¿Qué evento más importante que el Festival de Cannes para un grupo cinematográfico francés tan icónico como UGC? Cada año, se trata de encontrarse con quienes cuentan en la profesión. Para ello, UGC recibe todas las noches del festival a sus invitados de marca en la emblemática Villa UGC. Veamos cómo utilizan Digitevent para gestionar a todo este selecto público.

Los retos iniciales...

Desde hace años, la Villa UGC es un lugar imprescindible en Cannes para las personalidades influyentes del mundo del cine. Con este éxito, surgieron retos estratégicos y organizativos:

  • Permitir que cada miembro del equipo organizador gestione a sus invitados en cualquier momento, evitando duplicados y respetando las reglas de invitación.
  • Gestionar diferentes niveles de permisos (desde el invitado para una noche concreta hasta el super VIP)
  • Maximizar la participación en el evento
  • Controlar el acceso y agilizar la recepción
  • Recibir un aviso de la llegada de ciertos VIP
  • Aprovechar los datos

Gestión de la base de invitados por parte del equipo organizador

Antes del festival, un miembro del equipo organizador pudo añadir en Digitevent una base inicial de participantes potenciales mediante la importación de un archivo Excel.

Se crean varios campos personalizados para utilizarlos durante el festival: Tipología (vip, super vip, en lista negra...), Nombre de quien invita, Comentario, Teléfono móvil...

Durante el festival, el jefe de proyecto de UGC compartió permisos de acceso con los miembros de su equipo para gestionar el evento en Digitevent. Se encargan de distribuir y gestionar las invitaciones sobre la marcha durante el festival. Pueden añadir o modificar un participante, restringir la invitación a determinadas noches, autorizar un acompañante, etc. Cada actualización se realiza en segundos y puede hacerse desde cualquier dispositivo, ordenador o smartphone.

Maximizar la participación en el evento

Antes del festival, un miembro del equipo organizador pudo añadir en Digitevent una base inicial de participantes potenciales mediante la importación de un archivo Excel.

Antes de cada noche, se envía un sms y un email de recordatorio (con el código de vestimenta, el plano de acceso, etc.). Los destinatarios se filtran a través de Digitevent para dirigirse a los invitados prioritarios. Además, se diseñan variantes de los mensajes para personalizar la comunicación con cada invitado. ¡Así, los angloparlantes reciben un mensaje en inglés, y se envían contenidos específicos a los actores y a los periodistas!

Controlar el acceso y agilizar la recepción

Se envía un RSVP (del francés "Répondez s'il vous plaît", se ruega confirmar asistencia) electrónico personalizado antes del Festival para afinar la lista de quienes tienen previsto asistir. Esto permite a los equipos operativos tener visibilidad sobre los encuentros que les esperan. Además, permite excluir a los ausentes de las campañas de información por email posteriores (información sobre las noches).

Cuando un VIP viene acompañado, el anfitrión de recepción puede comprobar fácilmente que el invitado tiene derecho a venir con un acompañante. En ese caso, este se contabiliza como presente y sus datos de contacto se registran para eventos posteriores.

Las tabletas se sincronizan automáticamente. Si la conexión se interrumpiera, el registro de asistencia no se vería afectado y los datos se volverían a sincronizar en cuanto se recuperase la conexión.

Recibir un aviso de la llegada de ciertos VIP

Los organizadores reciben una notificación por SMS en tiempo real cuando algunos de sus invitados registran su llegada a la entrada del evento. Así pueden recibirlos en persona y no perderse su llegada. Algunos invitados también reciben automáticamente un SMS de bienvenida.

Además, cada organizador puede consultar el estado de llegada de cualquier invitado en cualquier momento. También pueden tener una vista según criterios concretos, para responder a preguntas como: "¿Quiénes son los periodistas presentes en este momento?"

Aprovechar los datos

En el sector de los eventos, como en cualquier profesión, las prácticas deben mejorar con el tiempo. En Digitevent, estamos convencidos de la importancia de los datos para tomar las decisiones correctas.

Más allá del ahorro de tiempo organizativo, estas son algunas de las lecciones que UGC ha podido extraer tras las últimas ediciones del Festival. En primer lugar, han podido analizar la afluencia a las noches según los días y las tipologías de invitados. Esto ha permitido prever mejor los flujos y controlar la afluencia. Las estadísticas de llegadas también se han cruzado con los datos procedentes de los catering y otros proveedores.

Por último, los datos han permitido evaluar cualitativamente la afluencia y aportar detalles al personal operativo en contacto con los invitados durante todo el año. Ha sido útil saber quién ha venido, con qué frecuencia, con cuántas personas, quién no ha respondido a la invitación, etc.