¿Qué evento puede ser más importante que el Festival de Cannes para un grupo cinematográfico francés tan icónico como UGC? Cada año, el objetivo es encontrarse con quienes cuentan en el sector. Para ello, UGC acoge cada noche del festival a sus invitados de excepción en la emblemática Villa UGC. Veamos cómo utilizan Digitevent para gestionar a tan selecto público.

Los retos iniciales...

Desde hace años, la Villa UGC es un lugar imprescindible en Cannes para las personalidades influyentes del mundo del cine. Con este éxito fueron surgiendo retos estratégicos y organizativos:

  • Permitir a cada miembro del equipo organizador gestionar sus invitados en cualquier momento, evitando duplicados y respetando las reglas de invitación.
  • Gestionar distintos niveles de acceso (desde el invitado para una velada concreta hasta el super-VIP)
  • Maximizar la participación en el evento
  • Controlar el acceso y agilizar la recepción
  • Recibir avisos de la llegada de ciertos VIP
  • Aprovechar los datos

Gestión de la base de invitados por el equipo organizador

Antes del festival, un miembro del equipo organizador pudo añadir en Digitevent una base inicial de participantes potenciales mediante la importación de un archivo Excel.

Se crearon varios campos personalizados para ser utilizados durante el festival: Tipología (vip, super-vip, en lista negra...), Nombre del anfitrión, Comentario, Teléfono móvil...

Durante el festival, el jefe de proyecto de UGC compartió permisos de acceso con los miembros de su equipo para gestionar el evento en Digitevent. Se encargan de distribuir y gestionar las invitaciones de forma continua a lo largo del festival. Pueden añadir o modificar un participante, restringir la invitación a ciertas veladas, autorizar un acompañante, etc. Cada actualización se realiza en segundos y puede hacerse desde cualquier dispositivo: ordenador o smartphone.

Maximizar la participación en el evento

Antes del festival, un miembro del equipo organizador pudo añadir en Digitevent una base inicial de participantes potenciales mediante la importación de un archivo Excel.

Antes de cada velada, se envía un SMS y un correo de recordatorio (con el dress-code, el mapa de acceso, etc.). Los destinatarios se filtran mediante Digitevent para dirigirse a los invitados privilegiados. Además, se diseñan variantes del mensaje para personalizar la comunicación con cada invitado: los angloparlantes reciben el mensaje en inglés, y los actores y periodistas reciben contenidos específicos.

Controlar el acceso y agilizar la recepción

Se envía un RSVP electrónico personalizado antes del festival para afinar la lista de quienes tienen previsto asistir. Esto permite a los equipos operativos tener visibilidad sobre las personas que les esperan, y excluir a los ausentes de las campañas de información por correo posteriores (informaciones sobre las veladas).

Cuando un VIP viene acompañado, el personal de recepción puede verificar fácilmente que el invitado tiene derecho a traer un acompañante. En ese caso, el acompañante se registra como presente y sus datos se guardan para futuros eventos.

Las tabletas se sincronizan automáticamente. Si la conexión se interrumpiera, la acreditación no se vería afectada y los datos se resincronizarían en cuanto se recupere la conexión.

Recibir avisos de la llegada de ciertos VIP

Los organizadores reciben notificaciones por SMS en tiempo real cuando algunos de sus invitados son acreditados en la entrada del evento. Así pueden recibirles en persona y no perderse su llegada. Algunos invitados también reciben automáticamente un SMS de bienvenida.

Además, cada organizador puede consultar el estado de llegada de cualquier invitado en cualquier momento. También pueden filtrar por criterios concretos para responder a preguntas como: "¿Qué periodistas están presentes ahora mismo?"

Aprovechar los datos

En el sector de los eventos, como en cualquier profesión, las prácticas deben mejorar con el tiempo. En Digitevent estamos convencidos de la importancia de los datos para tomar las decisiones correctas.

Más allá del ahorro de tiempo organizativo, estas son algunas conclusiones que UGC ha podido extraer tras las últimas ediciones del festival. En primer lugar, analizaron la asistencia a las veladas según los días y las tipologías de invitados, lo que permitió prever mejor los flujos y controlar la afluencia. Las estadísticas de llegadas también se cruzaron con los datos de los caterers y otros proveedores.

Por último, los datos permitieron evaluar cualitativamente la asistencia y proporcionar detalles a los equipos operativos en contacto con los invitados a lo largo del año. Resultó útil saber quién vino, con qué frecuencia, con cuántas personas, quién no respondió a la invitación, etc.