceso de los participantes en cada jornada del torneo

Durante el evento, la seguridad es primordial y hay que asegurarse de que cada persona presente esté realmente preinscrita. Por ello, anfitriones equipados con tabletas reciben a los participantes en los puntos de control. Buscan a cada persona que llega por su nombre o mediante el QR Code de la credencial. En unos instantes, comprueban que el participante figura en la lista del día y lo acreditan. Las llegadas se sincronizan en tiempo real en todos los dispositivos. Esta acogida digital se repite cada jornada del torneo. En la cuenta Digitevent de los organizadores se generan estadísticas detalladas por jornada y horario de llegada.

Restricción de acceso a las zonas vip y mensajes a los socios para avisarles de la llegada de invitados importantes

Además de asistir a los partidos, algunos invitados tienen acceso a espacios vip. Estas zonas son ideales para conversar con el socio que los invita y explorar diversas colaboraciones. Para avisar al socio de la llegada de sus invitados, se ha implementado un sistema de alertas por SMS. Así, en cuanto se escanea la credencial a la entrada de la zona vip, se envía automáticamente un SMS al anfitrión para avisarle de la llegada de su contacto.

Agradecimientos y difusión de los momentos destacados del evento

Tras el evento, los organizadores y la FFB enviaron campañas de correo de agradecimiento a los participantes. Gracias al control de acceso digital y a la segmentación de los contactos, dirigieron un mensaje específico solo a quienes realmente asistieron. Esta campaña fue también la ocasión de enviar un resumen de los momentos destacados, así como información sobre la práctica del bádminton. También se añadió un álbum de fotos en unos pocos clics en el sitio web dedicado al evento.