“Solos vamos más rápido, juntos llegamos más lejos” : esta frase representa perfectamente el reto principal que supone la inteligencia colectiva para el diseño de eventos. Respetando a las partes interesadas y con un espíritu positivo y de escucha, la inteligencia colectiva saca a la luz ideas innovadoras y de calidad.
1. Inspirar - colaborar - divertirse
En estos tiempos de pandemia, a veces resulta difícil ver las cosas con optimismo y mantenerse creativo. Reflexionar juntos sobre un mismo proyecto e imponerse restricciones es una buena forma de encontrar ideas originales y con impacto. Todos tenemos algo que aprender de los demás. Recordemos (si se nos ha olvidado) que nuestras profesiones se basan ante todo en las relaciones y el intercambio.
Se trata de conseguir, gracias a distintos métodos, combinar la fuerza del trabajo en equipo con las cualidades individuales. Lo importante es que cada persona se sienta escuchada y tenida en cuenta, y que el intercambio y la interacción dentro del grupo permitan mejorar cada idea individual para quedarse con las mejores. La implicación de las partes interesadas ayuda a consolidar el compromiso de los participantes y a prevenir tensiones. ¡Así que no lo dudemos: inspirémonos, colaboremos y divirtámonos!
La inteligencia colectiva también permite reunir contenido de calidad para elaborar el storytelling de tu evento. Ten en cuenta que es esencial que este cuente una historia o tenga un hilo conductor coherente, para enganchar e impactar a los asistentes antes, durante y después del evento.
Antes de comunicar tu storytelling, puedes recurrir a una serie de ganchos impactantes para preparar a tu audiencia a recibir el mensaje, como la analogía, las cifras, la primicia o incluso compartir una información personal que tienda la mano a tu público y genere cercanía.
2. Las metodologías
👉 Brainstorming y brainwriting
Para activar un buen proceso de ideación en inteligencia colectiva, es preferible empezar por una fase individual de brainstorming.
Una variante del brainstorming: el brainwriting. Cada persona escribe su idea en un post-it (físico o virtual) y se lo pasa a su vecino, que retoma la idea para mejorarla.
Para ir aún más lejos, no dudes en dar restricciones a tu grupo (presupuesto, sector de actividad, etc.) para que proponga ideas originales y salga de su zona de confort.
👉 Foro abierto
El foro abierto (o world café) también requiere la intervención de los demás para mejorar la calidad de las ideas. Por ejemplo, durante una tarde dedicada a un tema concreto, el grupo puede abordar un problema a resolver, generar ideas de calidad, clasificarlas, priorizarlas y proponer un plan de acción. El grupo solo puede respaldar las acciones propuestas, ya que todos habrán participado en su elaboración: es una buena forma de enseñar a cada parte interesada a trabajar en grupo, con las personalidades e ideas de cada uno.
👉 Design thinking
Último método: el design thinking. Permite desarrollar productos y servicios innovadores situando al usuario en el centro de la reflexión y dando un marco al desarrollo del proyecto. Estos son los 3 pasos principales:
1. La inmersión : se entrevista a los usuarios y se intenta comprender las expectativas de cada uno
2. La ideación : nos inspiramos en todo lo que nos rodea (vídeos, fotos, etc.) y damos todas las ideas que se nos pasan por la cabeza (el mismo principio que un brainstorming).
3. El prototipado y las pruebas : se seleccionan las mejores ideas y se pasa a modo proyecto. Para ello, se utiliza el shadowing, una técnica que consiste en hacer probar el proyecto a participantes para comprobar si funciona bien y responde a las expectativas. Recuerda tener siempre en cuenta el contexto de uso. En cada etapa, hay que verificar que el problema de partida no haya cambiado.
3. Organizar un taller colaborativo: encuentra junto a tu equipo una solución a un problema
Organizar un taller colaborativo te permitirá identificar los elementos clave de un plan de acción comprensible, útil y correcto, y asegurarte de que no se te ha olvidado nada. Para ello, es importante que te sitúes como mediador: así te beneficias de la experiencia de campo de los participantes, mientras compruebas la viabilidad del proyecto y potencias tu creatividad gracias a la inteligencia colectiva.
Descubre los pasos a seguir:
👉 Consolidar la información : individualmente, familiarízate con el contexto e intenta comprender el origen del problema. Antes de definir e implementar soluciones, asegúrate de haber completado bien los pasos anteriores y de compartir un resumen con los participantes.
👉 Identificar los retos : el problema o los problemas te permitirán definir un plan de acción. La formulación debe ser SMART: específica, medible, ambiciosa, realista y con un plazo definido.
También de forma individual, para cada problema podrás a continuación:
● Analizar las condiciones, los pros y los contras.
● Comprobar qué se ha intentado ya internamente o en estructuras similares.
● Pensar en un objetivo específico que te gustaría alcanzar. ● ¿Con qué recursos puedes contar y qué restricciones hay que gestionar?
● Preparar los documentos necesarios (mapas, textos legales, etc.)
👉 Preparar el contenido del taller:
A. Invitaciones y comunicaciones: define el perfil de participantes que has seleccionado (desconocidos, allegados, compañeros, partes interesadas externas) e infórmales del lugar, la fecha y el tema del taller.
B. Metodologías : apóyate en un facilitador externo que explique las reglas y la agenda, y que te ayude a dinamizar el taller, y asegúrate de mantener un ambiente creativo y constructivo durante todo el taller
👥 Algunos consejos para crear un ambiente creativo:
● Las ideas deben caber en pocas palabras
● Los participantes se apoyan en las ideas de los demás, pero no las comentan ni las juzgan
● Cada persona escribe y comparte sus ideas una a una.
C. Preparar el espacio de trabajo : llega pronto para estar tranquilo y relajado cuando lleguen los demás. Para la disposición, asegúrate de contar con una mesa grande con sillas para todos. Lo ideal es organizarlo en círculo.
D. Introducción : haz una presentación de 10 minutos a tu grupo detallando tu visión, la finalidad y los objetivos de la jornada, el contexto, las partes interesadas y las soluciones en las que ya has pensado.
👉 Dirigir el taller y facilitar los intercambios:
A. Fase de debate : libera la creatividad de los participantes para que aporten nuevas ideas a partir de su experiencia y puntos de vista personales, y prepara algunas preguntas para que avance el debate. Esta fase debe ser dinámica y respetuosa con todos. No dudes en anotar algunas ideas en una pizarra.
B. División en grupos pequeños : divide el grupo en subgrupos y pasa a verlos para asegurarte de que todo va bien.
C. Presentación de las ideas de cada grupo: una persona de cada grupo presenta el resultado de su trabajo durante 5 minutos ante el público
D. Fase de debate : toma la palabra para resumir las ideas principales e intenta proponer varias soluciones que puedan responder al problema inicial
✍️ Material necesario:
● Post-its/eco-post-its
● Bolígrafos/lápices
● Cartulina, pizarra blanca o pizarra de tiza
E. Final : agradece a los participantes antes de que se marchen y recoge su email para darles las gracias más adelante por su contribución, mostrándoles las soluciones obtenidas (prioriza los elementos visuales) y comparte fotos y vídeos del taller.
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